Excel 2019 (część 7): Dowiedz się o formatach liczb

Jaki jest format liczb?

Zawsze, gdy pracujesz z arkuszami kalkulacyjnymi w programie Microsoft Excel , powinieneś używać odpowiednich formatów liczbowych dla swoich danych. Formaty liczb informują arkusz kalkulacyjny dokładnie, jakiego rodzaju danych używasz, np. wartości procentowe (%), waluta ($), godzina, data itp.

Po co stosować formaty liczb?

Formaty liczb nie tylko ułatwiają czytanie arkuszy kalkulacyjnych, ale także ułatwiają korzystanie z nich. Stosując format liczbowy, informujesz arkusz kalkulacyjny dokładnie, jaki typ wartości jest przechowywany w komórce. Na przykład formatowanie daty informuje arkusz kalkulacyjny, że wprowadzasz określone daty kalendarzowe. Dzięki temu arkusz kalkulacyjny lepiej rozumie dane, co pomaga zapewnić spójność danych i dokładne obliczanie formuł.

Jeśli nie musisz używać określonego formatu liczb, w arkuszu kalkulacyjnym zazwyczaj domyślnie zostanie zastosowany ogólny format liczb. Jednak format globalny może spowodować wprowadzenie drobnych zmian w formatowaniu danych.

Zastosuj formaty liczb

Podobnie jak w przypadku innych stylów formatowania, takich jak zmiana koloru czcionki, format liczbowy można zastosować, zaznaczając komórkę i klikając żądaną opcję formatowania. Istnieją dwa główne sposoby wyboru formatu liczb:

1. Przejdź do karty Strona główna , kliknij menu rozwijane Format liczb w grupie Liczby i wybierz żądany format.

2. Kliknij jedno z poleceń szybkiego formatowania liczb poniżej menu rozwijanego.

Możesz także zaznaczyć żądane komórki i nacisnąć Ctrl + 1 na klawiaturze, aby uzyskać dostęp do dodatkowych opcji formatowania liczb.

W przykładzie zastosowano format Waluta , który dodaje symbole waluty ( $ ) i wyświetla dwa miejsca po przecinku dla dowolnej wartości liczbowej.

Jeśli wybierzesz dowolną komórkę w formacie liczbowym, rzeczywistą wartość tej komórki zobaczysz na pasku formuły. Arkusz kalkulacyjny użyje tej wartości do formuł i innych obliczeń.

Używaj poprawnie formatów liczb

Nie chodzi tylko o zaznaczenie komórek i zastosowanie formatowania. Arkusze kalkulacyjne mogą faktycznie automatycznie stosować formatowanie liczb na podstawie sposobu wprowadzania danych. Oznacza to, że musisz wprowadzić dane w sposób zrozumiały dla programu, a następnie upewnić się, że komórki używają odpowiedniego formatu liczb. Na przykład poniższy obrazek pokazuje, jak poprawnie używać formatów liczbowych dla dat, wartości procentowych i godzin:

Teraz wiesz więcej o działaniu formatów liczb. Następnie przyjrzyjmy się niektórym konkretnym formatom liczb.

Format procentowy

Jednym z najbardziej przydatnych formatów liczb jest format procentowy (%). Wyświetla wartości jako procenty, np. 20% lub 55%. Jest to szczególnie przydatne przy obliczaniu kosztów podatku od sprzedaży lub napiwków. Po wprowadzeniu znaku procentu (%) po liczbie format procentowy zostanie automatycznie zastosowany do tej komórki.

Procent można również zapisać jako liczbę dziesiętną. Zatem 15% to 0,15, 7,5% to 0,075, 20% to 0,20, 55% to 0,55 itd. Format procentowy jest przydatny w wielu przypadkach. Na przykład na poniższych ilustracjach zwróć uwagę, jak stawka podatku od sprzedaży jest inaczej formatowana w każdym arkuszu kalkulacyjnym (5, 5% i 0,05):

Jak widać, obliczenia w arkuszu kalkulacyjnym po lewej stronie nie działają poprawnie. Bez formatowania procentowego w arkuszu kalkulacyjnym zostanie przyjęte założenie, że chcesz pomnożyć 22,50 USD przez 5, a nie 5%. Arkusz kalkulacyjny po prawej stronie nadal działa bez formatowania procentowego, a arkusz kalkulacyjny pośrodku jest łatwiejszy do odczytania.

Format daty

Zawsze, gdy pracujesz z datami, warto używać formatów daty, aby arkusz kalkulacyjny wiedział, że odwołujesz się do konkretnych dat kalendarza, na przykład 15 lipca 2014 r. Formaty dat umożliwiają także pracę z potężnym zestawem narzędzi, który obejmuje funkcje korzystające z informacji o dacie i godzinie do obliczania odpowiedzi.

