O que é Power Automate? -O Guia Definitivo

Você está procurando uma maneira mais fácil de realizar todas as suas tarefas tediosas e rotineiras com rapidez e eficiência? Nesse caso, o Power Automate pode ser a solução que você está procurando.

Este guia do Power Automate fornece todas as informações e exemplos necessários para liberar todo o potencial dos fluxos de trabalho automatizados do Power Automate.

Crie bots simples durante o processo de entrada de dados para criar fluxos complexos que orquestram soluções de negócios de ponta a ponta – o Power Automate pode revolucionar seus negócios se for bem feito!  

Índice

• O que é o Microsoft Power Automate?
• Como o Power Automate funciona com aplicativos do Microsoft 365?
• Importância da Automação nos Processos de Negócios
• Usos comuns do Power Automate em diferentes setores
• Os principais recursos do Power Automate 
• Como criar e configurar uma conta do Power Automate 
• Terminologia do Power Automate: principais conceitos e definições
• Conectando-se a fontes de dados e serviços externos 
• Tipos de fluxos de trabalho para ajudar você a começar
  • Fluxos de processos de negócios
  • Fluxos de Área de Trabalho
  • Fluxos de Nuvem
    • 1. Fluxos Automatizados
    • 2. Fluxos Instantâneos
    • 4. Fluxos programados
  • Escolhendo o fluxo de nuvem certo
• Papel dos gatilhos e ações no Power Automate
• Técnicas avançadas de automatização de energia 
  • Usando variáveis ​​e expressões no Power Automate
• Implementando Lógica Condicional e Loops
• Criação de conectores e APIs personalizados
• 2 Aplicações práticas do Power Automate em cenários do mundo real
  • Exemplo 1: enviar e-mails em massa com fluxo de nuvem instantâneo no Power Automate
  • Exemplo 2: migrando dados do Excel para uma lista do Sharepoint 
• 6 práticas recomendadas para automação de energia
  • 1. Gerenciando fluxos e processos de automação
  • 2. Fluxos de trabalho de teste e depuração 
• Power Automate versus outras ferramentas de automação
• 3 vantagens impressionantes do Power Automate
• 3 Limitações do uso do Microsoft Power Automate
• Para Power Automate ou não para Power Automate?

O que é o Microsoft Power Automate?

O Microsoft Power Automate (anteriormente Microsoft Flow) é uma poderosa ferramenta de automação que ajuda a automatizar tarefas repetitivas e manuais de maneira amigável.

Com uma interface intuitiva de arrastar e soltar, o Power Automate é ideal para codificadores e não codificadores, permitindo que você crie fluxos de trabalho baseados em regras e economize tempo em tarefas de rotina.

Para começar a automatizar seu processo, você pode começar visualizando o fluxo do processo usando um fluxograma. Este fluxograma inclui vários elementos, como etapas, variáveis, loops e condições. Você pode então replicar este fluxograma no Microsoft Power Automate para automatizar seu processo.

Ele também oferece grande flexibilidade quando se trata de implementação – basta personalizar os modelos existentes ou criar uma solução personalizada do zero.

Assim, você pode automatizar uma ampla gama de tarefas com o Microsoft Power Automate, tornando-o uma ferramenta poderosa para empresas.

Neste guia abrangente, forneceremos uma visão geral do Microsoft Power Automate e abordaremos seus componentes. Também o guiaremos pelo processo de criação do fluxo de trabalho e forneceremos exemplos do mundo real de como ele funciona e como usá-lo para automatizar diferentes aspectos dos fluxos de trabalho. 

O Power Automate oferece suporte a mais de 900 aplicativos e serviços populares , como Microsoft Office 365, Dropbox, Salesforce CRM, Google Drive e muito mais, tornando-o uma ferramenta versátil para muitos setores e empresas. Além disso, ele se integra a outros produtos da Microsoft, como SharePoint, Dynamics 365 e PowerApps, para que você possa criar fluxos de trabalho mais poderosos e personalizados, com pouco código.

Como o Power Automate funciona com aplicativos do Microsoft 365?

O Microsoft Office 365 é o conjunto de aplicativos essencial para as operações de milhares de empresas em todo o mundo.

Esses aplicativos incluem Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Microsoft Outlook, Microsoft OneNote, Microsoft OneDrive e outros produtos da Microsoft. Cada aplicativo executa sua própria função específica, mas geralmente funcionam de forma independente e não interagem entre si.

Bem, isso foi até o Power Automate entrar em cena.

