40 de sfaturi și trucuri Microsoft Teams: de la novice la expert [Actualizat în decembrie 2021].

Cu peste 250 de milioane de utilizatori activi lunar, Microsoft Teams a câștigat multă popularitate în timpul pandemiei ca instrument standard de colaborare online atât pentru afaceri, cât și pentru consumatori. Sunt șanse ca locul de muncă, universitatea sau organizația de caritate preferată să fi adoptat deja Teams, așa că nu doriți să rămâneți în urmă. Această listă destul de cuprinzătoare de sfaturi și trucuri este menită să vă ajute să profitați la maximum de Teams – astăzi.

Deci, dacă încă încercați să înțelegeți elementele de bază sau sunteți deja un utilizator experimentat, să începem cu această listă principală de peste 40 de sfaturi și trucuri de care ar trebui să fie conștient de fiecare utilizator Microsoft Teams.

Noțiuni introductive cu Microsoft Teams

Această secțiune conține sfaturi de bază, dacă sunteți un utilizator mai experimentat, poate doriți să treceți la secțiunile dincolo de elementele de bază sau de experți .

1. Schimbați-vă tema echipelor

Știați că puteți schimba aspectul Microsoft Teams?

Pur și simplu deschideți setările Teams, navigați la fila General și alegeți dacă utilizați fundalul alb tradițional sau, alternativ, aplicați modurile întunecate sau contrast ridicat.

Modul întunecat în echipe

2. Dezactivați sunetul

Ați întârziat uneori la întâlnirea dvs. și doriți să vă alăturați în liniște sau pur și simplu trebuie să primiți un apel important de la partenerul dvs. semnificativ, în timp ce vă aflați într-o întâlnire Teams?

Opriți sunetul direct din panoul de control personal al întâlnirii

Teams vă permite să dezactivați microfonul atât din comenzile întâlnirii (indicate mai sus), cât și din panoul de configurare a întâlnirii (prezentat ca elementul 1 de mai jos).

Funcții cheie din panoul de opțiuni de configurare a întâlnirii echipelor

3. Opriți camera

În același mod, puteți porni și opri camera video. Puteți fie să utilizați panoul de configurare a întâlnirii (articolul 2 de mai sus) pentru a vă dezactiva camera; sau pur și simplu utilizați panoul de control al întâlnirii pentru a activa din nou videoclipul.

4. Estompați fundalul video întâlnirii

Dacă utilizați Teams pentru întâlniri video, acest lucru poate părea familiar. Biroul dvs. de acasă este o mizerie și trebuie să vă alăturați acestui apel video. Două soluții pentru asta: în primul rând, puteți utiliza funcția Setări de fundal (articolul 3 de mai sus) pentru a estompa fundalul video chiar din configurarea întâlnirii sau din comenzile întâlnirii. A doua soluție este mult mai elegantă: folosiți un fundal virtual (vom trece prin procesul mai târziu).

Dacă dintr-un motiv oarecare, butonul de setare Fundal pare inactiv în panoul de configurare a întâlnirii; asigurați-vă că porniți mai întâi camera video.

5. Opriți ecoul în întâlnirile Teams

Când tu și alți participanți la întâlnire vă alăturați unei întâlniri audio sau video Teams din aceeași sală, veți auzi ecouri enervante. Puteți scăpa cu ușurință de ecou apăsând butonul Audio oprit din panoul de configurare a întâlnirii (afișat mai sus ca elementul 4).

6. Înregistrați-vă întâlnirea

O capacitate importantă a echipelor pe care ați putea dori să o utilizați de la început este abilitatea de a înregistra o întâlnire. Puteți iniția o înregistrare din panoul de control al întâlnirii, așa cum se arată mai jos. Înregistrarea în sine este apoi păstrată în Microsoft Stream și puteți partaja cu ușurință înregistrarea ca link într-o conversație pe canal (sau prin e-mail, dacă este necesar).

