Modelli di Outlook: crea modelli di e-mail e riunioni in Office 365, 2019 e 2016 per PC e MAC

Ultimo aggiornamento: ottobre 2019.

Ecco una domanda che abbiamo appena fatto a un lettore:

Salve, sono un agente di viaggio e vorrei definire un modello di e-mail personalizzato per rispondere alle e-mail che il mio cliente mi invia. Vorrei anche accelerare il processo di pianificazione degli appuntamenti e disporre di un modello che posso utilizzare per creare rapidamente appuntamenti e riunioni. Se aiuta, sto usando Outlook 365. Grazie in anticipo per tutto l'aiuto che puoi offrire.

Grazie per la tua domanda. Eccoci qui ;-):

Modelli di posta elettronica di Outlook

L'impostazione di messaggi di posta elettronica predefiniti è piuttosto semplice. Tutto quello che devi fare è digitare e formattare un messaggio e-mail e quindi salvarlo come modello per un uso futuro.

Nota: per semplicità, in questo post, utilizzerò semplici esempi di modelli di messaggi e riunioni, tuttavia potresti voler esaminare la definizione di moduli compilabili dall'utente più complessi per Outlook .

Segui questi passaggi per creare modelli di posta elettronica di Outlook :

1. Apri Outlook.
2. Premi Nuova e-mail.
3. Digita l'oggetto della tua email.
4. Digita il testo della tua email. Ecco un semplice esempio:

1. Inserisci la tua firma (se necessaria).
2. Ora dovrai salvare la tua email come file modello di Outlook (con l'estensione oft) per un ulteriore riutilizzo.
3. Vai avanti e premi File.
4. Ora premi Salva con nome e fornisci un nome file; nel nostro semplice esempio sarà: “Speaking Application Approved”.
5. Salva l'e-mail come modello, non dimenticare di impostare il tipo di file su .oft come mostrato di seguito.

1. Premi Salva.
2. Chiudi il messaggio.
3. Se richiesto, premi Salva tutte le modifiche.

Invio di un'e-mail basata su un modello

Anche riutilizzare i modelli esistenti è piuttosto semplice:

1. Apri Outlook.
2. Colpisci nuovi articoli.
3. Ora seleziona Altri articoli.
4. Seleziona Scegli modulo.
5. Ora dovrai scegliere la posizione in cui verrà archiviato il modello appena creato nel passaggio precedente. Scegli i modelli utente nella posizione del file system e seleziona la voce ""Applicazione parlante approvata" come mostrato di seguito

1. Premi Apri.
2. Definisci i tuoi destinatari e-mail nelle caselle A e CC; definire una copia carbone nera (BCC), se necessario.
3. Invia la tua e-mail.

Modelli di invito alle riunioni di Outlook

Allo stesso modo, puoi riutilizzare formati predefiniti per riunioni e appuntamenti.

Basta andare avanti e definire lo stencil della riunione e salvarlo come file .otf; quindi inviare la richiesta ai partecipanti alla riunione.

Modifica del tuo messaggio e dei modelli di appuntamento

Di tanto in tanto potrebbe essere necessario modificare il modulo/modello di Outlook.

Per fare ciò gentilmente procedere come segue:

1. Apri il file del modulo come mostrato sopra nella sezione Riutilizzo dei modelli.
2. Apporta le modifiche richieste.
3. Premi File, quindi Salva con nome e quindi salva il file utilizzando un nome diverso.

Dove vengono salvati i modelli?

Un paio di lettori ci hanno chiesto in quale percorso del file Outlook archivia in genere tutti gli stencil personalizzati.

Per impostazione predefinita, la posizione è sotto il tuo account utente. In Windows 10/8 o 7, sarebbe: C\:users\\AppData\Roaming\Microsoft\Templates.

Ovviamente puoi archiviare i tuoi file in posizioni diverse nel sistema operativo del tuo PC Windows.

Suggerimento: se non sei sicuro della posizione esatta, puoi eseguire una ricerca di Windows per i file .oft.

Modelli e-mail per macOS

Definire il tuo formato personalizzato

Se utilizzi Outlook per macOS e desideri definire i tuoi formati di modello personalizzati, procedi come segue:

1. Apri Outlook
2. Premi Nuova posta
3. Scrivi il testo della tua email.
4. Dalla barra in alto premi Salva come modello...
5. Quindi scegli la cartella del modello e premi Salva.

Invia messaggi basati su modelli su macOS

Dopo aver salvato la tua e-mail personalizzata fissa, puoi andare a riutilizzarla per velocizzare il tuo lavoro. Si prega di seguire queste istruzioni:

1. Apri Outlook.
2. Dalla barra in alto, premi File
3. Premi Nuovo e seleziona Nuovo da modello
4. Si aprirà la cartella dei modelli, nota che, a differenza di Windows, macOS memorizza i tuoi modelli come file .emltpl.
5. Scegli il tuo modello di email e premi OK .
6. Completa i tuoi destinatari e-mail secondo necessità.
7. Ultimo ma sicuramente non meno importante, vai avanti e invia il tuo messaggio.

Nota: Outlook su macOS non supporta i modelli di appuntamento e riunione