SharePoint | Uma visão geral

Neste tutorial, teremos uma visão geral do Microsoft SharePoint . Também discutiremos seus usos e por que é essencial aprender sobre isso.

O SharePoint é uma ferramenta de colaboração baseada na Web para uma organização que permite que os usuários se comuniquem e compartilhem informações na Web. 

Índice

• Compreendendo o Microsoft SharePoint
• Usos do Microsoft SharePoint
  • 1. Biblioteca sofisticada para manter os documentos da sua organização
  • 2. Notícias e atualizações para sua equipe
  • 3. Microsoft SharePoint como banco de dados
  • 4. Mantenha fluxos de trabalho comuns nas empresas
  • 5. Loja única para empresas
• Recursos do Microsoft SharePoint
• Importância de aprender Microsoft Sharepoint
• Conclusão

Compreendendo o Microsoft SharePoint

Todos em uma organização podem usar o SharePoint, pois ele ajuda as equipes a colaborar.

Também pode ser sua própria intranet pessoal . A Internet é uma colaboração de sites e recursos que qualquer pessoa pode visitar. A intranet, por outro lado, é uma coleção de sites e recursos que somente as pessoas de uma organização podem visitar.

Com a intranet, podemos ter vários sites semelhantes aos que podemos acessar pela internet. Podemos ter sites diferentes para nossa organização que somente as pessoas em nossa organização podem acessar para um projeto específico.

Além disso, o SharePoint é uma maneira de compartilhar e gerenciar conteúdo e conhecimento em uma equipe . Como organização, podemos ter muito conteúdo e conhecimento, como enviar um relatório de despesas, quem são nossos clientes ou nossa equipe de vendas ou como entrar em um escritório específico. 

O SharePoint também permite que uma equipe tenha um ' balcão único ' para todas as informações. Todas as informações podem estar em um só lugar e também podem ser facilmente acessadas.

Ainda podemos estar usando o processo antigo, mesmo que já exista um processo atualizado. É por isso que o SharePoint é útil como uma forma de compartilhar e gerenciar conteúdo e conhecimento em nossa equipe. 

Por fim, o SharePoint capacita o trabalho em equipe usando sites . Ele fornece um espaço de colaboração que permite que as equipes colaborem, acompanhem o progresso e gerenciem conteúdo ou permissões usando sites baseados na web. 

Também é muito acessível e intuitivo. É uma daquelas habilidades fáceis de aprender e entender.

Usos do Microsoft SharePoint

O SharePoint é uma ferramenta flexível. Você pode fazer várias coisas ou apenas uma ou duas dessas coisas também. Cabe a você decidir como deseja usá-lo. Ao usar o SharePoint, você pode usar ferramentas simples por enquanto e dimensioná-las para recursos mais avançados à medida que sua organização cresce. 

1. Biblioteca sofisticada para manter os documentos da sua organização

O SharePoint é uma biblioteca sofisticada para manter os documentos da sua organização . Isso é semelhante ao OneDrive ou Google Drive. É uma maneira de manter todos os seus documentos em um só lugar. 

Um recurso do SharePoint que o OneDrive e o Google Drive não oferecem é que você pode associar metadados a esses documentos. Portanto, em vez de ter uma estrutura de pastas típica de como você mantém seus documentos, você também pode associar metadados e agrupá-los com base em coisas diferentes.

Por exemplo, algumas organizações poderosas não colocam seu conteúdo compartilhado em uma estrutura semelhante a uma pasta, pois pode haver muitos problemas com isso. Eles geralmente têm uma lista de arquivos com metadados.

Ao fazer isso, eles podem rastrear facilmente, agrupar coisas diferentes que desejam e manter os metadados. Se as coisas forem atualizadas, elas não precisam se mover pelas pastas porque precisam apenas atualizar os metadados. 

2. Notícias e atualizações para sua equipe

O SharePoint também pode ser usado para fornecer facilmente notícias e atualizações para sua equipe . Além de poder definir sites que contenham informações, você também pode criar páginas em seu site para atualizar sua equipe sobre determinadas coisas.

Digamos, por exemplo, que você tenha um site do SharePoint para sua equipe. Depois, há um novo processo de vendas que você deseja implementar. Em vez de enviá-lo por e-mail, basta publicá-lo como uma nova página no seu SharePoint.

Com isso, dá a todos acesso àquela página na qual podem comentar. Se, por exemplo, você cometeu um erro, também pode alterá-lo ou atualizá-lo de tempos em tempos.

3. Microsoft SharePoint como banco de dados

O SharePoint pode ser usado como um banco de dados para armazenar informações sobre qualquer coisa . Existem organizações que criam uma lista do SharePoint contendo dados de clientes, dados de transações, dados de pedidos e muito mais. Também é poderoso e muito flexível porque pode armazenar virtualmente qualquer tipo de dados, como anexos, usuários e perfis. 

Também é mais intuitivo do que outros bancos de dados. Por exemplo, você não usaria o Excel para armazenar dados porque deseja que eles sejam compartilhados entre muitas pessoas e que estejam no mesmo lugar. Você deseja ter regras de validação onde algumas pessoas só podem adicionar clientes que tenham certas condições e sejam válidos. 

Você não gostaria de usar SQL, Salesforce ou qualquer outro banco de dados complicado porque precisa aprender a linguagem SQL para poder usá-lo. Portanto, o SharePoint é uma boa ferramenta para usar como banco de dados e também uma boa alternativa ao Dataverse da Microsoft. 