Înregistrarea unei întâlniri de echipe

După încheierea întâlnirii, veți primi un e-mail cu un link către înregistrarea dvs. în Microsoft Stream.

Dacă v-ați inițiat întâlnirea de pe canal, un link către înregistrare va fi disponibil și ca postare pe canalul respectiv.

Înregistrările întâlnirilor ad-hoc vor fi disponibile în fila Chat pentru întâlnirea în sine, alături de un fișier schimbat, note de întâlnire și tablă albă dacă sunt utilizate.

Ai putea la fel de bine să te gândești să adaugi aplicația Stream pe canal, astfel încât colegii să poată accesa cu ușurință toate întâlnirile referitoare la grup.

7 . Schimbați pictograma echipei

Microsoft vă permite să încărcați o imagine personalizată și să o setați ca logo/avatar al echipei. Mai multe detalii pot fi găsite în acest tutorial care vă ajută să setați o pictogramă personalizată .

8. Creați un canal privat

Există cazuri în care va trebui să colaborați cu alții la sarcini care necesită confidențialitate, cum ar fi pregătirea unui buget sau rapoarte de analiză a vânzărilor. Canalele private vă permit să stabiliți o platformă de colaborare cu membrii echipei selectați. Canalul privat va fi vizibil numai pentru cei invitați și va fi marcat cu o mică lacăt în lista de echipe.

Crearea unui canal privat este simplă: doar apăsați butonul Mai multe opțiuni (…) de lângă Echipa dvs., apoi apăsați Adăugați canal . Apoi definiți informațiile despre canal, așa cum se arată mai jos. În cele din urmă, adăugați membri ai echipei la canalul privat.

Canal privat în Microsoft Teams

9. Dezactivați notificările de la canalele zgomotoase

În aceste zile, cu toții par să fim copleșiți de cantitatea mare de notificări primite de la platformele de colaborare și de la e-mail. Este adesea dificil să produci ceva semnificativ dincolo de vorbăria fără sfârșit. Din fericire, Teams ne face relativ simplu să calibram afluxul de alerte de notificare și sunete pe care le primim. Iată un ghid despre cum să dezactivați sunetul pentru chatul Teams și alertele de întâlnire .

10. Părăsiți o echipă

Dacă nu vedeți niciun beneficiu în a face parte dintr-o echipă, puteți părăsi cu ușurință. Apăsați butonul Mai multe opțiuni de lângă echipa pe care doriți să o părăsiți și alegeți Părăsiți echipa .

11. Utilizați Teams pe mobil

Dacă trebuie să accesați Teams oricând din mers, puteți folosi Teams și pe mobil. Microsoft a livrat aplicații Teams destul de bune pentru Android și iOS. Discutați cu colegii din Tehnologia Informației pentru a afla dacă veți avea nevoie de software suplimentar sau de procedură de autentificare pentru a accesa conținutul Teams al companiei dvs. pe mobil.

12. Instalați și dezinstalați o aplicație în Teams

Dincolo de colaborarea de bază, Teams vă permite să vă îmbunătățiți munca în echipă folosind fie aplicații Microsoft, fie aplicații terță parte. În secțiunile următoare ale acestui tutorial, veți vedea mai multe utilizări ale aplicațiilor în echipe: imagini, vreme, raportare, sondaje, luarea de note etc.

Dacă sunteți proprietar de echipă, puteți instala și dezinstala cu ușurință aplicațiile care au fost puse la dispoziție de administratorii dvs. de tehnologie a informației.

Procesul este destul de simplu: găsiți-vă echipa, apoi apăsați butonul Mai multe opțiuni de lângă ea, apoi alegeți roata de gestionare a echipei . Apoi, în fila Aplicații, apăsați butonul Mai multe aplicații pentru a căuta și a instala noua aplicație. Aplicațiile specifice unui Canal pot fi adăugate ca file în canal

13. Anulați chitanțele citite

În mod implicit, de fiecare dată când citiți un mesaj în aplicația Chat, Teams plasează o pictogramă mică lângă mesaj. Acest lucru îl ajută pe expeditor să recunoască faptul că i-ați citit mesajul. Puteți anula confirmările de citire în fila Confidențialitate din Setările echipelor.

