Inteligentny arkusz 9.1.1
Smartsheet to dynamiczna platforma robocza, która umożliwia zarządzanie projektami, tworzenie przepływów pracy i współpracę z zespołem.
Jak otagować w SharePoint
Tagi to słowa kluczowe, które przypisujesz do treści. Oznaczanie stron do udostępniania innym to zakładki społecznościowe , które jest bardzo popularne w sieci Web i jest łatwe w programie SharePoint. Jeśli kiedykolwiek korzystałeś z witryny takiej jak Delicious , wiesz już, jak działają zakładki społecznościowe.
Ponieważ coraz więcej osób przypisuje te same tagi, tagi stają się sposobem na nawigację do podobnych treści. Grupa Znaczniki i uwagi na Wstążce umożliwia wpisywanie własnych słów kluczowych znaczników, dzięki czemu można oznaczyć zawartość terminami, które mają dla Ciebie znaczenie. Ten przycisk umożliwia również dostęp do tablicy notatek , której można używać do umieszczania publicznie widocznych komentarzy na dokumencie lub stronie.
Nacisk kładziony jest na słowa kluczowe w tagowaniu. SharePoint nie uniemożliwia wpisywania dłuższych tagów, ale najlepiej jest używać pojedynczych słów lub bardzo krótkich fraz jako tagów. W przeciwnym razie pominiesz cel używania tagowania jako szybkiego i zwięzłego sposobu kategoryzacji informacji. Jeśli potrzebujesz zrobić dłuższe uwagi, skorzystaj z tablicy notatek.
Aby otagować zawartość w programie SharePoint, wykonaj następujące kroki:
Przejdź do strony, którą chcesz otagować.
Aby oznaczyć poszczególne elementy lub dokumenty, musisz przejść do aplikacji i kliknąć wiersz, który chcesz oznaczyć. Etykiety i uwagi dotyczące poszczególnych elementów lub dokumentów znajdują się na karcie Elementy na Wstążce.
Znajdź grupę Tagi i uwagi na karcie Lista lub Biblioteka na Wstążce, aby wyświetlić opcje oznaczania.
Kliknij przycisk Tagi i notatki.
Pojawi się okno Tagi i tablica notatek wypełnione ostatnio zastosowanymi tagami.
W obszarze tekstowym Moje znaczniki kliknij istniejący znacznik i/lub wpisz znaczniki, które chcesz zastosować do treści.
Użyj średnika, aby oddzielić tagi.
(Opcjonalnie) Aby oznaczyć tagi jako prywatne, aby inni nie mogli ich zobaczyć, zaznacz pole wyboru Prywatne.
Kliknij przycisk Zapisz, aby zapisać tagi.
Gdy zapiszesz tagi, pojawią się one w sekcji Sugerowane tagi na stronie. Możesz kliknąć dowolny znacznik w tej sekcji, aby wyświetlić stronę Profil znaczników.
Aby dodać notatkę do elementu, wykonaj następujące kroki:
Kliknij kartę Notatka i wpisz swoją notatkę w polu tekstowym.
W przeciwieństwie do tagów, notatki wprowadzone za pomocą tablicy notatek nie mogą być oznaczone jako prywatne i dlatego są widoczne dla każdego, kto ma taki sam dostęp. Starannie dobieraj słowa.
Kliknij przycisk Opublikuj, aby opublikować notatkę.
Notatka pojawi się w oknie wraz z innymi wprowadzonymi notatkami. Możesz przewijać wszystkie posty wprowadzone dla tej treści za pomocą przycisków Następny i Poprzedni.
Aby zamknąć okno, kliknij X w prawym górnym rogu okna.
Korzyści z aktywnego tagowania
Aktywne tagowanie znacznie zwiększa szybkość i dokładność wyszukiwania, dzięki czemu doskonale nadaje się również do systemu zarządzania dokumentami.
