Jak udostępniać i śledzić witryny SharePoint

Śledzenie witryny programu SharePoint i otrzymywanie aktualizacji dotyczących tego, co się w niej dzieje, jest łatwe. W najnowszej wersji programu SharePoint opcja jest tak prosta, jak kliknięcie ikony gwiazdki na stronie głównej witryny programu SharePoint, jak pokazano.

Kliknij gwiazdkę w witrynie programu SharePoint, aby śledzić witrynę.

Jeśli korzystasz z aplikacji mobilnej SharePoint, gwiazdka jest oddalona o jedno dotknięcie, jak pokazano na poniższym rysunku.

Stuknij gwiazdkę w aplikacji mobilnej SharePoint, aby obserwować witrynę.

Gdy zaczniesz obserwować witrynę SharePoint, pojawi się ona na głównym pulpicie nawigacyjnym SharePoint — głównym pulpicie nawigacyjnym, który widzisz po zalogowaniu się do Microsoft Office 365 i kliknięciu aplikacji SharePoint. Zawsze możesz wrócić do pulpitu nawigacyjnego, klikając menu aplikacji (ikona wafla w lewym górnym rogu ekranu) i klikając opcję SharePoint.

Gdy obserwujesz witrynę, będziesz otrzymywać wszystkie wiadomości i aktualizacje oraz informacje o aktywności na głównym pulpicie nawigacyjnym programu SharePoint. Na poniższym rysunku widać, że śledzimy witrynę SharePoint For LuckyTemplates, a w obszarze „Wiadomości z witryn” został opublikowany nowy artykuł z wiadomościami.

Nowości i aktywność z witryn, które obserwujesz, pojawiają się na pulpicie nawigacyjnym programu SharePoint.

Jeśli korzystasz z aplikacji mobilnej SharePoint, na ekranie głównym zobaczysz kartę Wiadomości. Ta karta pokazuje wszystkie wiadomości i aktywność z obserwowanych witryn. Tutaj pokazana jest karta Wiadomości.

Wiadomości i aktywność z obserwowanych witryn są wyświetlane na karcie Wiadomości w aplikacji mobilnej SharePoint.

Ten sam artykuł z wiadomościami, który był wcześniej wyświetlany w przeglądarce internetowej, jest również wyświetlany w aplikacji mobilnej programu SharePoint. To powracający motyw. Aplikacja mobilna SharePoint wyświetla tę samą zawartość, co podczas korzystania z SharePoint w przeglądarce internetowej. Jest to po prostu wersja mobilna zaprojektowana tak, aby była łatwiejsza w użyciu na małych urządzeniach.

Pulpit nawigacyjny programu Office 365 SharePoint będzie dostępny tylko wtedy, gdy korzystasz z programu SharePoint w ramach usługi Office 365. Jeśli korzystasz z lokalnego programu SharePoint, skontaktuj się z działem IT, aby dowiedzieć się, czy istnieje skonsolidowana witryna do powiadomień i aktywności.

Jak skonfigurować alerty dla SharePoint

Oprócz obserwowania witryny możesz również skonfigurować alerty dla innych obszarów programu SharePoint. Na przykład dokumenty są przechowywane w specjalnej aplikacji kontenera SharePoint o nazwie Biblioteka. Przykładem jest aplikacja Dokumenty, która pojawia się po lewej stronie nawigacji domyślnej witryny zespołu. Alerty to świetny sposób na śledzenie zmian, jakie twoi koledzy z drużyny wprowadzają w dokumentach i przedmiotach.

Aby otrzymywać alerty, musisz mieć skonfigurowany adres e-mail w swoim profilu SharePoint. Jeśli serwer SharePoint znajduje się w Twojej sieci, zwykle nie stanowi to problemu. Jednak usługa Office 365 może nie być zintegrowana z informacjami o Twojej sieci i wiadomościach e-mail. W takich sytuacjach administrator może ręcznie skonfigurować Twój adres e-mail lub udzielić Ci na to uprawnień.

Aby skonfigurować alert dotyczący zawartości w aplikacji Dokumenty, wykonaj następujące kroki:

Otwórz przeglądarkę internetową i przejdź do witryny Microsoft Office .

Zaloguj się, jeśli zostaniesz o to poproszony.

Wybierz witrynę programu SharePoint, aby otworzyć witrynę.

Wybierz aplikację Dokumenty, która pojawi się w lewym okienku nawigacji.

W górnej części aplikacji Dokumenty kliknij wielokropek, a następnie kliknij Powiadom mnie, jak pokazano.
Otworzy się okno dialogowe Ostrzegaj mnie, gdy zmienią się elementy.

Wybranie opcji Powiadom mnie w aplikacji Dokumenty programu SharePoint.

Jeśli korzystasz z lokalnego programu SharePoint i nie widzisz przycisku Powiadom mnie, prawdopodobnie administrator nie skonfigurował ustawień poczty wychodzącej. Jeśli ustawienia poczty wychodzącej nie są skonfigurowane w administracji centralnej, przycisk Powiadom mnie po prostu nie będzie widoczny dla użytkowników. Jeśli jednak korzystasz z usługi SharePoint Online, poczta wychodząca została już skonfigurowana przez firmę Microsoft i możesz zacząć.

W polu tekstowym Tytuł alertu wprowadź nazwę alertu.
Sugerujemy, aby nazwa była dla Ciebie znacząca w skrzynce odbiorczej, na przykład Dokumenty zmodyfikowane dzisiaj – Witryna zespołu ds. budżetu. W przeciwnym razie nie masz żadnego sensownego sposobu na odróżnienie jednego alertu od drugiego.