Dezactivarea chitanțelor de citire în Teams

14. Utilizarea filtrelor pentru a găsi rapid lucruri

Doriți să accelerați găsirea anumitor activități în feedul dvs., precum și a anumitor chat-uri, echipe și canale? Folosiți filtrul Teams (prezentat mai jos) sau utilizați comanda rapidă Ctrl+Shift+F .

Funcția de filtrare permite găsirea rapidă a unei intrări relevante după nume; pentru chat, permite, de asemenea, să găsești rapid intrări dezactivate, ascunse și necitite cu ușurință.

15. Setați un mesaj Plecat

La fel ca în Outlook, Teams vă permite să compuneți un mesaj în afara biroului, care va fi trimis dacă cineva vă trimite un mesaj în Teams sau vă menționează într-un chat.

Pur și simplu apăsați pe avatarul dvs. Teams, apăsați pe Set status Message , apoi scrieți mesajul și specificați perioada de valabilitate. Apăsați pe Terminat și veți fi gata.

Trecând dincolo de elementele de bază

16. Utilizați comenzile Teams

Pe măsură ce obțineți puțin mai multă experiență cu Teams, este posibil să doriți să vă creșteți productivitatea utilizatorului utilizând comenzile casetei de căutare.

Pentru a începe, introduceți pur și simplu caracterul bară oblică (/) în caseta Căutare echipe și răsfoiți lista de comenzi disponibile:

Lista de comenzi pentru echipe

Lista de comenzi este destul de explicită, iar cele care pot fi cele mai utile sunt:

• /goto : Pentru a accesa cu ușurință o echipă sau un canal
• /keys : Pentru a accesa lista de comenzi rapide ale echipei
• /chat : pentru a începe rapid o conversație cu unul dintre colegii tăi

17. Utilizați un fundal virtual personalizat

Presupun că ați observat oameni care se alătură apelurilor video Teams folosind peisaje de oraș sau natură ca fundal pentru apelurile lor video. Puteți folosi aproape fiecare imagine ca fundal personalizat în apelurile Teams. Simțiți-vă liber să consultați ghidul nostru simplu despre cum să configurați fundalurile virtuale pentru echipe pentru apelul dvs.

18. Luați notițe într-o întâlnire

Teams are mai multe moduri prin care puteți lua note de întâlnire.

Puteți adăuga cu ușurință blocnotes-uri OneNote stocate în OneDrive sau într-o unitate de rețea și îi permiteți membrilor canalului să partajeze note și note. De asemenea, am văzut oameni folosind fila Postări și adaugă notele lor ca mesaje de chat. Am văzut alții atașând fișiere Word la întâlnire sau la fila Fișiere canal. Există, de asemenea, aplicații terțe pe care le puteți utiliza.

Acestea fiind spuse, metoda potrivită este să utilizați fila Note, care este activată automat pentru întâlnirea dvs.

• Navigați la aplicația Chat .
• Faceți clic pe întâlnirea dvs.
• Navigați la fila Note și apăsați butonul Ia note .
• Înregistrați acolo procesul-verbal al întâlnirii.
• Îndreptați participanții la întâlnire către notele dvs., după cum este necesar.

19. Accesați activitatea dvs. necitită

Similar cu Microsoft Outlook, Teams marchează în mod clar orice mesaj necitit cu caractere aldine. În plus, puteți marca mesajele Teams ca necitite pentru urmărire ulterioară. Dar cum poți accesa cu ușurință acele mesaje și activități necitite? Introduceți simplu comanda /unread în bara de căutare Teams și cereți echipei Teams să preia numai mesajele necitite pentru a le procesa.

