SharePoint-lijsten: een overzicht

In deze blog zullen we het hebben over het belang en het gebruik van SharePoint-lijsten. We bespreken ook de verschillende manieren om lijsten te maken in SharePoint.

De manier waarop SharePoint een verzameling gegevens zoals een tabel of een database beheert, is via SharePoint-lijsten. Een database is een manier om informatie op te slaan. Elk type informatie dat u wilt opslaan is mogelijk, of het nu voor uw school of bedrijf is. 

Om u een beter idee te geven, ziet u hier hoe SharePoint-lijsten eruit zouden kunnen zien aan de hand van een voorbeeld dat we eerder hebben gemaakt.

Zoals u op de afbeelding kunt zien, zijn dit bestanden voor de onkosten van een bedrijf.

Inhoudsopgave

• Het Excel-bestand voorbereiden voor uw SharePoint-lijst
• SharePoint-lijsten maken vanuit een Excel-bestand
• Uw SharePoint-lijst aanpassen
• Een lijst configureren in SharePoint
• Andere manieren om SharePoint-lijsten te maken
• Conclusie

Het Excel-bestand voorbereiden voor uw SharePoint-lijst

We hebben een bronnenlink op deze blog opgenomen waar u dit voorbeeldbestand kunt downloaden dat we gebruiken. U kunt zeker uw eigen Excel-bestand gebruiken als u dat heeft. 

Laten we eerst het Excel-bestand openen.

Voordat u het bestand echter naar uw SharePoint importeert, moet u uw Excel-bestand vertellen dat het een informatietabel is. Markeer dus in uw Excel-bestand de informatie die u importeert.

Klik vervolgens op Opmaak als tabel .

U kunt elke gewenste tafelstijl kiezen. Maar voor ons voorbeeld gebruiken we de eerste optie onder Licht .

Daarna verschijnt een dialoogvenster . Er wordt gevraagd waar de gegevens in de tabel staan. 

Omdat we het echter eerder hebben benadrukt, is het bereik van rijen er al. Er hoeft dus niets geplaatst te worden.

Vink vervolgens het selectievakje aan dat het Excel-bestand vertelt dat uw tabel koppen heeft.

Klik vervolgens op OK .

Dit vertelt Excel dat dit een tabel in Excel is.

Dus wanneer u informatie in andere kolommen buiten de tabel plaatst, negeert Excel deze. Wanneer u deze naar uw SharePoint-lijst importeert, wordt de informatie buiten de tabel niet opgenomen.

Zorg ervoor dat u het bestand opslaat.

SharePoint-lijsten maken vanuit een Excel-bestand

Eerst moet u ervoor zorgen dat u zich op de hoofdpagina of op de startpagina bevindt. Klik op Nieuw en selecteer Lijst.

Er verschijnt een nieuw venster. Hier kunt u kiezen hoe u de lijst wilt maken. Er zijn drie manieren om een ​​lijst te maken. In deze blog concentreren we ons op het maken van een lijst vanuit Excel. 

Als u er een uit een Excel-bestand gaat importeren, kiest u Uit Excel . In ons voorbeeldbestand hebben we Excel verteld dat het een tabel is. 

Laten we naar het bestand navigeren en op Openen klikken .

Er verschijnt dan een nieuw venster. Hier kunt u de SharePoint-lijst die u aan het maken bent, aanpassen. Ook ziet u de gegevens uit de tabel in het Excel-bestand.

Uw SharePoint-lijst aanpassen

Rechtsboven in het venster ziet u een vervolgkeuzemenu. Hier kunt u de tabel selecteren die u wilt importeren. Omdat onze Excel maar 1 tabel heeft, zie je alleen Tabel1. Maar als u meerdere tabellen heeft, ziet u dat deze zijn opgenomen in de opties.

Ook in dit venster zie je bovenaan kolommen. U kunt dit gebruiken om het kolomtype in te stellen voor de gegevens die u importeert.

