Jak wyróżnić ważne wiadomości e-mail w programie Outlook

Jak wyróżnić ważne wiadomości e-mail w programie Outlook

Prawie każdy pracownik biura musi od czasu do czasu radzić sobie z nieporęczną skrzynką e-mail. Na szczęście użytkownicy programu Microsoft Outlook mogą korzystać z różnych funkcji zaprojektowanych w celu wyróżnienia ważnych wiadomości e-mail.

Obejmują one formatowanie warunkowe i kategorie kolorów umożliwiające dodawanie różnych czcionek i kolorów do wiadomości e-mail. Oto jak korzystać z tych funkcji w Outlooku.

Używanie formatowania warunkowego w Outlooku

Formatowanie warunkowe umożliwia ustawienie reguł formatowania wiadomości e-mail programu Outlook. Możesz ustawić różne kolory, czcionki i style dla wiadomości e-mail wyświetlanych w skrzynce odbiorczej. Aby rozpocząć, musisz utworzyć nową regułę formatowania warunkowego.

W programie Outlook kliknij  Widok > Ustawienia widoku w kategorii Bieżący widok . W oknie  Zaawansowane ustawienia widoku kliknij opcję Formatowanie warunkowe .

Jak wyróżnić ważne wiadomości e-mail w programie Outlook

Tworzenie nowej reguły formatowania warunkowego

Program Outlook używa już reguł formatowania warunkowego dla określonych scenariuszy, jak zobaczysz w oknie Ustawienia formatowania warunkowego . Na przykład nieprzeczytane wiadomości e-mail będą wyświetlane z niebieskim tekstem przy użyciu czcionki Segoe UI.

Aby dodać własną regułę formatowania warunkowego, kliknij przycisk Dodaj .

Jak wyróżnić ważne wiadomości e-mail w programie Outlook

Nadaj regule odpowiednią nazwę, a następnie kliknij opcję  Czcionka , aby ustawić opcje formatowania, takie jak czcionka, kolor i rozmiar.

Kliknij  OK  , aby potwierdzić ustawienia czcionki.

Jak wyróżnić ważne wiadomości e-mail w programie Outlook

Po ustawieniu stylu formatowania reguły kliknij  przycisk Warunek .

Jak wyróżnić ważne wiadomości e-mail w programie Outlook

W tym miejscu możesz ustawić regułę, aby była stosowana automatycznie do wiadomości e-mail zawierających określone słowa kluczowe lub do wiadomości e-mail wysyłanych do lub z określonych adresów e-mail.

Formatowanie według adresu e-mail

Aby dodać regułę mającą zastosowanie do wiadomości e-mail od określonego nadawcy, wpisz adres e-mail w polu Od , oddzielając wiele adresów e-mail średnikiem. Możesz zastosować to do wszystkich e-maili wysyłanych z jednej witryny, wpisując @domain.com , zastępując domena.com poprawną nazwą domeny.

Możesz to zrobić również w przypadku wysyłanych, a nie odbieranych wiadomości e-mail, wpisując adres e-mail w polu Wyślij do .

Jak wyróżnić ważne wiadomości e-mail w programie Outlook

Formatowanie według słów kluczowych

Aby zastosować regułę formatowania warunkowego do wiadomości e-mail zawierających słowa, wpisz słowo kluczowe (lub słowa kluczowe) w polu Wyszukaj słowa .

Wybierz opcję Tylko pole tematu z poniższego menu rozwijanego, aby przeszukać tylko pole tematu dla wybranych słów kluczowych, lub opcję Pole tematu i treść wiadomości , aby przeszukać całą wiadomość e-mail.

Jak wyróżnić ważne wiadomości e-mail w programie Outlook

Zaawansowane reguły formatowania warunkowego

Możesz tworzyć dalsze złożone reguły formatowania na kartach Więcej opcji i Zaawansowane . W tym miejscu możesz zastosować nową regułę do wiadomości e-mail według ich stanu przeczytania, ważności, flagi monitującej, rozmiaru i nie tylko.

Na przykład, aby ustawić regułę tak, aby miała zastosowanie tylko do nieprzeczytanych wiadomości e-mail, kliknij pole wyboru Tylko elementy, które są na karcie Więcej opcji , a następnie wybierz opcję Nieprzeczytane z menu rozwijanego.

Jak wyróżnić ważne wiadomości e-mail w programie Outlook

Na  karcie Zaawansowane możesz tworzyć określone wyszukiwania dla swojej reguły, korzystając z prawie wszystkich dostępnych danych programu Outlook. Kliknięcie opcji Pola daje setki opcji do wyboru. Najczęściej używane pola są wymienione w kategorii Często używane pola .

Kliknij  Dodaj do listy , aby dodać te zaawansowane kryteria wyszukiwania do reguły formatowania. Poniższy przykład pokazuje zaawansowane wyszukiwanie wszystkich e-maili, które w  polu Temat zawierają słowo „Ben” .

Jak wyróżnić ważne wiadomości e-mail w programie Outlook

Gdy będziesz zadowolony ze swojej reguły, kliknij  OK , aby potwierdzić, a następnie  OK , aby zamknąć  okno ustawień formatowania warunkowego .

Korzystanie z kategorii e-mail

Chociaż można kategoryzować wiadomości e-mail programu Outlook za pomocą folderów wyszukiwania , innym sposobem wyróżnienia ważnych wiadomości e-mail jest zastosowanie kategorii. Kategorie mają osobną nazwę i znacznik koloru, dzięki czemu można je przeglądać osobno.

Na przykład zielono-żółto-czerwony system kolorów może pomóc w ustaleniu priorytetów najważniejszych wiadomości e-mail. Domyślnie program Outlook oferuje kategorie w kolorze niebieskim, zielonym, pomarańczowym, fioletowym, czerwonym i żółtym. Możesz je edytować lub tworzyć własne, używając alternatywnych kolorów i nazw.

Tworzenie lub edytowanie kategorii

Aby utworzyć nową kategorię lub edytować istniejącą, kliknij Strona główna > Kategoryzuj > Wszystkie kategorie .

Jak wyróżnić ważne wiadomości e-mail w programie Outlook

Kliknij  Nowy , aby utworzyć nową kategorię. Wybierz kolor kategorii z menu rozwijanego, nadając mu nazwę w polu Nazwa powyżej.

Jak wyróżnić ważne wiadomości e-mail w programie Outlook

Kliknij  OK , aby zapisać kategorię.

Ręczne stosowanie kategorii do wiadomości e-mail programu Outlook

Aby ręcznie zastosować kategorię do wiadomości e-mail programu Outlook, wybierz ją w widoku folderów programu Outlook. Kliknij Strona główna > Kategoryzuj , a następnie kliknij swoją kategorię.

Jak wyróżnić ważne wiadomości e-mail w programie Outlook

Twoja kategoria pojawi się jako kolorowy kwadrat w domyślnym widoku folderów programu Outlook, nad godziną i datą otrzymania. Nazwa Twojej kategorii pojawi się pod tematem wiadomości e-mail w widoku wiadomości e-mail.

Aby wyświetlić e-maile według kategorii, kliknij  Widok > Kategorie i przewiń do odpowiedniej sekcji dla swojej kategorii.

Jak wyróżnić ważne wiadomości e-mail w programie Outlook

Automatyczne stosowanie kategorii programu Outlook

Możesz także użyć reguł programu Outlook, aby automatycznie zastosować kategorie do niektórych wiadomości e-mail. Aby to zrobić, kliknij Plik > Informacje > Zarządzaj regułami i alertami .

Na  karcie Reguły poczty e-mail w menu Reguły i alerty  kliknij przycisk Nowa reguła .

Jak wyróżnić ważne wiadomości e-mail w programie Outlook

Wybierz  Zastosuj regułę do otrzymywanych wiadomości przed kliknięciem  Dalej .

Jak wyróżnić ważne wiadomości e-mail w programie Outlook

Wybierz kryteria wyszukiwania dla reguły kategorii kolorów. Na przykład, aby zastosować regułę do wiadomości e-mail z określonego adresu e-mail lub nazwy domeny, kliknij pole wyboru Od osób lub grupy publicznej .

W obszarze  Krok 2 poniżej ponownie kliknij kryteria (podkreślone na niebiesko). Obok  opcji Od na dole wpisz swój adres e-mail lub nazwę domeny.

Jeśli program Outlook może znaleźć adres e-mail w istniejącej skrzynce pocztowej, wybierz go z wyświetlonej listy, a następnie kliknij przycisk  OK . Jeśli nie, kliknij  Anuluj . Niezależnie od tego reguła zostanie utworzona. Kliknij  Dalej , aby kontynuować.

Jak wyróżnić ważne wiadomości e-mail w programie Outlook

Możesz ustawić akcję dla swojej reguły na następnym etapie. Kliknij, aby włączyć opcję „ Przypisz do kategorii kategorii ” w sekcji Krok 1 .

Wybierz kategorię do przypisania do tej reguły, klikając kategorię w sekcji  Krok 2 poniżej, przed kliknięciem OK , a następnie  Dalej.

Jak wyróżnić ważne wiadomości e-mail w programie Outlook

Kolejny etap pozwala wybrać dowolne wyjątki od tej reguły. Wybierz je, jak powyżej, lub kliknij  Dalej , aby kontynuować.

