Wat is Power Automate? -De ultieme gids

Bent u op zoek naar een eenvoudigere manier om al uw vervelende, routinematige taken snel en efficiënt uit te voeren? Als dat het geval is, is Power Automate wellicht de oplossing waarnaar u op zoek was.

Deze gids voor Power Automate biedt alle informatie en voorbeelden die u nodig hebt om het volledige potentieel van de geautomatiseerde workflows van Power Automate te benutten.

Creëer eenvoudige bots tijdens het gegevensinvoerproces om complexe stromen te creëren die end-to-end bedrijfsoplossingen orkestreren - Power Automate kan een revolutie teweegbrengen in uw bedrijf als het goed wordt gedaan!  

Inhoudsopgave

• Wat is Microsoft Power Automate?
• Hoe werkt Power Automate met Microsoft 365-apps?
• Belang van automatisering in bedrijfsprocessen
• Veelvoorkomende toepassingen van Power Automate in verschillende branches
• De belangrijkste kenmerken van Power Automate 
• Een Power Automate-account maken en instellen 
• Power Automate-terminologie: sleutelconcepten en definities
• Verbinding maken met externe gegevensbronnen en services 
• Soorten workflows om u op weg te helpen
  • Bedrijfsprocesstromen
  • Desktopstromen
  • Wolken stromen
    • 1. Geautomatiseerde stromen
    • 2. Directe stromen
    • 4. Geplande stromen
  • De juiste cloudstroom kiezen
• Rol van triggers en acties in Power Automate
• Geavanceerde Power Automate-technieken 
  • Variabelen en uitdrukkingen gebruiken in Power Automate
• Voorwaardelijke logica en lussen implementeren
• Aangepaste connectoren en API's maken
• 2 praktische toepassingen van Power Automate in realistische scenario's
  • Voorbeeld 1: Bulk-e-mails verzenden met Instant Cloud Flow in Power Automate
  • Voorbeeld 2: Excel-gegevens migreren naar een SharePoint-lijst 
• 6 praktische tips voor Power Automate
  • 1. Beheren van stromen en automatiseringsprocessen
  • 2. Workflows testen en debuggen 
• Power Automate versus andere automatiseringstools
• 3 geweldige voordelen van Power Automate
• 3 Beperkingen van het gebruik van Microsoft Power Automate
• Power Automate of niet Power Automate?

Wat is Microsoft Power Automate?

Microsoft Power Automate (voorheen Microsoft Flow) is een krachtige automatiseringstool waarmee u op een gebruiksvriendelijke manier repetitieve en handmatige taken kunt automatiseren.

Met een intuïtieve interface voor slepen en neerzetten is Power Automate ideaal voor zowel codeerders als niet-codeerders, zodat u op regels gebaseerde workflows kunt maken en tijd kunt besparen op routinetaken.

Om te beginnen met het automatiseren van uw proces, kunt u beginnen met het visualiseren van uw processtroom met behulp van een stroomschema. Dit stroomschema bevat verschillende elementen zoals stappen, variabelen, lussen en voorwaarden. U kunt dit stroomschema vervolgens repliceren op Microsoft Power Automate om uw proces te automatiseren.

Het biedt ook een grote flexibiliteit als het gaat om implementatie - pas bestaande sjablonen eenvoudig aan of bouw een geheel nieuwe oplossing op maat.

U kunt dus een breed scala aan taken automatiseren met Microsoft Power Automate, waardoor het een krachtige tool voor bedrijven wordt.

In deze uitgebreide gids geven we een overzicht van Microsoft Power Automate en behandelen we de onderdelen ervan. We zullen u ook door het proces voor het maken van workflows leiden en praktijkvoorbeelden geven van hoe het werkt en hoe u het kunt gebruiken om verschillende aspecten van workflows te automatiseren. 

Power Automate ondersteunt meer dan 900 populaire apps en services, zoals Microsoft Office 365, Dropbox, Salesforce CRM, Google Drive en meer, waardoor het een veelzijdige tool is voor veel branches en bedrijven. Bovendien kan het worden geïntegreerd met andere Microsoft-producten zoals SharePoint, Dynamics 365 en PowerApps, zodat je krachtigere en aangepaste workflows kunt maken, op een manier met weinig code.

Hoe werkt Power Automate met Microsoft 365-apps?

Microsoft Office 365 is de applicatiesuite die essentieel is voor de activiteiten van duizenden bedrijven over de hele wereld.

Deze toepassingen omvatten Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Microsoft Outlook, Microsoft OneNote, Microsoft OneDrive en andere Microsoft-producten. Elke applicatie vervult zijn eigen specifieke functie, maar ze werken over het algemeen onafhankelijk en hebben geen interactie met elkaar.

Nou, dat was totdat Power Automate in beeld kwam.

Met de introductie van Power Automate kunnen deze applicaties nu data verzamelen, met elkaar communiceren en actie ondernemen op basis van triggers van andere apps. Deze integratie verbetert de productiviteit en efficiëntie door voorheen handmatige taken te automatiseren.

