Aumente seu fluxo de trabalho de produtividade do Outlook com essas dicas

Para iniciantes ou profissionais, o Microsoft Outlook inclui muitos recursos que você pode usar para aumentar sua produtividade. Aqui estão algumas dicas essenciais para melhorar seu fluxo de trabalho e produtividade usando o Outlook para Mac, Office 365 ou versões da Web.

Regras de configuração

As regras podem ajudá-lo a automatizar o gerenciamento de suas mensagens, seja bloqueando lixo eletrônico ou movendo mensagens específicas para uma pasta. Por exemplo, você pode ter todas as mensagens do seu chefe movidas para uma pasta específica, para que você nunca as perca. Com a versão completa do Outlook, você pode criar algumas regras bastante complexas.

Aqui está uma regra simples em que estou movendo mensagens da pasta do destinatário. Selecione uma mensagem do destinatário, clique na guia Início e clique em Regras > Criar Regra .

Marque a caixa Do destinatário e marque Mover o item para a pasta.” Escolha uma pasta existente ou crie uma nova. Selecione-o e clique em OK. Você pode executar a regra imediatamente ou posteriormente. Você pode configurar regras para receber um alerta quando receber um e-mail de um destinatário específico  ou mensagens com determinadas palavras. Confira como mover novas mensagens para uma pasta específica .

Além disso, regras avançadas foram adicionadas ao Outlook.com há alguns anos.

Usar categorias de cores e sinalizadores

Use o recurso Cor e categorias para ajudar a priorizar e focar no que é importante. Selecione uma mensagem e clique no menu Categorizar e escolha uma cor apropriada. Você pode personalizar essas cores para um significado específico. Clique em Categorias > Todas as categorias > selecione uma cor e depois em Renomear. Os comandos do teclado também podem ser atribuídos para que você possa marcar rapidamente uma mensagem.

O Sinalizador de Acompanhamento também pode ajudá-lo a lembrar as mensagens que você precisa ver quando tiver tempo. Ao sinalizar uma mensagem de e-mail, ela aparecerá em sua lista de tarefas e listas de tarefas para que você possa se lembrar de atendê-la.

Agendar usando entrega atrasada

O Outlook permite atrasar a entrega de um email para uma determinada hora do dia. Esse recurso é útil se você souber que um destinatário não receberá sua mensagem até um determinado momento. Se você estiver ciente de que um usuário verifica o e-mail por volta das 3h, crie uma nova mensagem e clique no botão Atrasar entrega em Opções . Faça as modificações apropriadas nas opções de Entrega, como Não entregar antes da data e hora.

Criar uma pasta de pesquisa

Uma pasta de pesquisa é uma maneira poderosa de fazer a triagem de suas mensagens e trazer um pouco de sanidade para sua caixa de entrada. Por exemplo, você pode criar uma pasta de pesquisa para emails que deseja acompanhar ou sinalizar mensagens de pessoas, grupos ou listas específicas.

Clique na guia Pasta , clique em Nova Pasta de Pesquisa e escolha o tipo de Pasta de Pesquisa que deseja criar em um dos grupos. Selecione a pasta de correio e clique em OK. Uma pasta de pesquisa é criada no Painel de Navegação. Todas as mensagens que eu escolher acompanhar estarão disponíveis quando eu precisar delas.

Definir nível de filtro de lixo eletrônico

O lixo eletrônico pode diminuir a quantidade de e-mails produtivos que você pode receber ao longo do dia. Usando o Filtro de Lixo Eletrônico do Outlook, você pode minimizar seu impacto. Clique na guia Início, clique no menu Lixo no grupo Excluir e clique em Opções de Lixo Eletrônico.

Eu recomendo começar com a configuração Low primeiro e ver como isso funciona para você. Se as mensagens indesejadas forem muito agressivas, você poderá passar para uma opção superior. No caso de o filtro sinalizar erroneamente uma mensagem importante, eu manteria a opção Excluir permanentemente desmarcada.

