Ghid complet pentru Word 2013 (Partea 3): Cum să stocați și să partajați documente

• Word 2013: Instrucțiuni pentru utilizarea conturilor Microsoft și OneDrive
• Ghid complet pentru Word 2013 (Partea 1): Sarcini de bază în Word
• Ghid complet pentru Word 2013 (Partea 2): Cum să creați noi și să deschideți documente existente

Când creați un document nou în Word, va trebui să știți cum să-l salvați, astfel încât să îl puteți accesa și edita mai târziu. Ca și în cazul versiunilor anterioare de Word, puteți salva cu ușurință fișiere pe computer. În plus, dacă doriți, puteți salva fișiere în serviciul cloud folosind OneDrive .

Puteți chiar să exportați și să partajați documente direct din Word .

Vizionați mai multe videoclipuri: instrucțiuni despre cum să salvați și să partajați documente Word

OneDrive a fost cunoscut anterior ca SkyDrive . În esență, nu există nimic diferit în modul în care funcționează OneDrive - este doar un nume nou dat unui serviciu existent. În următoarele câteva luni, este posibil să mai vedeți SkyDrive în unele produse Microsoft.

A. Salvați și salvați ca

Word oferă utilizatorilor două opțiuni pentru a salva orice fișier: Salvare și Salvare ca. În general, aceste două opțiuni funcționează în mod similar, cu doar câteva diferențe importante de setări.

• Salvare : Când creați sau editați orice document, veți folosi comanda Salvare pentru a salva modificările. În cele mai multe cazuri, veți folosi această comandă. Când salvați un fișier, primul pas este să denumiți fișierul și să găsiți locația pentru a salva fișierul. După finalizarea procesului de editare, faceți clic pe comanda Salvare pentru a salva fișierul în aceeași locație și cu același nume.
• Salvare ca : Folosiți această comandă pentru a crea o copie a documentului, lăsând originalul intact. Și când utilizați comanda Salvare ca, va trebui să dați un alt nume de titlu și să găsiți o altă locație pentru a salva copia respectivă.

I. Salvați un document

Ori de câte ori deschideți un proiect nou sau faceți unele modificări în documentul Word, cel mai important este să salvați documentul. Stocarea documentelor din timp și în mod regulat vă ajută să nu vă mai faceți griji cu privire la pierderea documentelor. În plus, trebuie să acordați atenție locației în care este salvat documentul, astfel încât să puteți găsi și deschide documentul mai ușor.

1. Navigați și selectați comanda Salvare din bara de instrumente Acces rapid .

2. Dacă salvați fișierele pentru prima dată, fereastra Salvare ca se va afișa în vizualizarea Backstage .

3. Următorul pas pe care trebuie să-l faceți este să alegeți o locație pentru a salva fișierul și a denumi fișierul . Faceți clic pe Răsfoire pentru a alege o locație pentru a salva fișierul pe computer sau puteți face clic pe OneDrive pentru a salva fișierul pe OneDrive.

4. Acum va apărea caseta de dialog Salvare ca. Selectați locația în care doriți să salvați documentul.

5. Denumiți fișierul și apoi faceți clic pe Salvare .

6. Documentul va fi salvat. Puteți face clic din nou pe comanda Salvare pentru a salva editările pe document. În plus, puteți accesa comanda Salvare apăsând combinația de taste Ctrl + S .

II. Utilizați Salvare ca pentru a face o copie

Dacă doriți să salvați documentul ca altă copie, păstrând originalul, puteți crea o copie . De exemplu, dacă fișierul dvs. se numește Raport vânzări , puteți salva o copie ca Raport vânzări 2 și puteți edita liber documentul pe noua versiune, lăsând intact originalul.

Pentru a face acest lucru, faceți clic pe comanda Salvare ca din vizualizarea Backstage. Și urmați aceiași pași ca atunci când salvați un fișier, alegând o locație pentru a salva fișierul și denumind noul fișier.

III. Schimbați locația implicită de salvare a fișierului

Dacă nu doriți să utilizați OneDrive , deoarece OneDrive este selectat ca locație de stocare implicită, puteți schimba locația de stocare implicită la Computer .

1. Faceți clic pe fila Fișier pentru a accesa vizualizarea în culise.

2. Faceți clic pe Opțiuni .

3. Pe ecran se va afișa caseta de dialog Opțiuni Word . Selectați Salvare în panoul din stânga, apoi bifați caseta de lângă opțiunea Salvare implicită pe computer. Faceți clic pe OK și locația implicită de stocare va fi schimbată.

