Colunas calculadas no SharePoint | Uma visão geral

Colunas calculadas no SharePoint ou Sharepoint Online são ferramentas poderosas que permitem aos usuários gerar e exibir dados com base nos valores de outras colunas em uma lista ou biblioteca. As fórmulas, que consistem em equações que realizam cálculos sobre esses valores, servem como estrutura de colunas calculadas e normalmente começam com um sinal de igual (=).

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Adicionar uma coluna calculada a uma lista ou biblioteca do SharePoint permite que os usuários executem uma variedade de funções, como calcular o imposto sobre vendas, determinar as datas de vencimento ou calcular o custo total da origem dos itens.

Esses cálculos são úteis em uma ampla variedade de aplicativos e permitem gerenciamento de dados e notificações mais eficientes.

Ao criar uma coluna calculada, os usuários podem escolher entre várias funções predefinidas ou criar fórmulas personalizadas usando operações matemáticas padrão, como adição, subtração, multiplicação e divisão. Essa flexibilidade torna as colunas calculadas um recurso valioso para usuários do SharePoint que precisam gerar conteúdo dinâmico baseado em dados em suas listas e bibliotecas.

Cobrimos um pouco mais sobre o Sharepoint no vídeo abaixo; definitivamente vale a pena assistir para todos os entusiastas de aplicativos de energia!

Índice

• Compreendendo as colunas calculadas
  • Conceito e Propósito
  • Aplicativos no SharePoint
• Como criar facilmente uma coluna calculada do Sharepoint
  • Definindo configurações de coluna
  • Usando fórmulas de coluna
• Funções e fórmulas comuns
  • Funções aritméticas e lógicas
  • Funções de texto e data
• Práticas recomendadas do SharePoint
  • Convenções de nomenclatura
  • Manipulação de erros
• Limitações e Alternativas
  • Limitações da coluna calculada do SharePoint
• Um guia passo a passo para colunas calculadas no Sharepoint/Sharepoint Online
• Adicionando uma coluna em uma lista do SharePoint
• Alterando o tipo de coluna para data e hora no SharePoint
• Adicionando colunas calculadas no SharePoint
• Editando colunas calculadas no SharePoint
• Dicas para ótimos recursos funcionais
• A Palavra Final

Compreendendo as colunas calculadas

As colunas calculadas no SharePoint são uma ferramenta poderosa para executar cálculos automatizados com base nos dados de uma lista ou biblioteca do SharePoint.

Nesta seção, exploraremos o conceito e a finalidade de colunas calculadas, campos calculados e valores calculados, juntamente com seus aplicativos na plataforma do SharePoint.

Antes de entrarmos em um exemplo, vamos tirar o básico do caminho.

Conceito e Propósito

As colunas calculadas são essencialmente fórmulas que executam cálculos usando dados de outras colunas na mesma lista ou item de biblioteca.

A utilização de colunas calculadas pode aprimorar a consistência dos dados, garantindo que os valores calculados estejam sempre atualizados e sincronizados com os dados de origem dos quais dependem. Além disso, as colunas calculadas podem ajudar a reduzir a entrada manual de dados e possíveis erros humanos ao automatizar os cálculos.

Aplicativos no SharePoint

As colunas calculadas podem ser implementadas em vários cenários no SharePoint para executar tarefas como:

• Exibir um cálculo simples baseado em valores de duas ou mais colunas dentro do mesmo item, como o exemplo de calcular o total multiplicando quantidade e preço.
• Aplicar formatação condicional ou lógica, como usar as funções SE, E e OU para calcular e exibir resultados com base em condições específicas ou valores de coluna
• Validar as entradas de dados comparando os dados em uma ou mais colunas e garantindo que atendam aos critérios predefinidos.
• Usando funções relacionadas a datas para calcular prazos, datas de vencimento ou a diferença entre duas colunas de datas.
• Manipulação de texto, como recuperar uma parte de uma string de texto ou combinar valores de várias colunas de texto.

No geral, as colunas calculadas no SharePoint oferecem ampla funcionalidade para aprimorar a eficiência e a consistência do gerenciamento de dados em suas listas e bibliotecas.

Agora vamos criar e adicionar uma coluna.

Como criar facilmente uma coluna calculada do Sharepoint

Isso é bem direto, vamos finalizar o artigo com um exemplo visual para te ajudar a entender melhor.

Definindo configurações de coluna

Para criar uma coluna calculada em uma lista ou biblioteca do SharePoint, primeiro abra a lista ou biblioteca onde deseja adicionar a coluna. Clique em “Configurações” próximo ao canto superior direito da janela do navegador e selecione “Criar coluna” na seção Colunas.

