Exportar listas do SharePoint para Excel ou arquivo CSV

Neste blog, discutiremos como exportar listas do SharePoint de duas maneiras: exportando para um arquivo Excel e um arquivo CSV . É uma maneira eficiente de enviar a lista ou dados para outra pessoa fora de sua organização.

Aprender a diferença entre exportar para Excel ou arquivo CSV ajudará você a decidir qual método de exportação é ideal em várias situações.

Índice

• Como exportar listas do SharePoint para o Excel
• Como exportar listas do SharePoint para CSV
• A diferença entre exportar para Excel e CSV
• Conclusão

Como exportar listas do SharePoint para o Excel

Primeiro, clique em Exportar .

Você verá duas opções: Exportar para Excel e Exportar para arquivo CSV.

Se você está considerando o tempo, um arquivo CSV é muito mais rápido de exportar porque é estático. No entanto, se você estiver considerando dinâmico, um arquivo do Excel é a melhor escolha.

Mas, por enquanto, escolheremos Exportar para Excel .

Na verdade, isso fará o download de um arquivo de consulta , basicamente um arquivo do Power Query no Excel . Faça login na sua conta do SharePoint ou na sua conta 365 no Excel antes de exportar. Você também pode fazer login ao abrir o arquivo Power Query baixado .

Em seguida, abra o arquivo de consulta baixado em seu Excel para ver os dados exportados.

A coluna Tag é uma coluna de seleção múltipla, portanto, as opções são separadas por um ponto-e-vírgula e uma hashtag (;#) .

Você também pode visualizar as opções clicando no botão suspenso da coluna . Neste exemplo, é a coluna Tags .

Então você verá as opções disponíveis.

Se você deseja filtrar os dados que seu Excel está visualizando, você pode clicar nas colunas que deseja usar para filtragem. Neste exemplo, clicaremos na coluna Office .

Em seguida, marque Dallas na caixa de diálogo.

Depois disso, clique em OK .

Como resultado, seu Excel exibirá os itens que possuem o escritório em Dallas .

Lembre-se de que, para arquivos do Power Query , você deve primeiro copiar os dados se estiver planejando enviá-los para uma pessoa fora de sua organização ou empresa. O arquivo copiado será aquele que você deverá enviar.

Como exportar listas do SharePoint para CSV

Primeiro, clique em Exportar e depois em Exportar para CSV .

Isso fará o download de um arquivo CSV . A melhor parte disso é que você não precisa mais fazer login.

E você verá a versão estática da lista.

Lembre-se de que, ao optar por exportar para CSV , você está baixando a versão atualizada mais recente de sua lista. Como é estático, quando você atualiza sua lista do SharePoint, precisa baixá-la novamente.

Considerando que em um arquivo do Power Query , toda vez que você atualizar sua lista do SharePoint, ele fará o mesmo automaticamente no arquivo, pois é um arquivo do Power Query .

A diferença entre exportar para Excel e CSV

Estas são as principais diferenças entre os dois:

• O arquivo do Power Query é como uma extensão da sua lista do SharePoint, o que significa que quaisquer alterações feitas na sua lista do SharePoint serão refletidas no arquivo do Power Query .
• Se você enviar o arquivo do Power Query para uma pessoa fora da sua organização, precisará copiar e colar o arquivo em outra planilha e enviar o arquivo copiado.
• O arquivo CSV é estático. Se for enviá-lo para outra pessoa fora de sua organização, não é necessário fazer uma cópia. Você pode enviá-lo diretamente para a pessoa.
• Você não precisa fazer login para acessar um arquivo CSV exportado .
• Se houver alterações feitas depois que você exportou a lista para um arquivo CSV , elas não serão refletidas no arquivo CSV , a menos que sejam baixadas novamente.

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Conclusão

Resumindo, você aprendeu a exportar sua lista do SharePoint para Excel e CSV . Se você deseja enviar os dados para fora da sua organização, pode escolher entre os dois. No entanto, se você deseja uma lista rápida, exportar a lista para CSV é a melhor escolha.

Ao aprender a diferença entre esses dois, você poderá decidir facilmente qual método de exportação é ideal em várias situações. Se você quiser saber mais sobre este tópico e outros conteúdos relacionados, certamente pode conferir a lista de links relevantes abaixo.

Tudo de bom,

henrique