Jak zmniejszyć rozmiar pliku Excel

W programie Excel jest do 1 048 576 wierszy i 16 384 kolumn — to dużo komórek do wypełnienia.

Problem polega na tym, że im więcej danych umieścisz w arkuszu kalkulacyjnym, tym większy plik. Jeśli plik Excel stanie się zbyt duży, łatwe wysyłanie wiadomości e-mail do współpracowników lub klientów może być niepraktyczne. Może również zwolnić w programie Excel i przestać działać poprawnie.

Jeśli napotykasz ten problem, oto kilka skutecznych wskazówek, jak zmniejszyć rozmiar pliku Excel.

Jak zmniejszyć rozmiar pliku w programie Excel, usuwając arkusze?

Korzystanie z wielu arkuszy roboczych w programie Excel ułatwia strukturyzację arkuszy kalkulacyjnych, ale im więcej arkuszy roboczych użyjesz, tym większy będzie rozmiar pliku. Usunięcie niepotrzebnych arkuszy roboczych może pomóc w zmniejszeniu rozmiaru pliku.

Aby usunąć arkusze kalkulacyjne w programie Excel:

1. Upewnij się, że arkusz, który zamierzasz usunąć, nie zawiera żadnych danych, które są potrzebne lub do których odwołują się inne arkusze.
2. Kliknij prawym przyciskiem myszy kartę arkusza u dołu ekranu.
   
3. Wybierz Usuń .
   

Arkusz zostanie usunięty — powtórz czynności dla wszystkich innych arkuszy, które chcesz usunąć.

Wyczyść pamięć podręczną tabeli przestawnej

Tabele przestawne w programie Excel to świetny sposób na analizę danych, ale mogą mieć znaczący wpływ na rozmiar plików programu Excel. Dzieje się tak, ponieważ program Excel domyślnie zapisuje pamięć podręczną danych źródłowych tabeli przestawnej wraz z plikiem. Można jednak zmienić to ustawienie i odświeżyć pamięć podręczną danych po otwarciu arkusza kalkulacyjnego.

Aby zatrzymać zapisywanie pamięci podręcznej osi w programie Excel:

1. Wybierz dowolną komórkę tabeli przestawnej.
2. Otwórz menu Analiza tabeli przestawnej .
   
3. Wybierz Opcje .
   
4. Wybierz kartę Dane .
   
5. Upewnij się, że opcja Zapisz dane źródłowe z plikiem nie jest zaznaczona.
   
6. Kliknij OK , aby potwierdzić.

Zapisz formuły jako wartości

Formuły Excela pozwalają robić prawie wszystko, co chcesz w Excelu, korzystając z wbudowanych funkcji. Formuły zajmują jednak więcej miejsca niż wartości, więc jeśli masz w arkuszu kalkulacyjnym wiele formuł, które zostały już obliczone, możesz rozważyć przekonwertowanie tych formuł na wartości.

Aby zapisać formułę jako wartość w programie Excel:

1. Wybierz formułę zawierającą formułę.
2. Użyj skrótu klawiaturowego Ctrl+C w systemie Windows lub Cmd+C na komputerze Mac, aby skopiować komórkę. Alternatywnie możesz kliknąć go prawym przyciskiem myszy i wybrać Kopiuj .
   
3. Kliknij komórkę prawym przyciskiem myszy i wybierz Wklej specjalnie >  Wartości .
   

Twoja formuła zostanie zastąpiona wartością jej wyniku.

Usuń lub skompresuj zdjęcia

Obrazy nie są czymś, co jest powszechnie używane w arkuszach kalkulacyjnych programu Excel, ale jeśli używasz ich w swoim dokumencie, zwiększą one rozmiar pliku. Możesz usunąć te zdjęcia lub skompresować je.

Aby skompresować obraz w programie Excel:

1. Wybierz obraz w arkuszu kalkulacyjnym.
2. Karta Format obrazu pojawi się na wstążce — wybierz to menu.
   
3. Naciśnij ikonę Kompresuj obrazy .
   
4. Wybierz rozdzielczość — im niższa rozdzielczość, tym mniejszy będzie rozmiar pliku Excel.
   
5. Upewnij się, że zaznaczono opcję Usuń przycięte obszary zdjęć .
   
6. Jeśli chcesz zastosować tę samą kompresję do wszystkich obrazów, upewnij się, że pole wyboru Zastosuj tylko do tego obrazu nie jest zaznaczone.
   
7. Kliknij OK , aby skompresować zdjęcia.

Zmniejsz rozmiar pliku Excel, zapisując w formacie XLSB

Innym sposobem na zmniejszenie rozmiaru pliku Excel jest zapisanie go w formacie binarnym. Domyślnym formatem jest XML, który działa lepiej z innymi aplikacjami, ale jeśli planujesz używać pliku tylko w programie Excel, zapisanie go jako pliku .XLSB może pomóc w zmniejszeniu rozmiaru pliku.

Aby zapisać plik Excel w formacie .XLSB:

1. Naciśnij Plik > Zapisz jako .
2. Wybierz lokalizację, w której chcesz zapisać plik.
3. Z listy formatów plików wybierz Skoroszyt binarny programu Excel .
   
4. Naciśnij Zapisz , aby potwierdzić.

Rozwiązywanie problemów z programem Excel

Jeśli zastanawiasz się, jak zmniejszyć rozmiar pliku programu Excel, zazwyczaj możesz rozwiązać problem, wykonując powyższe kroki.

Excel to potężna aplikacja, ale gdy coś pójdzie nie tak, naprawa może być frustrująca. Jeśli masz problemy, możesz spróbować zapobiec awariom programu Excel . Jeśli otrzymujesz powiadomienia o błędach odwołań cyklicznych , program Excel może pomóc Ci je wyśledzić.