Microsoft SharePoint | Een overzicht

In deze zelfstudie hebben we een overzicht van Microsoft SharePoint . We bespreken ook het gebruik ervan en waarom het essentieel is om erover te leren.

SharePoint is een webgebaseerde samenwerkingstool voor een organisatie waarmee gebruikers kunnen communiceren en informatie kunnen delen via internet. 

Inhoudsopgave

• Microsoft SharePoint begrijpen
• Gebruik van Microsoft SharePoint
  • 1. Geavanceerde bibliotheek om de documenten van uw organisatie te bewaren
  • 2. Nieuws en updates voor uw team
  • 3. Microsoft SharePoint als database
  • 4. Onderhoud gemeenschappelijke workflows in bedrijven
  • 5. One-stop-shop voor bedrijven
• Functies van Microsoft SharePoint
• Belang van het leren van Microsoft Sharepoint
• Conclusie

Microsoft SharePoint begrijpen

Iedereen in een organisatie kan SharePoint gebruiken omdat het teams helpt samen te werken.

Het kan ook uw eigen persoonlijke intranet zijn . Het internet is een samenwerking van websites en bronnen die iedereen kan bezoeken. Intranet daarentegen is een verzameling websites en bronnen die alleen mensen in een organisatie kunnen bezoeken.

Met het intranet kunnen we verschillende sites hebben die vergelijkbaar zijn met waartoe we toegang hebben via internet. We kunnen verschillende sites voor onze organisatie hebben waartoe alleen mensen in onze organisatie toegang hebben voor een bepaald project.

Bovendien is SharePoint een manier om inhoud en kennis binnen een team te delen en te beheren . Als organisatie hebben we misschien veel inhoud en kennis, zoals het indienen van een onkostendeclaratie, wie onze klanten of ons verkoopteam zijn, of hoe je een specifiek kantoor binnenkomt. 

SharePoint stelt een team ook in staat om een ​​' one-stop-shop ' te hebben voor alle informatie. Alle informatie kan op één plek staan ​​en is ook gemakkelijk toegankelijk.

Mogelijk gebruiken we nog steeds het oude proces, zelfs als er al een bijgewerkt proces is. Daarom is SharePoint een handige manier om inhoud en kennis binnen ons team te delen en te beheren. 

Ten slotte maakt SharePoint teamwerk mogelijk met behulp van sites . Het biedt een samenwerkingsruimte waarmee teams kunnen samenwerken, de voortgang kunnen volgen en inhoud of machtigingen kunnen beheren met behulp van webgebaseerde sites. 

Het is ook heel toegankelijk en intuïtief. Het is een van die vaardigheden die gemakkelijk te leren en te begrijpen is.

Gebruik van Microsoft SharePoint

SharePoint is een flexibele tool. Je kunt verschillende dingen doen, of je kunt ook maar een of twee van die dingen doen. Het is aan jou hoe je het wilt gebruiken. Wanneer u SharePoint gebruikt, kunt u voor nu eenvoudige hulpmiddelen gebruiken en deze vervolgens opschalen naar meer uitgebreide functies naarmate uw organisatie groeit. 

1. Geavanceerde bibliotheek om de documenten van uw organisatie te bewaren

SharePoint is een geavanceerde bibliotheek om de documenten van uw organisatie te bewaren . Dit is vergelijkbaar met OneDrive of Google Drive. Het is een manier om al uw documenten op één plek te bewaren. 

Een kenmerk van SharePoint dat OneDrive en Google Drive niet bieden, is dat u metadata aan deze documenten kunt koppelen. Dus in plaats van een typische mappenstructuur te hebben van hoe u uw documenten bewaart, kunt u ook metadata associëren en groeperen op basis van verschillende dingen.

Sommige machtige organisaties plaatsen hun gedeelde inhoud bijvoorbeeld niet in een mapachtige structuur, omdat daar veel problemen mee kunnen ontstaan. Ze hebben meestal een lijst met bestanden met metadata.

Door dit te doen, kunnen ze gemakkelijk verschillende dingen die ze willen volgen, groeperen en metadata onderhouden. Als dingen worden bijgewerkt, hoeven ze niet door mappen te bladeren, omdat ze alleen de metagegevens hoeven bij te werken. 

