Excel 2019 (Parte 15): Funções

Uma função é uma fórmula predefinida que realiza cálculos usando valores específicos em uma determinada ordem. O Excel inclui muitas funções populares que podem ser usadas para encontrar rapidamente o total, a média, a contagem, o valor máximo e o valor mínimo para um intervalo de células. Para usar funções corretamente, você precisará entender as diferentes partes de uma função e como criar argumentos para calcular valores e referências de células.

Partes de uma função

Para funcionar corretamente, as funções devem ser escritas de uma forma específica, chamada sintaxe. A sintaxe básica de uma função é o sinal de igual ( = ), o nome da função (por exemplo, SUM ) e um ou mais argumentos. O argumento contém as informações que você deseja calcular. A função no exemplo abaixo adiciona os valores do intervalo de células A1:A20.

Trabalhando com argumentos

O argumento pode referir-se tanto a células individuais quanto a intervalos de células e deve ser colocado entre parênteses. Você pode incluir um ou mais argumentos, dependendo da sintaxe necessária para a função.

Por exemplo, a função =AVERAGE(B1:B9) calcula a média dos valores no intervalo de células B1:B9. Esta função contém apenas um argumento.

Vários argumentos devem ser separados por vírgulas. Por exemplo, a função =SOMA(A1:A3, C1:C2, E1) irá somar os valores de todas as células nos 3 argumentos.

Crie uma função

Existem muitas funções disponíveis no Excel. Aqui estão algumas das funções mais comuns que você usará:

• SOMA : Esta função soma todos os valores das células do argumento.
• MÉDIA : Esta função determina o valor médio dos valores contidos no argumento. Ele soma as células e depois divide esse valor pelo número de células no argumento.
• COUNT : Esta função conta o número de células com dados numéricos no argumento. Esta função é útil para contar itens rapidamente em um intervalo de células.
• MAX : Esta função determina o maior valor da célula contida no argumento.
• MIN: Esta função determina o valor mais baixo da célula contida no argumento.

Como criar uma função usando o comando AutoSoma

O comando AutoSoma permite inserir automaticamente as funções mais comuns em suas fórmulas, incluindo SUM, AVERAGE, COUNT, MAX e MIN . O exemplo abaixo usa a função SUM para calcular o custo total de uma lista de itens encomendados recentemente.

1. Selecione a célula que conterá a função. Por exemplo, selecionaremos a célula D13.

2. No grupo Edição na guia Início , clique na seta ao lado do comando AutoSoma. Em seguida, selecione a função desejada no menu suspenso. Por exemplo, escolheremos Soma.

3. O Excel colocará a função na célula e selecionará automaticamente um intervalo de células para o argumento. No exemplo, as células D3:D12 foram selecionadas automaticamente, seus valores serão somados para calcular o custo total. Se o Excel selecionar o intervalo de células errado, você poderá inserir manualmente as células desejadas no argumento.

4. Pressione Enter no teclado. A função será calculada e o resultado aparecerá na célula. No exemplo, a soma de D3:D12 é $765,29.

O comando AutoSoma também pode ser acessado na guia Fórmulas na Faixa de Opções.

Você também pode usar o atalho Alt + = em vez do comando AutoSoma. Para usar este atalho, mantenha pressionada a tecla Alt e toque no sinal de igual.

Assista ao vídeo abaixo para ver como esse atalho funciona.

Como inserir uma função manualmente

Se você já sabe o nome da função, pode digitá-lo facilmente. No exemplo abaixo (contando as vendas de biscoitos), será utilizada a função AVERAGE para calcular a média de unidades vendidas por cada equipe.

1. Selecione a célula que conterá a função. Por exemplo, selecionaremos a célula C10.

2. Insira um sinal de igual ( = ) e, em seguida, insira o nome da função desejada. Você também pode selecionar a função desejada na lista de funções sugeridas que aparece abaixo da célula enquanto você digita. Por exemplo, inseriríamos =MÉDIA.

3. Insira o intervalo de células do argumento entre parênteses. Por exemplo, inseriremos (C3:C9). Esta fórmula soma o valor das células C3:C9 e depois divide esse valor pelo número total de valores no intervalo.

