Jak przygotować notę ​​kredytową w QuickBooks 2021

Noty kredytowe mogą być przydatnym sposobem na naprawienie błędów we wprowadzaniu danych, których wcześniej nie znalazłeś lub nie poprawiłeś. Noty kredytowe to także przydatne sposoby obsługi takich spraw, jak zwroty i zwroty od klientów. Jeśli w swoim czasie przygotowałeś fakturę lub dwie, przekonasz się, że przygotowanie noty kredytowej QuickBooks jest o wiele łatwiejsze niż używanie staromodnych metod.

Poniższe kroki opisują, jak stworzyć najbardziej skomplikowany i skomplikowany rodzaj noty kredytowej: notę kredytową produktu. Tworzenie usługi lub profesjonalnej noty kredytowej działa jednak w zasadzie w ten sam sposób. Po prostu wypełniasz mniej pól.

Aby utworzyć notę ​​kredytową produktu, wykonaj następujące kroki:

1. Wybierz Klienci→Utwórz noty kredytowe/zwroty lub kliknij ikonę Zwroty i kredyty w sekcji Klient na stronie głównej, aby wyświetlić okno Utwórz noty kredytowe/zwroty środków (jak pokazano).

Okno Utwórz noty kredytowe/zwroty środków

2. Zidentyfikuj klienta i, jeśli to konieczne, zlecenie w menu rozwijanym Klient: Zlecenie.

Możesz wybrać klienta lub zlecenie z listy, klikając je.

3. (Opcjonalnie) Określ klasę noty kredytowej.

Jeśli używasz klas do kategoryzacji transakcji, aktywuj menu rozwijane Klasa i wybierz odpowiednią klasę dla noty kredytowej.

4. Data noty kredytowej (chociaż utrzymanie stałej jest opcjonalne).

Naciśnij klawisz Tab, aby przenieść kursor do pola tekstowego Data. Następnie wprowadź poprawną datę w formacie MM/DD/RRRR.

5. (Opcjonalnie) Wprowadź numer noty kredytowej.

QuickBooks sugeruje numer noty kredytowej, dodając 1 do ostatniego użytego numeru noty kredytowej. Możesz zaakceptować numer lub kartę w polu tekstowym Nr kredytu, aby zmienić numer na dowolny.

6. W razie potrzeby popraw adres Klienta.

QuickBooks pobiera adres rozliczeniowy z listy klientów. Możesz zmienić adres noty kredytowej, zastępując część zwykłego adresu rozliczeniowego. Zazwyczaj w przypadku noty kredytowej należy użyć tego samego adresu, który jest używany w przypadku oryginalnej faktury lub faktur.

7. (Opcjonalnie... rodzaj) Podaj numer zamówienia.

Jeśli nota kredytowa dostosowuje łączne saldo pozostałego zamówienia zakupu dla odbiorcy, prawdopodobnie należy wprowadzić numer zamówienia zakupu w polu tekstowym Nr zamówienia.

Oto moja logika dotycząca tej sugestii, dla tych czytelników, których to obchodzi: Jeśli zapłaciłeś klientowi 1000 USD za zamówienie nr 1984, które upoważnia do zakupu za 1000 USD, zużyłeś całe zamówienie — przynajmniej według urzędnika ds. rozliczeń klienta, który przetwarza Twoje faktury. Jeśli jednak upewnisz się, że nota kredytowa na 1000 USD jest identyfikowana jako powiązana z zamówieniem zakupu nr 1984, zasadniczo zwalniasz saldo zakupu 1000 USD, co może oznaczać, że możesz ponownie użyć zamówienia zakupu lub wystawić rachunek.

8. Jeśli klient zwraca towar, opisz każdy towar.

Przesuń kursor do pierwszego wiersza pola tekstowego Pozycja/Opis/Ilość/Stawka/Kwota/Podatek. W pierwszym pustym wierszu pola aktywuj menu rozwijane Element, a następnie wybierz element. QuickBooks wypełnia pola tekstowe Opis i Ocena dowolnym opisem sprzedaży i ceną sprzedaży wprowadzoną na liście Przedmiot. (Jeśli chcesz, możesz edytować te informacje, ale nie jest to konieczne). Wprowadź liczbę towarów, które klient zwraca (lub za które nie płaci) w polu tekstowym Ilość. (Po wprowadzeniu tej liczby QuickBooks obliczy kwotę, mnożąc ilość przez stawkę.) Wprowadź każdą pozycję zwracaną przez klienta, wypełniając puste wiersze pola listy.