2. Nieuws en updates voor uw team

SharePoint kan ook worden gebruikt om eenvoudig nieuws en updates voor uw team door te geven . Behalve dat u sites kunt instellen die informatie bevatten, kunt u ook pagina's op uw site maken om uw team op de hoogte te houden van bepaalde zaken.

Stel dat u bijvoorbeeld een SharePoint-site voor uw team heeft. Dan is er een nieuw verkoopproces dat je wilt uitrollen. In plaats van het via e-mail te verzenden, kunt u het gewoon als een nieuwe pagina op uw SharePoint plaatsen.

Hiermee geeft het iedereen toegang tot die pagina waarop ze kunnen reageren. Als u bijvoorbeeld een fout heeft gemaakt, kunt u deze ook van tijd tot tijd wijzigen of bijwerken.

3. Microsoft SharePoint als database

SharePoint kan worden gebruikt als een database om informatie over wat dan ook te bewaren . Er zijn organisaties die een SharePoint-lijst maken met klantgegevens, transactiegegevens, bestelgegevens en nog veel meer. Het is ook krachtig en zeer flexibel omdat het vrijwel elk type gegevens kan bevatten, zoals bijlagen, gebruikers en profielen. 

Het is ook intuïtiever dan andere databases. U zou Excel bijvoorbeeld niet gebruiken om gegevens op te slaan, omdat u wilt dat deze door veel mensen worden gedeeld en op dezelfde plek staan. U wilt validatieregels waarbij sommige mensen alleen klanten kunnen toevoegen die aan bepaalde voorwaarden voldoen en geldig zijn. 

U zou ook geen SQL, Salesforce of een andere gecompliceerde database willen gebruiken, omdat u de taal van SQL moet leren om dat te kunnen gebruiken. SharePoint is dus zo'n goede tool om als database te gebruiken en ook een goed alternatief voor Microsoft's Dataverse. 

4. Onderhoud gemeenschappelijke workflows in bedrijven

SharePoint wordt ook gebruikt om gemeenschappelijke workflows in uw bedrijf te onderhouden voor efficiëntie . Zodra u uw database in SharePoint hebt, kunt u de workflowmogelijkheden gebruiken om bepaalde algemene zakelijke taken te beheren.

Stel dat u bijvoorbeeld een workflow hebt met betrekking tot het invullen van een onkostendeclaratie. Vroeger moesten we naar onze e-mail gaan en de onkostennota zoeken om deze handmatig in te vullen. Vervolgens moeten we de bijlage ter goedkeuring naar de manager sturen en andere ingewikkelde processen uitvoeren.

U kunt dit proces een stuk eenvoudiger doen door een workflow volledig in SharePoint te laten lopen. Er komt een database waarin alle uitgaven worden bijgehouden. U kunt vervolgens een nieuw record maken en dat ter goedkeuring naar de SharePoint van de manager sturen.

Na goedkeuring gaat het rechtstreeks naar de crediteurenadministratie in SharePoint. Ten slotte zullen ze het goedkeuren, zodat u uw betaling kunt ontvangen. Geen heen en weer e-mails nodig, en het is ook traceerbaar en controleerbaar. 

5. One-stop-shop voor bedrijven

Al met al is het een one-stop-shop voor alles in uw bedrijf . Alles gebeurt op hun platform, wat het zeer efficiënt maakt. Met SharePoint hoeft u geen verschillende databasebronnen te hebben. Het is ook niet nodig om echt complexe workflows te hebben die puur handmatig zijn.

Dit zijn de functies van SharePoint die ik je later wil laten ervaren. 

Functies van Microsoft SharePoint

SharePoint is een content management systeem dat je eenvoudig kunt doorzoeken. Het heeft ook een aantal sociale netwerkmogelijkheden waarmee werknemers kunnen samenwerken. U kunt bijvoorbeeld discussieberichten, veelgestelde vragen, nieuwsfeeds plaatsen over wat mensen doen en dergelijke. Het brengt een sociaal netwerkaspect naar uw organisatie. 

Het heeft ook een uitstekende integratie met Office 365-apps.