Criar backups do arquivo PST

O Outlook é um sistema e também pode falhar. Manter um backup íntegro de sua pasta pessoal pode garantir uma recuperação tranquila em caso de corrupção, falha do sistema ou qualquer outro problema imprevisto.

Os arquivos de dados do Outlook (.pst) criados usando o Outlook 2013 ou o Outlook 2016 (ou superior) são salvos em seu computador na pasta Documents\Outlook Files . Se você atualizou para o Outlook em um PC ou Mac que já tinha arquivos de dados criados no Outlook 2007 ou anterior, esses arquivos são salvos em um local diferente em uma pasta oculta em C:\Users\user\AppData\Local\Microsoft\Outlook .

O arquivo de dados do Outlook offline (.ost) também é salvo em C:\Users\user\AppData\Local\Microsoft\Outlook . A maioria dos dados permanece no servidor; no entanto, todos os itens salvos localmente devem ser submetidos a backup. Por exemplo, Calendário, Contatos, Tarefas e quaisquer pastas marcadas apenas como Local. Para saber mais sobre como criar e fazer backup de pastas PST, confira os seguintes artigos:

• Como criar uma pasta PST no Outlook
• Criar uma pasta PST no Outlook 2013
• O que são pastas PST do Outlook e como usá-las
• Reparar pasta PST corrompida no Outlook

Você também pode estar interessado em como localizar a pasta OLK temporária do Outlook .

Configurar respostas fora do escritório

Se você estiver fora do escritório a maior parte do dia ou de férias por um mês, configurar uma resposta de ausência temporária pode informar seus contatos que você não está disponível. Usar o Assistente de Ausência Temporária  reduzirá muito o ruído em sua caixa de entrada quando eles estiverem tentando entrar em contato com você sem uma resposta imediata. Também reduzirá o trabalho para limpar sua caixa de entrada quando você retornar. Clique em Arquivo > Informações > Respostas automáticas .

Selecione a caixa de opção Enviar respostas automáticas e defina o período em que deseja que essa mensagem específica seja enviada. Você também pode enviar esta mensagem para colegas dentro ou fora da organização.

Se você estiver usando o Outlook para iOS, toque em Configurações, toque no Exchange Server e toque em Respostas Automáticas . Ative as respostas automáticas e digite uma mensagem personalizada.

Gerenciando notificações

As notificações da área de trabalho do Outlook podem ser esmagadoras e distraí-lo. Uma opção que você tem é desativá-los. Para silenciá-los, clique com o botão direito do mouse no ícone do Outlook na área de notificação da barra de tarefas e clique em Mostrar alerta de área de trabalho de novo email. Para versões mais antigas do Outlook, confira nosso artigo sobre como desabilitar os alertas da área de trabalho do Outlook .

Dicas do Outlook Mobile

Se você usa a versão móvel do Outlook, aqui estão algumas dicas que você pode usar para se manter produtivo em trânsito.

Alterne entre calendários pessoais e de trabalho.

Toque na guia Calendário, toque no menu de hambúrguer e toque em seu calendário de trabalho ou pessoal.

Agendar uma chamada do Skype com o Outlook para iOS

Toque em Calendário, crie um novo evento e digite um nome para o evento. Toque em Pessoas e adicione as pessoas que você gostaria de convidar. Deslize para baixo e alterne para Chamada do Skype, toque no link Chamada do Skype, insira uma descrição e toque em Concluído . Toque em Salvar para concluir.

Enviar uma disponibilidade

Crie uma nova mensagem e toque no evento Calendário.

Toque em enviar disponibilidade, escolha um horário adequado e depois em Concluído.

Envie sua mensagem.

Atualizações recentes do Outlook para Windows ou Mac adicionaram alguns novos recursos. Confira nosso artigo para obter mais informações sobre como você pode utilizar esses novos recursos. Além disso, confira nosso artigo com uma  lista de comandos de teclado do Outlook para usuários de Mac.