Com a introdução do Power Automate, esses aplicativos agora podem coletar dados, comunicar-se entre si e agir com base em gatilhos de outros aplicativos. Essa integração melhora a produtividade e a eficiência ao automatizar tarefas anteriormente manuais.

Por exemplo, e-mails recebidos no Outlook podem acionar ações no Excel ou OneDrive para otimizar fluxos de trabalho e reduzir o risco de erros. 

Importância da Automação nos Processos de Negócios

Uma ferramenta de automação de processos de negócios como o Power Automate fornece uma interface amigável que permite aos usuários criar e gerenciar fluxos de trabalho complexos sem a necessidade de codificação ou conhecimento técnico.

O mercado global de automação de processos robóticos está em ascensão, com uma taxa de crescimento anual composta projetada de 38,2% de 2022 a 2030.

Essa tecnologia está transformando a maneira como as empresas operam, com robôs de software que podem automatizar tarefas diárias em vários setores

Os benefícios da automação são numerosos e poderosos, incluindo:

• Ele economiza tempo e permite que a equipe execute tarefas de alto nível que agregam mais valor ao negócio.  
• Melhora a eficiência mantendo velocidades de processo consistentes. 
• Reduz os custos de mão-de-obra executando tarefas excepcionalmente complexas, liberando dinheiro que pode ser usado em outro lugar.
• Elimina erros, especialmente com tarefas manuais de entrada de dados, o que pode evitar erros dispendiosos para o seu negócio. 

Por fim, melhora o atendimento ao cliente, proporcionando uma comunicação rápida e eficiente, permitindo que você construa melhores relacionamentos sem investir muito tempo

Vamos verificar alguns dos principais usos do Power Automate.

Usos comuns do Power Automate em diferentes setores

O Power Automate é uma ferramenta de automação versátil que pode ser aplicada a uma ampla variedade de setores e casos de uso. Aqui estão alguns exemplos de como o Power Automate está sendo usado em diferentes setores:

• Saúde : O setor de saúde é uma das indústrias mais importantes com a necessidade essencial de automação. Com o Power Automate, as organizações de assistência médica podem automatizar tarefas e fluxos de trabalho que antes eram executados manualmente, economizando tempo e melhorando a eficiência.
  
  Essas tarefas e fluxos de trabalho incluem agendamento de consultas por meio da integração com sistemas de registros médicos eletrônicos. Ele também pode automatizar o faturamento médico, o processamento de sinistros e o gerenciamento de estoque, reduzindo erros e melhorando os tempos de resposta. 
• Finanças : os usos frequentes do Power Automate em finanças são gerenciamento de contas a pagar e receber, preços, processos de aprovação e entrada de dados. Ao automatizar esses processos, as faturas podem ser processadas e pagas rapidamente e os dados conciliados, reduzindo o risco de erros e atrasos nos pagamentos.
  
  Com o Power Automate, os dados podem ser importados e reconciliados automaticamente, reduzindo a necessidade de entrada manual de dados e imprecisões.
• Manufatura : A indústria manufatureira é conhecida há muito tempo por processos manuais e trabalhosos que são lentos e difíceis de gerenciar.
  
  O uso de tecnologias de automação como o Microsoft Power Automate é essencial para fabricantes que buscam melhorar a eficiência, reduzir custos e manter uma vantagem competitiva. 
  
  O Power Automate pode melhorar a eficiência da fabricação, automatizando facilmente tarefas repetitivas e integrando-as aos sistemas existentes. Ele pode ajudar a agilizar os processos de produção e o gerenciamento de pedidos, aprimora a operação da máquina, simplifica o processamento de dados e documentos e se integra perfeitamente às soluções ERP.
  
  Além disso, o Power Automate pode facilitar a geração automatizada de relatórios e também otimizar a manutenção do equipamento. 
• Varejo : o Power Automate pode oferecer aos varejistas uma vantagem competitiva ao automatizar tarefas demoradas e integrá-las aos sistemas. Usando inteligência artificial, sistemas ERP, IoT, software POS e automação de processos robóticos, os varejistas podem agilizar processos e melhorar o atendimento ao cliente, economizando tempo e dinheiro.
  
  O Power Automate ajuda os gerentes a gerenciar o estoque, automatizar o atendimento de pedidos, enviar e rastrear dados de vendas enquanto fornece seus painéis de KPI. 

Os principais recursos do Power Automate 

Como você já sabe, o Microsoft Power Automate fornece uma ampla variedade de recursos que permitem aos usuários criar fluxos de trabalho personalizados, integrar aplicativos e melhorar a colaboração. 

Vamos mergulhar neles um pouco mais fundo.

