Como criar e-mails em massa personalizados usando mala direta para Gmail

Você tem que enviar o mesmo email para muitas pessoas com conteúdo personalizado para cada uma delas? Talvez você queira cumprimentar cada destinatário com seu nome, usar seu endereço de correspondência ou incluir seu número de membro.

A mala direta é um recurso que permite criar várias cópias de cartas e e-mails para enviar aos seus contatos. Cada carta ou e-mail pode incluir conteúdo personalizado padrão e personalizado. As informações que você usa para personalizar cada carta ou e-mail são obtidas de sua fonte de dados, como uma lista de contatos.

Se você usa o Gmail como seu cliente de e-mail principal, não há recurso de mala direta integrado. No entanto, há um complemento de mala direta disponível para o Planilhas Google que é vinculado à sua conta do Gmail. Mostraremos como usar o complemento Mala direta para Gmail com anexos para personalizar um lote dos mesmos e-mails e enviá-los.

Instale o complemento de mala direta para Gmail com anexos

Antes de instalar e usar o complemento de mala direta, faça login na conta do Gmail que deseja usar.

Em seguida, instale o complemento de mala direta para o Planilhas Google.

Clique em Continuar na caixa de diálogo Vamos começar para dar permissão ao complemento de mala direta para ser executado.

As várias permissões exigidas pelo complemento são listadas. Clique em Permitir para dar permissão ao complemento de mala direta para acessar sua conta do Gmail.

A Mala direta – Guia de introdução é exibida. Clique no X para fechar a caixa de diálogo.

Criar o modelo de mesclagem

O complemento de mala direta abre uma nova planilha sem título no Planilhas Google em uma nova guia.

Vá para Complementos > Mala Direta com Anexos > Criar Modelo de Mesclagem .

Um modelo de mala direta em branco é criado na planilha Sem título , contendo as colunas obrigatórias, como Nome , Sobrenome e Endereço de email .

Importe ou insira seus contatos

Agora, você precisa adicionar os contatos que deseja usar a esta planilha. Para fazer isso, vá para Complementos > Mala direta com anexos > Importar contatos do Google .

Importar seus contatos é a maneira mais rápida de adicioná-los. Mas você também pode inserir manualmente as informações dos destinatários na planilha.

Se você tiver determinados grupos de destinatários para os quais envia e-mails em lote; talvez você queira criar grupos em seus Contatos do Google.

Selecione o grupo que contém os endereços de e-mail que deseja usar na lista suspensa e clique em Importar contatos . A caixa de diálogo não fecha automaticamente, então clique no X no canto superior direito da caixa de diálogo.

Adicionar um anexo para um contato

Um dos itens que você pode personalizar em cada e-mail é o anexo. Você pode anexar um arquivo diferente a cada e-mail usando um link para o arquivo em sua conta do Google Drive.

Para fazer isso, abra uma nova guia e faça login no Google Drive. Em seguida, carregue o arquivo que deseja anexar ao e-mail. Você pode arrastar o arquivo para a janela do navegador para carregá-lo.

Em seguida, clique com o botão direito do mouse no arquivo carregado e clique em Obter link compartilhável .

Na caixa de diálogo pop-up, verifique se o controle deslizante Compartilhamento de link no está ativado (verde).

Se o compartilhamento de link já estiver ativado, a URL será copiada automaticamente quando você selecionar Obter link compartilhável . Se você não viu uma mensagem dizendo que o link foi copiado para a área de transferência, selecione o URL na caixa de diálogo e copie-o.

Volte para a planilha de mala direta e cole o URL na coluna de anexos de arquivo para a pessoa para quem você deseja enviar este arquivo. Você pode enviar um arquivo diferente para cada contato em sua lista.

Você também pode incluir vários URLs de anexo de arquivo, separados por vírgulas.

Agende a data e hora para enviar o e-mail

A coluna Dados agendados permite especificar uma data e hora para enviar o e-mail, que pode ser diferente para cada pessoa.

Para agendar um e-mail, insira a data e hora desejadas, usando o formato dd/mm/aaaa hh:mm, na coluna Data agendada do contato desejado.

Deixe as células na coluna Data agendada em branco para enviar os e-mails imediatamente após a configuração.