E-mails die in Outlook worden ontvangen, kunnen bijvoorbeeld acties in Excel of OneDrive activeren om workflows te stroomlijnen en het risico op fouten te verminderen. 

Belang van automatisering in bedrijfsprocessen

Een tool voor automatisering van bedrijfsprocessen, zoals Power Automate, biedt een gebruiksvriendelijke interface waarmee gebruikers complexe workflows kunnen maken en beheren zonder codering of technische expertise.

De wereldwijde markt voor robotprocesautomatisering zit in de lift, met een verwachte samengestelde jaarlijkse groei van 38,2% van 2022 tot 2030.

Deze technologie transformeert de manier waarop bedrijven werken, met softwarerobots die dagelijkse taken in verschillende sectoren kunnen automatiseren

De voordelen van automatisering zijn talrijk en krachtig, waaronder:

• Het bespaart tijd en stelt het personeel in staat taken van een hoger niveau uit te voeren die meer waarde toevoegen aan het bedrijf.  
• Verbetert de efficiëntie door consistente processnelheden te behouden. 
• Verlaagt de arbeidskosten door buitengewoon complexe taken uit te voeren, waardoor geld vrijkomt dat elders kan worden gebruikt.
• Elimineert fouten, vooral bij handmatige gegevensinvoertaken, die kostbare fouten voor uw bedrijf kunnen voorkomen. 

Ten slotte verbetert het de klantenservice door snelle en efficiënte communicatie te bieden, waardoor u betere relaties kunt opbouwen zonder veel tijd te investeren

Laten we eens kijken naar enkele belangrijke toepassingen van Power Automate.

Veelvoorkomende toepassingen van Power Automate in verschillende branches

Power Automate is een veelzijdige automatiseringstool die kan worden toegepast in een breed scala van industrieën en gebruiksscenario's. Hier volgen enkele voorbeelden van hoe Power Automate in verschillende branches wordt gebruikt:

• Gezondheidszorg : De gezondheidszorg is een van de belangrijkste industrieën met de essentiële behoefte aan automatisering. Met Power Automate kunnen zorgorganisaties taken en workflows automatiseren die voorheen handmatig werden uitgevoerd, wat tijd bespaart en de efficiëntie verbetert.
  
  Deze taken en workflows omvatten het plannen van afspraken door integratie met elektronische medische dossiersystemen. Het kan ook de medische facturering, de verwerking van claims en het voorraadbeheer automatiseren, waardoor fouten worden verminderd en doorlooptijden worden verbeterd. 
• Financiën : Frequent gebruik van Power Automate in financiën is crediteuren- en debiteurenbeheer, prijsstelling, goedkeuringsprocessen en gegevensinvoer. Door deze processen te automatiseren, kunnen facturen snel worden verwerkt en betaald en kunnen gegevens worden afgestemd, waardoor het risico op fouten en te late betalingen wordt verkleind.
  
  Met Power Automate kunnen gegevens automatisch worden geïmporteerd en afgestemd, waardoor er minder handmatige gegevensinvoer en onnauwkeurigheden nodig zijn.
• Productie : De maakindustrie staat al lang bekend om handmatige, arbeidsintensieve processen die traag en moeilijk te beheren zijn.
  
  Het gebruik van automatiseringstechnologieën zoals Microsoft Power Automate is essentieel voor fabrikanten die de efficiëntie willen verbeteren, kosten willen verlagen en een concurrentievoordeel willen behouden. 
  
  Power Automate kan de productie-efficiëntie verbeteren door repetitieve taken eenvoudig te automatiseren en te integreren met bestaande systemen. Het kan helpen bij het stroomlijnen van productieprocessen en orderbeheer, verbetert de werking van machines, vereenvoudigt gegevens- en documentverwerking en integreert naadloos met ERP-oplossingen.
  
  Bovendien kan Power Automate het automatisch genereren van rapporten vergemakkelijken en ook het onderhoud van apparatuur optimaliseren. 
• Retail : Power Automate kan retailers een concurrentievoordeel geven door tijdrovende taken te automatiseren en te integreren met systemen. Met behulp van kunstmatige intelligentie, ERP-systemen, IoT, POS-software en procesautomatisering met robotica kunnen detailhandelaren processen stroomlijnen en de klantenservice verbeteren, wat tijd en geld bespaart.
  
  Power Automate helpt managers bij het beheren van de voorraad, het automatiseren van orderafhandeling, verzending en het volgen van verkoopgegevens, terwijl ze haar KPI-dashboards levert. 

De belangrijkste kenmerken van Power Automate 

Zoals u nu weet, biedt Microsoft Power Automate een breed scala aan functies waarmee gebruikers aangepaste workflows kunnen maken, applicaties kunnen integreren en de samenwerking kunnen verbeteren. 

Laten we hier wat dieper op ingaan.

