Excel 2016 - Lekcja 4: Jak przechowywać i udostępniać arkusze kalkulacyjne

• Excel 2016 - Lekcja 3: Jak tworzyć nowe i otwierać istniejące arkusze kalkulacyjne

Za każdym razem, gdy tworzysz nowy arkusz kalkulacyjny w programie Excel, musisz wiedzieć, jak go zapisać, aby móc później uzyskać do niego dostęp i edytować go. Podobnie jak poprzednie wersje programu Excel, możesz zapisywać pliki lokalnie na swoim komputerze. Ale w przeciwieństwie do poprzednich wersji, Excel 2016 umożliwia także zapisanie arkusza kalkulacyjnego w systemie chmurowym za pomocą OneDrive . Możesz także eksportować i udostępniać swój arkusz kalkulacyjny innym bezpośrednio z programu Excel.

Spis treści artykułu

• Przechowuj i udostępniaj arkusze kalkulacyjne programu Excel 2016
  • Zapisz i zapisz jako
  • Jak zapisać arkusz kalkulacyjny Excel
  • Użyj opcji Zapisz jako, aby zapisać w nowym arkuszu kalkulacyjnym
  • Jak zmienić domyślną lokalizację zapisywania pliku Excel
• Funkcja automatycznego odzyskiwania
  • Skorzystaj z funkcji Autoodzyskiwania
• Eksportuj arkusz kalkulacyjny Excel 2016
  • Jak wyeksportować arkusz kalkulacyjny jako plik PDF
  • Jak wyeksportować arkusz kalkulacyjny do innych typów plików
• Udostępnij arkusze kalkulacyjne Excel 2016
  • Udostępnij arkusz kalkulacyjny

Przechowuj i udostępniaj arkusze kalkulacyjne programu Excel 2016

Obejrzyj poniższy film, aby dowiedzieć się więcej na temat przechowywania i udostępniania arkuszy kalkulacyjnych w programie Excel 2016 :

Za każdym razem, gdy otworzysz lub zapiszesz arkusz kalkulacyjny, będziesz mieć możliwość korzystania z OneDrive , czyli usługi przechowywania plików online dostępnej w ramach Twojego konta Microsoft. Aby włączyć tę opcję, musisz zalogować się do pakietu Office. Aby dowiedzieć się więcej, odwiedź nasz kompletny przewodnik po programie Excel 2016 (część 2): Dowiedz się o artykule dotyczącym usługi OneDrive .

Zapisz i zapisz jako

Excel 2016 udostępnia dwa sposoby zapisywania plików: Zapisz i Zapisz jako . Opcje te działają podobnie jak stara wersja, z kilkoma istotnymi różnicami:

• Zapisz : podczas tworzenia lub edytowania arkusza kalkulacyjnego użyj polecenia Zapisz, aby zapisać zmiany . Będziesz często używać tego polecenia. Podczas zapisywania pliku wystarczy po raz pierwszy wybrać nazwę pliku i lokalizację zapisu. Następnie kliknij polecenie Zapisz , aby zapisać plik pod tą samą nazwą i lokalizacją.
• Zapisz jako : użyj tego polecenia, aby utworzyć kopię arkusza kalkulacyjnego, zachowując oryginał. Korzystając z opcji Zapisz jako , będziesz musiał wybrać inną nazwę i/lub lokalizację skopiowanej wersji.

Jak zapisać arkusz kalkulacyjny Excel

Ważne jest, aby zapisywać arkusz kalkulacyjny za każdym razem, gdy rozpoczynasz nowy projekt lub wprowadzasz zmiany w istniejącym planie. Regularne zapisywanie może zapobiec utracie danych służbowych. Musisz także zwrócić uwagę na to, gdzie zapisujesz arkusz kalkulacyjny, aby można go było łatwo znaleźć później.

1. Znajdź i wybierz polecenie Zapisz na pasku narzędzi szybkiego dostępu .

2. Jeśli zapisujesz ten plik po raz pierwszy, w widoku Backstage pojawi się opcja Zapisz jako .

3. Następnie musisz wybrać miejsce zapisania pliku i nadać mu nazwę. Aby zapisać arkusz kalkulacyjny na komputerze, wybierz Komputer , a następnie kliknij Przeglądaj . Alternatywnie możesz kliknąć OneDrive , aby zapisać pliki w OneDrive.

