Word Macros poza rejestratorem makr: samouczek dotyczący makr pakietu Office 2016, 365/2019 i przydatne przykłady

Zakres obowiązywania: Word 365, 2019, 2016; Systemy operacyjne Windows i MAC OS X.

Oto pytanie od czytelnika::

Jestem nauczycielem, który zazwyczaj używam Worda 2019 do pisania moich dokumentów. Często muszę zmienić czcionkę i rozmiar akapitów dokumentu. Czy istnieje sposób na zautomatyzowanie mojej pracy z makrami, dzięki czemu mogę jednym kliknięciem zmodyfikować akapit dokumentu? Jestem pewien, że pozwoli mi to zaoszczędzić kilka godzin tygodniowo, które chętnie zainwestuję w inne zadania.

Dziękuję za twoje pytanie. Główną zaletą makr jest to, że pozwalają zautomatyzować zadania w aplikacjach Microsoft Office. Makra mogą być rejestrowane lub ręcznie kodowane za pomocą Visual Basic for Applications (VBA). Word dostarcza rejestrator makr, który umożliwia tworzenie skryptów automatyzacji bez kodowania. Jeśli dopiero zaczynasz pracę z automatyzacją, może to być wystarczająco dobre rozwiązanie. To powiedziawszy, przy odrobinie wiedzy VBA możesz pisać wydajne i potężne makra.

Włączenie karty programisty w programie Word

Jeśli nie widzisz karty Deweloper na wstążce programu Microsoft Word, musisz skonfigurować środowisko programistyczne makr.

• Otwórz nowy dokument Word. Jeśli chcesz pracować na istniejącym pliku, upewnij się, że masz kopię zapasową przed wprowadzeniem jakichkolwiek zmian.
• Teraz przejdź dalej i spraw, aby menu programisty było widoczne na Wstążce .

Nagrywanie makra słów – praktyczny przykład

• Teraz naciśnij nowo dodaną kartę Deweloper .
• Przejdź do grupy przycisków Kod .

• Naciśnij przycisk Record Macro , aby wywołać funkcję rejestratora makr.

• Zdefiniuj zrozumiałą nazwę dla swojego makra. Uwaga: ponieważ podana nazwa będzie używana w automatycznie utworzonym kodzie VBA, upewnij się, że w nazwie makra nie ma spacji.

•  Uwaga: chociaż można przypisać makra do przycisków , dla uproszczenia uruchomimy makro ręcznie na karcie Widok lub Deweloper.

• Wykonaj sekwencję kroków, którą chcesz nagrać. W takim przypadku zanotujesz następujące kroki:
  • Wybierz określony akapit w swoim dokumencie.
  • Przejdź do zakładki Strona główna .
  • Ustaw czcionkę na Times New Roman.
  • Ustaw rozmiar czcionki na 16.
  • Wyśrodkuj swój tekst, naciskając Ctrl + E.
• Po zakończeniu wróć do karty Deweloper i naciśnij Zatrzymaj nagrywanie .
• Przyjrzyjmy się teraz automatycznie wygenerowanemu kodowi VBA. Naciśnij Makra , a następnie podświetl makro Autoformatowanie i naciśnij Edytuj .

• Zamknij edytor VBA.

Zapisz swoją pracę w szablonie z włączonym Word Macro

• Hit Plik , a następnie Zapisz jako .
• W oknie dialogowym Zapisz jako po prawej stronie określ lokalizację zapisywania i podaj opisową nazwę skoroszytu.

• Jako typ dokumentu wybierz Dokument z obsługą makr programu Word. Uwaga: Twój dokument Word zostanie zapisany z sufiksem .docm.
• Naciśnij przycisk Zapisz .

Wykonywanie makra

• Otwórz dokument Word.
• Wybierz akapit, który chcesz automatycznie sformatować. Jako przykład, oto akapit, który wybrałem:

• Przejdź do zakładki Widok .
• Naciśnij przycisk Makra .
• Wybierz makro Autoformatowania
• Hit Run – zastosuje makro do wybranego paragrafu.
• Voi'la, niezły wynik!

  

Przypisywanie makra do przycisków lub skrótów klawiaturowych

Uwaga: jest to opcjonalny krok, który należy wykonać po wykonaniu powyższego samouczka dotyczącego nagrywania makr.

OK, do tej pory nasze podstawy makr działały. Teraz nadszedł czas, aby nieco poprawić naszą użyteczność makr w dokumencie Word. Pokażę ci, jak możesz powiązać swoje makro z przyciskiem szybkiego dostępu, aby łatwiej je uruchomić.

• Kliknij prawym przyciskiem myszy wstążkę i wybierz Dostosuj pasek narzędzi szybkiego dostępu.
• Pojawi się okno dialogowe Opcje programu Word .
• Z listy rozwijanej Wybierz polecenia z wybierz Makra.
• Zaznacz swoje makro i naciśnij przycisk Dodaj>> , aby dodać skrót do swojego makra do paska narzędzi szybkiego dostępu .

• Naciśnij przycisk Modyfikuj… , aby zdefiniować odpowiednią ikonę dla swojego makra.
• Zdefiniuj nazwę wyświetlaną dla swojego przycisku.
• Naciśnij OK .
• Teraz możesz uruchomić swoje makro z paska narzędzi szybkiego dostępu, tuż nad wstążką.

Uwaga: możesz skojarzyć swoje makro programu Word nie tylko z przyciskami szybkiego dostępu, ale także z przyciskami poleceń osadzonymi w dokumencie i określonymi niestandardowymi skrótami klawiaturowymi.