4. Pressione Enter no teclado. A função será calculada e o resultado aparecerá na célula. No exemplo, o número médio vendido por cada equipe é 849.

O Excel nem sempre informa se suas fórmulas contêm erros, então cabe a você testar todas as suas fórmulas.

Biblioteca de funções

Embora existam centenas de funções no Excel, as que você mais usará dependerão do tipo de dados da sua pasta de trabalho. Não há necessidade de aprender todas as funções, mas explorar alguns tipos diferentes de funções será útil à medida que você cria novos projetos. Você pode até usar a Biblioteca de Funções na guia Fórmulas para navegar pelas funções por categoria, incluindo Financeira, Lógica, Texto e Data e Hora .

Para acessar a Biblioteca de Funções , selecione a guia Fórmulas na Faixa de Opções. Encontre o grupo Biblioteca de Funções.

Como inserir uma função da Biblioteca de Funções

O exemplo abaixo usará a função COUNTA para contar o número total de itens na coluna Itens. Ao contrário de COUNT, COUNTA pode ser usado para registrar células contendo dados de qualquer tipo, não apenas dados numéricos.

1. Selecione a célula que conterá a função. Por exemplo, selecionaremos a célula B17.

2. Clique na guia Fórmulas na Faixa de Opções para acessar a Biblioteca de Funções.

3. No grupo Biblioteca de funções , selecione a categoria de função desejada. Por exemplo, selecione Mais funções e passe o mouse sobre Estatística.

4. Selecione a função desejada no menu suspenso. Por exemplo, escolheremos a função COUNTA, que contará o número de células na coluna Itens.

5. A caixa de diálogo Argumentos da Função aparecerá. Selecione o campo Valor1 e insira ou selecione as células desejadas. O exemplo entrará no intervalo de células A3:A12. Você pode continuar adicionando argumentos no campo Valor2 , mas neste caso, o exemplo deseja apenas contar o número de células no intervalo de células A3:A12.

6. Quando estiver satisfeito, clique em OK.

7. A função será calculada e o resultado aparecerá na célula. No exemplo, os resultados mostram que 10 itens foram encomendados.

Comando Inserir Função

Embora a Biblioteca de Funções seja um ótimo lugar para procurar funções, às vezes você pode preferir procurar uma função. Você pode fazer isso usando o comando Inserir Função. Pode ser necessária alguma tentativa e erro, dependendo do tipo de função que você está procurando, mas, na realidade, o comando Inserir Função pode ser uma maneira eficaz de encontrar funções rapidamente.

Como usar o comando Inserir Função

O exemplo abaixo deseja encontrar uma função que calcule o número de dias necessários para receber itens após fazer um pedido. O exemplo usará as datas nas colunas E e F para calcular o prazo de entrega na coluna G.

1. Selecione a célula que conterá a função. Por exemplo, selecionaremos a célula G3.

2. Clique na guia Fórmulas na faixa de opções e clique no comando Inserir Função.

3. A caixa de diálogo Inserir Função aparecerá.

4. Insira algumas palavras-chave que descrevam o cálculo que você deseja que a função execute e clique em Ir. O exemplo inserirá o número de dias, mas você também pode pesquisar selecionando uma categoria na lista suspensa.

5. Revise os resultados para encontrar a função desejada e clique em OK. Por exemplo, selecione NETWORKDAYS para calcular o número de dias úteis entre a data do pedido e a data do recebimento.

6. A caixa de diálogo Argumentos da Função aparecerá. A partir daqui você poderá inserir ou selecionar as células que formarão os argumentos da função. O exemplo inseriria E3 no campo Data_inicial e F3 no campo Data_término.

7. Quando estiver satisfeito, clique em OK.

8. A função será calculada e o resultado aparecerá na célula. No exemplo, os resultados mostram que o pedido demora 4 dias úteis.

Assim como as fórmulas, as funções podem ser copiadas para células adjacentes. Basta selecionar a célula que contém a função e clicar e arrastar a alça de preenchimento das células que deseja preencher. A função será copiada e os valores dessas células serão calculados em relação às suas linhas ou colunas.

Se você se sentir confortável com as funções básicas, você pode tentar uma função mais avançada como VLOOKUP. Revise o artigo de LuckyTemplates.com sobre como usar a função Vlookup no Excel para obter mais informações.