Automação do Fluxo de Trabalho

Usando fluxogramas visuais, os usuários podem criar fluxos de trabalho personalizados para lidar com tarefas como envio de notificações, gerenciamento de aprovações ou atualização de registros. A plataforma oferece suporte a vários conectores, permitindo integração perfeita com serviços populares como SharePoint, Dynamics 365 e Outlook.

Integração e personalização perfeitas

A integração perfeita com os aplicativos do Microsoft 365 permite que os usuários criem fluxos de trabalho automatizados e iniciem tarefas diretamente de aplicativos como SharePoint, Excel e Microsoft Teams. Para simplificar a criação de fluxos de trabalho, o Power Automate fornece modelos pré-criados para tarefas comuns que os usuários podem personalizar para suas necessidades específicas.

Além disso, o Power Automate pode integrar aplicativos e serviços de terceiros como Salesforce, Google Sheets, Mailchimp e uma extensa biblioteca de mais de 900 conectores, tornando-o uma ferramenta versátil e poderosa para automatizar tarefas e processos em várias plataformas. tornar uma ferramenta. 

Para completar, você também pode usar o Power Automate para postar nas mídias sociais e agendar alguns tweets, mas isso é outra história para outro dia.

Automação Robótica de Processos (RPA)

O Power Automate Desktop apresenta recursos de RPA (Robotic Process Automation), permitindo que os usuários automatizem tarefas em suas máquinas desktop. O RPA é particularmente útil para automatizar processos envolvendo sistemas legados, arquivos locais ou captura de tela.

Os usuários podem registrar suas ações e usar o Power Automate Desktop para criar bots que replicam essas ações automaticamente.

Aplicativo móvel

O aplicativo móvel Power Automate permite que os usuários gerenciem e monitorem seus fluxos de trabalho em trânsito. O aplicativo oferece suporte a fluxos instantâneos, permitindo que os usuários acionem ações manualmente por meio de botões de fluxo. Além disso, os usuários podem acompanhar o status de seus fluxos, receber notificações push e aprovar solicitações diretamente de seus dispositivos móveis.

Segurança e Conformidade

O Power Automate está em conformidade com os rígidos padrões de segurança e conformidade da Microsoft para garantir a proteção e a privacidade dos dados. A plataforma oferece suporte a políticas de prevenção contra perda de dados (DLP) que permitem que as organizações controlem o fluxo de informações confidenciais entre os aplicativos. Além disso, o Power Automate também está em conformidade com vários padrões do setor, como GDPR, HIPAA e FedRAMP.

Ok, agora é hora de colocá-lo em funcionamento.

Como criar e configurar uma conta do Power Automate 

Para começar a usar o Power Automate, visite o site oficial do Power Automate

Depois de fazer login, você chegará à página inicial, que serve como hub central para gerenciar seus fluxos de trabalho e conectores

Agora, antes de começar a fazer qualquer coisa, vamos familiarizá-lo rapidamente com alguns conceitos-chave.

Terminologia do Power Automate: principais conceitos e definições

Conforme você se aprofunda no mundo do Power Automate, é essencial se familiarizar com a terminologia usada em toda a plataforma.

A compreensão desses termos facilitará a criação, o gerenciamento e a otimização de seus fluxos.

Aqui está uma lista abrangente de termos do Power Automate com explicações claras para ajudá-lo a navegar na plataforma com confiança:

Fluxo: um fluxo refere-se a vários tipos de fluxos de trabalho para atender a diferentes necessidades de negócios. Esses fluxos são uma série de etapas, ações e condições automatizadas que definem seu processo automatizado.

Conector: uma integração pré-criada que permite a comunicação entre o Power Automate e aplicativos ou serviços externos.

Os conectores permitem acessar dados e executar ações nos serviços conectados.

Modelo: São fluxos pré-empacotados que contêm um conjunto de gatilhos, ações e condições para automatizar uma tarefa ou processo específico. Os modelos podem ser usados ​​como ponto de partida para criar fluxos personalizados, economizando tempo e esforço.

Texto alternativo: Modelos do Microsoft Power Automate

Gatilho: Um evento ou condição que inicia um fluxo. Os gatilhos podem ser baseados em eventos específicos, como o recebimento de um e-mail, ou podem ser programados para serem executados em intervalos predeterminados.

Ação: Uma única operação ou tarefa realizada dentro de um fluxo. As ações podem incluir enviar e-mails, atualizar registros ou criar novos itens em uma lista.

Condição: Um elemento de tomada de decisão dentro de um fluxo que avalia critérios especificados e executa diferentes ações com base no fato de os critérios serem atendidos (verdadeiro) ou não (falso).