20. Ștergeți sau ascundeți conversațiile prin chat

Echipele vă permit să ștergeți mesaje dintr-un fir de conversație. De asemenea, vă permite să ascundeți intrările complete de chat în aplicația dvs. Chats (doar apăsați butonul ... și apoi alegeți Ascunde ). În prezent, Teams nu îi obligă pe utilizatorii finali să șteargă complet fire întregi din Istoricul chaturilor.

21. Depanați conexiunea cu echipele Outlook

Dacă sunteți atât un utilizator Microsoft Outlook, cât și un utilizator Teams, cel mai probabil programați întâlniri Teams chiar de la întâlnirea din calendarul Outlook folosind programul de completare Teams.

Dar ce se întâmplă dacă, dintr-un anumit motiv, butonul Teams nu este disponibil în Outlook, chiar dacă Teams este instalat corect pe computerul tău Windows?

Cel mai probabil motivul este că suplimentul Teams este dezactivat. Aruncă o privire la tutorialul nostru despre cum să pornești cu ușurință Teams în Microsoft Outlook .

22. Încorporați fișiere Word și Excel în canalul dvs

Puteți partaja cu ușurință fișiere cu colegii dvs. încărcându-le în fila Fișiere dintr-un canal. Cu toate acestea, puteți ușura accesul la fișier prin simpla încorporare a acestuia ca filă în canalul dvs. Acest lucru funcționează nu numai pentru Excel sau Word, ci și pentru caiete OneNote, prezentări PowerPoint, documente PDF și așa mai departe.

23. Vizualizați linia de raportare a colegului dvs

Dacă lucrați în organizații mari, poate fi necesar să identificați linia de raportare organizațională a unui coleg. Deoarece Teams este bine integrat cu Azure Active Directory și Exchange, puteți să vă uitați cu ușurință în organigrama colegilor dvs.

Pur și simplu accesați caseta de căutare echipe, introduceți comanda rapidă /org și numele colegului și veți fi gata.

Căutând organigrama unui coleg în Teams

Notă: nu veți putea căuta organigrama în Teams pentru persoane din afara companiei dvs.

24. Setați-vă starea (/dnd) , (/brb), (/available)

Doriți să vă setați manual starea, astfel încât ceilalți să știe când să vă contacteze. Acest lucru se poate face din setările Teams, dar pe măsură ce câștigați mai multă experiență cu Teams, veți începe să vă setați starea din caseta de căutare.

Pur și simplu folosiți /dnd pentru Nu deranjați sau /brb pentru Be Right Back și apăsați Enter . Starea ta se va schimba. Nu uitați să vă resetați starea după cum este necesar.

25. Setați manual starea dvs. online pentru a fi întotdeauna disponibil/activ

În mod implicit, prezența online Teams este sincronizată cu evenimentele din Calendarul Microsoft Outlook și reflectă starea reală a sistemului de operare (indiferent dacă este utilizat sau inactiv). De asemenea, este setat automat să nu deranjeze atunci când partajați ecranul sau efectuați un apel. Adică, Teams vă permite să vă setați manual starea online foarte ușor și să o setați la disponibil, ocupat, departe sau offline, după cum este necesar. Iată tutorialul pentru setarea manuală a stării de disponibilitate a echipelor .

26. Accesați datele dvs. pe SharePoint

Datele canalului dvs. Teams sunt disponibile ca o bibliotecă dedicată pe Microsoft SharePoint, care este un portal de documente utilizat pe scară largă, care este utilizat ca infrastructură pentru stocarea documentelor Teams.

Pentru a accesa biblioteca dvs. SharePoint, pur și simplu navigați la canalul dvs., apoi apăsați fila Fișiere și apoi apăsați Deschidere în SharePoint .

27. Adăugați vremea la Teams

Similar cu Outlook, care vă permite să afișați condițiile meteo din zona dvs., puteți utiliza Teams pentru a fi la curent cu locația vremii.

Dacă aplicația Meteo nu este încă instalată pe clientul local Teams, atunci:

• Deschideți Teams, apăsați butonul Aplicații din bara de aplicații din partea stângă,
• Căutați și adăugați aplicația Meteo în Teams.
• Apoi, în bara principală de căutare Teams, tastați /weather și locația relevantă.

