Wat is SharePoint? Belangrijkste kenmerken en functies

Ben je het beu om belangrijke documenten uit het oog te verliezen in een zee van e-mails, verwijderde documenten, mappen en Post-it-notities?

Heb je soms het gevoel dat je een gps nodig hebt om dat ene bestand te vinden waar je baas drie weken geleden om vroeg? Vrees niet, beste lezer, want er is een held onder ons: Microsoft SharePoint.

SharePoint is een webgebaseerd platform ontwikkeld door Microsoft dat organisaties een gecentraliseerde ruimte biedt voor het beheren, delen en samenwerken aan verschillende soorten inhoud, zoals documenten, agenda's, taken en meer.

Het platform stelt gebruikers in staat sites te creëren voor verschillende afdelingen, projecten of teams, met aanpasbare gebruikersrechten en workflows om de toegang te controleren, informatie weer te geven en processen te stroomlijnen.

De robuuste functies van SharePoint kunnen worden aangepast aan de specifieke behoeften van uw organisatie, waardoor het een essentiële tool wordt om de productiviteit en samenwerking te stimuleren.

Maar dat is slechts het topje van de ijsberg! In de volgende secties gaan we dieper in op de geschiedenis van Microsoft SharePoint, kernfuncties, beschikbare versies, Microsoft-integraties en mogelijke gebruiksscenario's.

Dus pak je drankje naar keuze, leun achterover en laten we samen de wonderen van SharePoint verkennen.

Inhoudsopgave

• Wat is SharePoint?
• Geschiedenis van SharePoint
  • Hedendaags SharePoint
• Top 6 kernfuncties en mogelijkheden van SharePoint
  • 1. Samenwerking
  • 2. Inhoudsbeheer
  • 3. Automatisering van workflows
  • 4. Sociale functies
  • 4. Bedrijfsinformatie
  • 5. Zoeken
• SharePoint-versies en prijzen
  • SharePoint Online
  • SharePoint-server
  • SharePoint Foundation en SharePoint Designer
• Integratie met het Microsoft-ecosysteem
  • Microsoft Office 365
  • Microsoft Teams
  • Power-platform
• Microsoft SharePoint-use-cases
• Het komt neer op

Wat is SharePoint?

Stel je voor: je begint je werkdag en wordt begroet door een overvolle inbox, een nooit eindigende takenlijst en een stapel deliverables die maar niet ophouden. Klinkt overweldigend, toch? Dat is waar Microsoft SharePoint om de hoek komt kijken!

Dus, wat is SharePoint? Simpel gezegd, het is een door Microsoft ontwikkeld platform dat organisaties een gecentraliseerde locatie biedt voor het beheren, opslaan en delen van verschillende soorten inhoud en taken via webtoepassingen, zoals:

• Documenten : Word, Excel, PowerPoint, PDF's en meer

• Gedeelde agenda's : teamschema's, projectdeadlines en vergaderingen

• Taken : takenlijsten, workflows en goedkeuringen

• Moderne lijsten : contacten, gedeelde mailboxen, inventaris, metadata en klantinformatie

Microsoft SharePoint bevat krachtige samenwerkingstools waarmee gebruikers in realtime aan inhoud kunnen werken, updates kunnen delen en feedback kunnen ontvangen, allemaal op één plek. En dankzij de zoekmogelijkheden is het vinden van het juiste document of de juiste informatie een fluitje van een cent.

Maar wacht, er is meer! In het volgende gedeelte zullen we de meer dan twee decennia lange geschiedenis van SharePoint verkennen voordat we de belangrijkste productfuncties bekijken.

Als u de productiviteit van uw organisatie naar een hoger niveau wilt tillen, lees dan verder om het volledige potentieel van SharePoint te ontdekken.

Geschiedenis van SharePoint

Laten we een wandeling maken door het geheugen, terug naar een tijd waarin klaptelefoons een rage waren, MySpace het go-to sociale netwerk was en SharePoint slechts een glimp in de ogen van Microsoft was.

Dat klopt, we hebben het over het begin van de jaren 2000, een tijd waarin internet nog in de kinderschoenen stond en de wereld net het belang van samenwerking en contentbeheer begon te begrijpen.

