Como escrever cheques de QuickBooks 2021

Você pode escrever cheques no QuickBooks 2021 de duas maneiras: na janela Gravar cheques e no registro. Caso você estivesse dormindo na última fila da classe, aqui está a versão resumida das instruções para preencher cheques.

Você pode registrar transações com cartão de débito e caixas eletrônicos da mesma maneira que registra cheques que escreve.

Como escrever cheques na janela Gravar Cheques

Você pode registrar cheques manuscritos e outros cheques que deseja imprimir com QuickBooks, descrevendo os cheques na janela Gravar Cheques.

Para escrever um cheque na janela Gravar Cheques, siga estas etapas:

1. Escolha Banco → Escrever cheques.

Você também pode clicar no ícone Gravar cheques localizado na seção Banco da tela inicial. QuickBooks exibe a janela Gravar Cheques, conforme mostrado.

A janela Gravar Verificações

2. Clique no menu suspenso Conta bancária na parte superior da janela e escolha a conta da qual deseja emitir este cheque.

Essa etapa é muito importante e você deve sempre se lembrar de fazer antes de emitir um cheque, se tiver várias contas bancárias.

3. Insira um número de cheque ou marque o cheque para imprimir.

Marque a caixa de seleção Imprimir mais tarde se você planeja imprimir o cheque com QuickBooks, usando sua impressora e formulários de cheques pré-impressos que você comprou. Se você estiver gravando um cheque que escreveu à mão, digite o número do cheque usado para o cheque na caixa de texto Nº.

4. Preencha o cheque.

Se você já emitiu um cheque para essa pessoa ou parte antes, o recurso Preenchimento automático preencherá o nome do beneficiário na linha Pague para o pedido de depois que você começar a digitar o nome. O modo como QuickBooks gerencia esse feito pode parecer mágico, mas não é tão difícil assim. QuickBooks apenas compara o que você digitou até agora com nomes em suas listas de clientes, funcionários e outros. Assim que QuickBooks consegue combinar as letras que você digitou com um nome em uma dessas listas, ele pega o nome.

Se você nunca assinou um cheque para essa pessoa ou parte antes, o QuickBooks pede que você adicione o nome do beneficiário. Faça isso.

Insira o valor do cheque ao lado do cifrão e pressione Tab. QuickBooks escreve o valor para você na linha Dólares. Ele também grava o endereço se ele tiver sido preenchido no arquivo mestre do beneficiário.

5. Preencha as guias Despesas e Itens, se necessário.

6. Clique no botão Salvar e Fechar ou no botão Salvar e Novo para terminar de escrever o cheque.

Aí está. Seu cheque é escrito e registrado no cadastro, pronto para ser impresso e enviado pelo correio.

Como escrever cheques a partir do registro

Pessoas que se acostumaram com Quicken, um primo do QuickBooks, podem querer usar a janela de registro para preencher cheques. (Os usuários do Quicken gostam mais da metáfora do registro, eu acho.)

Para preencher um cheque do registro, siga estas etapas:

1. Abra o registro.

Escolha Banco → Usar registro ou clique no ícone Registrar na área Banco da tela inicial. Se você tiver mais de uma conta bancária, QuickBooks exibe a caixa de diálogo Use Register para que você possa selecionar a conta apropriada.

No menu suspenso, escolha a conta corrente para a qual deseja emitir o cheque e clique em OK. Você verá a janela de registro (mostrada). O cursor está no final do registro, pronto para você inserir as informações do cheque. (QuickBooks preenche automaticamente a data de hoje.)

A janela de registro

QuickBooks usa o nome da conta no título da janela. É por isso que o número se refere ao Big National Bank . Big National é o nome da conta bancária fictícia que abri.

2. Preencha as informações do seu cheque.

Observe que as entradas feitas neste registro são as mesmas que você faria na janela Gravar verificações. Se você se sentir mais confortável inserindo cheques nessa janela, pode clicar no botão Editar Transação, que está na faixa na parte superior da janela de registro, para ver a janela Gravar Cheques em toda sua glória e escrever um cheque lá. Na verdade, se você quiser inserir despesas ou detalhar o que está pagando com o cheque, deve clicar no botão Editar Transação e entrar na janela Gravar Cheques.

Caso contrário, basta ir de campo em campo e inserir as informações no cadastro. Mais uma vez, use os menus suspensos para inserir os nomes do beneficiário e da conta. Se você inserir um nome de beneficiário ou conta que o QuickBooks não reconheça, o programa solicitará que você forneça mais informações.

Esta é uma pergunta capciosa: e se o cheque que você está emitindo pagar mais de uma categoria de despesas? Suponha que você pague ao seu senhorio o aluguel e uma parte dos serviços públicos. Você está limitado a uma conta de despesas? Você enfrenta a mãe de todos os dilemas contábeis: escolher entre duas contas corretas? Bem, não, você não. Você pode apenas clicar no botão Divisões. QuickBooks exibe uma área de divisão que você pode usar para dividir um cheque em várias contas. Um cheque de $ 1.500 que paga $ 1.200 de aluguel e $ 300 de utilidades, por exemplo, pode ser dividido em duas linhas separadas: uma que registra os $ 1.200 de despesas com aluguel e outra que registra os $ 300 de despesas com utilidades.

3. Quando terminar de preencher as informações do cheque, clique no botão Gravar.

Você também pode clicar no botão Restaurar se decidir que deseja voltar para começar de novo. Clicar em Restaurar apaga o que você acabou de inserir.

Se você preencher cheques à mão, em vez de imprimi-los com QuickBooks, certifique-se de que os números dos cheques no registro e os números dos cheques em seu talão de cheques sejam iguais. Pode ser necessário acessar o registro do QuickBooks e alterar os números na coluna Número. Quando seu extrato bancário chegar, conciliar seu extrato bancário e seu talão de cheques será muito mais fácil se você inserir os números dos cheques corretamente.

Como alterar um cheque que você escreveu

E se você precisar alterar um cheque depois de já inseri-lo? Talvez você tenha cometido um erro terrível, como registrar um cheque de $ 52,50 como $ 25,20. Você pode concertar isso? Certo. Basta acessar o cadastro e localizar o cheque que deseja alterar. Vá para o campo Pagamento ou Depósito e faça a alteração.

Se você tiver alterações mais extensas a fazer (se o cheque for uma transação dividida, por exemplo), coloque o cursor onde está o cheque e clique em Editar Transação. QuickBooks exibe a janela Gravar Cheques com o cheque original nele. Faça as alterações. (Não se esqueça de fazer alterações nas guias Itens e Despesas também, se necessário.)

Quando terminar, clique em Salvar e fechar. Você volta ao registro, onde vê as mudanças no cheque.

Se a janela Gravar cheques for exibida, você também pode usar os botões Próximo e Anterior para percorrer os cheques e fazer quaisquer alterações.

Coloque mais cheques no registro

Normalmente, QuickBooks exibe duas linhas de informações sobre cada cheque que você insere. Ele também exibe duas linhas de informações sobre cada tipo de transação que você insere. Se você quiser colocar mais cheques em uma parte visível do registro, selecione a caixa de seleção 1-Line na parte inferior da janela do registro. Quando você marca essa caixa de seleção, o QuickBooks usa um formato de linha única para exibir todas as informações no registro, exceto o campo Memorando.

A janela de registro no display de 1 linha

Compare as duas figuras anteriores para ver a aparência do visor de 1 linha. Os registros podem ficar terrivelmente longos e o visor de 1 linha é útil quando você está procurando um cheque ou transação em um registro longo.