Ao definir as configurações para sua nova coluna calculada, comece dando um nome a ela e escolhendo o botão de opção “Calculado (cálculo baseado em outras colunas)”. Isso permitirá que você use dados de outras colunas na lista ou biblioteca como parte de seu cálculo.

Agora é hora de inserir uma fórmula de coluna.

Usando fórmulas de coluna

Depois de selecionar o tipo de coluna “Calculada”, você será solicitado a inserir uma fórmula que calcule o valor de sua nova coluna com base nas colunas existentes na lista ou biblioteca. O SharePoint usa uma sintaxe semelhante às fórmulas do Excel, permitindo que você crie cálculos complexos usando funções como IF, AND e SUM.

Para escrever uma fórmula, comece digitando um sinal de igual (=) seguido por uma combinação de funções, nomes de coluna e operadores matemáticos. Certifique-se de colocar os nomes das colunas entre colchetes ([ ]) e usar aspas duplas (” “) para strings de texto (SharePoint Stack Exchange) .

Aqui está um exemplo de fórmula:

=IF([Status]="Completed", [Hours]*[Rate], 0)

Esta fórmula calcula o custo total de um projeto com base em seu status, horas e taxa. Se o projeto estiver marcado como “Concluído”, o custo é calculado multiplicando as horas e a tarifa; caso contrário, o custo é zero.

Depois de inserir sua fórmula, clique em "OK" para criar a coluna calculada. Ele atualizará automaticamente seu valor sempre que os dados nas colunas referenciadas forem alterados.

Voilá!

Agora vamos executar algumas funções comuns.

Funções e fórmulas comuns

Esta seção aborda algumas funções e fórmulas comuns usadas nas colunas calculadas do SharePoint, divididas em duas subseções: funções aritméticas e lógicas e funções de texto e data.

Funções aritméticas e lógicas

As funções aritméticas permitem executar operações matemáticas básicas, enquanto as funções lógicas ajudam a tomar decisões com base em determinadas condições.

Algumas funções aritméticas e lógicas comumente usadas são:

• ADD: Adiciona dois números. Exemplo:=Column1+Column2
• SUBTRAIR: Subtrai um número de outro. Exemplo:=Column1-Column2
• MULTIPLICAR: Multiplica dois números. Exemplo:=Column1*Column2
• DIVIDE: Divide um número por outro. Exemplo:=Column1/Column2
• IF: Executa um teste condicional. Exemplo:=IF(Column1>Column2, "Greater", "Lesser")
• AND: Verifica se todas as condições foram atendidas. Exemplo:=AND(Column1>0,Column2>0)
• OU: Verifica se alguma condição foi atendida. Exemplo:=OR(Column1>0,Column2>0)

Agora, vamos verificar algumas funções básicas de texto e data.

Funções de texto e data

As funções de texto permitem manipular strings de texto, enquanto as funções de data permitem manipular valores de data e hora. Algumas funções comuns de texto e data em colunas calculadas do SharePoint são:

• CONCATENAR: Combina duas ou mais strings. Exemplo:=CONCATENATE(Column1, Column2)
• ESQUERDA: Extrai um número especificado de caracteres do início de uma string de texto. Exemplo:=LEFT(Column1, 5)
• DIREITA: Extrai um número especificado de caracteres do final de uma string de texto. Exemplo:=RIGHT(Column1, 5)
• DATA: Retorna uma data baseada em um dia, mês e ano. Exemplo:=DATE(Year(Column1), Month(Column1), Day(Column1)+7)
• HOJE: Retorna a data atual. Exemplo:=TODAY()
• DATEDIF: Calcula a diferença entre duas datas. Exemplo:=DATEDIF(Column1, Column2, "d")

Estes são apenas alguns exemplos; há muito mais funções e fórmulas disponíveis. Você pode consultar o guia de fórmula do Microsoft SharePoint Foundation para obter mais informações.

Ou, se você realmente quer mergulhar no Sharepoint no LuckyTemplates e aprender sobre fórmulas condicionais, bibliotecas de documentos, configurações de lista e muito mais, confira este ; é ótimo! É realmente uma das melhores maneiras de aprender.

