Jak pisać czeki z QuickBooks 2021

W QuickBooks 2021 możesz wypisywać czeki na dwa sposoby: z okna Zapisz czeki oraz z kasy. Jeśli spałeś w ostatnim rzędzie klasy, oto skrócona wersja instrukcji wypisywania czeków.

Transakcje kartą debetową i bankomatami można rejestrować w taki sam sposób, w jaki rejestruje się wypisywane czeki.

Jak pisać czeki z okna Zapisz czeki

Możesz rejestrować czeki odręczne i inne czeki, które chcesz wydrukować za pomocą QuickBooks, opisując czeki w oknie Zapisz czeki.

Aby napisać czek z okna Zapisz czeki, wykonaj następujące kroki:

1. Wybierz Bankowość→Wypisz czeki.

Możesz także kliknąć ikonę Zapisz czeki znajdującą się w sekcji Banki na ekranie głównym. QuickBooks wyświetla okno Kontroli zapisu, jak pokazano.

Okno zapisu czeków

2. Kliknij menu rozwijane Konto bankowe w górnej części okna i wybierz konto, z którego chcesz zapisać ten czek.

Ten krok jest naprawdę ważny i jest czymś, o czym zawsze powinieneś pamiętać przed wystawieniem czeku, jeśli masz kilka kont bankowych.

3. Wprowadź numer czeku lub zaznacz czek do wydrukowania.

Zaznacz pole wyboru Drukuj później, jeśli planujesz wydrukować czek za pomocą QuickBooks przy użyciu drukarki i wstępnie wydrukowanych formularzy czeków, które zakupiłeś. Jeśli rejestrujesz czek wypisany ręcznie, wprowadź numer czeku użyty do czeku w polu tekstowym Nr.

4. Wypełnij czek.

Jeśli wcześniej wypisałeś czek do tej osoby lub strony, funkcja autouzupełniania wstawia imię i nazwisko odbiorcy płatności w wierszu Płać według kolejności po rozpoczęciu wpisywania tego nazwiska. Sposób, w jaki QuickBooks radzi sobie z tym wyczynem, może wydawać się podobny do magii, ale tak naprawdę nie jest to takie trudne. QuickBooks porównuje tylko to, co do tej pory wpisałeś, z nazwiskami na listach klientów, pracowników i innych osób. Gdy tylko QuickBooks dopasuje wpisane litery do nazwy na jednej z tych list, przechwytuje nazwę.

Jeśli wcześniej nie wysłałeś czeku do tej osoby lub strony, QuickBooks poprosi Cię o dodanie nazwy odbiorcy płatności. Zrób to.

Wprowadź kwotę czeku obok znaku dolara, a następnie naciśnij klawisz Tab. QuickBooks zapisuje kwotę za Ciebie w linii Dolary. Zapisuje również adres, jeśli został wypełniony w pliku głównym odbiorcy.

5. W razie potrzeby wypełnij zakładki Wydatki i Pozycje.

6. Kliknij przycisk Zapisz i zamknij lub przycisk Zapisz i nowy, aby zakończyć wpisywanie czeku.

Masz to. Twój czek jest wypisany i wpisany do rejestru, gotowy do wydrukowania i wysłania.

Jak wypisywać czeki z rejestru

Osoby, które przyzwyczaiły się do Quicken, kuzyna QuickBooks, mogą chcieć używać okna rejestru do wypisywania czeków. (Przypuszczam, że szybcy użytkownicy bardziej lubią metaforę rejestru).

Aby wypisać czek z rejestru, wykonaj następujące kroki:

1. Otwórz rejestr.

Wybierz Bankowość→Użyj Rejestru lub kliknij ikonę Rejestruj w obszarze Banki na ekranie głównym. Jeśli masz więcej niż jedno konto bankowe, QuickBooks wyświetla okno dialogowe Użyj rejestru, aby można było wybrać właściwe konto.

Z menu rozwijanego wybierz konto czekowe, na które chcesz wypisać czek, a następnie kliknij OK. Zobaczysz okno rejestracji (pokazane). Kursor znajduje się na końcu rejestru, gotowy do wprowadzenia informacji czekowych. (QuickBooks automatycznie wypełnia dzisiejszą datę.)

Okno rejestru

QuickBooks używa nazwy konta w tytule okna. Dlatego liczba ta odnosi się do Wielkiego Banku Narodowego . Big National to nazwa fikcyjnego konta bankowego, które założyłem.