W polu tekstowym Wyślij alerty do wprowadź oprócz Ciebie imiona i nazwiska osób, które powinny otrzymać alert.
Zgadza się, możesz subskrybować alerty innych osób! Musisz mieć uprawnienia do zarządzania alertami, które są domyślnie przyznawane właścicielom witryn.

Organizacje i właściciele witryn mogą chcieć zasubskrybować alert dla wielu użytkowników, aby mieć pewność, że będą otrzymywać ważne aktualizacje, a także zachęcić ich do współtworzenia forum dyskusyjnego, bloga lub wiki. Użytkownicy mogą nadal zrezygnować, modyfikując ustawienia w ustawieniach alertów.

W sekcji Metoda dostawy wybierz, czy chcesz otrzymywać alerty za pośrednictwem poczty e-mail lub wiadomości tekstowej na telefon komórkowy.
Wiadomości tekstowe wymagają, aby administrator programu SharePoint skonfigurował tę usługę za pośrednictwem innej firmy, więc możesz nie mieć możliwości wysyłania alertów na swój telefon.

W sekcji Typ zmiany wybierz opcję odpowiadającą typowi powiadomień, które chcesz otrzymywać — Wszystkie zmiany, Dodano nowe elementy, Istniejące elementy zostały zmodyfikowane lub Elementy zostały usunięte.
Jeśli odpowiadasz za zarządzanie aplikacją, zalecamy otrzymywanie alertu za każdym razem, gdy elementy zostaną usunięte.

W sekcji Wysyłaj alerty dla tych zmian wybierz, kiedy chcesz otrzymywać alerty.
Opcje, które widzisz tutaj, różnią się w zależności od rodzaju aplikacji, z którą pracujesz. Na przykład aplikacja Zadania umożliwia otrzymywanie alertu, gdy zadanie jest oznaczone jako Ukończone lub za każdym razem, gdy zmienia się stan zadania o wysokim priorytecie.

W sekcji Kiedy wysyłać alerty wybierz częstotliwość dostarczania alertów.
Możesz je otrzymać natychmiast, raz dziennie lub raz w tygodniu. Lubimy otrzymywać codzienne podsumowanie; w przeciwnym razie dostajemy za dużo e-maili.

Kliknij OK, aby utworzyć alert, jak pokazano.

Tworzenie nowego alertu dla aplikacji Dokumenty programu SharePoint.

Aby tworzyć alerty, potrzebujesz uprawnienia do tworzenia alertów. Uprawnienie to jest zwykle przyznawane w ramach standardowej konfiguracji grupy programu SharePoint Członkowie witryny.

Za każdym razem, gdy użytkownicy mówią, że potrzebują przepływu pracy, aby otrzymywać powiadomienia o zmianach dokonanych w plikach projektu, najpierw wypróbuj alert. Zdziwiłbyś się, jak często alerty udostępniają potrzebne opcje.

Jeśli Twoja aplikacja ma widok osobisty lub publiczny, który zawiera filtr, możesz subskrybować zmiany tylko w tym widoku. Załóżmy na przykład, że chcesz otrzymywać powiadomienia SMS-em, gdy element w aplikacji do śledzenia problemów ma priorytet ustawiony na Wysoki. Utworzyłbyś widok, który filtruje aplikację pod kątem problemów o wysokim priorytecie. Wybierz filtrowany widok w sekcji Wyślij alerty dla tych zmian podczas tworzenia alertu, a będziesz otrzymywać alerty, gdy elementy spełniają kryteria filtrowania.

Jak zarządzać alertami dla witryn SharePoint

Zawsze możesz wrócić i dostosować alerty. Po kliknięciu wielokropka (pokazanego wcześniej na rysunku 10-5) możesz wybrać opcję Zarządzaj alertami i edytować wszystkie alerty, które już utworzyłeś. Ten przycisk prowadzi do pojedynczej strony zamiast do każdej aplikacji, w której ustawiono alert. Poniższy rysunek przedstawia stronę Moje alerty.

Zarządzanie alertami dla całej witryny SharePoint.

Aby zarządzać wszystkimi alertami, które masz w danej witrynie i modyfikować je lub usuwać, wykonaj następujące kroki:

Przejdź do aplikacji, w której aktualnie subskrybujesz alert.

Z listy rozwijanej wielokropka wybierz Zarządzaj moimi alertami.
Zostanie wyświetlona strona Moje alerty na tej stronie.

Wybierz prawidłowe łącze z nazwą alertu.
Na stronie Edytuj alert na tej stronie wyświetlane są wszystkie opcje wyświetlane podczas tworzenia alertu po raz pierwszy. Zmień ustawienia zgodnie z potrzebami.
Nie ustawiłeś alertu na początku? Nadal możesz zapoznać się z ustawieniami i zmienić wybory (patrz poprzednie kroki). Twoje zmiany nie wpływają na ustawienia alertów dla innych, jeśli alert został utworzony dla wielu użytkowników jednocześnie.

Kliknij OK, aby zmodyfikować alert z nowymi ustawieniami lub Usuń, aby usunąć alert.
Usunięcie alertu, który został utworzony dla Ciebie, nie powoduje usunięcia alertu od innych użytkowników należących do grupy, dla której alert został utworzony.

Jeśli jesteś administratorem witryny, możesz zarządzać alertami wszystkich użytkowników witryny, klikając łącze Alerty użytkownika w sekcji Administracja witryny na stronie Ustawienia witryny.

Gdy nastąpi zdarzenie pasujące do alertu — na przykład zmiana czasu lub lokalizacji wydarzenia w kalendarzu — otrzymasz wiadomość e-mail w skrzynce odbiorczej. Otrzymane powiadomienie e-mail jest oparte na szablonie. Te szablony może modyfikować administrator, aby zawierały więcej szczegółów.