Ghid complet pentru Word 2016 (Partea 28): Cum să îmbinați textul și Îmbinarea corespondenței

Cum să îmbinați corespondența în Word 2016 nu este dificil. Acest articol vă va ghida cum să îmbinați textul în Word 2016 .

• Cum să recuperați documente Word 2016 corupte sau pierdute
• Ghid complet pentru Word 2016 (Partea 1): Familiarizați-vă cu interfața Ribbon
• Ghid complet pentru Word 2016 (Partea 2): Familiarizați-vă cu OneDrive, creați, salvați și partajați documente

Abilitățile de redactare și informații de birou sunt condiții de bază dacă vrei să ai un loc de muncă bun astăzi. În prezent, aveți multe modalități diferite de a învăța această abilitate, de la a urma un curs offline sau online până la auto-studiu pe Internet.

Nu este dificil să găsești o lecție online despre cum să folosești software-ul de birou. Una dintre cele mai populare opțiuni de software astăzi este Microsoft Word. Deși în prezent există multe alternative gratuite la Word, acest software rămâne ferm în topul celor mai populare opțiuni. Acest lucru nu se datorează numai faptului că Word a fost faimos de mult timp, ci Microsoft îmbunătățește și modernizează foarte activ produsele pentru a satisface nevoile tot mai mari ale utilizatorilor.

Folosind Word, aveți aproape toate caracteristicile necesare pentru a edita documente profesionale, de la alegerea stilului fontului, alinierea stânga/dreapta, indentare până la inserarea de imagini, adăugarea de link-uri... Toate sunt ușor de utilizat.

Cu toate acestea, Microsoft Word are o altă caracteristică utilă pe care poate nu o cunoașteți. Asta este amestecarea textului. Mai jos sunt instrucțiuni detaliate despre cum să îmbinați textul în Word 2016 .

Îmbinarea corespondenței - îmbinarea textului sau îmbinarea corespondenței este o caracteristică utilă în Microsoft Word care vă permite să creați mai multe invitații, scrisori de mulțumire, anunțuri, dosare, etichete de nume și multe alte informații stocate în liste, baze de date sau foi de calcul. Când efectuați o îmbinare prin corespondență, veți avea nevoie de un document Word (puteți începe cu un document text existent sau puteți crea unul nou) și o listă de destinatari, de obicei un fișier .Carnet de lucru în Excel - foaie de calcul Excel.

Urmăriți videoclipul de mai jos pentru a afla mai multe despre cum să utilizați caracteristica Îmbinare corespondență în Word 2016 :

Cum se utilizează îmbinarea corespondenței - Îmbinare corespondență:

1. Deschideți un document Word existent sau creați unul nou.

2. Din fila Mailings , faceți clic pe comanda Start Mail Merge și selectați Step-by-Step Mail Merge Wizard din meniul derulant.

• Va apărea caseta de îmbinare prin corespondență și vă va ghida prin șase pași cheie pentru a finaliza îmbinarea. Următorul exemplu ilustrează cum să creați un șablon de mesaj și să îmbinați mesajul cu o listă de destinatari.

Pasul 1

• Din panoul de activități Combinare corespondență din partea dreaptă a ferestrei Word, selectați tipul de document pe care doriți să îl creați. În exemplu, vom alege Litere . Apoi faceți clic pe Următorul: document de pornire pentru a trece la Pasul 2.

Pasul 2

• Selectați Utilizați documentul curent , apoi faceți clic pe Următorul: Selectați destinatarii pentru a trece la Pasul 3.

Pasul 3

Acum veți avea nevoie de o listă de adrese, astfel încât Word să poată plasa automat fiecare adresă în document. Această listă poate fi într-un fișier existent, cum ar fi o foaie de calcul Excel sau puteți tasta o nouă listă de adrese din Expertul de îmbinare prin corespondență .

1. Selectați Utilizați o listă existentă , apoi faceți clic pe Răsfoire pentru a selecta fișierul.

2. Găsiți fișierul, apoi faceți clic pe Deschidere .

3. Dacă lista de adrese este într-o foaie de calcul Excel, selectați foaia de calcul care conține lista și faceți clic pe OK .