Folosind aplicația Teams Weather

28. Faceți din Teams aplicația de chat implicită

După ce începeți să utilizați Teams, s-ar putea să îl găsiți destul de superior față de Skype for Business. Puteți face Teams aplicația dvs. de chat implicită pentru Outlook și alte aplicații Office. Pur și simplu accesați setările Teams și apoi în fila General , bifați caseta Înregistrați echipe ca aplicație de chat implicită pentru Office .

Setarea va intra în vigoare după ce toate aplicațiile Office deschise vor fi repornite.

29. Utilizați echipe în modul Împreună

O capacitate relativ nouă a Teams este de a permite întâlniri în Modul Împreună . În loc să afișați toate fluxurile camerelor participanților la întâlnire în vizualizarea grilă (galerie), le puteți afișa unul lângă altul într-un cadru virtual (gândiți-vă la clasă, bibliotecă, cinema etc.).

Pentru a activa modul Împreună, va trebui să actualizați mai întâi echipe (apăsați pe avatar, apoi Verificați actualizări). Apoi apăsați pe avatarul dvs. și apăsați pe Setări. În fila generală, bifați caseta Experiență nouă:

Activarea modului Împreună

Apoi, în panoul întâlnirii, apăsați butonul... și selectați Modul Împreună .

Rețineți că, dacă lucrați într-o cooperare largă, este posibil să nu puteți actualiza manual Microsoft Teams pe cont propriu. Este posibil să fie nevoie să discutați despre activarea modului Împreună cu administratorul de Tehnologia informației.

Trucuri de experți

30. Obțineți o adresă de e-mail pentru canalul dvs

Odată creat un canal, puteți posta mesaje noi în fila Postări ale canalului, direct din Outlook. Pentru aceasta, va trebui să găsiți adresa de e-mail a canalului, după cum urmează:

• Găsește-ți canalul și apasă pe butonul Mai multe opțiuni de lângă el.
• Apăsați Obțineți adresa de e-mail .
• Copiați adresa de e-mail și adăugați-o ca contact în Outlook
• Note laterale:
  • Proprietarii echipelor pot stabili cine poate trimite e-mailuri către canal (făcând clic pe butonul Setări avansate).
  • Puteți

31. Dezactivați pornirea echipelor când lansați Windows

Teams este absolut grozav, dar poate consuma o cantitate semnificativă de resurse de computer, în principal RAM. Dacă utilizați un computer de afaceri, nu veți observa un impact asupra performanței sistemului dvs. Acestea fiind spuse, dacă rulați de pe o tabletă simplă, este posibil să doriți să rulați Teams numai atunci când este necesar. Când este instalat, Teams este configurat să pornească automat de fiecare dată când lansați computerul. Puteți să dezactivați pornirea echipelor atunci când porniți computerul și să îl lansați numai în cazul în care este necesar.

32. Publicați sondaje și sondaje în Teams

Una dintre cele mai utile utilizări ale Teams este de a rula sondaje și sondaje. În doar 10 minute, puteți crea un sondaj personalizat folosind Microsoft Forms sau alt software terță parte precum Polly și le puteți posta pe canalul dvs. Teams. Acest tutorial are tot ce aveți nevoie pentru a vă crea sondaje personalizate Teams .

33. Încorporați un raport în Teams

Dacă organizația dvs. utilizează platforma Microsoft BI, puteți utiliza Teams pentru a vă distribui rapoartele. Puteți selecta și fixa cu ușurință rapoartele Power BI într-o filă de canal pentru a vă asigura că acestea sunt disponibile pentru discuțiile dvs. bazate pe date.