Workflow-automatisering

Door visuele stroomschema's te gebruiken, kunnen gebruikers aangepaste workflows ontwerpen om taken af ​​te handelen zoals het verzenden van meldingen, het beheren van goedkeuringen of het bijwerken van records. Het platform ondersteunt tal van connectoren, waardoor naadloze integratie met populaire services zoals SharePoint, Dynamics 365 en Outlook mogelijk is.

Naadloze integratie en maatwerk

Dankzij naadloze integratie met Microsoft 365-applicaties kunnen gebruikers geautomatiseerde workflows maken en taken rechtstreeks starten vanuit apps zoals SharePoint, Excel en Microsoft Teams. Om het maken van workflows te vereenvoudigen, biedt Power Automate kant-en-klare sjablonen voor algemene taken die gebruikers kunnen aanpassen aan hun specifieke behoeften.

Bovendien kan Power Automate apps en services van derden integreren, zoals Salesforce, Google Spreadsheets, Mailchimp en een uitgebreide bibliotheek van meer dan 900 connectoren, waardoor het een veelzijdige en krachtige tool is voor het automatiseren van taken en processen op verschillende platforms. een hulpmiddel worden. 

Als klap op de vuurpijl kun je Power Automate ook gebruiken om op sociale media te posten en een paar tweets in te plannen, maar dat is een ander verhaal voor een andere dag.

Robotic Process Automation (RPA)

Power Automate Desktop introduceert Robotic Process Automation (RPA)-mogelijkheden, waarmee gebruikers taken op hun desktopcomputers kunnen automatiseren. RPA is met name handig voor het automatiseren van processen waarbij legacy-systemen, lokale bestanden of screenscraping betrokken zijn.

Gebruikers kunnen hun acties vastleggen en Power Automate Desktop gebruiken om bots te maken die deze acties automatisch repliceren.

Applicatie voor de mobiele telefoon

Met de mobiele Power Automate-app kunnen gebruikers hun workflows onderweg beheren en bewaken. De app ondersteunt directe stromen, waardoor gebruikers acties handmatig kunnen activeren via Flow-knoppen. Bovendien kunnen gebruikers de status van hun stromen volgen, pushmeldingen ontvangen en verzoeken rechtstreeks vanaf hun mobiele apparaten goedkeuren.

Beveiliging en naleving

Power Automate voldoet aan de strikte beveiligings- en nalevingsnormen van Microsoft om gegevensbescherming en privacy te waarborgen. Het platform ondersteunt DLP-beleid (Data Loss Prevention) waarmee organisaties de stroom van gevoelige informatie tussen applicaties kunnen controleren. Bovendien voldoet Power Automate aan verschillende industriestandaarden zoals GDPR, HIPAA en FedRAMP.

Oké, nu is het tijd om aan de slag te gaan.

Een Power Automate-account maken en instellen 

Ga naar de officiële Power Automate- website om aan de slag te gaan met Power Automate

Nadat u bent ingelogd, komt u op de startpagina, die dient als de centrale hub voor het beheer van uw workflows en connectoren

Laten we, voordat u iets gaat doen, snel een paar belangrijke concepten onder de knie krijgen.

Power Automate-terminologie: sleutelconcepten en definities

Naarmate je dieper in de wereld van Power Automate duikt, is het essentieel om vertrouwd te raken met de terminologie die op het hele platform wordt gebruikt.

Als u deze termen begrijpt, wordt het gemakkelijker voor u om uw stromen te creëren, te beheren en te optimaliseren.

Hier is een uitgebreide lijst met Power Automate-termen met duidelijke uitleg om u te helpen met vertrouwen door het platform te navigeren:

Stroom: een stroom verwijst naar verschillende soorten workflows om aan verschillende zakelijke behoeften te voldoen. Deze stromen zijn een reeks geautomatiseerde stappen, acties en voorwaarden die uw geautomatiseerde proces definiëren.

Connector: een vooraf gebouwde integratie die de communicatie tussen Power Automate en externe applicaties of services mogelijk maakt.

Met connectoren hebt u toegang tot gegevens en kunt u acties uitvoeren binnen verbonden services.

Sjabloon: het zijn voorverpakte stromen die een reeks triggers, acties en voorwaarden bevatten om een ​​specifieke taak of proces te automatiseren. Sjablonen kunnen worden gebruikt als uitgangspunt voor het maken van aangepaste stromen, waardoor u tijd en moeite bespaart.

Alternatieve tekst: Microsoft Power Automate-sjablonen

Trigger: Een gebeurtenis of voorwaarde die een stroom initieert. Triggers kunnen gebaseerd zijn op specifieke gebeurtenissen, zoals het ontvangen van een e-mail, of ze kunnen worden gepland om op vooraf bepaalde intervallen te worden uitgevoerd.

Actie: een enkele bewerking of taak die binnen een stroom wordt uitgevoerd. Acties kunnen bestaan ​​uit het verzenden van e-mails, het bijwerken van records of het maken van nieuwe items in een lijst.