Microsoft SharePoint werd voor het eerst geïntroduceerd in 2001, toen de wereld nog moest wennen aan het idee om internet voor meer te gebruiken dan alleen e-mails verzenden en door kattenvideo's bladeren.

De eerste versie van dit MS-project was een eenvoudige webtoepassing waarmee teams documenten konden delen en aan projecten konden samenwerken. Het was niet bepaald een game-wisselaar, maar het legde wel de basis voor wat komen ging.

In de loop der jaren bleef het SharePoint-platform evolueren en voegde het nieuwe functies en mogelijkheden toe die het tot een onmisbare tool maakten voor bedrijven en organisaties van elke omvang.

In 2003 bracht Microsoft SharePoint Portal Server uit, waarmee meer geavanceerde contentbeheer- en zoekfunctionaliteit mogelijk was.

En in 2006 werd Microsoft Office SharePoint Server 2007 gelanceerd, met de introductie van sociale functies en mogelijkheden voor bedrijfsinformatie.

Hedendaags SharePoint

Pas met de release van SharePoint Server 2010 begon het platform echt grip te krijgen.

Met zijn verbeterde gebruikersinterface en krachtige nieuwe functies zoals cocreatie van documenten en automatisering van workflows, werd SharePoint 2010 al snel het go-to-platform voor samenwerking en contentbeheer.

Tegenwoordig is SharePoint een krachtig platform dat een breed scala aan functies en mogelijkheden biedt, van documentbeheer en zakelijke besluitvorming tot sociale samenwerking en zoekfunctionaliteit.

Maar het begon allemaal met een simpel idee: de noodzaak voor teams om informatie te delen en samen te werken aan projecten.

In het volgende gedeelte gaan we dieper in op de functies die SharePoint zo'n krachtige tool maken voor bedrijven en organisaties.

Top 6 kernfuncties en mogelijkheden van SharePoint

Microsoft SharePoint is niet alleen een saai oud documentbeheersysteem. Het is een platform boordevol functies waarmee bedrijven en organisaties kunnen samenwerken, processen kunnen automatiseren en zelfs gegevensgestuurde beslissingen kunnen nemen.

In dit gedeelte gaan we dieper in op enkele van de belangrijkste functies en mogelijkheden die SharePoint zo'n krachtige tool voor de digitale werkplek maken.

1. Samenwerking

Laten we beginnen met samenwerken. Microsoft SharePoint biedt een breed scala aan hulpmiddelen om teams te helpen informatie te delen en effectiever samen te werken in een SharePoint-omgeving.

U kunt teamsites voor verschillende afdelingen of projecten maken en deze gebruiken om documenten op te slaan en te ordenen, taken bij te houden en updates in realtime te delen.

En met functies als versiebeheer en cocreatie kunt u ervoor zorgen dat iedereen aan dezelfde versie van een document werkt en voorkomt u de hoofdpijn van eindeloze e-mailketens.

De samenwerkingsfuncties van SharePoint maken cocreatie mogelijk en stellen gebruikers in staat om SharePoint-sites te maken, toegang te krijgen tot gedeelde documenten, snel updates te delen en feedback te geven.

Het platform biedt ook aanpasbare machtigingsinstellingen, zodat u kunt bepalen wie toegang heeft tot specifieke documenten op uw SharePoint-site.

2. Inhoudsbeheer

Met een SharePoint-site kunnen gebruikers eenvoudig documenten maken, uploaden en opslaan in een gecentraliseerde documentbibliotheek. Gebruikers kunnen ook integraties met MS Teams gebruiken om de communicatie verder te verbeteren.

Een SharePoint-startpagina biedt ook versiebeheer, zodat u wijzigingen kunt bijhouden en ervoor kunt zorgen dat iedereen met de meest actuele informatie werkt.

3. Automatisering van workflows

Een SharePoint-site is voor meer dan alleen een documentbeheersysteem. Het biedt ook krachtige automatiseringsmogelijkheden voor bedrijfsprocessen, waardoor u workflows kunt stroomlijnen en repetitieve taken kunt automatiseren.

SharePoint-workflows zijn aanpasbaar en kunnen taken automatiseren en processen stroomlijnen. Je kunt bijvoorbeeld een workflow opzetten om documenten goed te keuren, notificaties te versturen, medewerkers onboarden of feedback verzamelen.

