Bagaimana untuk berkongsi fail daripada Microsoft Teams dalam mel dan mesyuarat Outlook?

Berikut ialah soalan daripada Stephie:

Saya baru-baru ini ditugaskan untuk mengambil alih penyelenggaraan beberapa Pasukan Microsoft daripada rakan sekerja yang meninggalkan syarikat itu. Satu cabaran yang saya hadapi kebelakangan ini ialah cara berkongsi fail Word, PDF dan Excel yang disimpan dalam Microsoft Teams dengan pengguna dalaman dan luaran menggunakan Outlook 365. Sebarang petunjuk / amalan terbaik yang boleh anda cadangkan?

Terima kasih atas soalan anda. Dalam jawapan kami, kami ingin menyediakan proses langkah demi langkah mudah yang boleh anda gunakan untuk memudahkan perkongsian fail melalui Outlook. Jika anda berminat untuk berkongsi lebih daripada satu fail, anda mungkin ingin melihat ke dalam tutorial perkongsian folder Pasukan kami .

Berkongsi fail daripada Pasukan dalam Outlook

Salin pautan fail Pasukan

Cara paling mudah untuk berkongsi akses kepada fail yang disimpan dalam Pasukan dengan pihak dalaman dan luaran adalah dengan hanya membenamkan pautan kepadanya dalam e-mel Outlook anda.

• Dalam komputer Windows atau MacOS anda, buka Microsoft Teams dan navigasi ke saluran anda.
• Pergi ke Tab Fail dan navigasi ke fail yang anda berminat untuk membenarkan akses.
• Tekan tanda semak di sebelah kiri nama fail anda (langkah 1).
• Sekarang tekan menu Tunjukkan Tindakan (…) di sebelah kanan nama fail anda. (langkah 2)
• Pilih menu Salin Pautan (langkah 3).

• Anda kini akan melihat dialog yang menunjukkan laluan ke fail anda. Fail itu terletak dalam pustaka SharePoint yang mengehoskan fail saluran Pasukan anda.
• Sekarang, teruskan dan tetapkan kebenaran akses kepada fail Pasukan anda. Di bahagian bawah dialog anda akan melihat kebenaran akses lalai kepada fail (ditandakan di bawah).

Tetapkan kebenaran fail Teams

• Jika berminat anda boleh mengubah suai kebenaran akses mengikut keperluan anda menggunakan dialog Tetapan Pautan.
• Pasukan membenarkan untuk memilih antara pilihan kebenaran perkongsian yang berbeza. Ambil perhatian bahawa tetapan perkongsian dikawal oleh dasar pentadbiran Pasukan anda dan oleh itu mungkin tidak tersedia untuk anda.
  1. Benarkan sesiapa sahaja yang mempunyai pautan untuk mengakses / mengedit fail.
  2. Orang dalam organisasi anda
  3. Orang yang mempunyai akses kepada saluran anda (mereka boleh menjadi dalaman atau luaran organisasi anda).
  4. Orang tertentu. Anda perlu memberikan alamat e-mel individu tersebut.

• Semak pilihan Benarkan pengeditan seperti yang diperlukan.
• Setelah selesai – tekan Guna .
• Pasukan kini akan menjana pautan ke fail Pasukan anda mengikut kebenaran akses yang baru anda tetapkan.
• Sekarang tekan Salin .

Nota Penting: kebenaran perkongsian lalai biasanya ditetapkan oleh pasukan IT anda. Anda mungkin ingin berbincang dengan mereka jika perkara tersebut tidak sesuai dengan keperluan perniagaan anda.

Tambahkan pautan anda ke e-mel atau mesyuarat Outlook

• Langkah terakhir ialah membuka desktop Microsoft Outlook atau Office 365 Outlook anda.
• Buat e-mel atau permintaan mesyuarat baharu.
• Tentukan penerima e-mel anda dan teks e-mel/mesyuarat.
• Tampalkan pautan ke fail Pasukan anda yang telah anda hasilkan dalam langkah sebelumnya.
• Hantar e-mel atau mesyuarat anda.

Nota: anda boleh menggunakan proses yang sama dengan mana-mana klien e-mel pihak ketiga – seperti GMail.

Berkongsi pautan ke fail Pasukan dengan ahli saluran

Cara alternatif untuk Berkongsi fail daripada Pasukan dengan ahli saluran anda (pihak dalaman atau luaran) adalah melalui tab Siaran.

• Buka Pasukan dan navigasi ke saluran anda.
• Buka tab Siaran untuk memulakan perbualan baharu.
• Tekan fail lampirkan dan pilih Semak imbas daripada Pasukan dan Saluran .
• Semak imbas fail saluran anda dan pilih yang anda berminat untuk berkongsi.
• Tekan Kongsi Pautan .
• Pautan akan disiarkan dalam tab Siaran Saluran anda.
• Tuding di bahagian atas sebelah kanan siaran anda dan tekan butang Tunjukkan Tindakan (…).
• Tekan Kongsi ke Outlook . Ini akan berkongsi perbualan sebagai e-mel daripada Outlook 365.

Perkongsian Fail ke Outlook tidak berfungsi

Perkongsian fail dalam Pasukan agak mudah. Seperti yang dinyatakan di atas, pilihan perkongsian kebenaran fail dikawal oleh jabatan IT atau pentadbir Pasukan anda. Sekiranya pihak luar tidak dapat membuka atau mengedit fail anda, anda mungkin ingin mengetahui sama ada tetapan org / saluran Pasukan anda membenarkan pihak luar berinteraksi dengan fail yang anda kongsi.