Voorwaarde: een besluitvormingselement binnen een stroom dat gespecificeerde criteria evalueert en verschillende acties uitvoert op basis van het feit of aan de criteria wordt voldaan (true) of niet (false).

Lus: een stroombesturingsstructuur die een reeks acties herhaalt voor elk item in een verzameling of totdat aan een specifieke voorwaarde is voldaan. Met lussen kunt u batchbewerkingen uitvoeren of bewerkingen toepassen op meerdere elementen.

Verbinding maken met externe gegevensbronnen en services 

Verbinding maken met externe gegevensbronnen en services is een belangrijk voordeel van het gebruik van Power Automate.

Om verbinding te maken met een externe gegevensbron of service, moeten gebruikers inloggegevens of een API-sleutel opgeven om de verbinding te verifiëren. Eenmaal geauthenticeerd, verleent de connector toegang tot gegevens en kan de gebruiker acties uitvoeren binnen de verbonden service.

Deze functie maakt Power Automate niet alleen veelzijdiger, maar vereenvoudigt ook het integratieproces van verschillende applicaties en services om efficiëntere en gestroomlijnde workflows te creëren. 

Maar het opzetten van de benodigde data-infrastructuur voor zakelijke inzichten kan zowel kostbaar als tijdrovend zijn, vanwege de veelheid aan datatechnologieën, API's en beveiligingsmodellen die erbij betrokken zijn.

Bovendien zijn bekwame ontwikkelaars met expertise in het implementeren, configureren, beheren en integreren van deze technologieën vaak moeilijk te vinden en duur om in te huren.

Dataverse pakt deze uitdagingen aan door een toegankelijke, beheerbare, compliant, veilige, schaalbare en wereldwijd beschikbare SaaS-dataservice aan te bieden. 

Microsoft Dataverse, voorheen bekend als Common Data Service (CDS), is een veelzijdig dataplatform dat ondernemingen een veilige, schaalbare en gebruiksvriendelijke oplossing biedt voor het beheren en integreren van data in een breed scala aan applicaties en services.

Dankzij de unieke mogelijkheden van Dataverse kunnen bedrijven aangepaste applicaties bouwen, processen automatiseren en inzichtelijke rapporten maken met behulp van Power Apps, Power Automate en LuckyTemplates.

Door gebruik te maken van de kracht van Dataverse in Power Automate, kunnen gebruikers workflows maken en automatiseren die toegang hebben tot gegevens die zijn opgeslagen in Dataverse en deze manipuleren. 

Laten we nu eens kijken naar de verschillende soorten workflows, zodat u kunt beslissen waarop u zich moet concentreren.

Soorten workflows om u op weg te helpen

Er zijn meerdere verschillende stroomtypes, elk ontworpen voor een specifiek automatiseringsscenario. Als u de verschillende stroomtypen en hun ideale use-case begrijpt, kunt u het volledige potentieel van Power Automate benutten.

Laten we erin duiken.

Bedrijfsprocesstromen

Bedrijfsprocesstromen bieden een begeleide gebruikerservaring die gebruikers door een specifiek proces leidt.

Deze stromen zijn georganiseerd in fasen en stappen binnen elke fase. Bij het maken van een bedrijfsprocesstroom moeten gebruikers kiezen voor de keuze " Bedrijfsprocesstroom" bij het initiëren van een nieuwe stroom.

Hiermee kunt u de verschillende stadia van het proces definiëren en bepalen welke acties in elke fase moeten worden uitgevoerd.

Bedrijfsprocesstromen zijn specifiek ontworpen voor Dataverse en kunnen alleen worden gebruikt met Dataverse-tabellen, Dynamics 365 of modelgestuurde applicaties.

Ze vereisen aanvullende licenties bovenop de standaard Microsoft 365-licenties.

Desktopstromen

Desktop Flows maken gebruik van Robotic Process Automation (RPA) om taken op de desktopcomputer van een gebruiker te automatiseren.

Om Desktop Flows te maken, moeten gebruikers de Power Automate Desktop-applicatie downloaden en installeren. Deze stromen zijn geschikt voor het automatiseren van taken met verouderde software, Excel-sheets of screenscraping.

Er is een gratis versie van Power Automate Desktop beschikbaar voor Windows- en Mac-gebruikers, maar in sommige scenario's is een upgrade naar een premiumlicentie vereist.

Wolken stromen

In Power Automate verwijzen "cloudstromen" naar stromen die zijn ontworpen en volledig worden uitgevoerd in een cloudgebaseerde omgeving. Deze stromen vereisen geen on-premises infrastructuur of resources en zijn eenvoudig toegankelijk en te beheren vanaf elke locatie met een internetverbinding.

Gebruikersinteracties, zoals het indrukken van een knop op een webpagina of mobiele app, of zelfs vooraf gedefinieerde schema's, zoals elke dag op een bepaald tijdstip lopen, kunnen ook dienen als triggers voor deze stromen. 

