Jak zmniejszyć rozmiar pliku prezentacji PowerPoint

Najlepsze prezentacje PowerPoint to te, które są dynamiczne i interesujące dla docelowych odbiorców. Zazwyczaj oznacza to, że używasz obrazów, filmów i innych elementów wizualnych, aby przekazać swoje punkty.

Niestety, im większa prezentacja i im więcej elementów użyjesz, tym większy plik. Jeśli plik prezentacji PowerPoint jest zbyt duży, oto kilka kroków, które możesz wykonać, aby zmniejszyć ogólny rozmiar pliku.

Kompresowanie obrazów PowerPoint

Największym problemem w każdej prezentacji PowerPoint nie jest tekst — to obrazy. Więcej obrazów oznacza większy plik, ale możesz podjąć pewne kroki, aby zmniejszyć ten problem.

Zmniejszenie rozmiarów obrazów w dokumentach pakietu Office zmniejszy ogólny rozmiar pliku, a najlepszym sposobem na to jest skompresowanie obrazów. Minusem tego jest obniżenie jakości obrazu. Jednak PowerPoint oferuje kilka opcji kompresji, więc możesz zdecydować się na użycie lepszej jakości obrazów, chociaż w rezultacie kompresja obrazu zostanie zmniejszona.

Aby rozpocząć, otwórz prezentację PowerPoint. Wybierz obraz, a następnie naciśnij Format > Kompresuj obrazy na pasku wstążki.

Spowoduje to wyświetlenie  pola opcji Kompresuj obrazy . Dostępnych jest pięć różnych opcji rozdzielczości obrazu, w tym dodatkowa opcja Użyj domyślnej rozdzielczości , aby pozostawić obrazy nienaruszone.

Każda rozdzielczość jest mierzona w pikselach na cal , gdzie im większa liczba, tym lepsza jakość (i większy rozmiar pliku). Aby uzyskać maksymalną kompresję, wybierz  E-mail (96 ppi).

Jeśli wolisz skompresować tylko jeden obraz, pozostaw  zaznaczone pole wyboru Zastosuj tylko do tego obrazu . Jeśli chcesz skompresować wszystkie obrazy w prezentacji PowerPoint jednocześnie, usuń zaznaczenie tej opcji.

Naciśnij  OK , aby skompresować obraz (lub obrazy), gdy będziesz gotowy.

Po zapisaniu prezentacji programu PowerPoint ( Plik > Zapisz ) rozmiar pliku powinien zostać zmniejszony. Wpływ kompresji obrazu na rozmiar pliku będzie zależał od liczby obrazów w prezentacji, a także ich oryginalnej jakości.

Kompresowanie wideo w programie PowerPoint

Kompresja innych typów multimediów, takich jak pliki wideo, to kolejny krok w zmniejszaniu rozmiaru pliku PowerPoint. W szczególności pliki wideo mogą znacznie zwiększyć liczbę plików programu PowerPoint, jeśli są osadzone w prezentacji.

Na szczęście PowerPoint oferuje wbudowaną metodę kompresji i konwersji plików wideo. Aby to zrobić, otwórz prezentację w programie PowerPoint, a następnie naciśnij Plik > Informacje > Kompresuj multimedia . Z menu rozwijanego wybierz jakość, której chcesz użyć dla osadzonych plików wideo.

Możesz wybrać jakość wideo Full HD (1080p), HD (720p) i Standard (480p) .

Jeśli pliki wideo są obsługiwane, PowerPoint automatycznie skompresuje pliki multimedialne, zmniejszając ich ogólną jakość w trakcie procesu. Kliknij  Plik> Informacje> Kompresuj multimedia> Cofnij , aby cofnąć proces, jeśli jakość zostanie zbytnio obniżona.

Jeśli jesteś zadowolony z procesu, zapisz dokument ( Plik > Zapisz ).

Zapisywanie w formacie pliku PPTX

Większość użytkowników programu PowerPoint zna PPT, format plików programu PowerPoint. Wiele starszych prezentacji PowerPoint jest nadal zapisywanych i rozpowszechnianych w tym starszym formacie.