Loop: Uma estrutura de controle de fluxo que repete uma sequência de ações para cada item em uma coleção ou até que uma condição específica seja atendida. Os loops permitem executar operações em lote ou aplicar operações a vários elementos.

Conectando-se a fontes de dados e serviços externos 

Conectar-se a fontes de dados e serviços externos é um dos principais benefícios do uso do Power Automate.

Para se conectar a uma fonte de dados ou serviço externo, os usuários devem fornecer credenciais ou uma chave de API para autenticar a conexão. Depois de autenticado, o conector concede acesso aos dados e permite que o usuário execute ações dentro do serviço conectado.

Esse recurso não apenas torna o Power Automate mais versátil, mas também simplifica o processo de integração de diferentes aplicativos e serviços para criar fluxos de trabalho mais eficientes e simplificados. 

Mas estabelecer a infraestrutura de dados necessária para insights de negócios pode ser caro e demorado, devido à multiplicidade de tecnologias de dados, APIs e modelos de segurança envolvidos.

Além disso, desenvolvedores qualificados com experiência em implantação, configuração, gerenciamento e integração dessas tecnologias geralmente são difíceis de encontrar e caros de contratar.

A Dataverse aborda esses desafios oferecendo um serviço de dados SaaS acessível, gerenciável, compatível, seguro, escalável e globalmente disponível. 

Anteriormente conhecido como Common Data Service (CDS), o Microsoft Dataverse é uma plataforma de dados versátil que fornece às empresas uma solução segura, escalável e fácil de usar para gerenciar e integrar dados em uma ampla variedade de aplicativos e serviços.

Os recursos exclusivos do Dataverse permitem que as empresas criem aplicativos personalizados, automatizem processos e criem relatórios perspicazes usando Power Apps, Power Automate e LuckyTemplates.

Aproveitando o poder do Dataverse no Power Automate, os usuários podem criar e automatizar fluxos de trabalho que acessam e manipulam dados armazenados no Dataverse. 

Agora, vamos verificar os diferentes tipos de fluxos de trabalho para que você possa decidir no que precisa se concentrar.

Tipos de fluxos de trabalho para ajudar você a começar

Existem vários tipos de fluxo diferentes, cada um projetado para um cenário de automação específico. Compreender os diferentes tipos de fluxo e seu caso de uso ideal ajudará você a liberar todo o potencial do Power Automate.

Vamos mergulhar.

Fluxos de processos de negócios

Os fluxos de processos de negócios fornecem uma experiência de usuário guiada que orienta os usuários em um processo específico.

Esses fluxos são organizados em estágios e etapas dentro de cada estágio. Ao criar um fluxo de processo de negócios, os usuários devem optar pela opção “ Fluxo de processo de negócios” ao iniciar um novo fluxo.

Isso permite definir as várias etapas envolvidas no processo e determinar as ações a serem executadas em cada etapa.

Os fluxos de processos de negócios são projetados especificamente para o Dataverse e só podem ser usados ​​com tabelas do Dataverse, Dynamics 365 ou aplicativos baseados em modelo.

Eles exigem licenciamento adicional além das licenças padrão do Microsoft 365.

Fluxos de Área de Trabalho

Os fluxos de desktop utilizam automação robótica de processos (RPA) para automatizar tarefas na máquina desktop de um usuário.

Para criar fluxos de área de trabalho, os usuários precisam baixar e instalar o aplicativo Power Automate Desktop. Esses fluxos são adequados para automatizar tarefas envolvendo software legado, planilhas do Excel ou captura de tela.

Uma versão gratuita do Power Automate Desktop está disponível para usuários de Windows e Mac, mas alguns cenários podem exigir atualização para uma licença premium.

Fluxos de Nuvem

No Power Automate, “fluxos de nuvem” referem-se a fluxos projetados e executados inteiramente em um ambiente baseado em nuvem. Esses fluxos não exigem infraestrutura ou recursos locais e podem ser facilmente acessados ​​e gerenciados de qualquer lugar com conexão à Internet.

As interações do usuário, como pressionar um botão em uma página da Web ou aplicativo móvel, ou até mesmo agendamentos predefinidos, como executar em um horário específico todos os dias, também podem servir como gatilhos para esses fluxos. 

Existem três tipos de Cloud Flows:

1. Fluxos Automatizados

Os fluxos automatizados são o tipo de fluxo mais comum no Power Automate. Esses fluxos acionam fluxos de trabalho automaticamente quando ocorrem eventos em sua fonte de dados.