Er zijn drie soorten Cloud Flows:

1. Geautomatiseerde stromen

Geautomatiseerde stromen zijn het meest voorkomende type stroom in Power Automate. Deze stromen activeren automatisch werkstromen wanneer er gebeurtenissen plaatsvinden in uw gegevensbron.

Er kan bijvoorbeeld een workflow worden geactiveerd wanneer een item wordt toegevoegd aan een SharePoint-lijst of een bestand wordt geüpload naar een SharePoint-documentbibliotheek.

Geautomatiseerde stromen werken met meer dan 900 verschillende connectoren en vereisen geen handmatige tussenkomst.

Alternatieve tekst: Microsoft Power Automate geautomatiseerde stromen

2. Directe stromen

In tegenstelling tot geautomatiseerde stromen, vereisen directe stromen gebruikersinteractie om de werkstroom te activeren.

Deze kunnen handmatig worden gestart vanuit Power Automate, Power Apps of andere applicaties zoals SharePoint, OneDrive of Microsoft Teams.

Directe stromen kunnen ook worden geactiveerd door HTTP-verzoeken en worden gebruikt met Power Virtual Agents.

Examples of instant flow triggers are flow buttons, selected items in SharePoint, message actions in Teams, and selected rows in Excel.  

4. Scheduled Flows

Lastly, we have scheduled Flows. These flows run on a predefined schedule, ranging from seconds to days. They are useful for tasks like sending automatic reminders or notifications.

Users can define the frequency and start time for these flows, which then execute the corresponding actions based on the schedule.

Choosing the Right Cloud Flow

When you open Power Automate, you’ll be prompted to choose from the three cloud flow options.

To determine which type best suits your needs, consider the following:

• If you’re automating tasks based on events in cloud services, opt for an automated cloud flow.
• If you require manual triggering for repetitive tasks, choose an instant cloud flow.
• If you need your automation to run periodically based on a schedule, select a scheduled cloud flow.

For a detailed explanation and examples of each flow type, we recommend referring to our previously published article, “Power Automate Flow Types and When to Use Them,” which breaks down each flow type and offers valuable insights on when to implement them in your automation journey.

Now let’s get onto the triggers and actions.

Role of Triggers and Actions in Power Automate

Triggers and actions are the building blocks of workflows in Microsoft Power Automate. Trigger conditions are events or conditions that start a flow, and actions are the tasks that the flow performs when the trigger occurs.

There are many trigger conditions available in Power Automate, such as when a new email arrives in your mailbox or when a new item is added to a SharePoint list.

Actions include sending reply emails, saving email attachments to OneDrive, sending notifications, updating list item fields, and more.

Power Automate also allows you to create custom triggers and actions using Azure Functions or HTTP Webhooks. To create a flow in Power Automate, first, select a trigger and add actions to run when the trigger fires. You can also add conditions, loops, and other elements to control the automation flow. 

Advanced Power Automate Techniques 

Let’s look at a few advanced techniques.

Using Variables and Expressions in Power Automate

Variables and expressions are essential components in Power Automate, enabling users to store, manipulate, and reuse data within their flows. Here is how you can use variables and expressions in Power Automate:

• Initiate a variable: Use the “Initialize variable” action to define a variable, specifying its name, type, and initial value. For example, to create a variable named “count” with an initial value of 0, use the following action:
  
  Action: Initialize variable
  
  Name: count
  
  Type: Integer
  
  Value: 0
• Set or modify a variable’s value: Use the “Set variable” action to update a variable’s value during the flow execution.
• Utilize expressions: Expressions can be used in various actions and conditions to perform calculations, manipulate text, or evaluate data. For instance, you can use the “addDays” function to calculate a future date or “concat” to join strings.
• Reference variables and expressions: To reference a variable or expression, simply include its name wrapped in “@{}” syntax within the appropriate field.

Implementing Conditional Logic and Loops

Conditional logic and loops bring flexibility and control to Power Automate flows, allowing you to create more dynamic and adaptable workflows:

• Conditional logic: Use the “Condition” action to evaluate an expression and execute different actions based on the result. The “Switch” action can also be used to handle multiple possible outcomes.
• Loops: The “Apply to each” action allows you to iterate through a collection of items and perform actions for each item. For more complex looping scenarios, use the “Do until” action to execute a set of actions until a specified condition is met.

Creating Custom Connectors and APIs

Custom connectors and APIs extend Power Automate’s capabilities, allowing users to integrate their flows with external services and applications.

Custom connectors: Develop a custom connector to connect Power Automate to an external service or application. This enables you to access and utilize the external service’s functionality within your flows.

For example, you can create a custom connector for your company’s internal API, enabling seamless integration with Power Automate.

AI-powered enhancements: Integrating AI tools like ChatGPT and DALL-E 2 can further enrich your Power Automate workflows. Microsoft’s Dynamics 365 Copilot, an AI-powered virtual assistant, is one example of how AI can enhance the user experience and improve efficiency on the Dynamics 365 platform.

This innovative tool uses natural language processing and machine learning algorithms to interpret user queries and provide relevant responses.

