QuickBooks2019での発注書の仕組み

あなたがあなたのビジネスのためのものを注文しなければならないならば、POの使用を検討してください。電話、電信、またはワールドワイドウェブ経由で商品を注文する場合でも、つまり、書面で商品を要求しない場合でも、QuickBooksPOを作成します。POに記入することで、注文した商品とその商品がいつ到着するかを判断できます。あなたがしなければならないのは、QuickBooksに「何が注文されているのか、とにかくいつ来るのか」と尋ねるだけです。あなたがそれらのthingamajigsとdoohickeysを注文したかどうかを思い出すためにあなたは二度とあなたの頭を悩ます必要はありません。

そして、請求書が来たとき、あなたはすでにそれをPOフォームに項目化しています。何だと思う？POにすべてのアイテムを書き込んだら、請求書を支払うときに小切手の[アイテム]タブに入力する必要はありません。または、買掛金方式で請求書を支払う場合は、[請求書の入力]ウィンドウの[アイテム]タブに入力する必要はありません。アイテムが到着したら、QuickBooksに知らせるだけです。アイテムはすぐに在庫リストに追加されます。

注文したアイテム、つまり、将来受け取り、支払いを行うアイテムにはPOを使用します。店頭で商品を購入したり、注文していない商品を受け取ったりする場合は、明らかにPOは必要ありません。あなたがする必要があるのは、請求書を支払い、購入したばかりのアイテムの在庫を確認することです。

QuickBooks2019で発注書をカスタマイズする方法

QuickBooksを使用すると、POフォームをカスタマイズしたり、最初から作業して新しいPOフォームを作成したり、既存のPOテンプレートから作業したりできます。

「ゼロから」POフォームを作成するには、[ベンダー]→[発注書の作成]を選択し、表示されるダイアログボックスの[フォーマット]タブにある[デザインのカスタマイズ]ボタンをクリックします。QuickBooksは、高度にカスタマイズされた独自のフォームを作成する手順を説明するIntuitWebページを表示します。

既存のPOフォームをカスタマイズするには、[ベンダー]→[発注書の作成]を選択し、表示されるダイアログボックスの[フォーマット]タブにある[データレイアウトのカスタマイズ]ボタンをクリックします。この場合、QuickBooksは、発注書フォームのコピーを作成するように求め、[追加のカスタマイズ]ダイアログボックス（図には示されていません）を表示します。このダイアログボックスには、標準のQuickBooksPOフォームを変更してデータを変更するためのボタンとボックスがあります。必要なものが表示され、必要な方法でラベルが付けられます。

[追加のカスタマイズ]ダイアログボックスには、変更がどのように表示されるかを確認するために使用できるプレビュー領域と、物事がひどく手に負えなくなった場合にクリックできる[キャンセル]ボタンがあります。さらに、[追加のカスタマイズ]ダイアログボックスには[レイアウトデザイナ]ボタンがあり、クリックして[レイアウトデザイナ]ウィンドウを開くことができます。レイアウトデザイナウィンドウを使用すると、マウスでページ内のフィールドを移動するだけで、真のレイアウトアーティストになり、POにあらゆる種類の変更を加えることができます。

[フォーマット]タブにもある[テンプレートの管理]ボタンを使用すると、以前に複数のフォームを作成したときにカスタマイズするPOフォームを選択できます。

QuickBooks2019で発注書に記入する方法

おそらく、ギズモ、ドゥーヒッキー、またはアイテムリストの他のアイテムが不足していて、これらのものを並べ替える準備ができています。POに記入するには、次の手順に従います。

1.仕入先→購買発注の登録を選択します。

ホーム画面の[発注書]アイコンをクリックするか、ベンダーセンターの[新しいトランザクション]領域をクリックして、[発注書]を選択することもできます。示されている図のような「発注書の作成」ウィンドウが表示されます。このウィンドウの正確な詳細は、POフォームのカスタマイズ方法によって異なることに注意してください。

「発注書の作成」ウィンドウ。

2. [ベンダー]ドロップダウンメニューからベンダーを選択します。

下矢印をクリックして、ベンダーのリストを表示します。ベンダーをクリックすると、[ベンダー]ボックスにその名前と住所が表示されます。メニューにベンダーの名前が見つからない場合は、メニューから[新規追加]を選択し、表示される[新しいベンダー]ダイアログボックスにベンダーに関する情報を入力します。ダイアログボックスが終了したら、[OK]をクリックします。

3.在庫をクラスごとに追跡する場合は、[クラス]ドロップダウンメニューからクラスを選択します。

[発注書の作成]ウィンドウには、[クラス]ドロップダウンメニューがない場合があります。そうでない場合で、それを持たせたい場合は、クラスごとに経費を追跡するようにQuickBooksを設定する必要があります。これを行うには、管理者としてシングルユーザーモードでQuickBooksファイルを開きます。次に、「編集」→「設定」を選択し、左側のリストにある「アカウンティング」アイコンをクリックします。（[会社の設定]タブをクリックする必要がある場合もあります。）最後に、[クラス追跡を使用する]チェックボックスをオンにして、[OK]をクリックします。

4.（オプション）POで使用している場合は、担当者、予定日、およびFOBを選択します。

下部にあるアイテムごとの説明に到達する前に、他のフィールドに入力する必要がある場合があります。繰り返しになりますが、フォームにこれらのフィールドが必要であることを指定していない場合、これらのフィールドは表示されない場合があります。