4. Pojawi się okno dialogowe Zapisz jako . Wybierz, gdzie chcesz zapisać arkusz kalkulacyjny.

5. Wprowadź nazwę pliku arkusza kalkulacyjnego , a następnie kliknij Zapisz .

6. Arkusz kalkulacyjny zostanie zapisany. Możesz kliknąć polecenie Zapisz , aby zapisać zmiany podczas modyfikowania arkusza kalkulacyjnego. Dodatkowo dostęp do polecenia Zapisz można także uzyskać , naciskając Ctrl + S na klawiaturze.

Użyj opcji Zapisz jako, aby zapisać w nowym arkuszu kalkulacyjnym

Jeśli chcesz zapisać inną wersję arkusza kalkulacyjnego, zachowując oryginał, możesz wykonać kopię. Na przykład, jeśli masz plik o nazwie Dane sprzedaży , możesz zapisać go jako Dane sprzedaży 2, aby móc edytować nowy plik i nadal odwoływać się do oryginalnej wersji.

Aby to zrobić, kliknij polecenie Zapisz jako w widoku Backstage. Podobnie jak przy pierwszym zapisywaniu pliku, musisz wybrać miejsce, w którym chcesz zapisać plik i nadać mu nową nazwę.

Jak zmienić domyślną lokalizację zapisywania pliku Excel

Jeśli nie chcesz korzystać z usługi OneDrive, czujesz się niekomfortowo, gdy podczas zapisywania jest wybrana usługa OneDrive jako domyślna lokalizacja lub niewygodna jest konieczność wybierania komputera za każdym razem , możesz zmienić domyślną lokalizację zapisywania, aby wybrany był komputer do zapisywania domyślnie.

1. Kliknij kartę Plik , aby uzyskać dostęp do widoku Backstage.

2. Kliknij Opcje _ _

3. Pojawi się okno dialogowe Opcje programu Excel. Wybierz Zapisz , zaznacz pole obok Domyślnie Zapisz na komputerze , a następnie kliknij OK . Domyślna lokalizacja zapisu zostanie zmieniona.

Funkcja automatycznego odzyskiwania

Program Excel automatycznie zapisuje arkusze kalkulacyjne w folderze tymczasowym podczas pracy nad nimi. Jeśli zapomnisz zapisać zmiany lub jeśli program Excel ulegnie awarii, możesz przywrócić pliki za pomocą funkcji Autoodzyskiwania .

Skorzystaj z funkcji Autoodzyskiwania

1. Otwórz Excela . Jeśli zostanie znaleziona automatycznie zapisana wersja pliku, pojawi się okienko Odzyskiwanie dokumentu .

2. Kliknij, aby otworzyć istniejący plik. Arkusz kalkulacyjny zostanie przywrócony.

• Domyślnie program Excel automatycznie zapisuje dane co 10 minut . Jeśli edytujesz skoroszyt krócej niż 10 minut, program Excel nie może utworzyć wersji automatycznie zapisywanej.
• Jeśli nie widzisz potrzebnego pliku, możesz przeglądać wszystkie automatycznie zapisane pliki w widoku Backstage . Po prostu wybierz kartę Plik , kliknij opcję Zarządzaj wersjami , a następnie wybierz opcję Odzyskaj niezapisane skoroszyty .

Eksportuj arkusz kalkulacyjny Excel 2016

Domyślnie arkusze kalkulacyjne Excel są zapisywane w pliku .xlsx . Czasami jednak konieczne jest użycie innego typu pliku, na przykład pliku PDF lub arkusza kalkulacyjnego Excel 97–2003 . Możesz łatwo eksportować arkusze kalkulacyjne z Excela do różnych typów plików.

Jak wyeksportować arkusz kalkulacyjny jako plik PDF

Eksportowanie arkusza kalkulacyjnego jako dokumentu programu Adobe Acrobat , zwanego powszechnie plikiem PDF , może być szczególnie przydatne, jeśli udostępniasz arkusz kalkulacyjny osobie, która nie ma zainstalowanej aplikacji Excel. Plik PDF umożliwi użytkownikom przeglądanie zawartości arkusza kalkulacyjnego, ale nie jego edytowanie.