Now, let’s check out some practical examples.

2 Practical Applications of Power Automate in Real-World Scenarios

To illustrate the potential of Power Automate, let’s consider a few examples of how it can be used in different business scenarios.

You can find more such real-world use cases workflows at EnterpriceDNA blogs.

Example 1: Send Bulk Emails with Instant Cloud Flow in Power Automate

In this example, we’ll walk you through the process of using Instant Cloud Flow to send an email to 50 users simultaneously, saving you time and effort.

Step 1: Set Up Your Instant Cloud Flow

1. Navigate to your Power Automate dashboard and select “My flows” on the left side. Click the “+New Flow” button and choose “Instant Cloud Flows” under New Flow.

1. Name your flow (e.g., “Custom Mail”) and select “Manually trigger a flow” as the trigger option. Click “Create.”

1. Proceed to the next step by clicking “Next Step”. Now, search for “variable” and select “Initialize Variable.”

1. Enter a name for your variable, change the Type to “Array,” and manually input the email addresses in the Value field using the following format:
   1. Separate email addresses with commas (,)
   2. Enclose each email address in quotes (“[email protected]”)
   3. Enclose the entire list of email addresses in square brackets ([])
   4. Click “Next.”

Step 2: Configure the Flow

1. Look for “Control” and select “Apply to each.” If you can’t find it, search for it or locate it in the Built-in section.

1. Click on “User Email” from the dynamic section.

1. Click “Add an action button,” select the “Standard” tab, and choose your desired email system (e.g., Office 365 Outlook). Choose “Send an email (V2).”

Step 3: Customize the “Send an email (V2)” Action

1. Configure the following options:
   1. To: Use the dynamic content to select the “current item.”
   2. Subject: Input the email subject line.
   3. Body: Write the email message and format it as desired, including links, font size, and text styling.

1. Click “Show Advanced Options” to access additional settings:
   1. Attachments: Add any necessary attachments.
   2. Importance: Set the priority level (Low, Normal, High).
   3. Reply to: Specify the email address(es) for replies.
   4. Save your settings when finished.

Step 4: Test Your Flow

1.  Click “Test” in the top right corner.

1. Choose “Manually” and click “Test” again. Continue by selecting “Run Flow.”

1.  Confirm that the emails have been successfully sent to all recipients.

Example 2: Migrating Excel Data to a Sharepoint List 

Migrating Excel data to a SharePoint list can be a tedious process, especially when dealing with simple tracking sheets. However, Power Automate offers a convenient solution that streamlines the migration process.

In this guide, we’ll show you how to convert an Excel table into a SharePoint list using Power Automate.

Step 1: Set Up an Instant Flow

1. Set the flow type to “Instant” and use the “Manually trigger a flow” option.

1. Add the “List rows present in a table (Excel Online Business)” action. This action queries the rows from the table in an Excel file.

Step 2: Upload the Excel File to OneDrive or SharePoint

1. Upload your Excel file to OneDrive or SharePoint and provide the location in the “Location” property of the “List rows present in a table (Excel Online Business)” action. In this example, we uploaded the file to the “Book” library of the SharePoint site containing our list.

Step 3: Configure the Flow to Add Items to the SharePoint List

1. Use the “Apply to each (Condition)” action to iterate through each row returned by the “List rows present in a table (Excel Online Business)” action.

1. Within the “Apply to each (Condition)” action, add the “Create item (SharePoint)” action to create an item in the Request list.

1. Rerun the flow after making the necessary changes to the file.

Step 5: Verify the Successful Migration

1. Once the flow completes successfully, navigate to your SharePoint list to view all the newly created list items.

U zou nu een goed idee moeten hebben van waartoe Power Automate in staat is. Zoals bij alles wat u doet, is het belangrijk om de best practices te begrijpen.

Laten we ze eens bekijken.

6 praktische tips voor Power Automate

Om het meeste uit Power Automate te halen, is het belangrijk om best practices te volgen bij het maken en beheren van uw stromen.

Hier zijn er een aantal:

1. Beheren van stromen en automatiseringsprocessen

Plan en ontwerp uw stroom

Bij het automatiseren van taken met Power Automate is het verleidelijk om meteen te beginnen met het bouwen van stromen (geloof me), maar planning is de sleutel tot een succesvolle implementatie.

Voor grote projecten kan planning u helpen platformbeperkingen, onderhoudbaarheid en prestatieproblemen te voorkomen.

Voordat u begint, is het belangrijk om alle informatie te verzamelen die u nodig hebt, zoals het licentietype, het uitvoeringsvolume en de complexiteit van het bedrijfsproces.

Identificeer vervolgens de benodigde triggers, acties en voorwaarden en schets de algehele structuur van de stroom. Deze initiële planningsfase helpt u potentiële problemen te voorkomen en zorgt voor een soepeler proces voor het creëren van stromen.