Tutaj jest kilka z nich:
| Kategoria | Korzyść | Opis |
| Ulepszone możliwości wyszukiwania i pobierania | Szybsze wyszukiwania | Aktywne tagowanie znacznie poprawia szybkość i dokładność wyników wyszukiwania. |
| Precyzja w wynikach wyszukiwania | Tagi pełnią rolę swoistych drogowskazów, prowadzących użytkowników bezpośrednio do potrzebnych im treści, skracając czas wyszukiwania. | |
| Ulepszone zarządzanie treścią | Łatwiejsza organizacja | Aktywne tagowanie ułatwia zarządzanie treścią poprzez kategoryzację elementów. |
| Usprawnione wyszukiwanie dokumentów | Odpowiednio oznaczone dokumenty można łatwo odzyskać do celów referencyjnych, raportowych lub audytów. | |
| Ulepszona współpraca | Ułatwia pracę zespołową | Tagi pomagają członkom zespołu szybko znajdować dokumenty do wspólnych projektów, zwłaszcza w dużych zespołach. |
| Spójność w przepływach pracy | Aktywne tagowanie zapewnia spójną klasyfikację treści, usprawniając przepływ pracy. | |
| Lepsza zgodność i lepsze zarządzanie | Pomoc w zgodności | Tagi kategoryzują dokumenty zgodnie z wymogami prawnymi i regulacyjnymi w celu lepszego zarządzania. |
| Ulepszone zarządzanie | Aktywne tagowanie wymusza zasady zarządzania treścią i standaryzuje dostęp do skategoryzowanych treści. | |
| Spersonalizowane doświadczenie użytkownika | Dostosowane widoki | Użytkownicy mogą tworzyć spersonalizowane widoki w oparciu o tagi, aby uzyskać szybki dostęp do odpowiednich treści. |
| Możliwość dostosowania do potrzeb użytkownika | Aktywne tagowanie dostosowuje się do zmieniających się potrzeb organizacji, pozwalając na tworzenie nowych tagów w miarę potrzeb. |
Konwencje nazewnictwa
Skuteczne konwencje nazewnictwa są ważne dla przyjaznego dla użytkownika i wydajnego tagowania w programie SharePoint.
Właściwe konwencje nazewnictwa zwiększają łatwość wyszukiwania treści i przyczyniają się do ogólnej organizacji systemu.
Oto kilka podstawowych wskazówek, które należy wziąć pod uwagę podczas tworzenia konwencji nazewnictwa:
- Bądź opisowy, ale zwięzły: nazwy powinny być oczywiste i dostarczać wystarczających informacji, aby na pierwszy rzut oka zrozumieć plik lub element. Należy jednak unikać zbyt długich nazw, które mogą być kłopotliwe w czytaniu lub zarządzaniu.
- Użyj standardowych formatów: ustal standardowy format nazw, np. zaczynający się od daty (w spójnym formacie, np. RRRR-MM-DD w przypadku plików wymagających sortowania według daty), następnie jasny opis. Spójność ułatwia sortowanie i lokalizowanie plików.
- Dołącz elementy kategoryzacji: uwzględnij w nazwie elementy, które kategoryzują plik lub element, takie jak nazwy projektów, numery wersji lub kody działów. Ta praktyka jest szczególnie przydatna w środowiskach współpracy.
- Unikaj znaków specjalnych i spacji: Używaj podkreśleń (_) lub łączników (-) zamiast spacji w nazwach plików, ponieważ niektóre systemy mogą źle obsługiwać spacje. Unikaj używania znaków specjalnych, takich jak /, ,?,%, *, :, |, „, <, > i ., które mogą powodować problemy w wielu systemach operacyjnych.
- Zastosuj CamelCase lub Snake_case: w przypadku kodowania i zasobów cyfrowych CamelCase (gdzie pierwsza litera każdego słowa jest pisana wielką literą, np. ProjectReport) lub Snake_case (słowa oddzielone podkreśleniami, np. , raport_projektu) można wykorzystać w celu zapewnienia czytelności i zgodności systemu.
- Zachowuj skalowalność i elastyczność: Konwencja nazewnictwa powinna być skalowalna i wystarczająco elastyczna, aby uwzględnić przyszłe dodatki lub zmiany, nie tracąc przy tym przestarzałości.
- Udokumentuj i przekaż konwencję: jasno udokumentuj konwencję nazewnictwa i upewnij się, że została ona zakomunikowana wszystkim członkom zespołu. Konsekwentne stosowanie jest kluczem do jego skuteczności.
- Przejrzyj i w razie potrzeby popraw: Okresowo przeglądaj konwencję nazewnictwa, aby upewnić się, że nadal spełnia ona potrzeby Twojego zespołu lub projektu. Bądź otwarty na wprowadzanie zmian w miarę rozwoju swojej organizacji lub projektu.
Typowe błędy w tagowaniu
Podczas wdrażania i zarządzania systemem tagowania w SharePoint typowe błędy mogą obniżyć jego skuteczność.
Identyfikacja i zrozumienie tych błędów jest ważne dla utrzymania funkcjonalnej i skutecznej strategii tagowania.