En dankzij de integratie met Power Automate (voorheen Microsoft Flow) kunt u zelfs processen buiten uw SharePoint-site en tussen verschillende apps en services automatiseren.

4. Sociale functies

SharePoint biedt ook sociale functies om communicatiesites te maken waar u contact kunt leggen met collega's en kennis kunt delen binnen uw organisatie.

U kunt de sociale tools gebruiken om SharePoint-omgevingen te creëren die fungeren als praktijkgemeenschappen, waar werknemers ideeën en best practices kunnen delen en kunnen samenwerken aan projecten.

4. Bedrijfsinformatie

En laten we business intelligence niet vergeten! Met SharePoint kunt u krachtige dashboards en rapporten maken om u te helpen gegevensgestuurde beslissingen te nemen over meerdere servers.

U kunt de ingebouwde analyse- en rapportagetools van SharePoint gebruiken en uw projectserver ook integreren met LuckyTemplates om interactieve visualisaties en inzichten te creëren.

5. Zoeken

Dankzij de krachtige zoekmogelijkheden van SharePoint kunnen gebruikers snel de inhoud vinden die ze nodig hebben, of het nu gaat om een ​​specifiek document, een projectsitepagina of het profiel van een collega.

Dit zijn slechts enkele van de kernfuncties die SharePoint tot een essentiële tool maken voor moderne werkplekken. Maar wist u dat er verschillende versies van SharePoint beschikbaar zijn, elk met verschillende mogelijkheden?

In het volgende gedeelte verkennen we de verschillende versies van SharePoint, van SharePoint Online tot SharePoint Server, zodat u kunt ontdekken welke versie geschikt is voor uw organisatie.

SharePoint-versies en prijzen

Dit gedeelte behandelt de verschillende versies van SharePoint en hoe deze tegemoetkomen aan de verschillende organisatorische behoeften.

Er zijn verschillende versies beschikbaar, maar de twee die actief worden ontwikkeld, zijn de online en on-premises versies: SharePoint Online en SharePoint Server.

SharePoint Online

SharePoint Online is de cloudgebaseerde versie van het platform dat deel uitmaakt van Microsoft Office 365-abonnementen en toegankelijk is via de mobiele SharePoint-app.

Het is perfect voor organisaties die willen profiteren van de voordelen van SharePoint zonder het gedoe van het beheren van hun eigen SharePoint-servers.

Met SharePoint Online hebben gebruikers toegang tot alle functies van SharePoint vanaf elk apparaat (inclusief mobiele apparaten) met een internetverbinding en een webbrowser, waardoor het een flexibele en handige optie is voor moderne werkplekken.

Enkele voordelen van SharePoint Online zijn:

• Toegankelijk vanaf elk apparaat met een internetverbinding

• U hoeft uw eigen servers of webonderdelen niet te beheren

• Automatische updates en nieuwe functies

• Integratie met andere Microsoft Office 365-apps

SharePoint Online is beschikbaar als onderdeel van een Microsoft Office 365-abonnement . De prijs varieert afhankelijk van het abonnement dat u kiest, maar SharePoint Online is bij alle abonnementen inbegrepen, behalve bij het standaard Microsoft Office 365 Business Basic-abonnement.

SharePoint-server

SharePoint Server is de lokale versie van SharePoint die op de servers van uw organisatie kan worden geïnstalleerd.

Het biedt alle functies van SharePoint Online, plus aanvullende aanpassingsopties en controle over gegevensopslag en andere beveiligingscontroles.

Het gebruik van SharePoint on-premises is ideaal voor organisaties die volledige controle over hun SharePoint-omgeving nodig hebben of websites maken met specifieke beveiligings- en nalevingsvereisten.

Enkele voordelen van SharePoint Server zijn:

• Volledige controle over gegevensopslag, documentbibliotheken en beveiliging

• Aanvullende aanpassingsopties voor SharePoint-sites

• Integratie met andere SharePoint on-premises systemen

• Meer flexibiliteit in implementatieopties

SharePoint Server 2019 wordt gelicentieerd per server en per gebruiker of apparaat dat toegang heeft tot de server. Er zijn twee licentiemodellen beschikbaar : de Standard CAL (Client Access License) en de Enterprise CAL.

