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Dicas sobre como começar a usar o Salesforce

Pronto para começar a usar o Salesforce? Siga estas dicas para aproveitar ao máximo esse CRM popular:

1. Faça o tour.

Quando você olha pela primeira vez para a interface do Salesforce, pode ser um pouco confuso. Por causa das muitas abas e recursos, é comum que novos usuários se sintam perdidos. É por isso que é uma boa ideia aproveitar o recurso de tour do Salesforce, que orienta você pelas principais funções do sistema CRM. O tour ensinará como gerenciar seu pipeline, visualizar e editar perfis de oportunidades, acompanhar vendas e personalizar seu processo de vendas. Embora o tour não revele todos os recursos que o Salesforce tem a oferecer, é o suficiente para você começar com o básico.

2. Navegue na configuração.

A configuração é onde você acessará muitas das opções do programa, configurações de personalização e funções de administração do Salesforce. Em vez de navegar pelas centenas de opções, a maneira mais fácil de localizar a página que você procura é usar a barra de pesquisa rápida no canto superior esquerdo da página para levá-lo aonde você precisa ir.

3. Configure alertas e notificações de rastreamento.

Mantenha todos em sua equipe informados quando houver alterações em seu processo, sua equipe adicionar e atribuir novos leads ou você desejar definir um lembrete para acompanhar um contato. Você pode configurar alertas automáticos por e-mail para você e outros usuários que são acionados por diferentes ações. Na tela Configuração, selecione ou pesquise Alertas por e-mail. A partir daí, você pode selecionar em uma lista de modelos de e-mail e configurar os destinatários do alerta automático por e-mail. Em Modelos de Email, você pode criar mais modelos.

A seguir, no Workflow Process Builder, você pode criar cenários e ações customizadas para as quais os emails são enviados. Configure um processo para quando um novo lead for criado e um e-mail for enviado à equipe de vendas. Esta é uma ferramenta poderosa que pode automatizar quase tudo no CRM.

4. Automatize relatórios e envie e-mails.

Assim como os e-mails, você pode automatizar a criação e entrega de relatórios automaticamente em qualquer ocasião, como reuniões semanais ou mensais. Na guia Relatórios, crie os relatórios desejados sobre leads, oportunidades, receitas, etc. Hit Run Report e selecione Agendar execuções futuras. Escolha com que frequência você deseja gerar o relatório e para quem deseja enviá-lo por e-mail.

5. Controle as permissões.

O Salesforce permite conceder acesso a todos os funcionários com contas de usuário. Claro, você pode não querer que todos os usuários tenham o mesmo acesso e informações, então você pode definir permissões para usuários individuais.

Em Configuração, vá para Conjuntos de permissões, onde você pode criar limitações para grupos de usuários para que eles tenham acesso apenas a determinados aplicativos e configurações. Com a Ativação de Sessão, você também pode definir permissões para usuários que atendam a determinados critérios. Por exemplo, você pode conceder aos usuários que concluem determinadas tarefas em Vendas acesso a Leads.

6. Explore o AppExchange.

Um dos pontos fortes do Salesforce é o design modular e a capacidade de integrar centenas de aplicativos em sua interface. Alguns dos aplicativos mais populares são complementos do Data.com, MailChimp e DocuSign. Os aplicativos podem ampliar os recursos do seu CRM e tornar as coisas mais eficientes. Existem vários aplicativos dedicados a manter seu banco de dados limpo, eliminando duplicatas criadas em importações em massa. Aplicativos adicionais podem tornar seus relatórios mais robustos, adicionando recursos como dados geométricos para leads e oportunidades.

7. Adicione extensões do Chrome.

Há muitas vantagens em usar o Salesforce com o Google Chrome, incluindo muitas extensões de navegador que tornam as coisas mais convenientes para você e seus usuários na  página de extensões do Chrome  . A extensão Salesforce Lightning para Gmail permite visualizar atividades do Salesforce na página de e-mail, permitindo ver novos desenvolvimentos com contexto de e-mails. [Veja o artigo relacionado:  10 melhores extensões do Chrome para empresas ] 

Outra extensão popular é  o Ebsta , que permite cruzar informações do seu Salesforce com informações de uma página da web, como perfis pessoais e dados de vendas.

8. Instale o mecanismo de pesquisa Salesforce no Chrome.

Falando em Chrome, você pode adicionar um mecanismo de pesquisa do Salesforce ao seu navegador para pesquisar rapidamente informações no Salesforce a partir do endereço/barra de pesquisa do Chrome. No Chrome, em Configurações, encontre Gerenciar mecanismos de pesquisa. Adicione Salesforce e uma palavra-chave simples, como “venda” ou “sf”. Para o URL, acesse o Salesforce Classic View e use a caixa de pesquisa. Na tela resultante, copie o URL e cole-o no campo URL na caixa Adicionar mecanismo de pesquisa. Substitua o termo que você pesquisou por “%” e clique em Salvar.

Ao pesquisar no Chrome, digite a palavra-chave selecionada para o Salesforce, adicione um espaço e insira o termo de pesquisa. Isso deve trazer automaticamente os resultados da pesquisa no Salesforce.

9. Importe do Excel ou outros CRMs.

Se você precisar de dados de planilhas do Excel ou de seu CRM anterior, o Salesforce pode importar facilmente dados na forma de arquivos CSV. O Assistente de importação de dados em Configuração orienta você no processo de importação de contatos, leads, soluções e membros de campanha. Você pode fazer upload de arquivos com base na formatação anterior de CSVs do Outlook, ACT ou Gmail. A interface permite importar até 50.000 registros de uma vez.

10. Personalize a página de logout.

O Salesforce permite que você designe uma página inicial para usuários que efetuam logout da interface do Salesforce. Assim, por exemplo, você pode configurá-lo para que, caso eles saiam, sejam enviados para a intranet da sua empresa ou outros sites do Dashboard. Para fazer isso, basta ir em Configuração e Configurações de Sessão. Nas configurações da página de logout, basta colar o URL que você deseja que os usuários acessem quando fizerem logout.