Por exemplo, um fluxo de trabalho pode ser acionado quando um item é adicionado a uma lista do SharePoint ou um arquivo é carregado em uma biblioteca de documentos do SharePoint.

Os fluxos automatizados funcionam com mais de 900 conectores diferentes e não requerem intervenção manual.

Texto alternativo: fluxos automatizados do Microsoft Power Automate

2. Fluxos Instantâneos

Ao contrário dos fluxos automatizados, os fluxos instantâneos exigem interação do usuário para acionar o fluxo de trabalho.

Eles podem ser iniciados manualmente no Power Automate, Power Apps ou outros aplicativos, como SharePoint, OneDrive ou Microsoft Teams.

Os fluxos instantâneos também podem ser acionados por solicitações HTTP e usados ​​com Power Virtual Agents.

Examples of instant flow triggers are flow buttons, selected items in SharePoint, message actions in Teams, and selected rows in Excel.  

4. Scheduled Flows

Lastly, we have scheduled Flows. These flows run on a predefined schedule, ranging from seconds to days. They are useful for tasks like sending automatic reminders or notifications.

Users can define the frequency and start time for these flows, which then execute the corresponding actions based on the schedule.

Choosing the Right Cloud Flow

When you open Power Automate, you’ll be prompted to choose from the three cloud flow options.

To determine which type best suits your needs, consider the following:

• If you’re automating tasks based on events in cloud services, opt for an automated cloud flow.
• If you require manual triggering for repetitive tasks, choose an instant cloud flow.
• If you need your automation to run periodically based on a schedule, select a scheduled cloud flow.

For a detailed explanation and examples of each flow type, we recommend referring to our previously published article, “Power Automate Flow Types and When to Use Them,” which breaks down each flow type and offers valuable insights on when to implement them in your automation journey.

Now let’s get onto the triggers and actions.

Role of Triggers and Actions in Power Automate

Triggers and actions are the building blocks of workflows in Microsoft Power Automate. Trigger conditions are events or conditions that start a flow, and actions are the tasks that the flow performs when the trigger occurs.

There are many trigger conditions available in Power Automate, such as when a new email arrives in your mailbox or when a new item is added to a SharePoint list.

Actions include sending reply emails, saving email attachments to OneDrive, sending notifications, updating list item fields, and more.

Power Automate also allows you to create custom triggers and actions using Azure Functions or HTTP Webhooks. To create a flow in Power Automate, first, select a trigger and add actions to run when the trigger fires. You can also add conditions, loops, and other elements to control the automation flow. 

Advanced Power Automate Techniques 

Let’s look at a few advanced techniques.

Using Variables and Expressions in Power Automate

Variables and expressions are essential components in Power Automate, enabling users to store, manipulate, and reuse data within their flows. Here is how you can use variables and expressions in Power Automate:

• Initiate a variable: Use the “Initialize variable” action to define a variable, specifying its name, type, and initial value. For example, to create a variable named “count” with an initial value of 0, use the following action:
  
  Action: Initialize variable
  
  Name: count
  
  Type: Integer
  
  Value: 0
• Set or modify a variable’s value: Use the “Set variable” action to update a variable’s value during the flow execution.
• Utilize expressions: Expressions can be used in various actions and conditions to perform calculations, manipulate text, or evaluate data. For instance, you can use the “addDays” function to calculate a future date or “concat” to join strings.
• Reference variables and expressions: To reference a variable or expression, simply include its name wrapped in “@{}” syntax within the appropriate field.

Implementing Conditional Logic and Loops

Conditional logic and loops bring flexibility and control to Power Automate flows, allowing you to create more dynamic and adaptable workflows:

• Conditional logic: Use the “Condition” action to evaluate an expression and execute different actions based on the result. The “Switch” action can also be used to handle multiple possible outcomes.
• Loops: The “Apply to each” action allows you to iterate through a collection of items and perform actions for each item. For more complex looping scenarios, use the “Do until” action to execute a set of actions until a specified condition is met.

Creating Custom Connectors and APIs

Custom connectors and APIs extend Power Automate’s capabilities, allowing users to integrate their flows with external services and applications.

Custom connectors: Develop a custom connector to connect Power Automate to an external service or application. This enables you to access and utilize the external service’s functionality within your flows.

For example, you can create a custom connector for your company’s internal API, enabling seamless integration with Power Automate.

AI-powered enhancements: Integrating AI tools like ChatGPT and DALL-E 2 can further enrich your Power Automate workflows. Microsoft’s Dynamics 365 Copilot, an AI-powered virtual assistant, is one example of how AI can enhance the user experience and improve efficiency on the Dynamics 365 platform.