Oto niektóre z najczęstszych błędów w tagowaniu i wskazówki, jak ich unikać:
| Błąd | Wydanie | Strategia |
| Nadmierne tagowanie | Dodanie zbyt wielu tagów powoduje bałagan i zamieszanie. | Ustal wytyczne dotyczące optymalnej liczby tagów i przeszkol użytkowników, aby zachowywali się selektywnie. |
| Niespójne tagowanie | Brak jednolitości w użyciu tagów prowadzący do nieefektywności. | Opracuj i egzekwuj ustandaryzowany protokół tagowania w całej organizacji. Regularne szkolenia i audyty pomagają zachować spójność. |
| Używanie nieopisowych lub niejednoznacznych tagów | Niejasne lub ogólne tagi, które nie wnoszą wartości dodanej w kategoryzowaniu lub wyszukiwaniu treści. | Zachęcaj do stosowania jasnych, konkretnych i opisowych tagów. Podaj przykłady skutecznych tagów w szkoleniu. |
| Zaniedbanie struktury hierarchicznej | Niestosowanie ustrukturyzowanego podejścia do tagowania, co jest kluczowe w przypadku złożonych zbiorów informacji. | Wdrażaj tagowanie hierarchiczne i edukuj użytkowników o korzyściach z niego płynących. |
| Ignorowanie opinii i udziału użytkowników | Brak angażowania użytkowników w rozwój i udoskonalanie systemu tagowania. | Ustanów kanały przesyłania opinii i zaangażuj użytkowników w ciągły rozwój systemu znakowania. |
| Brak regularnego sprawdzania i aktualizowania tagów | Z czasem nieaktualne lub nieistotne tagi prowadzą do nieefektywności. | Zaplanuj regularne przeglądy systemu tagowania i aktualizuj tagi, aby dostosować je do bieżących potrzeb. |
| Brak integracji z innymi funkcjami SharePoint | Niewykorzystywanie pełnych możliwości SharePoint, takich jak typy zawartości i przepływy pracy. | Edukuj użytkowników w zakresie interakcji tagowania z innymi funkcjami programu SharePoint i korzyściami z nich płynącymi. |
SharePointa
SharePoint to internetowy system współpracy, który wykorzystuje różnorodne aplikacje do obsługi przepływu pracy, bazy danych „list” i inne komponenty sieciowe, a także funkcje zabezpieczeń zapewniające kontrolę nad współpracą grup biznesowych.
Wieczny kalendarz 1.0.38/1.0.36
Van Nien Calendar to aplikacja do przeglądania kalendarza w telefonie, która pomaga szybko sprawdzić na telefonie datę księżycowo-słoneczną i uporządkować ważne prace.
Microsoft Outlook 2021
Microsoft Outlook to aplikacja biznesowa i produktywna opracowana przez Microsoft Corporation.
Kliknij w górę
ClickUp to jedna z najwyżej ocenianych platform zwiększających produktywność dla każdej firmy. Duże firmy, takie jak Google, Booking.com, San Diego Padres i Uber, korzystają z ClickUp, aby zwiększyć produktywność w miejscu pracy.
Przeglądarka PDF-XChange 2.5.322.10
PDF stał się powszechnie używanym formatem do czytania, tworzenia i wysyłania dokumentów tekstowych. Z kolei wzrosła liczba programów wykorzystywanych do tego typu dokumentacji. Przeglądarka PDF-XChange Viewer należy do rosnącej liczby przeglądarek plików PDF.
Apache Open Office
Apache OpenOffice oferuje kompletny zestaw aplikacji Office, które mogą konkurować z Microsoft 365, zwłaszcza w programach Excel, PowerPoint i Word. Pozwala efektywniej zarządzać projektami i obsługuje kilka formatów plików.
Pobierz iTaxviewer 1.8.7
Oprogramowanie iTaxViewer jest obecnie najpopularniejszym oprogramowaniem do odczytu plików XML. To oprogramowanie jest aplikacją do odczytu elektronicznych deklaracji podatkowych w formacie XML Generalnego Departamentu Podatków.
Czytnik PDF Nitro
Nitro PDF Reader to poręczny edytor plików PDF, który obejmuje wszystkie podstawowe zadania, które większość ludzi wykonuje codziennie z dokumentami PDF.
Czytnik Foxita 12
Foxit Reader to przede wszystkim czytnik plików PDF, który umożliwia także tworzenie plików PDF, podpisywanie ich, edycję i dodawanie adnotacji. Działa na systemach operacyjnych, dostępne są wtyczki do różnych programów z pakietu Microsoft Office.