Maak gebruik van ingebouwde sjablonen

Power Automate biedt een breed scala aan ingebouwde sjablonen die u kunt gebruiken als uitgangspunten voor uw stromen. Verken deze sjablonen om degene te vinden die het beste bij uw behoeften past en pas deze dienovereenkomstig aan.

Sjablonen besparen u tijd en helpen u best practices te leren van vooraf gebouwde stromen.  

Maak gebruik van foutafhandeling en notificaties

Om uw stromen robuuster en fouttoleranter te maken, implementeert u foutafhandelingsmechanismen, zoals het gebruik van "Bereik"-acties om gerelateerde acties te groeperen en fouten of uitzonderingen af ​​te handelen.

Overweeg daarnaast om meldingen toe te voegen (bijv. e-mail of Teams-berichten) om u te waarschuwen wanneer er fouten optreden, zodat u problemen snel kunt oplossen.

Optimaliseer de stroomprestaties

Power Automate legt bepaalde limieten en beperkingen op aan lopende stromen. Houd rekening met het volgende om optimale prestaties te garanderen:

• Minimaliseer het aantal acties in uw stroom om het risico te verkleinen dat u deze limieten bereikt.
• Gebruik "Filterquery"-opties in acties zoals "Items ophalen" of "Rijen ophalen" om alleen de vereiste gegevens op te halen, waardoor de belasting van uw stroom wordt verminderd en de efficiëntie wordt verbeterd.

Houd uw stromen georganiseerd en onderhoudbaar:

Naarmate uw stromen complexer worden, wordt het cruciaal om ze georganiseerd en onderhoudbaar te houden. Gebruik de volgende tips om dit te bereiken:

• Geef duidelijke, beschrijvende namen voor uw acties, variabelen en connectoren.
• Gebruik opmerkingen om het doel van specifieke acties of secties in uw stroom uit te leggen.
• Groepeer gerelateerde acties binnen "Scope"-acties om een ​​modulaire en georganiseerde structuur te creëren.

2. Workflows testen en debuggen 

Het testen en debuggen van werkstromen in Power Automat is essentieel om ervoor te zorgen dat uw stroom correct functioneert en het beoogde doel bereikt

Power Automate biedt verschillende tools en technieken om uw stromen te testen en te debuggen.

1. Omgevingen gebruiken: gebruik verschillende omgevingen binnen de Tenant van uw organisatie om de ontwikkelings-, test-en productie fasen te scheiden. Deze praktijk helpt bugs te verminderen en zorgt voor een soepeler ontwikkelingsproces.
   
   Maak gebruik van deze functie als u Premium-licenties voor Power Apps gebruikt. 

1. Bewaken: met het hulpprogramma Bewaken in Power Apps kunt u app-problemen diagnosticeren en netwerkverzoeken en -reacties in realtime volgen.
   
   Het biedt inzicht in de naam, het beheer en de eigenschap van de formule, waar het probleem zich voordoet in de app, het verzoek en de antwoorddetails. 

1. Traceerfunctie: gebruik de Traceerfunctie in combinatie met de Monitor-tool om aangepaste berichten te loggen en inzicht te krijgen in de prestaties en problemen binnen uw app. Deze functie helpt u de werking van de app te begrijpen en mogelijke knelpunten of probleemgebieden te identificeren.

1. Power Apps Test Studio: dit is een functie die is ontworpen om het testen en valideren van uw app tijdens het ontwikkelingsproces eenvoudig te maken. Het biedt een omgeving voor het maken en uitvoeren van testcases voor uw canvas-app, zodat u zeker weet dat uw app werkt zoals verwacht voordat u deze implementeert bij uw eindgebruikers.
   
   Test Studio is te vinden in de Power Apps Maker Portal door te navigeren naar het menu onder het gedeelte Geavanceerde hulpprogramma's aan de linkerkant. 

Power Automate versus andere automatiseringstools

In het steeds groter wordende landschap van automatiseringstools onderscheidt Microsoft Power Automate zich als een krachtige en veelzijdige oplossing, maar het is niet de enige beschikbare optie.

Concurrerende platforms zoals Automation Anywhere, UiPath en Zapier bieden ook robuuste automatiseringsmogelijkheden, elk met zijn eigen sterke punten en mogelijkheden.

Power Automate onderscheidt zich door de naadloze integratie met Microsoft 365-producten, de gebruiksvriendelijke interface en het brede scala aan ingebouwde connectoren. Aan de andere kant staan ​​Automation Anywhere en UiPath bekend om hun geavanceerde Robotic Process Automation (RPA)-mogelijkheden, complexere behoeften en grootschalige toegepaste bedrijfsautomatisering.

Bij het kiezen van de juiste automatiseringstool voor u of uw bedrijf, is het belangrijk rekening te houden met factoren zoals de specifieke behoeften, uw bestaande software-ecosysteem en de mate van complexiteit van het proces dat u wilt automatiseren.  

3 geweldige voordelen van Power Automate

Er is zoveel om van te houden aan Power Automate, maar hier zijn 3 dingen die we geweldig vinden.