This innovative tool uses natural language processing and machine learning algorithms to interpret user queries and provide relevant responses.

Now, let’s check out some practical examples.

2 Practical Applications of Power Automate in Real-World Scenarios

To illustrate the potential of Power Automate, let’s consider a few examples of how it can be used in different business scenarios.

You can find more such real-world use cases workflows at EnterpriceDNA blogs.

Example 1: Send Bulk Emails with Instant Cloud Flow in Power Automate

In this example, we’ll walk you through the process of using Instant Cloud Flow to send an email to 50 users simultaneously, saving you time and effort.

Step 1: Set Up Your Instant Cloud Flow

1. Navigate to your Power Automate dashboard and select “My flows” on the left side. Click the “+New Flow” button and choose “Instant Cloud Flows” under New Flow.

1. Name your flow (e.g., “Custom Mail”) and select “Manually trigger a flow” as the trigger option. Click “Create.”

1. Proceed to the next step by clicking “Next Step”. Now, search for “variable” and select “Initialize Variable.”

1. Enter a name for your variable, change the Type to “Array,” and manually input the email addresses in the Value field using the following format:
   1. Separate email addresses with commas (,)
   2. Enclose each email address in quotes (“[email protected]”)
   3. Enclose the entire list of email addresses in square brackets ([])
   4. Click “Next.”

Step 2: Configure the Flow

1. Look for “Control” and select “Apply to each.” If you can’t find it, search for it or locate it in the Built-in section.

1. Click on “User Email” from the dynamic section.

1. Click “Add an action button,” select the “Standard” tab, and choose your desired email system (e.g., Office 365 Outlook). Choose “Send an email (V2).”

Step 3: Customize the “Send an email (V2)” Action

1. Configure the following options:
   1. To: Use the dynamic content to select the “current item.”
   2. Subject: Input the email subject line.
   3. Body: Write the email message and format it as desired, including links, font size, and text styling.

1. Click “Show Advanced Options” to access additional settings:
   1. Attachments: Add any necessary attachments.
   2. Importance: Set the priority level (Low, Normal, High).
   3. Reply to: Specify the email address(es) for replies.
   4. Save your settings when finished.

Step 4: Test Your Flow

1.  Click “Test” in the top right corner.

1. Choose “Manually” and click “Test” again. Continue by selecting “Run Flow.”

1.  Confirm that the emails have been successfully sent to all recipients.

Example 2: Migrating Excel Data to a Sharepoint List 

Migrating Excel data to a SharePoint list can be a tedious process, especially when dealing with simple tracking sheets. However, Power Automate offers a convenient solution that streamlines the migration process.

In this guide, we’ll show you how to convert an Excel table into a SharePoint list using Power Automate.

Step 1: Set Up an Instant Flow

1. Set the flow type to “Instant” and use the “Manually trigger a flow” option.

1. Add the “List rows present in a table (Excel Online Business)” action. This action queries the rows from the table in an Excel file.

Step 2: Upload the Excel File to OneDrive or SharePoint

1. Upload your Excel file to OneDrive or SharePoint and provide the location in the “Location” property of the “List rows present in a table (Excel Online Business)” action. In this example, we uploaded the file to the “Book” library of the SharePoint site containing our list.

Step 3: Configure the Flow to Add Items to the SharePoint List

1. Use the “Apply to each (Condition)” action to iterate through each row returned by the “List rows present in a table (Excel Online Business)” action.

1. Within the “Apply to each (Condition)” action, add the “Create item (SharePoint)” action to create an item in the Request list.

1. Rerun the flow after making the necessary changes to the file.

Step 5: Verify the Successful Migration

1. Once the flow completes successfully, navigate to your SharePoint list to view all the newly created list items.

Até agora, você deve ter uma boa ideia do que o Power Automate é capaz. Como qualquer coisa que você faz, é importante entender as práticas recomendadas.

Vamos dar uma olhada.

6 práticas recomendadas para automação de energia

Para aproveitar ao máximo o Power Automate, é importante seguir as práticas recomendadas ao criar e gerenciar seus fluxos.

Aqui estão alguns deles:

1. Gerenciando fluxos e processos de automação

Planeje e projete seu fluxo

Ao automatizar tarefas com o Power Automate, é tentador começar a criar fluxos imediatamente (acredite), mas o planejamento é a chave para uma implementação bem-sucedida.

Para grandes projetos, o planejamento pode ajudar a evitar limitações de plataforma, manutenção e problemas de desempenho.