Adicionar conteúdo personalizado

Além dos campos padrão incluídos no modelo de mala direta, você pode adicionar outros campos personalizados. Talvez você queira adicionar informações como o endereço de e-mail e o número de membro de cada destinatário. Você pode adicionar colunas à planilha para armazenar essas informações.

Para o nosso exemplo, vamos adicionar algo simples. Queremos usar o sobrenome do destinatário em cada e-mail, precedido por seu título (Sr., Ms. ou Mrs.). Então, vamos adicionar uma coluna Título .

Para adicionar uma coluna à planilha de mala direta, mova o mouse sobre o cabeçalho da coluna da última coluna preenchida. Clique no botão de seta para baixo que aparece e, em seguida, clique em Inserir 1 à direita .

Clique na célula de cabeçalho azul e altere o nome da coluna para um nome apropriado. Você usará esse nome em seu rascunho de e-mail no Gmail para inserir o valor em cada e-mail posteriormente.

Em seguida, insira o valor apropriado para cada contato nas células abaixo do nome da coluna.

Criar o rascunho de e-mail no Gmail

Agora, é hora de criar o rascunho de e-mail que você deseja enviar para seus contatos da planilha de mala direta e usar campos variáveis ​​para personalizar cada e-mail.

Abra uma nova guia e faça login no mesmo endereço do Gmail que você usou para a planilha de mala direta. Crie um novo e-mail e digite o assunto e o corpo da mensagem de e-mail. Você também pode adicionar formatação de rich text e imagens embutidas ao seu rascunho de e-mail.

Para incluir campos variáveis ​​no e-mail, como Título e Sobrenome , insira os nomes dos campos usando a notação {{field name}} . Por exemplo, adicionamos {{Title}} {{Last Name}} ao nosso e-mail. Você também pode adicionar campos variáveis ​​à linha de assunto. Se você adicionou URLs de anexo de arquivo à planilha de mala direta, não precisa adicionar esse campo variável ao email. Eles serão incluídos automaticamente nos e-mails.

NÃO clique em Enviar .

Configurar a mala direta

Retorne à planilha de mala direta e vá para Complementos > Mala direta com anexos > Configurar mala direta .

Insira as informações da mensagem de e-mail, como Nome Completo do Remetente , Endereço CC e Endereço Cco . Se o endereço de e-mail do remetente for diferente do endereço do Gmail com o qual você fez login, selecione o endereço de e-mail na lista suspensa. O endereço de e-mail conectado também é usado como endereço de resposta , mas você pode alterá-lo.

Clique em Continuar .

Envie um e-mail de teste

Selecione Usar uma mensagem de rascunho do Gmail existente como modelo na primeira lista suspensa. Em seguida, selecione o rascunho que deseja usar na lista suspensa Selecionar rascunho do Gmail .

É uma boa ideia testar sua mala direta, então clique em Enviar um email de teste .

Você receberá o e-mail de teste na conta em que fez login na planilha de mala direta. Os valores do campo variável do primeiro contato em sua lista importada são usados. Quaisquer URLs de anexo de arquivo que você adicionou são adicionadas à parte inferior da mensagem. Você pode baixar o arquivo no link ou salvá-lo em sua conta do Google Drive.

Executar mala direta

Volte para a planilha de mala direta e clique em Executar mala direta para começar a enviar os e-mails. Se você adicionou datas e horas à coluna Data agendada para qualquer um ou todos os contatos, os e-mails serão enviados em seguida. E-mails para contatos sem data e horário agendados serão enviados imediatamente.

Quando a mala direta estiver concluída, clique em Concluído .

Renomeie a planilha de mala direta

A planilha de mala direta é salva automaticamente com o nome padrão Planilha sem título . Se você quiser usar esta planilha novamente, convém dar-lhe um nome melhor.

Para alterar o nome da planilha de mala direta, clique no nome no canto superior esquerdo da planilha.

Digite um novo nome. Esse novo nome é exibido na planilha.

O novo nome inserido também é usado como nome do arquivo em sua conta do Google Drive. Agora, você pode usar essa mala direta novamente e alterá-la conforme necessário.

A mala direta também é um recurso interno do Word para Windows , Word para Mac e Outlook 2013 ou 2016 no Windows .

Você usa mala direta? Você encontrou outras maneiras de fazer mala direta no Gmail ou maneiras de fazer mala direta em outros serviços de e-mail? Deixe-nos saber suas experiências nos comentários.