Práticas recomendadas do SharePoint

Aqui estão algumas coisas importantes para ajudá-lo a navegar no Sharepoint

Convenções de nomenclatura

Ao trabalhar com colunas calculadas, é essencial seguir as convenções de nomenclatura adequadas. Isso ajudará a manter um ambiente do SharePoint limpo, organizado e mais acessível. Algumas convenções de nomenclatura a serem consideradas para colunas calculadas incluem:

• Use nomes descritivos para as colunas, indicando a finalidade ou o cálculo que está sendo executado. Por exemplo, em vez de usar “Col1”, use “TotalSales” para uma coluna calculada que resuma os valores de vendas.
• Evite usar caracteres especiais ou espaços nos nomes das colunas, pois eles podem causar problemas de compatibilidade com alguns recursos do SharePoint.
• Considere usar camelCase ou snake_case para nomes de coluna, para melhor legibilidade e consistência com as práticas de desenvolvimento.

Manipulação de erros

Erros de cálculo podem ocorrer, e eles acontecem, acredite! Garantir o tratamento adequado de erros pode resultar em menos erros e desempenho mais confiável. Algumas práticas recomendadas para tratamento de erros em colunas calculadas incluem:

• Use a função ISERROR para verificar os cálculos que retornam erros. Isso permite que você exiba uma mensagem informativa ou um valor padrão em vez de um erro. Por exemplo:=IF(ISERROR([Column1]/[Column2]), "Error Message", [Column1]/[Column2])
• Certifique-se de lidar com erros de divisão por zero, pois esse é um erro de cálculo comum. Use uma função SE ou SEERRO para evitar um #DIV/0! erro na divisão por zero.
• Esteja atento aos tipos de dados usados ​​em seus cálculos. Tipos de dados incompatíveis podem causar erros de cálculo. Certifique-se de usar tipos de dados apropriados e converta os dados, se necessário, antes de realizar os cálculos.

Seguir essas práticas recomendadas para convenções de nomenclatura e tratamento de erros resultará em um ambiente do SharePoint mais eficiente, robusto e de fácil manutenção.

Claro, existem algumas limitações, elas são…

Limitações e Alternativas

Limitações da coluna calculada do SharePoint

Algumas limitações incluem:

• As colunas calculadas não estão disponíveis para uso com várias linhas de texto ou campos de pessoa ou grupo.
• Você não pode usar campos de pesquisa, campos de metadados gerenciados ou colunas de dados externos em fórmulas de coluna calculada.
• Por fim, algumas funções não são suportadas, como dias em rede e funções de data de hoje.

Agora que você tem uma ideia de tudo, vamos ver alguns exemplos.

Um guia passo a passo para colunas calculadas no Sharepoint/Sharepoint Online

Uma das principais vantagens de usar colunas calculadas é que os dados necessários podem ser definidos automaticamente. E não se limita a cálculos simples, porque também pode fazer cálculos complicados.

Para esses exemplos, vamos nos concentrar em criar colunas calculadas com uma fórmula simples. Mas, no final do blog, forneceremos recursos sobre onde você pode conhecer mais fórmulas que podem ser usadas em suas colunas calculadas.

Adicionando uma coluna em uma lista do SharePoint

Antes de continuarmos, vamos começar adicionando outra coluna que será baseada na coluna calculada. Então, clique em Adicionar coluna .

Em seguida, escolha Linha única de texto .

Em seguida, ele exibirá o painel Criar uma coluna .

Vamos digitar “ Data de inscrição ” no campo Nome .

O valor padrão será nada.

Em seguida, clique em Salvar .

Em seguida, atualize a página e você verá a coluna adicionada à sua lista do SharePoint.

Em seguida, clicaremos em Editar na visualização em grade .

Em seguida, iremos para o arquivo Excel dos recursos fornecidos neste blog.

A partir daí, vamos copiar todos os dados da coluna H .

Em seguida, volte para nossa Lista do SharePoint e selecione a célula superior na coluna Data de inscrição .

Em seguida, cole os dados do arquivo Excel que copiamos.

Por fim, clique em Sair da visualização em grade para salvar.

Alterando o tipo de coluna para data e hora no SharePoint

Clique na coluna Data de inscrição . Observe que talvez seja necessário rolar para a direita para vê-lo, pois temos muitas colunas.

Em seguida, selecione Configurações da coluna .

E clique em Editar .

O painel Editar coluna aparecerá onde você pode editar a coluna.

A partir daí, clique no menu suspenso Tipo .

Em seguida, escolha Data e hora .

Em seguida, definiremos o formato Amigável como Sim .

Por fim, clique em Salvar.

No prompt que aparecerá, clique em Salvar .

Este é um formato muito amigável, pois você verá alguns dados indicando que foi há 4 dias, em vez de exibir o próprio formato de data.