Antes de começar, é importante reunir todas as informações necessárias, como tipo de licença, volume de execução e complexidade do processo de negócios.

Em seguida, identifique os gatilhos, ações e condições necessárias e descreva a estrutura geral do fluxo. Essa fase inicial de planejamento ajudará você a evitar possíveis problemas e a garantir um processo de criação de fluxo mais tranquilo.

Aproveite os modelos integrados

O Power Automate oferece uma ampla variedade de modelos integrados que você pode usar como pontos de partida para seus fluxos. Explore esses modelos para encontrar aquele que melhor atende às suas necessidades e personalize-o de acordo.

Os modelos economizam seu tempo e ajudam você a aprender as melhores práticas de fluxos pré-criados.  

Utilize o tratamento de erros e as notificações

Para tornar seus fluxos mais robustos e tolerantes a falhas, implemente mecanismos de tratamento de erros, como usar ações de “Escopo” para agrupar ações relacionadas e lidar com erros ou exceções.

Além disso, considere adicionar notificações (por exemplo, e-mail ou mensagens do Teams) para alertá-lo quando ocorrerem erros, permitindo que você resolva os problemas imediatamente.

Otimize o desempenho do fluxo

O Power Automate impõe certos limites e restrições nos fluxos em execução. Para garantir o desempenho ideal, observe o seguinte:

• Minimize o número de ações em seu fluxo para reduzir o risco de atingir esses limites.
• Use as opções de “Filtrar consulta” em ações como “Obter itens” ou “Obter linhas” para recuperar apenas os dados necessários, reduzindo a carga do seu fluxo e melhorando sua eficiência.

Mantenha seus fluxos organizados e sustentáveis:

À medida que seus fluxos crescem em complexidade, torna-se crucial mantê-los organizados e sustentáveis. Use as dicas a seguir para conseguir isso:

• Forneça nomes claros e descritivos para suas ações, variáveis ​​e conectores.
• Use comentários para explicar a finalidade de ações ou seções específicas em seu fluxo.
• Agrupe ações relacionadas dentro das ações de “Escopo” para criar uma estrutura modular e organizada.

2. Fluxos de trabalho de teste e depuração 

Testar e depurar fluxos de trabalho no Power Automat é essencial para garantir que seu fluxo funcione corretamente e atinja a finalidade pretendida

O Power Automate fornece várias ferramentas e técnicas para testar e depurar seus fluxos.

1. Ambientes de uso: utilize diferentes ambientes no locatário de sua organização para separar os estágios de desenvolvimento, teste e produção. Essa prática ajuda a reduzir bugs e garante um processo de desenvolvimento mais suave.
   
   Se você estiver usando o licenciamento premium para Power Apps, aproveite esse recurso. 

1. Monitor: a ferramenta Monitor no Power Apps ajuda a diagnosticar problemas de aplicativos e rastrear solicitações e respostas de rede em tempo real.
   
   Ele fornece informações sobre o nome, o controle e a propriedade da fórmula, onde o problema está ocorrendo no aplicativo, a solicitação e os detalhes da resposta. 

1. Função Trace: Use a função Trace em conjunto com a ferramenta Monitor para registrar mensagens personalizadas e obter informações sobre o desempenho e os problemas em seu aplicativo. Essa função ajuda você a entender o funcionamento do aplicativo e identificar possíveis gargalos ou áreas problemáticas.

1. Power Apps Test Studio: é um recurso desenvolvido para facilitar o teste e a validação do seu aplicativo durante o processo de desenvolvimento. Ele fornece um ambiente para criar e executar casos de teste para seu aplicativo de tela, garantindo que seu aplicativo funcione conforme o esperado antes de implantá-lo para seus usuários finais.
   
   O Test Studio pode ser encontrado no Portal do Power Apps Maker navegando até o menu na seção Ferramentas avançadas à esquerda. 

Power Automate versus outras ferramentas de automação

No cenário cada vez maior de ferramentas de automação, o Microsoft Power Automate se destaca como uma solução poderosa e versátil, mas não é a única opção disponível.

Plataformas concorrentes, como Automation Anywhere, UiPath e Zapier, também oferecem recursos de automação robustos, cada um com seus próprios pontos fortes e recursos.

O Power Automate se destaca por sua integração perfeita com os produtos Microsoft 365, interface fácil de usar e ampla variedade de conectores integrados. Por outro lado, a Automation Anywhere e a UiPath são conhecidas por seus recursos avançados de automação de processos robóticos (RPA), necessidades mais complexas e automação corporativa aplicada em larga escala.

