Excel 2019 (część 18): Sortuj dane

W programie Excel w miarę dodawania większej ilości zawartości do arkusza porządkowanie tych informacji staje się szczególnie ważne. Możesz szybko zreorganizować swój arkusz, sortując dane. Możesz na przykład posortować listę informacji kontaktowych według nazwiska. Treść można porządkować alfabetycznie, numerycznie i na wiele innych sposobów.

Spis treści artykułu

• Metody klasyfikacji
• Jak uporządkować arkusz pracy
• Jak posortować zakres komórek
• Taksonomia niestandardowa
  • Jak tworzyć niestandardowe taksonomie
  • Poziomy sortowania

Metody klasyfikacji

Podczas sortowania danych ważne jest, aby najpierw zdecydować, czy chcesz zastosować sortowanie do całego arkusza (1), czy tylko do zakresu komórek (2).

• W przypadku (1) wszystkie dane w arkuszu zostaną zorganizowane w jednej kolumnie. Po zastosowaniu sortowania powiązane informacje dotyczące każdego wiersza są zapisywane razem. W poniższym przykładzie kolumna Nazwa kontaktu (kolumna A) została posortowana w celu wyświetlania nazw w kolejności alfabetycznej.

• W przypadku (2) sortowane są tylko dane w zakresie komórek, co może być przydatne podczas pracy z arkuszem zawierającym wiele tabel. Sortowanie zakresu nie będzie miało wpływu na inną zawartość arkusza.

Jak uporządkować arkusz pracy

W przykładzie posortowane zostaną zamówienia na koszulki alfabetycznie na podstawie nazwiska (kolumna C).

1. Wybierz komórkę w kolumnie, którą chcesz posortować. Na przykład wybierzemy komórkę C2.

2. Wybierz zakładkę Dane na Wstążce, a następnie kliknij polecenie AZ , aby posortować od A do Z, lub polecenie ZA , aby posortować od Z do A. W przykładzie zostanie wybrane sortowanie od A do Z.

3. Arkusz zostanie posortowany według wybranej kolumny. W tym przykładzie arkusz jest obecnie posortowany według nazwiska.

Jak posortować zakres komórek

Przykładem może być wybranie osobnej tabeli w formularzu zamówienia koszulki, aby uporządkować liczbę koszulek zamawianych w każdej klasie.

1. Wybierz zakres komórek, który chcesz posortować. Na przykład wybierzemy zakres komórek G2:H6.

2. Wybierz zakładkę Dane na Wstążce, a następnie kliknij polecenie Sortuj .

3. Pojawi się okno dialogowe Sortuj . Wybierz kolumnę, którą chcesz posortować. Przykładowo chcemy posortować dane po liczbie zamówień na koszulki, więc zostanie wybrana kolumna Zamówienia .

4. Zdecyduj o kolejności sortowania (rosnąco lub malejąco). W przykładzie zostanie użyta opcja od największego do najmniejszego .

5. Jeśli jesteś zadowolony ze swojego wyboru, kliknij OK.

6. Zakres komórek zostanie posortowany według wybranej kolumny. W przykładzie kolumna Zamówienia zostanie posortowana od najwyższej do najniższej. Należy pamiętać, że to ustawienie nie ma wpływu na inną zawartość arkusza.

Jeśli Twoje dane nie są poprawnie posortowane, sprawdź dokładnie wartości komórek, aby upewnić się, że zostały poprawnie wprowadzone do arkusza. Nawet niewielka literówka może powodować problemy przy porządkowaniu dużego arkusza. W poniższym przykładzie zapomniano dodać myślnik do komórki A18, przez co sortowanie było nieco niedokładne.

Taksonomia niestandardowa

Czasami może się okazać, że domyślne opcje sortowania nie pozwalają na sortowanie danych w wymaganej kolejności. Na szczęście Excel umożliwia utworzenie niestandardowej listy w celu zdefiniowania własnego porządku sortowania.

Jak tworzyć niestandardowe taksonomie

Na przykład chcesz posortować arkusz według rozmiaru koszulki (kolumna D). Zwykłe sortowanie sortowałoby wymiary alfabetycznie, co nie miałoby sensu. Zamiast tego konieczne jest utworzenie niestandardowej listy umożliwiającej sortowanie od najmniejszej do największej.

1. Wybierz komórkę w kolumnie, którą chcesz posortować. Na przykład wybierzemy komórkę D2.

2. Wybierz zakładkę Dane i kliknij polecenie Sortuj.

3. Pojawi się okno dialogowe Sortuj . Wybierz kolumnę, którą chcesz posortować, a następnie wybierz opcję Lista niestandardowa... z pola Kolejność. Na przykład wybierzemy sortowanie według rozmiaru koszulki.

4. Pojawi się okno dialogowe Listy niestandardowe . Wybierz NOWA LISTA z pola Listy niestandardowe:.

5. Wprowadź wpisy w żądanej kolejności niestandardowej w polu Lista wpisów:. Przykładowo chcesz posortować dane według rozmiaru koszulki od najmniejszego do największego, tak aby po wpisaniu każdej pozycji zostały wprowadzone wartości Small, Medium, Large i X-Large , naciskając klawisz Enter na klawiaturze.

6. Kliknij Dodaj , aby zapisać nowy porządek sortowania. Nowa lista zostanie dodana do pola Listy niestandardowe:. Upewnij się, że nowa lista jest zaznaczona, a następnie kliknij OK.

7. Okno dialogowe Listy niestandardowe zostanie zamknięte. Kliknij przycisk OK w oknie dialogowym Sortuj , aby wykonać sortowanie niestandardowe.

8. Arkusze będą sortowane w niestandardowej kolejności. W tym przykładzie arkusz kalkulacyjny jest teraz posortowany według rozmiaru koszulki od najmniejszego do największego.

Poziomy sortowania

Jeśli potrzebujesz większej kontroli nad organizacją danych, możesz dodać więcej poziomów do dowolnej kategorii. Dzięki temu możesz uporządkować dane w wielu kolumnach.

Jak dodać poziom

Poniższy przykład posortuje arkusz według rozmiaru koszulki (kolumna D), a następnie według numeru sali domowej (kolumna A).

1. Wybierz komórkę w kolumnie, którą chcesz posortować. Na przykład wybierzemy komórkę A2.

2. Kliknij zakładkę Dane i wybierz polecenie Sortuj.

3. Pojawi się okno dialogowe Sortuj . Wybierz pierwszą kolumnę, którą chcesz posortować. W tym przykładzie zostaną posortowane według rozmiaru koszulki (kolumna D) z niestandardową listą utworzoną wcześniej dla pola Zamówienie.

4. Kliknij Dodaj poziom , aby dodać kolejną kolumnę do sortowania.

5. Wybierz następną kolumnę, którą chcesz posortować, a następnie kliknij OK. W przykładzie zostanie posortowane według numeru pokoju domowego (kolumna A).

6. Arkusz zostanie posortowany w wybranej kolejności. W przykładzie zamówienia są sortowane według rozmiaru koszulki. W ramach rozmiaru koszulki każdej grupy uczniowie są sortowani według numeru klasy.

Jeśli chcesz zmienić kolejność sortowania na wielu poziomach, możesz łatwo kontrolować, które kolumny będą sortowane jako pierwsze. Po prostu wybierz żądaną kolumnę, a następnie kliknij strzałkę Przenieś w górę lub Przenieś w dół , aby dostosować jej priorytet.