Como preparar um memorando de crédito no QuickBooks 2021

As notas de crédito podem ser maneiras úteis de corrigir erros de entrada de dados que você não encontrou ou corrigiu anteriormente. Os memorandos de crédito também são maneiras úteis de lidar com coisas como devoluções e reembolsos de clientes. Se você preparou uma fatura ou duas em seu tempo, você descobrirá que preparar uma nota de crédito do QuickBooks é muito mais fácil do que usar métodos antigos.

As etapas a seguir descrevem como criar o tipo de nota de crédito mais complicado e envolvente: uma nota de crédito de produto. No entanto, a criação de um serviço ou nota de crédito profissional funciona basicamente da mesma maneira. Você apenas preenche menos campos.

Para criar uma nota de crédito do produto, siga estas etapas:

1. Escolha Clientes → Criar notas de crédito / reembolsos ou clique no ícone Reembolsos e créditos na seção Cliente da página inicial para exibir a janela Criar notas de crédito / reembolsos (conforme mostrado).

A janela Criar notas de crédito / Reembolsos

2. Identifique o cliente e, se necessário, o trabalho no menu suspenso Cliente: Trabalho.

Você pode escolher o cliente ou trabalho da lista clicando nele.

3. (Opcional) Especifique uma classe para a nota de crédito.

Se você estiver usando classes para categorizar transações, ative o menu suspenso Classe e escolha a classe apropriada para a nota de crédito.

4. Date a nota de crédito (embora ficar estável seja opcional).

Pressione Tab para mover o cursor para a caixa de texto Data. Em seguida, insira a data correta no formato MM / DD / AAAA.

5. (Opcional) Insira um número de nota de crédito.

O QuickBooks sugere um número de nota de crédito adicionando 1 ao último número de nota de crédito que você usou. Você pode aceitar o número ou tabulação da caixa de texto Nº de crédito para alterar o número para o que desejar.

6. Corrija o endereço do cliente, se necessário.

QuickBooks pega o endereço de cobrança da lista de clientes. Você pode alterar o endereço da nota de crédito substituindo parte do endereço de cobrança normal. Normalmente, você deve usar o mesmo endereço para a nota de crédito que usa para a fatura ou faturas originais.

7. (Opcional ... mais ou menos) Forneça o número do pedido.

Se a nota de crédito ajustar o saldo total restante em um pedido de compra do cliente, você provavelmente deverá inserir o número do pedido na caixa de texto Nº do pedido.

Aqui está minha lógica nesta sugestão, para aqueles leitores que se importam: se você cobrou de seu cliente $ 1.000 na OC nº 1984, que autoriza uma compra de $ 1.000, você usou toda a OC - pelo menos de acordo com o funcionário de contas a pagar do cliente, que processa suas faturas. Se você se certificar de que uma nota de crédito de $ 1.000 seja identificada como relacionada ao pedido de compra nº 1984, no entanto, você essencialmente liberará o saldo de compra de $ 1.000, o que pode significar que você pode usar, ou cobrar, o pedido de compra novamente.

8. Se o cliente devolver itens, descreva cada um deles.

Mova o cursor para a primeira linha da caixa de texto Item / Descrição / Qtd / Taxa / Quantia / Imposto. Na primeira linha vazia da caixa, ative o menu suspenso Item e escolha o item. QuickBooks preenche as caixas de texto Descrição e Taxa com qualquer descrição de venda e preço de venda que você inseriu na lista de Itens. (Você pode editar essas informações se quiser, mas não é necessário fazer isso.) Digite o número de itens que o cliente está devolvendo (ou não está pagando) na caixa de texto Qtd. (Depois de inserir esse número, QuickBooks calcula a quantidade multiplicando Qty por Taxa.) Insira cada item que o cliente está devolvendo, preenchendo as linhas vazias da caixa de listagem.

No caso de itens de estoque, QuickBooks assume que os itens que você está mostrando em uma nota de crédito são devolvidos ao estoque. Você deseja ajustar as contagens físicas do seu estoque se itens não vendidos forem devolvidos.

Assim como acontece com as faturas, você pode colocar quantos itens desejar em uma nota de crédito. Se você não tiver espaço suficiente em uma única página, o QuickBooks continua adicionando páginas à nota de crédito até que você termine. A informação total, é claro, vai para a última página.

9. Descreva quaisquer itens especiais que a nota de crédito deve incluir.

Se você deseja emitir uma nota de crédito para outros itens que aparecem na fatura original - frete, descontos, outros encargos e assim por diante - adicione descrições de cada item à lista de Itens.

Para adicionar descrições desses itens, ative o menu suspenso Item da próxima linha vazia e escolha o item especial. (Você ativa a lista clicando no campo para transformá-la em um menu suspenso e, em seguida, clicando na seta para baixo do campo para acessar o menu.) Depois que o QuickBooks preencher as caixas de texto Descrição e Taxa, edite essas informações (se necessário). Insira cada item especial - subtotal, desconto, frete e assim por diante - que você está especificando na nota de crédito.

Se quiser incluir um item de desconto, você precisará colar um item de subtotal na nota de crédito após o estoque ou outros itens que você descontou. Em seguida, cole um item de desconto diretamente após o item de subtotal. Quando você faz isso, o QuickBooks calcula o desconto como uma porcentagem do subtotal.

10. (Opcional) Adicione uma mensagem ao cliente.

Ative o menu suspenso Mensagem do cliente e escolha uma mensagem inteligente para o cliente.

11. Especifique o imposto sobre vendas.

Mova o cursor para a caixa de listagem Imposto, ative o menu suspenso e escolha o imposto sobre vendas correto.

12. (Opcional, mas é realmente uma boa ideia) Adicione um memorando.

Você pode usar a caixa de texto Memorando para adicionar uma descrição de memorando ao memorando de crédito. Você pode usar esta descrição para explicar seus motivos para emitir a nota de crédito e para fazer uma referência cruzada da fatura ou faturas originais, por exemplo. Observe que o campo Memorando é impresso na Declaração do cliente.

13. Se desejar atrasar a impressão desta nota de crédito, marque a caixa de seleção Imprimir mais tarde.

Quero adiar a discussão sobre o que a caixa de seleção Imprimir mais tarde faz até eu terminar a discussão sobre a criação da nota de crédito. A cobertura da impressão de faturas e notas de crédito será abordada em uma seção posterior.

14. Salve a nota de crédito.

Para salvar uma nota de crédito preenchida, clique no botão Salvar e Novo ou Salvar e Fechar. O QuickBooks exibe uma caixa de diálogo que pergunta o que você deseja fazer com a nota de crédito: reter o crédito, dar um reembolso ou aplicar o crédito a uma fatura. Faça sua escolha clicando no botão que corresponde ao que você deseja fazer. Se você escolher Aplicar à fatura, o QuickBooks solicitará algumas informações adicionais. O QuickBooks salva a nota de crédito que está na tela e, se você clicar em Salvar e novo, exibe uma janela vazia Criar notas de crédito / Reembolsos para que você possa criar outra nota de crédito. (Observe que você pode ir e voltar nas notas de crédito criadas anteriormente, clicando nos botões Próximo e Anterior.) Quando terminar de criar as notas de crédito, clique no botão Fechar do formulário de nota de crédito.

Se você indicar que deseja imprimir um cheque de reembolso, o QuickBooks exibe a janela Gravar cheques e preenche automaticamente o cheque, vinculando-o ao memorando.