Adicionando colunas calculadas no SharePoint

Primeiro, clique na coluna Adicionar .

Em seguida, clique em Mais…

Isso nos levará às Configurações e, em seguida, Criar coluna . Como você pode ver, adicionar uma coluna calculada só pode ser feito na visualização clássica e não na visualização moderna.

Vamos digitar um nome completo para esta coluna. Neste exemplo, usaremos “ Término do período de recompensa ”. Depois que os clientes se inscreverem, eles terão (número de dias) 90 dias para obter descontos ou outras ofertas que você possa imaginar.

Em seguida, definiremos o tipo como Calculado (cálculo baseado em outras colunas) .

Para a descrição na captura de tela abaixo, não colocaremos nada por enquanto.

Na caixa de texto Fórmula , queremos que seja igual à data de inscrição mais 90 dias. Além disso, queremos automatizá-lo. Então, nas opções de Inserir coluna , escolheremos Data de inscrição .

Então, no campo Fórmula , você notará que tem “ [Data de Inscrição] ”. Então, adicionaremos “ +90 ” próximo a ele.

Em seguida, abaixo da caixa de texto Fórmula , você verá opções para O tipo de dados retornado desta fórmula é: Escolheremos Data e hora e, em seguida, Somente data .

Por fim, clique em OK .

E no lado direito da página de nossa lista do SharePoint, veremos as colunas Data de inscrição (data de início) e Fim do período de recompensa . A coluna Fim do período de recompensa mostra 90 dias após a data de inscrição .

Editando colunas calculadas no SharePoint

Lembre-se de que não podemos mais editar a coluna Fim do período de recompensa diretamente aqui na exibição moderna porque a criamos na exibição clássica. Em vez disso, podemos clicar no ícone de engrenagem no canto superior direito.

Em seguida, clique em Configurações da lista .

Seremos redirecionados para a página Configurações .

Role até o final e veremos todas as nossas diferentes colunas na seção Colunas .

Em seguida, clicaremos em Fim do período de recompensa .

Seremos redirecionados para a página onde podemos configurar a coluna novamente.

Neste exemplo, alteraremos a fórmula para “ =[Data de inscrição]+120 ”, em vez de “ =[Data de inscrição]+90 ”.

Por fim, clique em OK .

Você será redirecionado para a página anterior.

Clique em Clientes para retornar à nossa lista online do SharePoint.

Você verá que a coluna Fim do período de recompensa foi alterada desde que a atualizamos para 120 .

Lembre-se de que a única maneira de editar um campo calculado/coluna calculada é dessa maneira. É porque só podemos criar uma coluna calculada nas configurações de exibição clássica. Mas é claro que você pode alterar a coluna Data de inscrição .

Confira o tipo abaixo para se tornar um designer de Sharepoint confiante!

Dicas para ótimos recursos funcionais

A melhor coisa sobre colunas calculadas é que você não precisa se ater a fórmulas básicas. Na verdade, você pode usar muitas fórmulas para tornar sua lista do SharePoint mais funcional e conveniente de usar.

Se você não estiver familiarizado com as fórmulas que pode usar, poderá encontrá-las aqui .

Neste site, você encontrará muitas fórmulas que podem ser usadas em suas colunas calculadas.

Além disso, você poderá ver as funções que pode usar em suas listas do SharePoint.

Um exemplo é a função ABS .

Além desta lista, você também pode contar com o Google e o Stack Overflow. Ao pesquisar fórmulas na internet, digite “ for Excel ” em vez de “ for SharePoint ” porque a lista do SharePoint é muito semelhante ao Excel.

Isso significa que até mesmo a formatação condicional funcionará em suas colunas calculadas.

Item de lista do SharePoint: editando itens únicos e múltiplos
Listas do SharePoint: uma visão geral
adicionando metadados no SharePoint usando colunas

A Palavra Final

Para resumir, aprendemos como criar colunas calculadas no SharePoint seguindo o guia acima.

A fórmula que usamos pode ser básica, mas você melhorará ao longo do caminho, especialmente quando usar os recursos fornecidos, onde poderá obter fórmulas para sua coluna calculada.

Lembre-se de que uma coluna calculada não está limitada ao uso de datas. Você também pode usá-lo para certas fórmulas. Por exemplo, se um usuário digitar em uma determinada cidade ou escritório, o CEP será automatizado. Isso significa que há várias maneiras pelas quais as colunas calculadas podem tornar sua lista do SharePoint mais gerenciável e conveniente.

Tudo de bom,

henrique