SharePoint-machtigingen | Groepen vs. Niveaus

In deze blog bespreken we SharePoint-machtigingen . We leggen uit waarom ze belangrijk zijn en waarom u ze zou moeten gebruiken. Daarnaast zullen we het hebben over het verschil tussen machtigingen en authenticatie . Bovendien bespreken we groepen en niveaus en waarom het leren van het verschil tussen de twee een kritieke factor is bij het instellen van machtigingen op uw SharePoint-site.

SharePoint-machtigingen zijn een fundamentele functie van een SharePoint-site. Het houdt de site beter georganiseerd en beheersbaar. Het zorgt ook voor beveiliging op de hele site.

Inhoudsopgave

• Machtigingen versus authenticatie
• Het belang van SharePoint-machtigingen
• Groepen versus niveaus: een overzicht van SharePoint-machtigingen
  • Groepen categorieën
  • Niveau categorieën
• Het belang van groepen en niveaus voor SharePoint-machtigingen
• Conclusie

Machtigingen versus authenticatie

Machtigingen en authenticatie zijn twee vergelijkbare dingen, maar het kan u voor elk voordeel opleveren. Ze geven uw site veiligheid.

Wanneer u een SharePoint-paginatoestemming instelt, geeft u een bepaalde persoon of personen uit uw organisatie toegang tot een pagina. Ze kunnen enkele wijzigingen aanbrengen, een bestand toevoegen of verwijderen.

Aan de andere kant biedt authenticatie extra veiligheid omdat de gebruiker zal moeten bewijzen wie hij/zij werkelijk is. Afgezien van het invoeren van wachtwoorden wanneer een gebruiker inlogt, moeten ze zichzelf bewijzen dat ze zijn wat ze zeggen dat ze zijn.

Wanneer u zich aanmeldt bij uw SharePoint- site, vindt authenticatie plaats via Microsoft 365. Houd er rekening mee dat de authenticatie buiten de SharePoint-authenticatie om plaatsvindt. Dit komt omdat de SharePoint-site hetzelfde is als de authenticatie voor Outlook, Microsoft 365 of alles wat met Microsoft te maken heeft.

Eenvoudig gezegd bewijst authenticatie dat u bent wie u zegt dat u bent, terwijl machtigingen gebaseerd zijn op wie u bent.

Het belang van SharePoint-machtigingen

SharePoint-machtigingen bieden voordelen voor uw organisatie. Als u niet wilt dat andere mensen van uw organisatie toegang krijgen tot een lijst of gegevens, of zelfs tot de pagina zelf, lost Permissions dit voor u op.

Het belangrijkste voordeel dat machtigingen uw organisatie kunnen geven, is dat u kunt toestaan ​​wie in uw groep toegang heeft tot welke pagina en welk bestand.

U wilt bijvoorbeeld dat persoon A toegang heeft tot de pagina. Deze persoon kan de gegevens op de pagina toevoegen en wijzigen. En als andere mensen proberen toegang te krijgen tot de pagina, zouden ze dat niet kunnen. Zodra ze echter zijn geverifieerd dat ze Persoon A zijn , hebben ze toegang tot de pagina en kunnen ze deze beheren.

Maar het beste aan het instellen van de machtigingen op uw SharePoint-site is de balans.

Zoals hierboven vermeld, kunt u een persoon in uw organisatie instellen om controle te hebben over een pagina, terwijl de anderen de andere pagina's hebben. U kunt ook een groep op een pagina instellen en voor iedereen individuele instellingen hebben.

U kunt persoon A bijvoorbeeld instellingen 1, 5, 10 en 12 geven, terwijl persoon B instellingen 2, 6, 8 heeft. Persoon C heeft instellingen 11, 12, 13, 14 en de andere leden van de organisatie. Dit betekent dat Persoon A geen toegang heeft tot een document dat Persoon C heeft. Hetzelfde geldt voor persoon B tot persoon C.

U kunt ook alle gebruikers machtigingen geven . Hierdoor hebben ze volledige toegang tot de hele site. Ze kunnen toevoegen, bewerken, verwijderen en nog veel meer. Wij zouden dit echter niet aanraden. Omdat ze volledige toegang hebben, kunnen ze per ongeluk een bestand verwijderen en de Prullenbak leegmaken.

Groepen versus niveaus: een overzicht van SharePoint-machtigingen

SharePoint-machtigingen zijn samengesteld uit twee hoofdfactoren: groepen en niveaus . In dit deel van de blog leggen we hun verschillen uit en waarom ze belangrijk zijn.

