Usando QuickBooks para gerenciar estoque em uma empresa de manufatura

Rastrear o estoque em uma empresa de manufatura é mais difícil do que em outros tipos de negócios. Quando você reduz tudo à sua essência no QuickBooks, o problema decorre de alguns requisitos de contabilidade complicados:

• Em um ambiente de manufatura, o fabricante combina itens de matérias-primas em itens de produtos acabados. Isso significa - e essa é a parte desafiadora - que o processo de fabricação reduz a contagem e o valor do estoque de alguns itens (as matérias-primas ou os componentes) e, ao mesmo tempo, aumenta a contagem e o valor dos outros itens de produtos acabados.
• Em um ambiente de manufatura, as regras dizem que você não apenas conta o valor dos itens nos valores de estoque dos produtos acabados. Você também conta o custo da mão de obra e as despesas gerais de fábrica usadas na fabricação dos itens.

O QuickBooks resolve o primeiro problema relacionado ao estoque de manufatura, mas não resolve nem aborda o segundo problema. Felizmente, como você é um pequeno fabricante, provavelmente não precisa se preocupar muito com o segundo problema. Você deve perguntar ao seu CPA sobre isso. Mas não se preocupe - o Congresso e a Receita Federal forneceram um monte de brechas que tornam a contabilidade mais fácil para os pequenos.

Manipulando estoque manufaturado de maneira simples

Se você estiver usando QuickBooks Pro ou algumas versões anteriores do QuickBooks Premier, você não tem a capacidade de contabilizar a fabricação de estoque em QuickBooks. O melhor que você pode fazer é agrupar itens para combinar em itens individuais na fatura de um cliente.

Essa abordagem parece desleixada, mas não é tão ruim quanto você pode pensar à primeira vista. Você pode optar por mostrar apenas o item do grupo em uma fatura do cliente. Isso significa - voltando ao exemplo do florista que vende rosas vermelhas e vasos - que o florista pode “fabricar” um vaso de cristal com uma dúzia de rosas vermelhas e depois mostrar o item manufaturado como um item de grupo na fatura do cliente.

A única coisa que é problemática sobre a abordagem “apenas use um item de grupo” é que ela não oferece uma maneira de rastrear os valores de estoque dos produtos acabados.

Execução de contabilidade de estoque em QuickBooks

Para contabilizar a fabricação de estoque em QuickBooks Premier ou QuickBooks Enterprise Solutions, você adiciona itens de montagem de estoque à lista de itens para os itens que você fabrica. Você também registra a fabricação de itens enquanto ... bem, os fabrica .

Suponha que a Pine Lake Porcelain apenas compre e revenda canecas de café e outras bugigangas de porcelana. Mas também suponha que uma vez por ano, a Pine Lake Porcelain reúna uma coleção de canecas de café vermelhas em um conjunto de presentes do Dia dos Namorados em caixa. Nesse caso, o QuickBooks pode registrar a montagem de um conjunto de presentes em caixa que combina, por exemplo, quatro canecas de café vermelhas, uma caixa de papelão e um pacote de papel de seda.

Adicionando itens de montagem de estoque

Para descrever itens manufaturados, siga estas etapas:

Escolha Listas → Lista de itens. \

QuickBooks exibe a janela Lista de itens.

Clique no botão Item na janela Lista de itens e escolha Novo na lista suspensa.

QuickBooks exibe a janela Novo item.

Escolha o item Conjunto de estoque na lista suspensa Tipo.

QuickBooks exibe a versão Inventory Assembly da janela New Item.

Especifique a conta a ser usada para rastrear o custo deste item ao vendê-lo.

QuickBooks sugere a conta de custo de mercadorias vendidas. Se você criou outras contas para seu COGS, no entanto, escolha a outra conta apropriada.

Descreva o item fabricado.

Digite uma descrição do item que você deseja que apareça nos documentos que seus clientes veem, como faturas. (QuickBooks sugere a mesma descrição que você usou na caixa de texto Descrição nas transações de compra como padrão.)

