Lotus Notes6でのルールの作成
ルールは、特定の受信メッセージをどう処理するかをNotesに指示します。たとえば、特定の単語を含むメッセージを特定のフォルダの件名フィールドに常に配置するルール、特定の人から直接ゴミ箱フォルダに電子メールを移動するルール、または即座に[ …]
Lotus Notes6でのルールの作成
ルールは、特定の受信メッセージをどうするかの注意事項を伝えます。たとえば、特定の単語を含むメッセージを特定のフォルダの件名フィールドに常に配置するルール、特定の人から直接ゴミ箱フォルダに電子メールを移動するルール、または即座に変更されるルールを設定できます。上司から高へのメッセージの重要性。ナビゲーションペインで[ルール]という単語をクリックして、ルールを表示します。
新しいルールを作成するには、まずメールのナビゲーションペインで[ルール]フォルダをクリックします。次に、アクションバーの[新しいルール]ボタンをクリックします。図1は、表示される（かなり大きい）[新しいルール]ダイアログボックスを示しています。
図1：ここで新しいルールを作成します。
図1からわかるように、[新しいルール]ダイアログボックスは3つのセクションに分かれています。このルールは、ルールが有効かどうかを決定し、条件の指定はルールが動作するメッセージを決定し、アクションの指定はルールが選択したメッセージをどのように処理するかを決定します。
作成した新しいルールはすべてデフォルトで有効になっています。ただし、一時的に無効にするルールがある場合があります。たとえば、当面の間、受信メールメッセージをそのフォルダにディスパッチしたくない場合があります。ダイアログボックスの最上部にある[ThisRule Is]ラジオボタンを使用して、ルールが適用されているかどうかを判断します。フィールドの[オン]ラジオボタン（デフォルト）を選択すると、ルールは指示されたとおりに実行します。一方、[オフ]ラジオボタンを選択すると、再度アクティブにするまでルールは一時停止されます。
ルールの条件を作成する
[新しいルール]ダイアログボックスの[条件の指定]セクションのフィールドによって、ルールが適用されるメッセージが決まります。基本的な考え方は、これらのフィールドを使用して基準を設定してから、[追加]ボタンを使用して条件を保存することです。サブジェクトにアダルトが含まれるなど、一部のルールには条件が1つしかない場合があります。他のものは、複数の条件で、より複雑な場合があります。たとえば、RobFichtelという名前の人から送信された件名にSalesUpdatesという単語が含まれる受信メッセージを検索するルールを作成できます。
ダイアログボックスの[条件の指定]セクションで2番目のドロップダウンフィールドを定義すると、13の異なる場所から選択して確認できます。
- 送信者：メッセージを送信した人の名前でメッセージを選択します。たとえば、上司からのメッセージを自動的に検索するルールを作成できます。
- 件名：Sales Updateなど、メッセージの件名に基づいてメッセージを選択します。
- 本文：メッセージ本文の任意の場所に特定の単語またはフレーズを含むメッセージを検索します。
- 重要度：送信者が選択した重要度（高/中/低）に基づいてメッセージを選択します。
- 配信優先度：作成者がメッセージに割り当てた配信優先度に基づいてメッセージを選択します。
- to：メッセージのToフィールドで1人または複数の人の名前でメッセージを選択します。
- cc：メッセージのccフィールドで1人または複数の人の名前でメッセージを選択します。
- bcc：メッセージのbccフィールドで1人または複数の人の名前でメッセージを選択します。
- toまたはcc：メッセージのToまたはccフィールドで1人または複数の人の名前でメッセージを選択します。
- 本文または件名：メッセージの件名と本文の両方でNotesが検索する基準を入力します。
- インターネット・ドメイン： ibm.comやyourcustomerscompany.comなどの特定の会社からのメッセージを指定します。
- size：特定のサイズのメッセージを指定します。
- すべてのドキュメント：すべての新しいメッセージにルールを適用します。
どこを見ればよいかをNotesに指示した後、ダイアログボックスの[条件の指定]セクションの3番目のドロップダウンフィールドを使用して、関心のある比較の種類をNotesに指示します。
- 含む： 3番目のフィールドに入力する用語は、最初のフィールドで選択したフィールドのどこにでも出現する可能性があります。
- 含まない：最初のフィールドで選択したものは、3番目のフィールドに入力したものを含めることはできません。