De Standard CAL biedt standaard SharePoint-functies, terwijl de Enterprise CAL meer geavanceerde functies bevat, zoals business intelligence en enterprise search.

SharePoint Foundation en SharePoint Designer

Deze twee verdienen een eervolle vermelding. Het zijn beide gratis tools die niet langer actief worden ontwikkeld en die mogelijk zelfs productfuncties in toekomstige versies uitschakelen; sommige versies werken echter nog steeds op moderne besturingssystemen.

SharePoint Designer wordt meestal gebruikt door geavanceerde gebruikers of ontwikkelaars die aangepaste workflows en oplossingen bovenop SharePoint willen maken.

SharePoint Foundation daarentegen is een gratis instapversie van SharePoint die kan worden gebruikt voor basisfuncties, het delen van documenten, beheer en samenwerking.

Het is een geweldig startpunt voor beginners en kleine organisaties die niet alle functies van SharePoint Online of SharePoint Server nodig hebben, maar toch willen genieten van voordelen zoals het delen van bestanden.

Enkele voordelen van SharePoint Foundation zijn:

• Gratis te gebruiken

• Basisdocumentbeheer en samenwerkingsmogelijkheden

• Eenvoudig in te stellen en te gebruiken

Nu we de verschillende versies en prijsopties hebben behandeld, gaan we een ander belangrijk aspect van SharePoint onderzoeken: de integratie met andere Microsoft-producten.

SharePoint kan worden geïntegreerd met producten zoals Teams, OneDrive en Power Platform kan de functionaliteit aanzienlijk verbeteren.

In het volgende gedeelte gaan we dieper in op hoe SharePoint integreert met deze producten en hoe het de productiviteit en samenwerking van uw organisatie kan verbeteren. Dus, laten we erin duiken!

Integratie met het Microsoft-ecosysteem

Integratie met andere Microsoft-producten is een groot voordeel, omdat het naadloze samenwerking, gestroomlijnde workflows en een moderne ervaring biedt.

In dit gedeelte gaan we dieper in op enkele van de belangrijkste Microsoft-producten die integreren met SharePoint.

Microsoft Office 365

Als onderdeel van het Office 365-ecosysteem kan SharePoint naadloos worden geïntegreerd met andere productiviteitstools, zoals Excel , Word en PowerPoint . Hierdoor kunt u documenten in realtime openen en delen, zodat uw team op dezelfde pagina blijft.

Door SharePoint op te nemen in de Office 365-servicesuite, kunnen zakelijke gebruikers van uw organisatie profiteren van:

• Gecentraliseerde bestandsopslag met veilige toegangscontrole

• Gezamenlijke en gestroomlijnde teamcommunicatie

• Flexibel en aanpasbaar ontwerp van de teamsite

Microsoft Teams

Microsoft Teams is een samenwerkingsplatform waarmee teams in realtime kunnen chatten, bestanden kunnen delen en kunnen samenwerken aan projecten. Teams kan worden geïntegreerd met SharePoint, waardoor gebruikers rechtstreeks vanuit de Teams-interface toegang hebben tot SharePoint-bestanden en -documenten.

Door te integreren met Microsoft Teams, kunt u:

• Krijg eenvoudig toegang tot up-to-date documenten die met uw team worden gedeeld

• Werk tegelijkertijd samen met andere teamleden aan documenten

• Houd revisies bij en houd de versiegeschiedenis bij

Power-platform

SharePoint communiceert met Microsoft Power Platform-tools , zoals Power Automate , Power Apps en LuckyTemplates . Door gebruik te maken van Power Platform-mogelijkheden, kunt u aangepaste automatisering, app-oplossingen en gegevensvisualisatie toevoegen aan uw SharePoint-communicatiesites.

Met Power Platform-integratie kunt u:

• Creëer geautomatiseerde workflows tussen SharePoint en andere apps en services

• Bouw apps op maat om SharePoint-gegevens te beheren en weer te geven

• Genereer krachtige datavisualisaties met LuckyTemplates

De integratie met het Microsoft-ecosysteem stelt u in staat om het volledige potentieel van SharePoint te ontsluiten, waardoor eindeloze mogelijkheden voor samenwerking en innovatie binnen uw organisatie ontstaan.