Bovendien is SharePoint zeer aanpasbaar, niet alleen vanuit een ontwerpaspect, maar ook vanuit een functioneel aspect. U kunt elke gewenste workflow of gegevens maken via SharePoint-lijsten. U kunt ook een documentbibliotheeksysteem op basis van mappen of metagegevens hebben. Het kan gebruikers zelfs toestaan ​​om pagina's binnen pagina's of één volledige pagina te hebben. 

SharePoint heeft een eigen database. Het is ingewikkeld genoeg om zeer complexe gegevenstypen te bevatten, maar ook intuïtief genoeg zodat iedereen het kan gebruiken zonder enige kennis van codering. 

Er zijn ook goede business intelligence-functies binnen SharePoint. Nadat u uw gegevens in SharePoint heeft staan, kunt u beheren wat er verandert en hoe het verandert. U kunt weergaven, dashboards en dergelijke hebben. 

SharePoint heeft ook een van de beste machtigingen en beveiligingssystemen. U kunt machtigingen heel eenvoudig en gedetailleerd beheren. U kunt machtigingen instellen op bio-niveau, app-niveau, databaseniveau, kolomniveau of op het niveau van de hele site. 

In plaats van typische systemen waarbij machtigingen op gebruikersniveau worden afgehandeld, wordt dit op groepsniveau afgehandeld. U kent dus toestemming toe aan bepaalde groepen en vervolgens wijst u gebruikers toe aan die groepen. 

Ten slotte maakt Microsoft SharePoint heel gemakkelijk, intuïtief en toegankelijk voor alle niveaus van de organisatie, ongeacht het vaardigheidsniveau.

Belang van het leren van Microsoft Sharepoint

Er zijn veel redenen waarom we SharePoint moeten leren. Een van de belangrijkste redenen is dat het gebruikers in staat stelt om de samenwerking te vergroten, teamwerk te verbeteren en de efficiëntie in de organisatie te vergroten. 

Het stelt gebruikers ook in staat om een ​​' one-stop-shop' te creëren voor alle huidige en toekomstige werknemers. U kunt bijvoorbeeld een onboarding van een werknemer hebben of nieuwe werknemers die nieuws of belangrijke e-mails uit het verleden hebben gemist. Het is beter als al die informatie in SharePoint staat, zodat wanneer die nieuwe werknemers aan boord komen, ze al die geschiedenis in SharePoint zelf kunnen zien. 

De laatste reden waarom we dit echt zouden moeten leren, is om aangenomen te worden. SharePoint wordt zo vaak gebruikt in organisaties dat het een van de dingen is waar mensen naar op zoek zijn als je wordt aangenomen. Net als bij kantoorvaardigheden, is SharePoint ook erg belangrijk, vooral als u uw eigen site kunt maken.

Een SharePoint-gebruiker is anders dan een SharePoint-ontwikkelaar. Als je in je cv zegt dat je een SharePoint-ontwikkelaar bent, is dat erg relevant omdat je baas zou weten dat je hun workflows kunt automatiseren en je weet hoe je een one-stop-shop kunt maken voor al hun werknemers.

Aankomende cursussen: SharePoint-introductie en geavanceerde concepten
Power Apps Omgeving instellen: verbinding maken met OneDrive en Google Drive
LuckyTemplates Updates voor juni en wat u in juli kunt verwachten

Conclusie

Om samen te vatten, het is essentieel om SharePoint te leren gebruiken, aangezien het veel voordelen biedt voor uw organisatie. Het is vooral belangrijk voor teams die LuckyTemplates gebruiken, omdat ze naadloos met elkaar samenwerken en elkaars functies aanvullen.

Mogelijk ontgrendelt u extra waarde en functies van SharePoint die uw organisatie kan gebruiken. U kunt veel dingen doen met SharePoint-lijsten, machtigingssystemen, workflowbeheer, versiegeschiedenis en nog veel meer. 

Het is ook iets dat iedereen in een organisatie gemakkelijk kan gebruiken zonder overweldigd te raken. Als gebruiker is het heel gemakkelijk te gebruiken, maar het kan ook moeilijk zijn om het onder de knie te krijgen en te ontwikkelen. Maar als u het eenmaal onder de knie heeft, helpt het u om uw zakelijke workflows efficiënter te maken.

Al het beste,

Henry