4. În caseta de dialog Mail Merge Recipients , puteți selecta sau debifa fiecare casetă pentru a controla ce destinatari sunt incluși în îmbinare. În mod implicit, toți destinatarii trebuie selectați. Când ați terminat, faceți clic pe OK .

5. Faceți clic pe Următorul: scrieți scrisoarea pentru a trece la Pasul 4.

• Dacă nu aveți o listă de adrese existentă, puteți face clic pe butonul Introduceți o nouă listă și faceți clic pe Creare , apoi introduceți lista de adrese manual.

Pasul 4

Acum ești gata să-ți scrii scrisoarea. Când este tipărită, fiecare copie a scrisorii va fi în esență aceeași; numai datele destinatarului (cum ar fi numele și adresa) vor fi diferite. Va trebui să adăugați substituenți pentru datele destinatarului, astfel încât Mail Merge să știe exact unde să adauge datele.

Pentru a introduce datele destinatarului:

1. Plasați punctul de inserare în documentul în care doriți să apară informațiile.

2. Selectați una dintre opțiunile de substituent. În exemplu, vom alege Address block (address block).

3. În funcție de selecția dvs., poate apărea o casetă de dialog cu diferite opțiuni de personalizare. Selectați opțiunile dorite, apoi apăsați OK .

4. Substituentul va apărea în documentul dvs. (de exemplu, «AddressBlock»).

5. Adăugați orice alți substituenți doriți. În exemplu, vom adăuga un substituent în linia de salut de deasupra corpului scrisorii.

6. Când ați terminat, faceți clic pe Următorul: previzualizați literele pentru a trece la Pasul 5.

• Pentru unele litere, trebuie doar să adăugați un bloc de adresă și o linie de salut . Dar puteți adăuga și mai mulți substituenți (cum ar fi numele sau adresa destinatarului) în corpul scrisorii pentru și mai multă personalizare.

Pasul 5

1. Previzualizați scrisorile pentru a vă asigura că informațiile din lista de destinatari apar corect în scrisoare. Puteți utiliza săgețile de derulare la stânga și la dreapta pentru a vizualiza fiecare versiune a documentului.

2. Dacă totul se dovedește corect, faceți clic pe Următorul: finalizați îmbinarea pentru a trece la Pasul 6.

Pasul 6

1. Faceți clic pe Print pentru a imprima mesajul.

2. Va apărea o casetă de dialog. Decideți dacă doriți să imprimați toate mesajele, documentul curent (fișierul) sau doar un grup selectat, apoi faceți clic pe OK . În exemplu, le vom tipări pe toate.

3. Va apărea caseta de dialog Print . Ajustați setările de imprimare dacă este necesar, apoi apăsați OK . Documentele vor fi tipărite.

Pentru a evita orice inconsecvență într-o serie de e-mailuri sau e-mailuri, trebuie să modificați fișierul Excel după cum urmează:

• Primul rând ar trebui să aibă numai antete de coloană începând cu celula A1. Word va folosi antete de coloană precum Merge Fields atunci când utilizați Mail Merge în Microsoft Word.
• Ar trebui să editați antetul coloanei pentru a se potrivi cu numele substituentului pe care îl veți folosi în documentul șablon sau e-mail.
• Trebuie să vă asigurați că fișierul tabelar care conține date este o înregistrare pe eșantion de rând.
• Datele numerice pentru orice contact, cum ar fi codul poștal, procentul de reducere, kilometrajul, moneda etc., trebuie să fie în format numeric corespunzător.
• Pentru a face modificări, selectați celula sau intervalul de celule care conține numărul.
• În fila Acasă > Panglică, faceți clic pe săgeata derulantă de lângă General.
• Efectuați toate completările necesare înainte de a conecta documentul Word utilizând Combinarea corespondenței la fișierul bazei de date Excel. După ce ați făcut toate modificările, faceți clic pe Salvați fișierul Excel.
• Fișierul bazei de date Excel ar trebui să fie pe unitatea de stocare locală a computerului.
• Asigurați-vă că toate datele sunt în prima foaie a registrului de lucru Excel.

Consultați mai multe articole:

• Ghid complet pentru Word 2016 (Partea 25): Cum să verificați și să protejați documentele Word
• Ghid complet pentru Word 2016 (Partea 26): Creați grafică SmartArt
• Ghid complet pentru Word 2016 (Partea 27): Cum să utilizați stilul

A te distra!