Niestety format pliku PPT jest przestarzały. Zamiennik, PPTX, wykorzystuje kompresję, aby znacznie zmniejszyć rozmiar pliku prezentacji PowerPoint. Zapisywanie dokumentów w formacie PPTX, a także konwertowanie istniejących plików PPT na PPTX, może mieć duży wpływ na ogólny rozmiar pliku.

Aby przekonwertować plik PPT na PPTX, otwórz plik PPT w programie PowerPoint. Następnie kliknij  Plik > Informacje > Konwertuj .

Spowoduje to otwarcie  okna dialogowego Zapisz jako , automatycznie wybierając format pliku PPTX. Potwierdź nazwę pliku dla nowej prezentacji PPTX, a następnie naciśnij Zapisz  , aby potwierdzić. 

Dodatkowe zalety kompresji, jaką oferuje plik PPTX w stosunku do oryginalnego formatu PPT, powinny pomóc w zmniejszeniu rozmiaru pliku. Jednak wpływ zapisania prezentacji PowerPoint jako pliku PPTX będzie zależał od oryginalnego pliku prezentacji.

Wyłączanie osadzonych czcionek

Większość użytkowników programu PowerPoint używa do prezentacji domyślnych czcionek systemowych, ale jeśli tworzysz prezentację z motywem, możesz zdecydować się na osadzenie czcionek innych firm w pliku programu PowerPoint. Te osadzone czcionki mogą wyglądać świetnie, ale mogą znacznie zwiększyć rozmiar pliku PowerPoint.

Jeśli nie masz pewności co do ich uwzględnienia, wyłącz opcję czcionek osadzonych w programie PowerPoint. Aby to zrobić, kliknij  Plik > Opcje , aby otworzyć menu opcji programu PowerPoint.

W  menu Opcje PowerPointa naciśnij kartę Zapisz .

W sekcji  Zachowaj wierność podczas udostępniania tej prezentacji kliknij, aby wyłączyć pole  wyboru Osadź czcionki w pliku .

Gdy opcja jest odznaczona, kliknij OK , aby zapisać ustawienie, a następnie naciśnij Plik > Zapisz , aby zapisać dokument. Po zapisaniu wszystkie osadzone pliki czcionek powinny zostać usunięte.

Jest to jednak ustawienie, które powinno mieć wpływ tylko na niewielką liczbę użytkowników programu PowerPoint i może zmniejszyć rozmiar pliku programu PowerPoint tylko wtedy, gdy używasz znacznej liczby czcionek niestandardowych.

Usuwanie ukrytych danych PowerPoint

Do każdego tworzonego dokumentu programu PowerPoint dołączone są dodatkowe informacje, w tym kto jest jego autorem i inne ukryte metadane. Jeśli próbujesz zoptymalizować rozmiar pliku programu PowerPoint, usunięcie tych informacji powinno pomóc w zmniejszeniu rozmiaru pliku, chociaż wpływ powinien być stosunkowo niewielki.

Aby to zrobić, otwórz prezentację PowerPoint, a następnie kliknij  Plik > Informacje > Sprawdź problemy > Sprawdź dokument .

W  oknie Inspektora dokumentów upewnij się, że pole wyboru Właściwości dokumentu i Informacje osobiste jest zaznaczone, a następnie naciśnij  Sprawdź .

Po zeskanowaniu prezentacji PowerPoint przez Inspektora dokumentów kliknij przycisk  Usuń wszystko dla opcji  Właściwości dokumentu i informacje osobiste .

Spowoduje to usunięcie wszystkich metadanych osobistych z prezentacji PowerPoint, zmniejszając nieznacznie rozmiar pliku.

Tworzenie lepszych prezentacji PowerPoint

Nie musisz rezygnować z jakości, aby tworzyć wysokiej jakości prezentacje PowerPoint. Jeśli rozmiar plików programu PowerPoint Cię dotyczy, skompresuj pliki multimedialne i użyj formatu pliku PPTX.

Jeśli chcesz całkowicie zrezygnować z programu PowerPoint, możesz zamiast tego pomyśleć o użyciu Microsoft Sway .