Como funcionam os pedidos de compra no QuickBooks 2019

Se você precisar fazer pedidos para o seu negócio, considere usar POs. Crie QuickBooks POs mesmo se você solicitar mercadorias por telefone ou telégrafo ou mesmo pela World Wide Web - ou seja, sempre que você não solicitar mercadorias por escrito. O preenchimento de pedidos de compra permite que você determine quais itens você tem no pedido e quando os itens chegarão. Tudo o que você precisa fazer é perguntar ao QuickBooks “O que está em ordem e quando está chegando, afinal?” Nunca mais você terá que quebrar seu cérebro para lembrar se você pediu aquelas coisas e macacos.

E quando a conta chegar, você já a terá discriminada no formulário do pedido. Adivinha? Depois de escrever todos os itens em seu pedido de compra, você não precisa preencher uma guia Itens em seu cheque ao pagar a conta. Ou, se estiver pagando contas com o método de contas a pagar, não é necessário preencher a guia Itens na janela Inserir contas. Quando os itens chegam, tudo o que você precisa fazer é avisar o QuickBooks; os itens são adicionados imediatamente à sua lista de inventário.

Use POs para itens que você pede - ou seja, para itens que você receberá e pelos quais pagará no futuro. Se você compra itens no balcão ou recebe itens que não pediu, obviamente não precisa de um pedido de compra. O que você precisa fazer é pagar a conta e fazer o inventário dos itens que acabou de comprar.

Como personalizar um formulário de pedido de compra no QuickBooks 2019

QuickBooks permite que você personalize seu formulário de PO, trabalhando do zero para criar um novo formulário de PO ou trabalhando a partir de um modelo de PO existente.

Para criar um formulário de pedido de compra “do zero”, escolha Fornecedores → Criar pedidos de compra e clique no botão Personalizar design na guia Formatação da caixa de diálogo resultante. O QuickBooks exibe uma página da web da Intuit que o orienta nas etapas para criar seu próprio formulário altamente personalizado.

Para personalizar um formulário de pedido de compra existente, escolha Fornecedores → Criar pedidos de compra e clique no botão Personalizar layout de dados na guia Formatação da caixa de diálogo resultante. O QuickBooks, neste caso, solicita que você faça uma cópia do formulário de pedido de compra e, em seguida, exibe a caixa de diálogo Personalização Adicional (não mostrada), que fornece botões e caixas que você pode usar para modificar o formulário PO do QuickBooks padrão para que os dados que você deseja aparece e é rotulado da maneira que você deseja.

A caixa de diálogo Personalização Adicional fornece uma área de Visualização que você pode usar para ver a aparência de suas alterações e um botão Cancelar no qual você pode clicar se as coisas ficarem terrivelmente fora de controle. Além disso, a caixa de diálogo Personalização adicional fornece um botão Layout Designer, no qual você pode clicar para abrir a janela Layout Designer. A janela Layout Designer permite que você se torne um verdadeiro artista de layout e faça todos os tipos de alterações em seu PO simplesmente movendo os campos pela página com o mouse.

O botão Gerenciar modelos, também disponível na guia Formatação, permite que você escolha o formulário de pedido de compra que deseja personalizar quando já tiver criado mais de um formulário.

Como preencher um pedido de compra no QuickBooks 2019

Talvez você esteja ficando sem gizmos, doohickeys ou algum outro item em sua lista de itens e esteja pronto para reordenar essas coisas - sejam elas quais forem. Siga estas etapas para preencher um PO:

1. Selecione Fornecedores → Criar pedidos de compra.

Você também pode clicar no ícone Pedidos de compra na tela inicial ou clicar na área Novas transações do Centro de fornecedores e selecionar Pedidos de compra. Você verá a janela Criar Pedidos de Compra, que é semelhante à figura mostrada. Observe que os detalhes exatos desta janela dependem de como você personaliza seu formulário PO.

A janela Criar Pedidos de Compra.

2. Escolha um fornecedor no menu suspenso Fornecedor.

Clique na seta para baixo para ver uma lista de seus fornecedores. Clique em um fornecedor para ver seu nome e endereço na caixa Fornecedor. Se você não conseguir encontrar o nome do fornecedor em seu menu, escolha Adicionar novo no menu e preencha as informações sobre o fornecedor na caixa de diálogo Novo fornecedor resultante. Clique em OK ao concluir a caixa de diálogo.

3. Se você rastreia seu inventário por turma, escolha uma turma no menu suspenso Turma.

A janela Criar Pedidos de Compra pode não ter um menu suspenso de Aula. Se não tiver, e você quiser que ele tenha um, será necessário configurar o QuickBooks para controlar as despesas por classe. Para fazer isso, abra o arquivo QuickBooks no modo de usuário único como administrador. Em seguida, escolha Editar → Preferências e clique no ícone Contabilidade na lista à esquerda. (Também pode ser necessário clicar na guia Preferências da empresa.) Por fim, marque a caixa de seleção Usar rastreamento de turma e clique em OK.

4. (Opcional) Selecione um representante, uma data esperada e um FOB se estiver usando em seu pedido de compra.

Você pode ter que preencher outros campos antes de chegar às descrições item por item na parte inferior. Novamente, esses campos podem não aparecer se você não indicou que os deseja em seu formulário.