Ao escolher a ferramenta de automação certa para você ou sua empresa, é importante considerar fatores como necessidades específicas, seu ecossistema de software existente e o nível de complexidade do processo que deseja automatizar.  

3 vantagens impressionantes do Power Automate

Há muito o que amar no Power Automate, mas aqui estão três coisas que adoramos.

1. Extensa biblioteca de conectores : o Power Automate oferece a lista mais abrangente de conectores, com mais de 900 conectores disponíveis atualmente. Além disso, a plataforma adiciona de 10 a 30 novos conectores por mês, garantindo a atualização com os aplicativos e serviços mais recentes.
   
   Essa adição contínua de novos conectores aumenta ainda mais a versatilidade da plataforma, tornando-a uma escolha confiável para empresas de todos os tamanhos.
2. Facilidade de uso:   o Power Automate foi projetado para ser fácil de usar, com uma interface de arrastar e soltar que torna mais fácil para os usuários criar fluxos de trabalho sem nenhum conhecimento de codificação. Ele também oferece uma ampla variedade de modelos que os usuários podem personalizar para atender às suas necessidades específicas, simplificando ainda mais o processo de automação.
3. Novo AI Builder do Power Automate : À medida que o uso de IA generativa aumenta no setor, o AI Builder é uma ferramenta valiosa que oferece às empresas uma vantagem competitiva. As empresas podem economizar tempo e recursos automatizando processos complexos e melhorando a exatidão e a precisão. A interface intuitiva do AI Builder e os modelos pré-construídos facilitam a criação de modelos personalizados de aprendizado de máquina sem habilidades de codificação.
   
   Essa democratização da IA ​​permitirá que empresas de todos os tamanhos aproveitem o aprendizado de máquina e a IA sem investir em equipes caras de ciência de dados.

Além disso, o AI Builder se integra perfeitamente a outros produtos da Microsoft, permitindo que os usuários automatizem ainda mais seus fluxos de trabalho.

Um exemplo é que as empresas podem usar o AI Builder para extrair dados de faturas e recibos e usar o Power Automate para enviar essas informações para outros aplicativos, como Dynamics 365 e Excel.

Essa integração ajuda as empresas a otimizar processos, reduzir erros e, por fim, melhorar a eficiência e a produtividade.

3 Limitações do uso do Microsoft Power Automate

1. Os custos aumentam com os planos pagos: o Power Automate oferece um plano gratuito, mas com limitações, como uma frequência máxima de fluxo de 15 minutos.
   
   Organizações com fluxos de trabalho mais complexos e maior necessidade de automação podem precisar atualizar para um plano pago. Os custos do Power Automate variam de acordo com o plano e o uso. Os planos premium começam em $ 40 por usuário por mês. Esses planos pagos vêm com recursos e opções avançadas de maior fluxo que são importantes para empresas com altas necessidades de automação.
   
   No entanto, os custos do plano podem aumentar rapidamente, especialmente em grandes organizações com muitos usuários. Portanto, é importante que as organizações avaliem cuidadosamente suas necessidades e uso de automação antes de se comprometer. 
2. Impacto no desempenho devido a fluxos de trabalho complexos: o Power Automate pode sofrer uma queda considerável no desempenho ao executar fluxos de trabalho complexos.
   
   Isso pode afetar a eficiência e a velocidade do programa, levando a atrasos e redução da produtividade.
3. Sem paralelização: o Power Automate oferece suporte apenas a fluxos de trabalho sequenciais, o que significa que as ações são executadas em uma ordem fixa. Isso pode ser uma limitação para empresas que exigem fluxos de trabalho paralelos ou condicionais.

Para Power Automate ou não para Power Automate?

Essa é a questão…

Em resumo, o Microsoft Power Automate é uma ferramenta inestimável para empresas que buscam simplificar as operações e melhorar a eficiência. 

O Power Automate ajuda as organizações a economizar tempo, reduzir o erro humano e melhorar a produtividade geral, automatizando tarefas repetitivas e integrando-se a uma variedade de serviços e aplicativos.

Com uma rica biblioteca de conectores, interface fácil de usar e recursos poderosos, o Power Automate é uma solução versátil para empresas de todos os setores.

Aproveitando as melhores práticas, incorporando aprimoramentos de IA e compreendendo os tipos de fluxos de trabalho disponíveis, as organizações podem liberar todo o potencial do Power Automate e revolucionar suas operações. 

Ao iniciar sua jornada de automação, lembre-se de planejar, testar e otimizar seus fluxos de trabalho para garantir o sucesso e maximizar os benefícios dessa poderosa ferramenta de automação.

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