Insira o valor que você cobra pelo item na caixa Preço de venda.

Indique se o item fabricado está sujeito a imposto sobre vendas usando a lista suspensa Código de imposto.

Use a lista suspensa Conta de receita para especificar a conta que você deseja que o QuickBooks use para rastrear a receita da venda do item.

Identifique os componentes que vão para o item acabado.

Use a lista Lista de materiais para identificar os itens de componentes individuais e as quantidades necessárias para fazer a montagem do estoque. Cada item do componente vai em uma linha separada na lista. Para não ser muito redundante, mas observe que você identifica o item do componente e o número de itens do componente necessários.

Identifique a conta do ativo.

Especifique a outra conta de ativo atual que você deseja que o QuickBooks use para rastrear o valor deste item de estoque.

Selecione um ponto de construção.

Use as caixas Ponto de construção para especificar a menor quantidade de estoque deste item que pode permanecer antes de você fabricar mais. Quando o nível de estoque cai para essa quantidade, QuickBooks adiciona um lembrete à lista de lembretes, notificando que você precisa fazer mais do item.

Ignore as caixas Disponível e Valor total.

Vê aquela caixa disponível? Deixe-o definido como zero. Inserir um número agora é registrar uma transação não categorizada, e você não quer fazer isso. Vá em frente e deixe o campo Valor total definido como zero também.

Deixe a caixa A partir de vazia ou insira a data atual.

Não importa.

A versão do Conjunto de inventário da janela Novo item.

Gravação de fabricação ou montagem de itens

Para construir alguma montagem, escolha o comando Fornecedores → Atividades de inventário → Construir montagens. QuickBooks exibe a janela Build Assemblies. Tudo o que você faz é escolher o que deseja construir na lista suspensa Item de montagem e, em seguida, inserir a quantidade que você (ou algum colega infeliz) construiu na caixa Quantidade a construir no canto inferior direito. Em seguida, você clica no botão Build & Close ou Build & New. (Clique no botão Construir e Novo se quiser gravar a montagem de alguns outros itens.)

A versão Build Assemblies da janela New Item.

Aqui estão algumas coisas a serem lembradas sobre o comando Build Assemblies:

• No canto superior direito da janela, QuickBooks mostra a quantidade da montagem que você tem em mãos e o número de clientes que fizeram pedidos. É uma informação muito útil de se ter, então lembre-se de que está lá.
• Uma tabela na janela Build Assemblies mostra o que está incluído em seu produto. Não que você se importe, mas esta é uma lista de materiais.
• Na parte inferior da lista de lista de materiais, QuickBooks mostra o número máximo de montagens que você pode fazer, dado o seu estoque atual.
• Quando você constrói um item, QuickBooks ajusta as contagens de itens de estoque. Se você fizer conjuntos de presentes em caixas, cada um com quatro canecas vermelhas e dois lenços de papel, o QuickBooks reduz a contagem de itens de canecas vermelhas e lenços de papel e aumenta a contagem de itens dos conjuntos de presentes em caixas ao registrar a construção da montagem.

Alguns dos componentes usados ​​em uma montagem podem não ser itens de estoque. Você pode usar peças não-inventário em uma montagem.

Gerenciando vários locais de estoque

QuickBooks Enterprise Solutions permite lidar com o desafio de manutenção de registros de armazenamento de estoque em vários locais. Para ativar esse recurso, chamado Rastreamento de inventário avançado, escolha o comando Editar → Preferências, clique em Itens e inventário, clique na guia Preferências da empresa e, em seguida, clique no botão Configurações avançadas de inventário.

Se você estiver usando a versão Enterprise Solutions do QuickBooks, QuickBooks exibe caixas de diálogo que permitem construir uma lista de sites de inventário e também adiciona campos às janelas e caixas de diálogo apropriadas para que você possa rastrear itens de inventário por site. Se você não estiver usando a versão Enterprise Solutions do QuickBooks, QuickBooks exibe informações sobre como você pode atualizar para Enterprise Solutions.