2. Podaj informacje do czeku.

Zauważ, że wpisy, które wprowadzasz w tym rejestrze są takie same, jak w oknie Write Checks. Jeśli wygodniej jest wprowadzać czeki w tym oknie, możesz kliknąć przycisk Edytuj transakcję, który znajduje się na wstążce u góry okna rejestru, aby zobaczyć okno Zapisz czeki w całej okazałości i wypisać tam czek. W rzeczywistości, jeśli chcesz wprowadzić wydatki lub wyszczególnić, za co płacisz czekiem, musisz kliknąć przycisk Edytuj transakcję i przejść do okna Zapisz czeki.

W przeciwnym razie wystarczy przejść od pola do pola i wprowadzić informacje do rejestru. Ponownie użyj menu rozwijanych, aby wprowadzić nazwy odbiorcy płatności i konta. Jeśli wprowadzisz nazwę odbiorcy płatności lub konta, której QuickBooks nie rozpoznaje, program poprosi o podanie dodatkowych informacji.

Oto rodzaj podchwytliwego pytania: A jeśli wypisany czek pokrywa więcej niż jedną kategorię wydatków? Załóżmy, że płacisz właścicielowi zarówno czynsz, jak i udział w mediach. Czy jesteś ograniczony do jednego konta wydatków? Czy stajesz przed matką wszystkich dylematów księgowych: wybór między dwoma właściwymi rachunkami? Cóż, nie, nie masz. Możesz po prostu kliknąć przycisk Podziały. QuickBooks wyświetla obszar podziału, którego można użyć do podzielenia czeku na kilka kont. Na przykład czek na 1500 USD, który opłaca 1200 USD czynszu i 300 USD, można podzielić na dwie oddzielne linie: jedną, która rejestruje 1200 USD kosztów czynszu, a drugą, która rejestruje 300 USD wydatków na media.

3. Po zakończeniu wypełniania informacji czeku kliknij przycisk Nagraj.

Możesz także kliknąć przycisk Przywróć, jeśli zdecydujesz, że chcesz wrócić i zacząć od nowa. Kliknięcie Przywróć wyczyści to, co właśnie wprowadziłeś.

Jeśli piszesz czeki ręcznie, w przeciwieństwie do drukowania ich za pomocą QuickBooks, upewnij się, że numery czeków w rejestrze i numery czeków w książeczce czekowej są zgodne. Może być konieczne przejście do rejestru QuickBooks i zmiana liczb w kolumnie Numer. Gdy otrzymasz wyciąg bankowy, uzgodnienie wyciągu bankowego z książeczką czekową jest znacznie łatwiejsze, jeśli poprawnie wprowadzisz numery czeków.

Jak zmienić wypisany czek

Co zrobić, jeśli musisz zmienić czek po tym, jak go już wprowadziłeś? Być może popełniłeś straszny błąd, na przykład zapisując czek o wartości 52,50 USD jako 25,20 USD. Czy możesz to naprawić? Pewny. Wystarczy wejść do rejestru i znaleźć czek, który chcesz wymienić. Przejdź do pola Płatność lub Wpłata i dokonaj zmiany.

Jeśli chcesz wprowadzić bardziej szczegółowe zmiany (na przykład jeśli czek jest transakcją podzieloną), umieść kursor w miejscu czeku i kliknij Edytuj transakcję. QuickBooks wyświetla okno zapisu czeków z oryginalnym czekiem. Wprowadź zmiany. (W razie potrzeby nie zapomnij wprowadzić zmian na kartach Pozycje i Wydatki).

Po zakończeniu kliknij Zapisz i zamknij. Wracasz do kasy, gdzie widzisz zmiany w czeku.

Jeśli wyświetlone jest okno Zapis czeków, możesz również użyć przycisków Następny i Poprzedni, aby przejrzeć swoje czeki i wprowadzić zmiany.

Spakuj więcej czeków do kasy

Zwykle QuickBooks wyświetla dwa wiersze informacji o każdym wprowadzanym czeku. Wyświetla również dwa wiersze informacji o każdym typie wprowadzanej transakcji. Jeśli chcesz umieścić więcej czeków w widocznej części kasy, zaznacz pole wyboru 1-Line na dole okna kasy. Po zaznaczeniu tego pola wyboru QuickBooks używa formatu jednowierszowego do wyświetlania wszystkich informacji w rejestrze z wyjątkiem pola Nota.

Okno rejestru na wyświetlaczu 1-liniowym

Porównaj poprzednie dwie figury, aby zobaczyć, jak wygląda wyświetlacz 1-liniowy. Rejestry mogą stać się strasznie długie, a wyświetlacz 1-wierszowy jest pomocny, gdy przeglądasz długi rejestr w poszukiwaniu czeku lub transakcji.