In het volgende gedeelte gaan we dieper in op enkele mogelijke praktijkvoorbeelden van SharePoint. Laten we gaan!

Microsoft SharePoint-use-cases

Zoals u nu weet, is SharePoint een veelzijdig platform met een breed scala aan gebruiksscenario's in verschillende sectoren en is het een favoriet in zoveel organisaties. Hieronder staan ​​enkele van de meest voorkomende use cases voor SharePoint:

1. Documentbeheer : de mogelijkheden van het documentbeheersysteem van SharePoint behoren tot de meest populaire functies. Organisaties kunnen SharePoint gebruiken om documenten uit verschillende gegevensbronnen op te slaan, te ordenen en te beheren, zodat teamleden gemakkelijk toegang hebben tot en kunnen samenwerken aan de nieuwste versie van een document. De versiebeheer- en check-in/check-out-functies van SharePoint helpen conflicten te voorkomen en zorgen ervoor dat teamleden altijd werken, zowel op locatie als online, met de nieuwste versie van een document.

2. Intranet en portalen : SharePoint kan ook worden gebruikt om zelfstandige intranetsites en portalen te creëren voor interne communicatie, het delen van informatie, moderne webonderdelen en samenwerking. Intranetsites kunnen worden aangepast om nieuws, evenementen, wiki's en belangrijke aankondigingen op te nemen, evenals bedrijfsbeleid en -procedures. De ingebouwde zoekmogelijkheden maken het voor een eindgebruiker gemakkelijk om snel gevoelige informatie te vinden die op locatie is opgeslagen.

3. Projectbeheer: de projectbeheermogelijkheden van SharePoint kunnen teams helpen projecten van begin tot eind te beheren. Teams kunnen SharePoint gebruiken om projectsitepagina's te maken, taken toe te wijzen, de voortgang bij te houden, de sitestructuur te wijzigen en samen te werken aan projectdocumenten op één enkele server. De integratie met andere Office 365-producten en Office-toepassingen, zoals MS Teams en Planner, kan ook de mogelijkheden voor projectbeheer verbeteren.

4. Automatisering van bedrijfsprocessen: de integratie van SharePoint met Power Automate (voorheen bekend als Microsoft Flow) stelt gebruikers in staat repetitieve taken en processen te automatiseren. U kunt een SharePoint-farm samen met Power Automate gebruiken om workflows, zoals documentgoedkeuringsprocessen, te automatiseren met ondersteuning voor grote bestanden.

SharePoint heeft een breed scala aan use-cases, en dit zijn slechts enkele voorbeelden. Wat de behoeften van uw organisatie ook zijn, het platform, samen met SharePoint-invoegtoepassingen, kan helpen de productiviteit en doelgroepgerichtheid te verbeteren en workflows te stroomlijnen.

Het komt neer op

SharePoint is een krachtig en veelzijdig platform dat organisaties en zakelijke connectiviteitsservices helpt de productiviteit te verbeteren en de samenwerking te verbeteren.

Met zijn intranet- en portalfuncties, Office 365-toepassingsintegraties, projectbeheertools, webonderdelen en toegangsservices en mogelijkheden voor automatisering van bedrijfsprocessen, is SharePoint een one-stop-shop met oplossingen voor organisaties van elke omvang en uit elke branche.

Bovendien maakt de integratie van SharePoint met andere Office 365-producten en Office-services, zoals MS Teams, OneDrive, Outlook en Power Automate, het tot een nog waardevollere webtoepassing voor het verbeteren van uw workflow.

En met verschillende beschikbare prijsopties en implementatiemodellen kan het worden aangepast aan de behoeften en het budget van elke organisatie.

Of u nu een klein bedrijf bent dat bedrijfsprocessen wil stroomlijnen, of een grote onderneming die teamwerk, interne communicatie en samenwerking tussen afdelingen en locaties wil verbeteren, SharePoint is een platform dat het overwegen waard is.

Bekijk de onderstaande tutorial voor meer informatie over de voordelen van het gebruik van SharePoint als een webtoepassing: