Jak wyróżnić ważne wiadomości e-mail w programie Outlook

Prawie każdy pracownik biura musi od czasu do czasu radzić sobie z nieporęczną skrzynką e-mail. Na szczęście użytkownicy programu Microsoft Outlook mogą korzystać z różnych funkcji zaprojektowanych w celu wyróżnienia ważnych wiadomości e-mail.

Obejmują one formatowanie warunkowe i kategorie kolorów umożliwiające dodawanie różnych czcionek i kolorów do wiadomości e-mail. Oto jak korzystać z tych funkcji w Outlooku.

Używanie formatowania warunkowego w Outlooku

Formatowanie warunkowe umożliwia ustawienie reguł formatowania wiadomości e-mail programu Outlook. Możesz ustawić różne kolory, czcionki i style dla wiadomości e-mail wyświetlanych w skrzynce odbiorczej. Aby rozpocząć, musisz utworzyć nową regułę formatowania warunkowego.

W programie Outlook kliknij  Widok > Ustawienia widoku w kategorii Bieżący widok . W oknie  Zaawansowane ustawienia widoku kliknij opcję Formatowanie warunkowe .

Tworzenie nowej reguły formatowania warunkowego

Program Outlook używa już reguł formatowania warunkowego dla określonych scenariuszy, jak zobaczysz w oknie Ustawienia formatowania warunkowego . Na przykład nieprzeczytane wiadomości e-mail będą wyświetlane z niebieskim tekstem przy użyciu czcionki Segoe UI.

Aby dodać własną regułę formatowania warunkowego, kliknij przycisk Dodaj .

Nadaj regule odpowiednią nazwę, a następnie kliknij opcję  Czcionka , aby ustawić opcje formatowania, takie jak czcionka, kolor i rozmiar.

Kliknij  OK  , aby potwierdzić ustawienia czcionki.

Po ustawieniu stylu formatowania reguły kliknij  przycisk Warunek .

W tym miejscu możesz ustawić regułę, aby była stosowana automatycznie do wiadomości e-mail zawierających określone słowa kluczowe lub do wiadomości e-mail wysyłanych do lub z określonych adresów e-mail.

Formatowanie według adresu e-mail

Aby dodać regułę mającą zastosowanie do wiadomości e-mail od określonego nadawcy, wpisz adres e-mail w polu Od , oddzielając wiele adresów e-mail średnikiem. Możesz zastosować to do wszystkich e-maili wysyłanych z jednej witryny, wpisując @domain.com , zastępując domena.com poprawną nazwą domeny.

Możesz to zrobić również w przypadku wysyłanych, a nie odbieranych wiadomości e-mail, wpisując adres e-mail w polu Wyślij do .

Formatowanie według słów kluczowych

Aby zastosować regułę formatowania warunkowego do wiadomości e-mail zawierających słowa, wpisz słowo kluczowe (lub słowa kluczowe) w polu Wyszukaj słowa .

Wybierz opcję Tylko pole tematu z poniższego menu rozwijanego, aby przeszukać tylko pole tematu dla wybranych słów kluczowych, lub opcję Pole tematu i treść wiadomości , aby przeszukać całą wiadomość e-mail.

Zaawansowane reguły formatowania warunkowego

Możesz tworzyć dalsze złożone reguły formatowania na kartach Więcej opcji i Zaawansowane . W tym miejscu możesz zastosować nową regułę do wiadomości e-mail według ich stanu przeczytania, ważności, flagi monitującej, rozmiaru i nie tylko.

Na przykład, aby ustawić regułę tak, aby miała zastosowanie tylko do nieprzeczytanych wiadomości e-mail, kliknij pole wyboru Tylko elementy, które są na karcie Więcej opcji , a następnie wybierz opcję Nieprzeczytane z menu rozwijanego.

Na  karcie Zaawansowane możesz tworzyć określone wyszukiwania dla swojej reguły, korzystając z prawie wszystkich dostępnych danych programu Outlook. Kliknięcie opcji Pola daje setki opcji do wyboru. Najczęściej używane pola są wymienione w kategorii Często używane pola .

Kliknij  Dodaj do listy , aby dodać te zaawansowane kryteria wyszukiwania do reguły formatowania. Poniższy przykład pokazuje zaawansowane wyszukiwanie wszystkich e-maili, które w  polu Temat zawierają słowo „Ben” .

Gdy będziesz zadowolony ze swojej reguły, kliknij  OK , aby potwierdzić, a następnie  OK , aby zamknąć  okno ustawień formatowania warunkowego .

Korzystanie z kategorii e-mail

Chociaż można kategoryzować wiadomości e-mail programu Outlook za pomocą folderów wyszukiwania , innym sposobem wyróżnienia ważnych wiadomości e-mail jest zastosowanie kategorii. Kategorie mają osobną nazwę i znacznik koloru, dzięki czemu można je przeglądać osobno.

Na przykład zielono-żółto-czerwony system kolorów może pomóc w ustaleniu priorytetów najważniejszych wiadomości e-mail. Domyślnie program Outlook oferuje kategorie w kolorze niebieskim, zielonym, pomarańczowym, fioletowym, czerwonym i żółtym. Możesz je edytować lub tworzyć własne, używając alternatywnych kolorów i nazw.

Tworzenie lub edytowanie kategorii

Aby utworzyć nową kategorię lub edytować istniejącą, kliknij Strona główna > Kategoryzuj > Wszystkie kategorie .

Kliknij  Nowy , aby utworzyć nową kategorię. Wybierz kolor kategorii z menu rozwijanego, nadając mu nazwę w polu Nazwa powyżej.

Kliknij  OK , aby zapisać kategorię.

Ręczne stosowanie kategorii do wiadomości e-mail programu Outlook

Aby ręcznie zastosować kategorię do wiadomości e-mail programu Outlook, wybierz ją w widoku folderów programu Outlook. Kliknij Strona główna > Kategoryzuj , a następnie kliknij swoją kategorię.

Twoja kategoria pojawi się jako kolorowy kwadrat w domyślnym widoku folderów programu Outlook, nad godziną i datą otrzymania. Nazwa Twojej kategorii pojawi się pod tematem wiadomości e-mail w widoku wiadomości e-mail.

Aby wyświetlić e-maile według kategorii, kliknij  Widok > Kategorie i przewiń do odpowiedniej sekcji dla swojej kategorii.

Automatyczne stosowanie kategorii programu Outlook

Możesz także użyć reguł programu Outlook, aby automatycznie zastosować kategorie do niektórych wiadomości e-mail. Aby to zrobić, kliknij Plik > Informacje > Zarządzaj regułami i alertami .

Na  karcie Reguły poczty e-mail w menu Reguły i alerty  kliknij przycisk Nowa reguła .

Wybierz  Zastosuj regułę do otrzymywanych wiadomości przed kliknięciem  Dalej .

Wybierz kryteria wyszukiwania dla reguły kategorii kolorów. Na przykład, aby zastosować regułę do wiadomości e-mail z określonego adresu e-mail lub nazwy domeny, kliknij pole wyboru Od osób lub grupy publicznej .

W obszarze  Krok 2 poniżej ponownie kliknij kryteria (podkreślone na niebiesko). Obok  opcji Od na dole wpisz swój adres e-mail lub nazwę domeny.

Jeśli program Outlook może znaleźć adres e-mail w istniejącej skrzynce pocztowej, wybierz go z wyświetlonej listy, a następnie kliknij przycisk  OK . Jeśli nie, kliknij  Anuluj . Niezależnie od tego reguła zostanie utworzona. Kliknij  Dalej , aby kontynuować.

Możesz ustawić akcję dla swojej reguły na następnym etapie. Kliknij, aby włączyć opcję „ Przypisz do kategorii kategorii ” w sekcji Krok 1 .

Wybierz kategorię do przypisania do tej reguły, klikając kategorię w sekcji  Krok 2 poniżej, przed kliknięciem OK , a następnie  Dalej.

Kolejny etap pozwala wybrać dowolne wyjątki od tej reguły. Wybierz je, jak powyżej, lub kliknij  Dalej , aby kontynuować.

Na ostatnim etapie podaj nazwę reguły kategorii kolorów, a następnie zaznacz pole wyboru  Uruchom tę regułę teraz dla wiadomości znajdujących się już w „Skrzynce odbiorczej” , aby zastosować ją z mocą wsteczną do wszystkich istniejących wiadomości e-mail.

Kliknij  Zakończ , aby utworzyć i uruchomić regułę. Kategoria kolorów zostanie zastosowana do Twoich wiadomości e-mail zgodnie z wybranymi kryteriami.

Nie przegap ważnych wiadomości e-mail z programu Outlook

Używanie kategorii kolorów i reguł formatowania warunkowego to świetny sposób na wyróżnienie ważnych wiadomości e-mail, które wysyłasz i odbierasz w programie Outlook. Nie zapomnij jeszcze bardziej zwiększyć produktywności programu Outlook , korzystając z dodatkowych reguł programu Outlook i flag monitujących, aby śledzić łańcuchy wiadomości e-mail i ważne zadania.

Możesz także użyć Szybkich części w Outlooku , aby szybko dodać typowe stwierdzenia do odpowiedzi na wiadomości e-mail.