Outlookで重要なメールを目立たせる方法

ほとんどすべてのオフィス従業員は、扱いにくい電子メールの受信トレイに対処する必要があります。ありがたいことに、Microsoft Outlook ユーザーは、重要なメールを目立たせるために設計されたさまざまな機能を利用できます。

これらには、メールにさまざまなフォントと色を追加するための条件付き書式と色のカテゴリが含まれます。これらの機能を Outlook で使用する方法は次のとおりです。

Outlook で条件付き書式を使用する

条件付き書式を使用すると、Outlook メールの書式設定ルールを設定できます。メール メッセージが受信トレイに表示されるときに、さまざまな色、フォント、およびスタイルをメール メッセージに設定できます。開始するには、新しい条件付き書式ルールを作成する必要があります。

Outlook で、[ 現在のビュー]カテゴリの[表示] > [表示設定]をクリックします。[ 高度な表示設定]ウィンドウで、[条件付き書式] をクリックします。

新しい条件付き書式ルールの作成

[条件付き書式設定] ウィンドウからわかるように、Outlook では、特定のシナリオに対して条件付き書式ルールが既に使用されています。たとえば、未読のメールは、Segoe UI フォントを使用して青いテキストで表示されます。

独自の条件付き書式ルールを追加するには、[追加] ボタンをクリックします。

ルールに適切な名前を付けてから、[ フォント] をクリックして、フォント、色、サイズなどの書式設定オプションを設定します。

[  OK] をクリックして、フォント設定を確認します。

ルールのフォーマット スタイルを設定したら、[ 条件] ボタンをクリックします。

ここから、特定のキーワードを含む電子メール、または特定の電子メール アドレスとの間で送受信される電子メールに自動的に適用されるルールを設定できます。

メールアドレスによる書式設定

特定の送信者からの電子メールに適用されるルールを追加するには、[差出人] ボックスに電子メール アドレスを入力します。複数の電子メール アドレスはセミコロンで区切ります。@domain.comと入力し、 domain.com を正しいドメイン名に置き換えて、単一のサイトから送信されたすべての電子メールにこれを適用できます。

代わりに [送信先]ボックスに電子メール アドレスを入力して、受信するのではなく、送信する電子メールに対してもこれを行うことができます。

キーワード検索による書式設定

単語を含むメールに条件付き書式ルールを適用するには、[単語を検索] ボックスにキーワードを入力します。

下のドロップダウン メニューで[件名フィールドのみ] オプションを選択して、選択したキーワードの件名フィールドのみを検索するか、[件名フィールドとメッセージ本文] オプションを選択してメール全体を検索します。

高度な条件付き書式ルール

[その他の選択肢]タブと[詳細設定] タブで、さらに複雑な書式設定ルールを作成できます。ここから、既読ステータス、重要度、フォローアップ フラグ、サイズなどに基づいて、新しいルールをメールに適用できます。

たとえば、ルールを未読メールにのみ適用するように設定するには、[その他の選択肢] タブの [次のアイテムのみ]チェックボックスをクリックし、ドロップダウン メニューから[未読] オプションを選択します。

[詳細設定] タブでは、 利用可能なほぼすべての Outlook データを使用して、ルールの特定の検索を作成できます。[フィールド] オプションをクリックすると、何百ものオプションから選択できます。最も一般的なフィールドは、頻繁に使用されるフィールドカテゴリの下にリストされています。

[ リストに追加] をクリックして、この高度な検索条件をフォーマット ルールに追加します。以下の例は、件名フィールドに「Ben」を含むすべての電子メールの高度な検索を示してい ます。

ルールに問題がなければ、[  OK ] をクリックして確認し 、[ OK ] をクリックして [条件付き書式設定] ウィンドウを閉じ ます。

メールカテゴリの使用

検索フォルダーを使用して Outlook メールを分類することは可能ですが、重要なメールを強調するもう 1 つの方法は、カテゴリを適用することです。カテゴリには個別の名前と色のタグがあり、個別に表示できます。

たとえば、緑、黄、赤のカラー システムは、最も重要なメールに優先順位を付けるのに役立ちます。既定では、Outlook は青、緑、オレンジ、紫、赤、および黄色のカテゴリを提供します。これらを編集したり、別の色や名前を使用して独自のものを作成したりできます。

カテゴリの作成または編集

新しいカテゴリを作成するか、既存のカテゴリを編集するには、[ホーム] > [分類] > [すべてのカテゴリ] をクリックします。

[ 新規] をクリックして、新しいカテゴリを作成します。ドロップダウン メニューからカテゴリの色を選択し、上の [名前] ボックスに名前を付けます。

[  OK]をクリックしてカテゴリを保存します。

カテゴリを Outlook メールに手動で適用する

カテゴリを Outlook メールに手動で適用するには、Outlook フォルダー ビューでカテゴリを選択します。[ホーム] > [分類] をクリックしてから、カテゴリをクリックします。

カテゴリは、既定の Outlook フォルダー ビューで、受信日時の上に色付きの四角として表示されます。カテゴリの名前は、電子メール ビューの電子メールの件名の下に表示されます。

メールをカテゴリ別に表示するには、[表示] > [カテゴリ] をクリック し、カテゴリの適切なセクションまでスクロールします。

Outlook カテゴリの自動適用

Outlook ルールを使用して、特定のメールにカテゴリを自動的に適用することもできます。これを行うには、[ファイル] > [情報] > [ルールとアラートの管理] をクリックします。

[ルールとアラート ] メニューの[ 電子メール ルール] タブで、[新しいルール] ボタンをクリックします。

[次へ] をクリックする前に、[ 受信したメッセージにルールを適用する] を選択 します。

色カテゴリ ルールの検索基準を選択します。たとえば、特定のメール アドレスまたはドメイン名からのメールにルールを適用するには、[人または公開グループから]チェックボックスをクリックします。

下の ステップ 2エリアで、基準をもう一度クリックします (青色の下線付き)。下部の [差出人] オプションの横に、 メール アドレスまたはドメイン名を入力します。

Outlook が既存のメールボックスで電子メール アドレスを見つけることができる場合は、表示されるリストからそのアドレスを選択し、[ OK ] をクリックします 。できない場合は、[ キャンセル] をクリックします。関係なくルールが作成されます。[ 次へ]をクリックして続行します。

次の段階でルールのアクションを設定できます。[ステップ 1 ]セクションの [カテゴリ カテゴリに割り当てる] オプションをクリックして有効にします。

以下の [ステップ 2 ] セクションでカテゴリを クリックして、このルールに割り当てるカテゴリを選択し、 [ OK ] をクリック してから [次へ] をクリックします。

次の段階では、この規則の例外を選択できます。上記のようにこれらを選択するか、[ 次へ] をクリックして続行します。

最終段階で、カラー カテゴリ ルールの名前を付けてから、[ 既に「受信トレイ」にあるメッセージに対して今すぐこのルールを実行する]チェックボックスを選択して、既存のすべてのメールにさかのぼって適用します。

[ 完了]をクリックして、ルールを作成して実行します。選択した条件に従って、色のカテゴリがメールに適用されます。

重要な Outlook メールを見逃さない

色のカテゴリと条件付き書式ルールを使用すると、Outlook で送受信する重要なメールを目立たせることができます。追加の Outlook ルールとフォローアップ フラグを使用してメール チェーンと重要なタスクを追跡することで、Outlook の生産性をさらに向上させることを忘れないでください。

また、Outlook のクイック パーツを使用して、電子メールの返信に一般的なステートメントをすばやく追加することもできます。