Tworzenie makr słów za pomocą VBA

Dzięki prostym umiejętnościom kodowania w języku Visual Basic for Applications możemy edytować makra i pisać programy automatyzujące różnego rodzaju prace przy użyciu VBA.

Na marginesie Uwaga: FYI – niektóre aplikacje Microsoft Office, takie jak Powerpoint i Outlook, nie mają wbudowanych rejestratorów makr. Dlatego pisanie VBA jest obowiązkowe do pisania makr Powerpoint i automatyzacji Outlooka.

• Aby edytować makro, kliknij  kartę Deweloper  i wybierz Makra w opcji kodu.
• Kliknij makro i wybierz  Edytuj .
• Otworzy się edytor Visual Basic dla aplikacji.
• Załóżmy, że chcemy ręcznie edytować makro, które nagraliśmy w poprzednim kroku, aby Word ustawiał nie tylko rozmiar, czcionkę i wyrównanie akapitu, ale także kolor.
• Ustawienie koloru sekcji odbywa się za pomocą następującego polecenia VBA:

[code] Wybór.Czcionka.Kolor [/code]

• W naszym przypadku będziemy chcieli ustawić go na losowy kolor niebieski, więc dodamy następujący fragment do naszego makra Recorded:

[kod] Zaznaczenie.Kolor czcionki = 16737792[/kod]

• Oto jak powinien wyglądać Twój kod VBA:

• W Edytorze VBA kliknij Plik , a następnie Zapisz .
• Wróć do dokumentu, uruchom makro na akapicie i obserwuj zmianę koloru czcionki.

• Voi'la!

Przydatny przykład Word Macro, który możesz napisać

Od czasu opublikowania tego samouczka wielu czytelników prosiło o bardziej szczegółowe przykłady makr programu Word. Ta lista obejmuje najpopularniejsze zadania, które można zautomatyzować za pomocą Visual Basic w programie Word. No to ruszamy:

Utwórz i zapisz nowy dokument

Sub CreateNewDoc()
'This small snippet first creates a new document, then it checks whether a document with the same name already exists before saving.
Dim myDoc As New Document
Dim filePath As String

'Modify your file path as needed
filePath = "C:\MyNewDoc.docx"

Set myDoc = Documents.Add
With myDoc
If Dir(filePath) = "" Then
.SaveAs2 (filePath)
Else

'You have already an existing document

MsgBox ("Please use a different file name")
End If
End With

myDoc.Close SaveChanges:=wdPromptToSaveChanges

End Sub

Uwaga: Podczas tworzenia nowych dokumentów możesz określić szablon (pliki .dotm/.dotx), którego chcesz użyć. Szablony są zwykle przechowywane w: C:\Users\\AppData\Roaming\Microsoft\Templates

Documents.Add Template:=<your_template_folder>

Otwórz dokument Word za pomocą VBA

Sub OpenDoc()
'This code checks whether your document exists and then opens it
filePath = "C:\MyNewDoc.docx"

If Dir(filePath) = "" Then
MsgBox ("file doesn't exist")
Else
Documents.Open (filePath)
End If

End Sub

Zamknięcie jednego/wszystkich otwartych dokumentów

Sub CloseDoc()

'This code closes a specific document
filePath = "C:\MyNewDoc.docx"
Documents(filePath).Close SaveChanges:=wdPromptToSaveChanges
End Sub

Sub CloseAllDocs()
'This code closes all opened documents in your computer
Documents.Close SaveChanges:=wdPromptToSaveChanges

End Sub

Zapisywanie Worda w formacie PDF

Oto jak łatwo zautomatyzować zapisywanie dokumentów programu Word jako plików PDF.

Sub SaveAsPdf()
'This code saves a word document in a PDF format
FileName = Left(CStr(ActiveDocument.Name), Len(CStr(ActiveDocument.Name)) - 5)
ActiveDocument.SaveAs2 FileName:="c:\" + FileName + ".pdf", FileFormat:=wdFormatPDF

End Sub

Wstawianie nagłówka i stopki

Ten kod ustawia nagłówek i stopkę pierwszej strony dokumentu programu Word.

Sub InsertHeaderFooterFirstPage()
Dim myDoc As Document
Dim headerText As String
Dim footerText As String

Set myDoc = ActiveDocument
'Replace the header and footer text as needed
headerText = "This document was written by you"
footerText = "All rights reserved to you"

With myDoc.Sections(1)
'We first ensure that we can set different header and footer texts
.PageSetup.DifferentFirstPageHeaderFooter = True
'Setting the header and footer texts
.Headers(wdHeaderFooterFirstPage).Range.Text = headerText
.Footers(wdHeaderFooterFirstPage).Range.Text = footerText

End With

End Sub

Dodatkowe pomysły na makro słów

Oto kilka kolejnych pomysłów, które opublikujemy w najbliższej przyszłości.

1. Znajdź i zamień (wykonaj metodę)
2. Wstaw akapit (przed i po zaznaczeniu)
3. Programowe drukowanie dokumentów
4. Praca ze stołami

To kończy nasz samouczek na dziś. Jak właśnie zauważyłeś, jest wiele do zrobienia z rejestratorem makr Word i makrami VBA w programie Word. Jeśli szukasz bardziej szczegółowej pomocy, która wykracza poza zakres tego samouczka, skontaktuj się z nami za pośrednictwem naszego formularza kontaktowego .