- is：最初のフィールドで選択したものは、3番目のフィールドに入力したものと正確に同じである必要があります。
- そうではありません：最初のフィールドで選択したものを、3番目のフィールドに入力したものにすることはできません。
最後に、「条件の指定」セクションの3番目のフィールドを使用して、探しているものをNotesに伝えます。3番目のフィールドに検索語（人の名前、メッセージ本文で検索する単語、インターネットドメイン名など）を入力するだけです。
条件の3つの部分を定義したら、[追加]ボタンをクリックして条件を保存します。条件を保存した後で気が変わった場合は、[削除]ボタンと[すべて削除]ボタンを使用して、間違いを編集できます。[これらの条件を満たすメールメッセージが到着したとき]フィールドで条件を選択し、[削除]ボタンをクリックして削除する必要があります。
複数の条件を持つルールが必要な場合があります。たぶんルールは、特定の顧客からのものであり、それはまた、言葉持つメッセージを見つけるために意図された新しい秩序を自分の件名にを。ルールには、必要な数の条件を含めることができます。複数必要な場合は、[追加]ボタンを使い続けてください。
ルールに複数の条件を指定する場合、すべての基準が満たされた場合にのみ動作するようにNotesに指示することができます。また、指定された基準のいずれかが満たされた場合に、 Notesを動作させたい場合もあります。たとえば、図1では、本文または件名に「Adult」という単語が含まれているすべてのメッセージを削除するようにNotesが設定されています。ルールを有効にするために、Adultという単語を両方の場所に表示する必要はありません。必要に応じて、ルールをアクティブ化するために、Adultという単語が本文と件名に表示されるようにNotesを設定できます。この機能を制御するには、最初のドロップダウンフィールドで[AND]または[OR]を選択します。このドロップダウンフィールドは、[追加]をクリックして少なくとも1つの条件をルールに追加した後にのみ表示されます。
ルールのアクションを定義する
ルールが機能するメッセージについてNotesに指示した後、ダイアログボックスの[アクションの指定]セクションを使用して、Notesがそれらのメッセージをどのように処理するかを決定します。これは、これらの特定のメッセージを特定のフォルダに移動したり、削除したりすることなどをNotesに指示するダイアログボックスの一部です。
ダイアログボックスのこのセクションには、2つのフィールドがあります。最初のドロップダウンリストは、これらのメッセージに対して何をしたいかをNotesに伝えます。2番目のフィールドは、Notesにそれらを配置する場所を示します。
最初のフィールドでは、[新しいルール]ダイアログボックスの上部で設定した条件を満たすメッセージが表示された6つの項目から選択できます。
- フォルダに移動：一致するメッセージを特定のフォルダに移動するようにNotesに指示します。このフォルダの名前は、2番目のフィールドに入力するか、[選択]ボタンを使用して選択します。どちらも、このオプションを選択すると表示されます。
- フォルダにコピー：一致するメッセージを特定のフォルダに移動するようにNotesに指示します。このフォルダの名前は、2番目のフィールドに入力するか、[選択]ボタンを使用して選択します。どちらも、このオプションを選択すると表示されます。これは、メッセージが受信トレイに残るという点でフォルダへの移動とは異なります。
- コピーの送信先：メッセージを他の人に自動的に転送します。
- 有効期限の設定：メッセージの有効期限をマークします。
- 重要度を次のように変更します。送信者がメッセージの重要度をどのように設定したかに関係なく、メッセージの重要度を高、中、または低としてマークします。
- 削除：メッセージを削除します。
このドロップダウンリストを使用してメッセージに何が起こるかを決定した後、右側のフィールドを使用して、フォルダの名前、またはメッセージの転送先の人の名前などを入力します。ドロップダウンリストで選択した内容に応じて、右側のフィールドが表示される場合と表示されない場合があります。
ルールの条件とアクションを定義したら、[新しいルール]ダイアログボックスの下部にある[OK]ボタンをクリックしてルールを保存します。新しいルールがメールの[ルール]ビューに表示されます。
条件と同様に、ルールには複数のアクションが含まれる場合があります。たとえば、特定の顧客からのメッセージを検索し、特別なフォルダにメッセージをファイリングした後、そのメッセージをアシスタントに自動的に転送するルールを設定できます。