Se você precisar enviar documentos em lote para um grupo de indivíduos, por exemplo, um convite para um evento ou reunião, o recurso Microsoft Mail Merge é uma maneira rápida e fácil de fazer isso. Anteriormente, mostramos como preparar documentos usando o recurso de mala direta no Word 2016 para Windows , mas o processo é um pouco diferente para usuários do Word 2016 para Mac. Neste artigo, mostramos como funciona.
Usando o recurso de mala direta no Microsoft Word 2016 para Mac
A mala direta não é apenas para documentos; você pode usá-lo para brochuras, boletins informativos ou materiais para correspondências em massa. A configuração de um documento para mala direta é um processo de duas partes, que inclui o documento principal e a fonte de dados que consiste nos nomes e endereços das pessoas de cada documento. O Word usa as informações armazenadas na fonte de dados para combinar e gerar documentos para cada um.
Vamos começar coletando informações para cada destinatário chamado Nome do Campo. Um nome de campo contém informações como nome, endereço e saudação. Outra parte importante da criação de um documento de mala direta é o Formulário, que inclui informações entregues ao destinatário. A carta de exemplo abaixo contém uma lista de campos que incluirei em cada documento.
Criar listas de destinatários
Inicie o Microsoft Word e selecione a guia Correspondências > Selecionar Destinatários > Criar uma Nova Lista .
A janela da fonte de dados aparecerá na tela. Como você pode ver, os Campos da Lista já estão preenchidos com nomes que você pode usar. Para estar seguro, eu removeria todos eles e usaria o seu próprio para evitar qualquer confusão. Selecione cada campo e clique no botão menos para removê-lo. Depois de limpar cada campo, prossiga para inserir o seu próprio. Você pode organizar cada campo usando as setas para cima e para baixo. Quando terminar, clique em Criar.
Dê um nome à fonte de dados e clique em Salvar.
Preencha os campos com os nomes e endereços de cada destinatário; quando terminar, clique em OK. Observe que, para adicionar ou remover um registro, clique no sinal de mais ou menos no canto inferior esquerdo da janela.
Inserir campos de mesclagem e concluir a mesclagem do documento
Agora vem a parte fácil, inserir seus campos de mesclagem. Selecione a guia Correspondências, clique em Inserir campo de mesclagem e escolha seu campo de mesclagem. Repita as etapas para preencher seu documento com os campos de mesclagem apropriados.
Salve a carta-padrão, selecione a guia Correspondências, clique no botão Concluir e Mesclar e, em seguida, clique em Editar Documentos Individuais.
Você pode então revisar seus documentos ou imprimi-los.
Os usuários do Word 2016 para Windows perceberão que há pequenas diferenças entre as duas versões. O Word 2016 para Mac lembra ironicamente o Word 97 para Windows. Independentemente disso, ambos produzem os mesmos resultados.
Para obter mais dicas e truques para usar o Microsoft Office , navegue em nosso arquivo completo de artigos do Office .
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