Arkusze kalkulacyjne nie rozumieją informacji w taki sam sposób jak ludzie. Na przykład, jeśli w komórce wpiszesz miesiąc październik, arkusz kalkulacyjny nie będzie wiedział, że wprowadzasz datę, więc potraktuje tę treść jak każdy inny tekst. Zamiast tego przy wprowadzaniu dat należy użyć określonego formatu zrozumiałego dla arkusza kalkulacyjnego, np. miesiąc/dzień/rok (lub dzień/miesiąc/rok w zależności od kraju, w którym się znajdujesz). W poniższym przykładzie zostanie wprowadzona data 12.10.2014, co jest równoznaczne z datą 12 października 2014. Następnie arkusz kalkulacyjny automatycznie zastosuje format daty do komórki.

Teraz, gdy już poprawnie sformatowałeś datę, możesz z tymi danymi zrobić różne rzeczy. Na przykład możesz użyć uchwytu wypełnienia , aby kontynuować wypełnianie kolejnych dat w kolumnie:

Jeśli format daty nie zostanie zastosowany automatycznie, oznacza to, że arkusz kalkulacyjny nie rozpoznaje wprowadzonych danych. Poniższy przykład wszedł 15 marca . Arkusz kalkulacyjny nie rozumie, że autor odnosi się do daty, więc komórka nadal używa ogólnego formatu liczb.

Z drugiej strony, jeśli wpiszesz 15 marca (bez „th”), arkusz kalkulacyjny uzna to za dzień. Ponieważ nie zawiera roku, arkusz kalkulacyjny automatycznie doda bieżący rok, tak aby sekcja daty zawierała wszystkie niezbędne informacje. Datę można również wprowadzić w inny sposób, na przykład 15 marca, 15 marca 2014 r. lub 15 marca 2014 r., a arkusz kalkulacyjny nadal rozpozna ją jako datę.

Jeśli chcesz dodać bieżącą datę do komórki, możesz użyć Ctrl + ; jak na filmie poniżej.

Więcej opcji formatu daty

Aby uzyskać dostęp do innych opcji formatu daty, wybierz menu rozwijane Format liczb i wybierz opcję Więcej formatów liczb . Są to opcje umożliwiające różne wyświetlanie dat, na przykład uwzględnienie dnia tygodnia lub pominięcie roku.

Pojawi się okno dialogowe Formatowanie komórek . Tutaj możesz wybrać żądaną opcję formatu daty.

Jak widać na pasku formuły, niestandardowy format daty zmienia nie tylko rzeczywistą datę w komórce, ale także sposób jej wyświetlania.

Wskazówki dotyczące formatowania liczb

Oto kilka wskazówek, jak uzyskać najlepsze rezultaty przy formatowaniu liczb:

Zastosuj formatowanie liczb do całej kolumny : jeśli planujesz używać kolumny do przechowywania określonego typu danych, np. dat lub wartości procentowych, najłatwiejszym sposobem zaznaczenia całej kolumny jest kliknięcie litery kolumny i zastosowanie żądanego formatu liczb. Dzięki temu wszelkie dane, które w przyszłości dodasz do tej kolumny, będą miały prawidłowy format liczbowy. Należy pamiętać, że formatowanie liczb zasadniczo nie ma wpływu na wiersze nagłówka.

Dokładnie sprawdź swoje wartości po zastosowaniu formatowania liczb : Jeśli zastosujesz formatowanie liczb do istniejących danych, możesz uzyskać nieoczekiwane rezultaty. Na przykład zastosowanie formatu procentowego (%) do komórki o wartości 5 da 500%, a nie 5%. W takim przypadku musisz ponownie poprawnie wprowadzić wartości w każdej komórce.

Jeśli w formule odwołujesz się do komórki w formacie liczbowym, arkusz kalkulacyjny może automatycznie zastosować ten sam format liczb do nowej komórki. Na przykład, jeśli w formule użyjesz wartości w formacie walutowym, obliczona wartość również zostanie użyta w formacie walutowym.

Jeśli chcesz, aby Twoje dane wyglądały dokładnie tak, jak zostały wprowadzone, musisz zastosować formatowanie liczb tekstowych. Ten format jest szczególnie przydatny w przypadku liczb, w przypadku których nie chcesz wykonywać obliczeń, takich jak numery telefonów, kody pocztowe lub liczby rozpoczynające się od 0, np. 02415. Aby uzyskać najlepsze wyniki, przed wprowadzeniem możesz zastosować format tekstowy dane do tych komórek.

Polecenia Zwiększ dziesiętne i Zmniejsz dziesiętne

Polecenia Zwiększ liczbę dziesiętną i Zmniejsz liczbę dziesiętną pozwalają kontrolować liczbę miejsc dziesiętnych wyświetlanych w komórce. Te polecenia nie zmieniają wartości komórki; zamiast tego wyświetlają wartość z określoną liczbą miejsc po przecinku.

Zmniejsz dziesiętne wyświetli wartość zaokrągloną do tego miejsca po przecinku, ale rzeczywista wartość w komórce będzie nadal wyświetlana na pasku formuły.

Polecenia Zwiększ dziesiętny i Zmniejsz dziesiętny nie działają w przypadku niektórych formatów liczb, takich jak data i ułamek .