Houd er rekening mee dat u het kunt instellen op basis van uw behoeften. In ons voorbeeld gebruiken we contactgegevens. Daarom is het het beste om de titel te kiezen als iets dat uniek is. In plaats van de voornaam voor de titel te gebruiken, kiezen we de e-mail. Laten we dus op het vervolgkeuzemenu bovenaan de e-mail klikken . 

Kies vervolgens Titel in de lijst.

Houd er rekening mee dat u niet meer dan één titel voor het kolomtype kunt hebben. Nadat we de titel hebben ingesteld, stellen we het kolomtype van de andere kolommen voor onze lijst in. U zult merken dat er meerdere opties zijn voor het kolomtype. 

Voor de voornaam en achternaam gebruiken we een enkele regel tekst . Voor de DOB willen we een datum gebruiken, maar we kunnen deze nog niet gebruiken, dus we gebruiken ook  een enkele regel tekst .

Vervolgens kiezen we voor het kantoor en het huidige merk Keuze , zodat we later een reeks opties kunnen kiezen.

En voor het telefoonnummer gebruiken we ook enkele tekstregel .

Klik daarna op Volgende .

Een lijst configureren in SharePoint

In ons voorbeeld gebruiken we ' Klanten ' als naam .

Vervolgens typen we de beschrijving van de lijst die we zojuist hebben gemaakt om ons te helpen identificeren waar de lijst over gaat. Voor ons voorbeeld typen we " Dit is een lijst van onze bestaande klanten " in het beschrijvingsveld .

Vervolgens schakelen we de sitenavigatie uit , zodat deze niet wordt weergegeven in het sitenavigatiepaneel aan de linkerkant.

Klik ten slotte op Maken.

Het brengt ons naar de laadpagina, terwijl SharePoint uw lijst maakt.

En als u klaar bent, wordt u automatisch doorgestuurd naar de lijst die we zojuist hebben gemaakt.

U zou merken dat de titel automatisch naar het begin wordt verplaatst. Dit zal u helpen identificeren waar de gegevens over gaan.

Ook zijn alle gegevens die we hebben geïmporteerd nu compleet.

Andere manieren om SharePoint-lijsten te maken

In dit deel laten we u zien hoe de andere opties eruit zouden zien. Ook hier kunt u kiezen tussen Lege lijst , Uit Excel en Uit bestaande lijst .

Als u nieuwe gegevens wilt aanmaken, kiest u Lege lijst . Vervolgens verschijnt er een dialoogvenster waarin wordt gevraagd om de lijstnaam, beschrijving en of we deze aan onze sitenavigatie willen toevoegen.

Als je al een lijst hebt gemaakt en je wilt die lijst opnieuw maken, kies dan Uit bestaande lijst . Er verschijnt dan een dialoogvenster waarin we de sites kunnen kiezen die de bestaande lijst hebben die we kunnen gebruiken.

Na het selecteren van een bestaande lijst, verschijnt er een ander dialoogvenster waarin we de lijstnaam en beschrijving kunnen instellen en of we deze willen toevoegen aan onze sitenavigatie. 

Er zijn ook enkele beschikbare sjablonen waaruit u kunt kiezen. Een van de beste dingen van sjablonen is dat ze hun eigen weergaven en workflows hebben.

SharePoint-projectsite: creatie en configuratie
Microsoft SharePoint | Een overzicht
MS SharePoint-zelfstudie: account aanmaken

Conclusie

Kortom, we hebben geleerd hoe u uw Excel-bestand kunt voorbereiden voordat u het naar SharePoint importeert. Wat nog belangrijker is, we hebben geleerd hoe we een lijst kunnen maken vanuit een Excel-bestand en de andere manieren om een ​​lijst te maken.

Zolang u deze stappen volgt, zult u zeker kunnen wennen aan het importeren van tabellen uit uw Excel-bestanden. Hopelijk heeft deze tutorial je ook geholpen het belang en het gebruik van SharePoint-lijsten te begrijpen.

Al het beste,

Henry