W przypadku pozycji magazynowych QuickBooks zakłada, że ​​pozycje wyświetlane na notach kredytowych są zwracane do magazynu. Chcesz skorygować fizyczne stany magazynowe, jeśli niesprzedane przedmioty zostaną zwrócone.

Podobnie jak w przypadku faktur, możesz umieścić dowolną liczbę pozycji w nocie kredytowej. Jeśli nie masz wystarczająco dużo miejsca na jednej stronie, QuickBooks dodaje strony do noty kredytowej, dopóki nie skończysz. Całość informacji znajduje się oczywiście na ostatniej stronie.

9. Opisz wszelkie specjalne elementy, które powinna zawierać nota kredytowa.

Jeśli chcesz wystawić notę ​​kredytową dla innych pozycji, które pojawiają się na oryginalnej fakturze — frachtu, rabatów, innych opłat itd. — dodaj opisy każdej pozycji do listy pozycji.

Aby dodać opisy tych przedmiotów, aktywuj menu rozwijane Przedmiot w następnym pustym wierszu, a następnie wybierz przedmiot specjalny. (Listę można aktywować, klikając pole, aby zmienić je w menu rozwijane, a następnie klikając strzałkę w dół pola, aby uzyskać dostęp do menu.) Po wypełnieniu przez QuickBooks pól tekstowych Opis i Ocena dokonaj edycji tych informacji (w razie potrzeby). Wprowadź każdą specjalną pozycję — sumę częściową, rabat, fracht itd. — którą wyszczególniasz w nocie kredytowej.

Jeśli chcesz uwzględnić przedmiot z rabatem, musisz umieścić pozycję Suma częściowa w nocie kredytowej po ekwipunku lub innych przecenionych przedmiotach. Następnie przyklej pozycję Rabat bezpośrednio po pozycji Suma częściowa. Gdy to zrobisz, QuickBooks oblicza rabat jako procent sumy częściowej.

10. (Opcjonalnie) Dodaj wiadomość do klienta.

Aktywuj rozwijane menu Wiadomość do klienta i wybierz sprytną wiadomość do klienta.

11. Określ podatek od sprzedaży.

Przesuń kursor do pola listy Podatek, aktywuj menu rozwijane, a następnie wybierz właściwy podatek.

12. (Opcjonalne, ale naprawdę dobry pomysł) Dodaj notatkę.

Możesz użyć pola tekstowego Nota, aby dodać opis noty do noty kredytowej. Możesz użyć tego opisu, aby wyjaśnić powody wystawienia noty kredytowej i na przykład odnieść się do oryginalnej faktury lub faktur. Zwróć uwagę, że pole Nota jest drukowane w wyciągu klienta.

13. Jeśli chcesz opóźnić drukowanie tej noty kredytowej, zaznacz pole wyboru Drukuj później.

Chcę odłożyć rozmowę o tym, co robi zaznaczenie pola wyboru Drukuj później, dopóki nie zakończę dyskusji na temat tworzenia noty kredytowej. Omówienie drukowania faktur i not kredytowych zostanie omówione w dalszej części.

14. Zapisz notę ​​kredytową.

Aby zapisać wypełnioną notę ​​kredytową, kliknij przycisk Zapisz i nowy lub Zapisz i zamknij. QuickBooks wyświetla okno dialogowe z pytaniem, co chcesz zrobić z notą kredytową: Zachowaj kredyt, dokonaj zwrotu lub zastosuj kredyt do faktury. Dokonaj wyboru, klikając przycisk odpowiadający temu, co chcesz zrobić. Jeśli wybierzesz Zastosuj do faktury, QuickBooks poprosi o dodatkowe informacje. QuickBooks zapisuje notę ​​kredytową, która jest na ekranie, a jeśli klikniesz Zapisz i nowy, wyświetla puste okno Utwórz noty kredytowe/zwroty, aby można było utworzyć kolejną notę ​​kredytową. (Pamiętaj, że możesz przechodzić między notami kredytowymi, które utworzyłeś wcześniej, klikając przyciski Następna i Poprzednia). Po zakończeniu tworzenia not kredytowych możesz kliknąć przycisk Zamknij formularza noty kredytowej.

Jeśli zaznaczysz, że chcesz wydrukować czek zwrotu, QuickBooks wyświetli okno Zapisz czeki i automatycznie wypełni czek, łącząc go z notatką.