5. [アイテム]列に移動して、注文するアイテムの入力を開始します。

アイテムの入力は、POを作成する上で最も重要な部分です。[アイテム]列に移動すると、ドロップダウンメニューに変わります。下矢印をクリックして、アイテムリストを表示します。入力したい項目までスクロールする必要があるかもしれません。アイテムまでスクロールする簡単な方法は、アイテム名の最初の数文字を入力することです。アイテムリストにないアイテムの名前を入力すると、QuickBooksはこのアイテムを設定するかどうかを尋ねます。その場合は、[設定]をクリックして、[新しいアイテム]ダイアログボックスに入力します。

[アイテム]列に必要な数のアイテムを入力します。QuickBooksはアイテムの説明を入力しますが、必要に応じて、[説明]列に入力されたものは何でも編集できます。[数量]列に、必要な各アイテムの数を示します。

6.必要に応じて、[ベンダーメッセージ]フィールドに入力しますが、必ず[メモ]フィールドに入力してください。

ベンダーメッセージフィールドは、注文を受け取った当事者にメッセージを送信する場所です。Get me this stuff pronto！と書くことができます。

何をするにしても、必ずメモ欄に記入してください。このフィールドに入力した内容が[発注書を開く]ダイアログボックスに表示されます。この情報は、このPOの目的を識別するための最も確実な方法です。注文した商品の代金を支払うときに、今から2週間、3週間、または1か月後に理解できる意味のあるものを入力してください。

[発注書の作成]ウィンドウの上部にある[後で印刷]チェックボックスは、このPOを印刷するかどうかを示します。POを印刷する場合は、このチェックボックスがオンになっていることを確認してください。POを印刷すると、チェックマークがボックスから消えます。

7. [印刷]をクリックしてPOを印刷します。

このPOがあなたが記入している多くのPOの1つであり、一度に複数を印刷したい場合は、[印刷]ボタンの下の矢印をクリックして、ドロップダウンメニューから[バッチ]を選択します。ただし、POを印刷する前に、[印刷]ボタンの下にある下矢印をクリックし、[プレビュー]を選択して、POを印刷したときにどのように表示されるかを確認することをお勧めします。QuickBooksは、POの画面上のレプリカを表示します。大丈夫だといいのですが。

POに注意深くリストしたアイテムを受け取ったら、[履歴]ボタンを使用します。アイテムを受け取り、その領収書を記録した後、このボタンをクリックすると、QuickBooksに、アイテムの注文時と受け取り時の履歴全体が表示されます。

上部にある他のボタンについては、あなたはそれらが何であるかを知っていると思います。

8. [保存して新規作成]または[保存して閉じる]をクリックして、POを記録します。

QuickBooksはPOを保存し、別の注文を入力できる新しい空白のPOウィンドウを表示します。

QuickBooksで発注書を確認する方法

POを記録します。数週間が経ち、あなたは「アクメにそれらのドゥーヒッキーを注文しましたか？」と自問します。[レポート]→[購入]→[発注書を開く]を選択して、未処理のPOを一覧表示するレポートを表示します。または、レポートセンターをクリックし、左側の列で[購入]を選択し、右上隅の[リストビュー]ボタンをクリックして購入レポートの実際のリストを取得し、[発注書を開く]レポートをクリックします。または、レポートセンターのカルーセルを使用して、カテゴリ内のレポートをページングすることもできます。カルーセルを使用するには、左側の列で[購入]を選択し、[カルーセルビュー]ボタン（[リストビュー]ボタンの横）をクリックしてから、選択した画像の左側または右側に表示されるレポートのスタック画像をクリックします。報告。

QuickBooksで発注書アイテムを受け取る方法

ドゥーヒッキーとギズモがキャメルトレインで到着したら、アイテムの受領を記録してアイテムリストに追加する必要があります。

最初の2つのことは、請求書が付属しているかどうかを確認してから、その支払い方法を決定することです。これらの決定は、最初にPOに記入せずに商品を受け取った場合に行う必要がある決定と同じです。

受け取ったPOアイテムは、受け取った他のアイテムを記録するのと同じ方法で記録します。

• 小切手でPOアイテムの支払いを行う場合は、[小切手の書き込み]ウィンドウを使用します。
• 請求書なしでPOアイテムを受け取った場合は、[アイテムの領収書の作成]ウィンドウを使用します。
• 請求書付きのPOアイテムを受け取った場合は、[請求書の入力]ウィンドウを使用します。

使用しているウィンドウに関係なく、POアイテムを販売したベンダーを選択すると、QuickBooksは、ベンダーに開いているPOが存在することを警告し、POに対して受け取るかどうかを尋ねます。もちろんそうです。（受信とは、単に注文したものと受け取ったものを比較することを意味します。）[はい]をクリックすると、QuickBooksは次のように[発注書を開く]ダイアログボックスを表示します。受信しているPOを選択し、[OK]をクリックします。QuickBooksは、[アイテム]タブに入力して、注文したすべてのものを表示します。QuickBooksに表示される内容が受け取ったものと異なる場合は、調整が必要になる場合があります。

[発注書を開く]ダイアログボックス。