1. Uitgebreide connectorbibliotheek : Power Automate biedt de meest uitgebreide lijst met connectoren, met meer dan 900+ connectoren die momenteel beschikbaar zijn. Bovendien voegt het platform elke maand 10-30 nieuwe connectoren toe , zodat het up-to-date blijft met de nieuwste apps en services.
   
   Deze voortdurende toevoeging van nieuwe connectoren vergroot de veelzijdigheid van het platform nog verder, waardoor het een betrouwbare keuze is voor bedrijven van elke omvang.
2. Gebruiksgemak:   Power Automate is ontworpen om gebruiksvriendelijk te zijn, met een interface voor slepen en neerzetten waarmee gebruikers gemakkelijk workflows kunnen maken zonder kennis van coderen. Het biedt ook een breed scala aan sjablonen die gebruikers kunnen aanpassen aan hun specifieke behoeften, waardoor het automatiseringsproces verder wordt vereenvoudigd.
3. Power Automate's nieuwe AI Builder : Naarmate het gebruik van generatieve AI in de branche toeneemt, is AI Builder een waardevolle tool die bedrijven een concurrentievoordeel geeft. Bedrijven kunnen tijd en middelen besparen door complexe processen te automatiseren en tegelijkertijd de nauwkeurigheid en precisie te verbeteren. De intuïtieve interface en vooraf gebouwde sjablonen van AI Builder maken het voor gebruikers gemakkelijk om aangepaste machine-learning-modellen te maken zonder codeervaardigheden.
   
   Deze democratisering van AI stelt bedrijven van elke omvang in staat om te profiteren van machine learning en AI zonder te investeren in dure datawetenschapsteams.

Bovendien integreert AI Builder naadloos met andere Microsoft-producten, waardoor gebruikers hun workflows verder kunnen automatiseren.

Een voorbeeld is dat bedrijven AI Builder kunnen gebruiken om gegevens uit facturen en kwitanties te extraheren en Power Automate kunnen gebruiken om die informatie naar andere apps zoals Dynamics 365 en Excel te sturen.

Deze integratie helpt bedrijven processen te stroomlijnen, fouten te verminderen en uiteindelijk de efficiëntie en productiviteit te verbeteren.

3 Beperkingen van het gebruik van Microsoft Power Automate

1. De kosten lopen op bij betaalde abonnementen: Power Automate biedt een gratis abonnement, maar met beperkingen zoals een maximale stroomfrequentie van 15 minuten.
   
   Organisaties met complexere workflows en een grotere behoefte aan automatisering moeten mogelijk upgraden naar een betaald abonnement. De kosten van Power Automate variëren per abonnement en gebruik. Premium-abonnementen beginnen bij $ 40 per gebruiker per maand. Deze betaalde abonnementen worden geleverd met geavanceerde functies en opties met een hoger stroomverbruik die belangrijk zijn voor bedrijven met hoge automatiseringsbehoeften.
   
   Plankosten kunnen echter snel oplopen, vooral in grote organisaties met veel gebruikers. Daarom is het belangrijk dat organisaties hun automatiseringsbehoeften en -gebruik zorgvuldig beoordelen voordat ze zich committeren. 
2. Prestatie-impact als gevolg van complexe workflows: Power Automate kan een aanzienlijke prestatiedaling ervaren bij het uitvoeren van complexe workflows.
   
   Dit kan de efficiëntie en snelheid van het programma beïnvloeden, wat kan leiden tot vertragingen en verminderde productiviteit.
3. Geen parallellisatie: Power Automate ondersteunt alleen sequentiële workflows, wat betekent dat acties in een vaste volgorde worden uitgevoerd. Dit kan een beperking zijn voor bedrijven die parallelle of voorwaardelijke workflows nodig hebben.

Power Automate of niet Power Automate?

Dat is de vraag…

Samengevat, Microsoft Power Automate is een tool van onschatbare waarde voor bedrijven die activiteiten willen stroomlijnen en de efficiëntie willen verbeteren. 

Power Automate helpt organisaties tijd te besparen, menselijke fouten te verminderen en de algehele productiviteit te verbeteren door repetitieve taken te automatiseren en te integreren met een verscheidenheid aan services en toepassingen.

Met een uitgebreide connectorbibliotheek, gebruiksvriendelijke interface en krachtige functies is Power Automate een veelzijdige oplossing voor bedrijven in verschillende sectoren.

Door gebruik te maken van best practices, AI- verbeteringen op te nemen en inzicht te krijgen in de soorten workflows die beschikbaar zijn, kunnen organisaties het volledige potentieel van Power Automate ontsluiten en een revolutie teweegbrengen in hun bedrijfsvoering. 

Denk er bij het begin van uw automatiseringsreis aan om uw workflows te plannen, testen en optimaliseren om succes te garanderen en de voordelen van deze krachtige automatiseringstool te maximaliseren.

Meer weten over Power Automate? Begin met leren met onze en verbeter uw datavaardigheden in een mum van tijd!