B. Recuperare automată

Word 2013 va salva automat documentul într-un folder temporar în timp ce utilizați documentul Word. Dacă uitați din greșeală să salvați modificările aduse documentului sau dacă Word se blochează, puteți restaura fișierul folosind AutoRecover .

Folosind AutoRecover:

1. Deschideți Word 2013. Dacă se găsește o versiune salvată automat a fișierului, panoul Recuperare document va apărea în panoul din stânga.

2. Faceți clic pe Deschidere pentru a deschide fișierele disponibile. Și documentele dumneavoastră vor fi restaurate.

În mod implicit, Word se va salva automat la fiecare 10 minute . Dacă editați un document pentru mai puțin de 10 minute, este posibil ca Word să nu creeze o versiune salvată automat.

• Dacă nu găsiți fișierul de care aveți nevoie, puteți răsfoi toate fișierele salvate automat din vizualizarea Backstage . Selectați fila Fișier , apoi faceți clic pe Gestionare versiuni, apoi faceți clic pe Recuperare documente nesalvate .

C. Documente de export

În mod implicit, documentele Word vor fi salvate în format de fișier .docx . Cu toate acestea, în unele cazuri, poate fi necesar să utilizați alte formate de fișiere, cum ar fi documente PDF sau Word 97-2003 . Cel mai simplu mod este să exportați documentul din Word în alte formate de fișiere disponibile.

I. Exportați documente ca fișiere PDF

Exportarea documentului dvs. ca document Adobe Acrobat , cunoscut și ca fișier PDF, este utilă în special în cazul partajării unui fișier cu orice utilizator care nu folosește Word. Un fișier PDF va permite destinatarului să vizualizeze - dar nu să editeze - conținutul documentului.

1. Faceți clic pe fila Fișier pentru a accesa vizualizarea în culise.

2. Selectați Export și apoi selectați Creare PDF/XPS .

3. Acum va apărea pe ecran caseta de dialog Salvare ca. Selectați locația în care doriți să salvați documentul exportat, dați-i numele dorit și apoi faceți clic pe Publicare .

În mod implicit, Word exportă toate paginile din document. Dacă doriți doar să exportați pagina curentă, faceți clic pe Opțiuni în caseta de dialog Salvare ca . Va apărea caseta de dialog Opțiuni. Selectați Pagina curentă ( pagina curentă ), apoi faceți clic pe OK pentru a finaliza.

Dacă doriți să editați un fișier PDF, Word vă permite să convertiți un fișier PDF într-un document editabil . Vă rugăm să consultați articolul nostru Cum să convertiți fișiere PDF în Word simplu, fără erori de font pentru a afla mai multe.

II. Exportați documente în alte formate de fișiere

În plus, puteți, de asemenea, să exportați documente în alte formate de fișiere, cum ar fi documente Word 97-2003, în cazul în care doriți să partajați cu alți utilizatori care folosesc versiuni mai vechi de Word, sau în fișierul .txt dacă documentul este text simplu .

1. Faceți clic pe fila Fișier pentru a accesa vizualizarea în culise.

2. Selectați Export , apoi selectați Schimbare tip fișier .

3. Alegeți un format de fișier, apoi faceți clic pe Salvare ca.

4. Pe ecran va apărea caseta de dialog Salvare ca. Alegeți orice locație în care doriți să salvați documentul exportat, dați-i un nume și apoi faceți clic pe Salvare .

În plus, puteți utiliza și meniul derulant Salvare ca tip : din caseta de dialog Salvare ca pentru a salva documente în diferite formate de fișiere.

D. Partajarea documentelor

Word 2013 permite utilizatorilor să partajeze și să colaboreze cu ușurință la documente folosind OneDrive. Anterior, dacă doreai să partajați un fișier cu un alt utilizator, trebuia să atașați acel document într-un e-mail. Deși convenabil, acest sistem creează, de asemenea, mai multe versiuni ale aceluiași fișier, ceea ce este dificil de organizat.

Când partajați un document din Word 2013, le permiteți altora să acceseze exact același fișier. Acest lucru vă permite dvs. și persoanelor cărora le partajați să editați același document fără a fi nevoie să urmăriți mai multe versiuni.

Pentru a partaja un document, primul pas pe care trebuie să-l faceți este să îl salvați pe OneDrive .

Partajați documente:

1. Faceți clic pe fila Fișier pentru a accesa vizualizarea în culise, apoi faceți clic pe Partajare .

2. O fereastră de Partajare va apărea pe ecran . Faceți clic pe orice opțiune de Partajare pentru a vă partaja documentul.

Vezi mai multe: Cum se instalează vietnameză pentru suita Microsoft Office 2013

A te distra!