4. Mantenha fluxos de trabalho comuns nas empresas

O SharePoint também é usado para manter fluxos de trabalho comuns em sua empresa para eficiência . Depois de ter seu banco de dados no SharePoint, você pode usar seus recursos de fluxo de trabalho para gerenciar determinadas tarefas comerciais comuns.

Digamos, por exemplo, que você tenha um fluxo de trabalho relacionado ao preenchimento de um relatório de despesas. Antigamente, tínhamos que ir ao nosso e-mail e procurar o relatório de despesas para preenchê-lo manualmente. Então, precisamos enviar o anexo para o gerente aprovar e fazer outros processos que são complicados.

Você pode tornar esse processo muito mais fácil executando um fluxo de trabalho inteiramente no SharePoint. Haverá um banco de dados para manter todas as despesas. Você pode criar um novo registro e enviá-lo ao SharePoint do gerente para aprovação.

Após a aprovação, irá diretamente para contas a pagar no SharePoint. Por fim, eles o aprovarão para que você possa receber seu pagamento. Não há necessidade de troca de e-mails e também é rastreável e auditável. 

5. Loja única para empresas

Em suma, é um balcão único para tudo em seu negócio . Tudo acontece em sua plataforma, o que a torna muito eficiente. Com o SharePoint, você não precisa ter fontes de banco de dados diferentes. Além disso, não há necessidade de fluxos de trabalho realmente complexos que sejam puramente manuais.

Aqui estão os recursos do SharePoint que eu quero que você experimente mais tarde. 

Recursos do Microsoft SharePoint

O SharePoint é um sistema de gerenciamento de conteúdo que você pode pesquisar facilmente. Ele também possui alguns recursos de rede social que permitem que os funcionários colaborem. Por exemplo, você pode colocar postagens de discussão, perguntas frequentes, feeds de notícias sobre o que as pessoas estão fazendo e assim por diante. Ele traz um aspecto de rede social para sua organização. 

Ele também possui excelente integração com os aplicativos do Office 365.

Além disso, o SharePoint é muito personalizável, não apenas do ponto de vista do design, mas também do aspecto funcional. Você pode criar qualquer fluxo de trabalho ou dados que desejar por meio de listas do SharePoint. Você também pode ter um sistema de biblioteca de documentos baseado em pastas ou metadados. Ele pode até permitir que os usuários tenham páginas dentro de páginas ou uma página inteira. 

O SharePoint tem seu próprio banco de dados. É complicado o suficiente para armazenar tipos de dados muito complexos, mas também intuitivo o suficiente para que qualquer pessoa possa usá-lo sem conhecer nenhuma codificação. 

Também existem bons recursos de business intelligence no SharePoint. Depois de ter seus dados no SharePoint, você pode gerenciar o que está mudando e como está mudando. Você pode ter exibições, painéis e outras coisas assim. 

O SharePoint também possui uma das melhores permissões e sistemas de segurança. Você pode gerenciar permissões com muita facilidade e granularidade. Você pode definir permissões no nível da biografia, no nível do aplicativo, no nível do banco de dados, no nível da coluna ou em todo o nível do site. 

Em vez de sistemas típicos em que as permissões são tratadas no nível do usuário, isso é feito no nível do grupo. Portanto, você atribui permissão a determinados grupos e, em seguida, atribui usuários a esses grupos. 

Por fim, a Microsoft torna o SharePoint muito fácil, intuitivo e acessível a todos os níveis da organização, independentemente do nível de habilidade.

Importância de aprender Microsoft Sharepoint

Existem muitos motivos pelos quais precisamos aprender o SharePoint. Um dos principais motivos é que ele permite que os usuários aumentem a colaboração, melhorem o trabalho em equipe e gerem eficiência na organização. 

Ele também permite que os usuários criem um ' balcão único para todos os funcionários atuais e futuros. Por exemplo, você pode ter a integração de um funcionário ou novos funcionários que perderam notícias ou e-mails importantes do histórico. É melhor se todas essas informações estiverem contidas no SharePoint para que, quando esses novos funcionários forem integrados, possam ver todo esse histórico no próprio SharePoint. 

A razão final pela qual realmente devemos aprender isso é sermos contratados. O SharePoint é tão usado nas organizações que é uma das coisas que as pessoas procuram quando são contratadas. Semelhante às habilidades de escritório, o SharePoint também é muito importante, especialmente se você puder criar seu próprio site.

Um usuário do SharePoint é diferente de um desenvolvedor do SharePoint. Se você disser em seu currículo que é um desenvolvedor do SharePoint, isso é muito relevante porque seu chefe saberia que você pode automatizar seus fluxos de trabalho e como fazer um balcão único para todos os seus funcionários.

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Conclusão

Para resumir, é essencial aprender a usar o SharePoint, pois ele oferece muitos benefícios para sua organização. É especialmente importante para as equipes que usam o LuckyTemplates, pois elas trabalham perfeitamente umas com as outras e complementam as funções umas das outras.

Você pode revelar valor e recursos adicionais do SharePoint que sua organização pode usar. Você pode fazer muitas coisas com listas do SharePoint, sistemas de permissão, gerenciamento de fluxo de trabalho, histórico de versões e muito mais. 

Também é algo que todos em uma organização podem usar facilmente sem ficarem sobrecarregados. Como usuário, é muito fácil de usar, mas também pode ser difícil de dominar e desenvolver. Mas, uma vez que você o tenha, ele o ajudará a fornecer eficiência em seus fluxos de trabalho de negócios.

Tudo de bom,

henrique