Na ostatnim etapie podaj nazwę reguły kategorii kolorów, a następnie zaznacz pole wyboru  Uruchom tę regułę teraz dla wiadomości znajdujących się już w „Skrzynce odbiorczej” , aby zastosować ją z mocą wsteczną do wszystkich istniejących wiadomości e-mail.

Jak wyróżnić ważne wiadomości e-mail w programie Outlook

Kliknij  Zakończ , aby utworzyć i uruchomić regułę. Kategoria kolorów zostanie zastosowana do Twoich wiadomości e-mail zgodnie z wybranymi kryteriami.

Nie przegap ważnych wiadomości e-mail z programu Outlook

Używanie kategorii kolorów i reguł formatowania warunkowego to świetny sposób na wyróżnienie ważnych wiadomości e-mail, które wysyłasz i odbierasz w programie Outlook. Nie zapomnij jeszcze bardziej zwiększyć produktywności programu Outlook , korzystając z dodatkowych reguł programu Outlook i flag monitujących, aby śledzić łańcuchy wiadomości e-mail i ważne zadania.

Możesz także użyć Szybkich części w Outlooku , aby szybko dodać typowe stwierdzenia do odpowiedzi na wiadomości e-mail.

Tags: #HOW-TO

Messenger nie może otworzyć załącznika lub linku? Oto co robić

Messenger nie może otworzyć załącznika lub linku? Oto co robić

Messenger nie może otworzyć załącznika lub linku? Dowiedz się, jak rozwiązać ten problem dzięki sprawdzonym krokom i wskazówkom.

Jak utworzyć grupę kontaktów lub listę dystrybucyjną w programie Outlook

Jak utworzyć grupę kontaktów lub listę dystrybucyjną w programie Outlook

Dowiedz się, jak szybko stworzyć grupę kontaktów w Outlook, aby efektywnie zarządzać swoimi wiadomościami e-mail. Oszczędzaj czas z naszą szczegółową instrukcją.

[NAPRAWIONO] Błąd 740 Żądana operacja wymaga podwyższenia systemu Windows 10

[NAPRAWIONO] Błąd 740 Żądana operacja wymaga podwyższenia systemu Windows 10

Dowiedz się, jak rozwiązać problem z błędem 740 żądana operacja wymaga podniesienia Windows 10 problemów z rozwiązaniami przedstawionymi w tym artykule.

Jak włączyć lub wyłączyć uprawnienia witryny w Microsoft Edge

Jak włączyć lub wyłączyć uprawnienia witryny w Microsoft Edge

Jeśli chcesz mieć większą kontrolę nad tym, które witryny próbują uzyskać dostęp na Twoim komputerze, oto jak skutecznie zarządzać uprawnieniami witryny w Microsoft Edge.

5 najlepszych emulatorów PS4 dla systemu Windows 10/11 do zainstalowania w 2022 r.

5 najlepszych emulatorów PS4 dla systemu Windows 10/11 do zainstalowania w 2022 r.

Poznaj najlepsze emulatory PS4 na PC, które pozwolą Ci grać w gry na konsole PlayStation 4 za darmo na komputerach z Windows.

Jak naprawić „Nieznany wyjątek oprogramowania (0xe0434352)”?

Jak naprawić „Nieznany wyjątek oprogramowania (0xe0434352)”?

Odkryj możliwe rozwiązania, aby naprawić błąd wyjątku nieznanego oprogramowania (0xe0434352) w systemie Windows 10 i 11 podany tutaj…

Jak usunąć animacje z prezentacji PowerPoint

Jak usunąć animacje z prezentacji PowerPoint

Jak usunąć animacje z prezentacji PowerPoint, aby dostosować ją do profesjonalnych standardów. Oto przydatne wskazówki.

Napraw niedziałające Wicked Whims 6 łatwych rozwiązań

Napraw niedziałające Wicked Whims 6 łatwych rozwiązań

Radzenie sobie z Wicked Whims, które nie działają w Sims 4. Wypróbuj 6 skutecznych rozwiązań, takich jak aktualizacja modów i więcej.

Napraw kontroler PS4 nie ładuje się [8 łatwych ROZWIĄZAŃ]

Napraw kontroler PS4 nie ładuje się [8 łatwych ROZWIĄZAŃ]

Odkryj jak naprawić problem z kontrolerem PS4, który się nie ładuje. Sprawdź 8 prostych rozwiązań, w tym testy kabli, portów oraz reset kontrolera.

Operacja nie została zakończona pomyślnie, ponieważ plik zawiera wirusa [NAPRAWIONO]

Operacja nie została zakończona pomyślnie, ponieważ plik zawiera wirusa [NAPRAWIONO]

Dowiedz się, jak naprawić Operacja nie zakończyła się pomyślnie, ponieważ plik zawiera wirusa Windows 11/10 i nie można otworzyć żadnego pliku…