1. Kliknij kartę Plik , aby uzyskać dostęp do widoku Backstage .

2. Kliknij Eksportuj , a następnie wybierz Utwórz PDF/XPS .

3. Pojawi się okno dialogowe Zapisz jako . Wybierz miejsce, do którego chcesz wyeksportować arkusz kalkulacyjny, wprowadź nazwę pliku, a następnie kliknij Publikuj .

• Domyślnie Excel eksportuje tylko aktywny arkusz . Jeśli masz wiele arkuszy kalkulacyjnych i chcesz zapisać je wszystkie w tym samym pliku PDF, kliknij Opcje w oknie dialogowym Zapisz jako . Pojawi się okno dialogowe Opcje . Wybierz opcję Cały skoroszyt ( cały skoroszyt ), a następnie kliknij OK.

• Za każdym razem, gdy eksportujesz arkusz kalkulacyjny do pliku PDF, musisz także wziąć pod uwagę dane arkusza kalkulacyjnego, które pojawią się na każdej stronie pliku PDF, podobnie jak podczas drukowania arkusza kalkulacyjnego.

Jak wyeksportować arkusz kalkulacyjny do innych typów plików

Przydatne może być także wyeksportowanie arkusza kalkulacyjnego do innych typów plików, np. arkusza kalkulacyjnego programu Excel 97–2003 , jeśli chcesz udostępnić go osobom korzystającym ze starszych wersji programu Excel, lub pliku .CSV, jeśli potrzebujesz esencji arkusza kalkulacyjnego w wersji zwykłego tekstu.

1. Kliknij kartę Plik , aby uzyskać dostęp do widoku Backstage.

2. Kliknij Eksportuj , następnie wybierz Zmień typ pliku .

3. Wybierz popularny typ pliku, a następnie kliknij Zapisz jako .

4. Pojawi się okno dialogowe Zapisz jako . Wybierz lokalizację, do której chcesz wyeksportować arkusz kalkulacyjny, wprowadź nazwę pliku, a następnie kliknij Zapisz .

• Możesz także użyć menu rozwijanego Zapisz jako typ: w oknie dialogowym Zapisz jako , aby zapisać arkusze kalkulacyjne w plikach różnych typów.

Udostępnij arkusze kalkulacyjne Excel 2016

Excel ułatwia udostępnianie i współpracę w arkuszach kalkulacyjnych podczas korzystania z OneDrive. Wcześniej, jeśli chciałeś udostępnić komuś plik, mogłeś wysłać go jako załącznik do wiadomości e-mail. Chociaż jest to wygodne, tworzy również wiele wersji tego samego pliku, co jest trudne do uporządkowania.

Udostępniając arkusz kalkulacyjny z programu Excel, w rzeczywistości dajesz innym osobom dostęp do dokładnie tego samego pliku. Dzięki temu Ty i osoby, którym udostępniasz dane, możesz edytować ten sam arkusz kalkulacyjny bez konieczności śledzenia wielu wersji.

Uwaga : aby udostępnić arkusz kalkulacyjny, należy go najpierw zapisać w usłudze OneDrive.

Udostępnij arkusz kalkulacyjny

1. Kliknij kartę Plik , aby uzyskać dostęp do widoku Backstage, a następnie kliknij Udostępnij .

2. Pojawi się okno Udostępnij . Jeśli nie wypełniłeś arkusza kalkulacyjnego, zostanie wyświetlony monit o zapisanie dokumentu w usłudze OneDrive.

• Pamiętaj, że po zapisaniu może być konieczne przejście z powrotem do okna Udostępnij .

3. W oknie Udostępnij , jeśli dokument jest zapisany w OneDrive, kliknij przycisk Udostępnij innym .

4. Excel powróci do normalnego widoku i otworzy okno Udostępnij po prawej stronie okna. Tutaj możesz zaprosić inne osoby do udostępnienia Twojego dokumentu, wyświetlić listę osób mających dostęp do dokumentu i określić, czy mogą one edytować dokument, czy tylko go przeglądać.

Następna lekcja: Excel 2016 - Lekcja 5: Podstawowe pojęcia dotyczące komórek i zakresów

Bawić się!