34. Căutați citatul preferat direct în Teams

Un alt mod minunat de a folosi Teams pentru a vă căuta portofoliul de acțiuni. Iată cum să faci asta:

• Din fila Aplicații, căutați și adăugați aplicația Stocks în Teams.
• Apoi, din caseta de căutare, tastați Acțiuni și apoi ticker-urile acțiunilor relevante, așa cum se arată mai jos.

• Odată ce aplicația Stocks este activată, pur și simplu introduceți comanda @Stocks și ticker-ul în bara de căutare.

35. Căutați imagini în echipe

O altă caracteristică puțin cunoscută a Teams este că o puteți folosi pentru a căuta imagini în Bing. Mai întâi, continuați și activați aplicația Microsoft Images în Teams.

Apoi, în bara de căutare, trebuie doar să tastați @Imagini + interogarea de căutare pentru a accesa căutarea de imagini Bing.

36. Folosiți echipe pentru a gestiona turele angajaților

dacă gestionați un grup de angajați care lucrează în ture în retail, call center sau chiar o fabrică mică, puteți utiliza Teams pentru a planifica și partaja programele de lucru. Aplicația Shifts , pe care o puteți adăuga cu ușurință în echipe, face foarte simplu să gestionați programul turelor, să primiți solicitări de program pentru PTO, concedii medicale sau concedii de la colegii dvs. și chiar le permite să-și înregistreze și să-și iasă schimburile. Puteți crea apoi rapoarte de prezență a angajaților. Rece!

37. Adăugarea unui calendar

Vizualizarea și gestionarea unui calendar partajat este probabil o altă utilizare potențială excelentă pentru echipe. Până acum, Teams nu oferă o integrare simplă cu Outlook. Acestea fiind spuse, puteți adăuga o filă Site la canalul dvs. Teams și puteți indica fie la Calendarul dvs. de grup Outlook, fie la adresa URL a Calendarului Google. Cel mai probabil, utilizatorii vor trebui să-și introducă acreditările de utilizator pentru a accesa calendarele.

38. Integrați Trello în Teams

Multe echipe folosesc panouri kanban Trello pentru o multitudine de cazuri de utilizare a colaborării. Acestea ar putea cuprinde managementul continuu al sarcinilor, precum și o planificare mai strategică a proiectelor, produselor sau programelor. Puteți deschide cu ușurință Trello ca aplicație în Teams, adăugându-l folosind fila Aplicații pentru a accesa panourile și cardurile relevante. Îl poți adăuga și ca filă terță parte în canalul tău. Ambele vor trebui să vă furnizați acreditările de utilizator Trello.

39. Porniți Cisco Webex Meetings din echipe

Microsoft și Cisco concurează în domeniu în domeniul comunicării și colaborării în echipă. Cu toate acestea, compania dvs. ar putea folosi ambele. Știați că puteți integra Webex în canalul dvs. Teams? Există o aplicație Webex pe care o puteți adăuga cu ușurință într-o filă Canal. Membrii echipei își pot accesa cu ușurință întâlnirile Webex și se pot alătura propriilor întâlniri Webex din Microsoft Teams. Ei pot, de asemenea, să programeze întâlniri Webex și să notifice echipa prin fila Postări.

40. Accesați analiza echipelor dvs

În calitate de proprietar al echipei, s-ar putea să doriți să puteți monitoriza modelele de utilizare ale echipei sau ale canalului dvs. Daca da:

• În bara de aplicații din partea stângă , deschideți fila Echipe .
• Apoi căutați echipa dvs. în panoul din partea stângă.
• Apăsați butonul Mai multe setări de lângă echipa dvs. și apăsați butonul de gestionare a echipei .
• Apoi deschideți fila Analytics.
• De aici puteți previzualiza modelele de utilizare a echipei și a canalului, valorile de implicare, utilizarea spațiului pe disc etc.

Sper că ți-a plăcut postarea. Dacă da, nu ezitați să împărtășiți prietenilor și colegilor prin intermediul rețelelor sociale. Cunoașteți alte sfaturi și trucuri interesante ale Teams? Simțiți-vă liber să le postați în comentarii! Mulțumesc mult!