Groepen (ook wel Teams genoemd ) en Niveaus hebben categorieën.

Groepen categorieën

• Eigenaren. Zij zijn degenen die de site bezitten en volledige controle hebben. Dit is eigenlijk de eigenaar, en in de meeste gevallen hun rechterhand of iemand die ze volledig vertrouwen.
• Leden. Ze zijn rechtstreeks relevant voor de SharePoint-site.
• Bezoekers. Dit zijn alle mensen in uw organisatie. Ze zijn mogelijk niet direct relevant voor de SharePoint-site.

U moet er echter rekening mee houden dat u ook andere groepen kunt toevoegen. Als u een grote organisatie heeft, kunt u ze een naam geven, afhankelijk van hun kantoor of locatie. Andere voorbeelden zijn “ Senior Management ”, “ Tenured ”, “ Cisco Members ” en nog veel meer.

Niveau categorieën

• Volledige controle. Dit is waar mensen in de groep volledige toegang hebben. Vooral de groep Eigenaars heeft dit niveau.
• Ontwerp. Groepen kunnen een pagina toevoegen en deze ontwerpen. Ze kunnen ook nieuwe pagina's toevoegen, tabelconstructies bewerken, tabelkolommen bewerken en de opmaak van kolommen wijzigen
• Bewerking. Dit heeft een lager niveau dan Design omdat gebruikers op dit niveau geen pagina's of gegevens kunnen toevoegen aan de SharePoint-site.
• Bijdragen. Groepen op dit niveau kunnen items aan de lijst toevoegen, hun structuur bewerken of opmerkingen toevoegen. Ze kunnen geen nieuwe pagina's toevoegen.
• Lezen. Dit is het laagste standaardniveau. Ze kunnen alleen gegevens lezen en geen items wijzigen.

Net als bij Groepen kunt u ook andere niveaus toevoegen. U kunt bijvoorbeeld een niveau maken met de naam " Goedkeuring " en het heeft alleen machtigingen om dingen goed te keuren, niet om dingen te bewerken, alleen om ze goed te keuren. U kunt een ander machtigingsniveau hebben, genaamd tabellen lezen, waarmee gebruikers alleen tabellen op uw site kunnen lezen en niets anders.

Het belang van groepen en niveaus voor SharePoint-machtigingen

Het belangrijkste voordeel van Groepen en Niveaus is de afstemming van Permissies . U kunt instellen wie in uw organisatie deel uitmaakt van de groep Eigenaars en andere groepen op hun corresponderende niveaus.

Maar het mooiste is dat je naast de standaard nieuwe groepen en niveaus kunt toevoegen. Hiermee kunt u eenvoudig beslissen wie specifieke machtigingen heeft, aangezien u de niveaus kunt mixen en matchen. Bovendien kunt u aangeven wat ze kunnen doen.

We hebben bijvoorbeeld een nieuwe groep en die noemen we Groep X . Laten we vervolgens andere machtigingsniveaus maken, en we zullen het Level 1 en Level 2 noemen . Groepen op niveau 1 kunnen een pagina bewerken, terwijl groepen op niveau 2 de kolomkop van een tabel kunnen wijzigen. En als we groep X afstemmen op zowel niveau 1 als niveau 2 , hebben ze machtigingen voor beide.

Houd er rekening mee dat als een gebruiker deel uitmaakt van meerdere groepen, deze beide rechten overnemen. Een gebruiker kan bijvoorbeeld deel uitmaken van de Bezoekersgroep en Groep X. Dat betekent dat de gebruiker het niveau Lezen heeft en tegelijkertijd niveau 1 en niveau 2 . 

U kunt ook de machtigingen op niveaus mixen en matchen voor volledige aanpassing.

Conclusie

Om alles samen te vatten, je hebt geleerd waar SharePoint-machtigingen over gaan en waarom ze erg belangrijk zijn. Je hebt ook het verschil geleerd tussen groepen en niveaus, samen met hun categorieën.

Het gebruik van machtigingen op uw SharePoint wordt ten zeerste aanbevolen omdat dit beveiliging biedt. Het maakt de organisatie ook meer gesystematiseerd, omdat iedereen zijn eigen machtigingen kan hebben .

Ik hoop dat dit nuttig was. Als u meer wilt weten over dit onderwerp en andere gerelateerde inhoud, kunt u zeker de lijst met relevante links hieronder bekijken. 

Al het beste,

Henry

SharePoint-lijstitem: enkele en meerdere items bewerken
SharePoint-lijsten: een overzicht
Exporteer SharePoint-lijsten naar Excel- of CSV-bestand