5. Vá para a coluna Item e comece a inserir os itens que está solicitando.

Inserir os itens é a parte mais importante da criação de um pedido de compra. Quando você passa para a coluna Item, ela se transforma em um menu suspenso. Clique em sua seta para baixo para ver a lista de itens. Pode ser necessário rolar até o item que deseja inserir. Uma maneira rápida de rolar até o item é digitar as primeiras letras do nome do item. Se você digitar o nome de um item que não está na lista de itens, QuickBooks pergunta se você deseja configurar este item. Em caso afirmativo, clique em Configurar e preencha a caixa de diálogo Novo item.

Insira quantos itens desejar na coluna Item. QuickBooks preenche a descrição de um item para você, mas você pode editar o que quer que ele coloque na coluna Descrição, se necessário. Na coluna Qty, indique quantos de cada item você precisa.

6. Se desejar, preencha o campo Mensagem do fornecedor - mas definitivamente preencha o campo Memorando.

O campo Mensagem do fornecedor é onde você coloca uma mensagem para a parte que está recebendo seu pedido. Você poderia escrever Get me this stuff rapidamente!

Não importa o que você faça, certifique-se de preencher o campo Memorando. O que você digita neste campo aparece na caixa de diálogo Pedidos de compra em aberto, e essas informações são a maneira mais segura de identificar para que serve esse pedido. Insira algo significativo que você possa entender em duas semanas, três semanas ou um mês a partir de agora, quando pagar pelos itens que está solicitando.

Na parte superior da janela Criar Pedidos de Compra está a caixa de seleção Imprimir Mais Tarde, que informa se você deseja imprimir esta OC. Se você deseja imprimir o pedido, certifique-se de que esta caixa de seleção esteja marcada. Depois de imprimir o pedido, a marca de seleção desaparece da caixa.

7. Clique em Imprimir para imprimir o pedido.

Se este PO é um dos muitos que você está preenchendo e deseja imprimir vários de uma vez, clique na seta abaixo do botão Imprimir e escolha Lote no menu suspenso. Antes de imprimir o pedido, no entanto, você pode clicar na seta para baixo abaixo do botão Imprimir e escolher Visualizar para ver como o pedido ficará quando você imprimi-lo. QuickBooks mostra uma réplica na tela do PO. Espero que esteja tudo bem.

Você usa o botão Histórico depois de receber os itens que listou com tanto cuidado no pedido de compra. Depois de receber os itens e registrar o recebimento, clicar neste botão informa ao QuickBooks para fornecer todo o histórico de um item - quando você o encomendou e quando o recebeu.

Quanto aos outros botões na parte superior, acho que você sabe o que são.

8. Clique em Salvar e novo ou Salvar e fechar para registrar o pedido de compra.

O QuickBooks salva o pedido de compra e exibe uma nova janela de pedido de compra em branco na qual você pode inserir outro pedido.

Como verificar pedidos de compra em QuickBooks

Você registra os POs. Algumas semanas se passam e você se pergunta: "Eu encomendei aqueles macacos da Acme?" Escolha Relatórios → Compras → Pedidos de compra em aberto para ver um relatório que lista os pedidos pendentes. Ou clique na Central de relatórios, selecione Compras na coluna esquerda, clique no botão Visualização de lista no canto superior direito para obter uma lista real de relatórios de compras e, a seguir, clique no relatório Pedidos de compra abertos. Como alternativa, você pode usar o carrossel da Central de relatórios para percorrer os relatórios em uma categoria. Para usar o carrossel, selecione Compras na coluna da esquerda, clique no botão Visualização do carrossel (ao lado do botão Visualização da lista) e, em seguida, clique na imagem da pilha de relatórios que aparece à esquerda ou à direita da imagem do selecionado relatório.

Como receber itens de pedido de compra em QuickBooks

Depois que suas doohickeys e gizmos chegaram em camelo train, você precisa registrar o recebimento dos itens e adicioná-los à sua lista de itens.

As duas primeiras coisas a fazer são observar se o material veio com uma conta e, em seguida, decidir como você deseja pagar por isso. Essas decisões são as mesmas que você deve tomar se receber mercadorias sem antes ter preenchido um pedido de compra.

Você registra itens de PO que recebe da mesma forma que registra outros itens que recebe:

• Se você pagar por itens de ordem de compra com cheque, use a janela Gravar cheques.
• Se você receber os itens do pedido sem fatura, use a janela Criar Recebimentos de Itens.
• Se você receber os itens do pedido com uma fatura, use a janela Inserir faturas.

Independentemente da janela que você está usando, quando você seleciona o fornecedor que lhe vendeu os itens do pedido, o QuickBooks alerta que existem pedidos em aberto para o fornecedor e pergunta se você deseja receber contra um pedido. Claro que você faz. ( Receber contra significa simplesmente comparar o que você pediu com o que você recebeu.) Quando você clica em Sim, o QuickBooks exibe a caixa de diálogo Pedidos de compra abertos, conforme mostrado aqui. Selecione o (s) pedido (s) de compra que você está recebendo e clique em OK. QuickBooks preenche a guia Itens para mostrar todas as coisas que você pediu. Se o que o QuickBooks mostra não for o que você recebeu, talvez seja necessário fazer ajustes.

A caixa de diálogo Abrir Pedidos de Compra.