Smartsheet 9.1.1
Smartsheet este o platformă de lucru dinamică care vă permite să gestionați proiecte, să creați fluxuri de lucru și să colaborați cu echipa dvs.
Cum să etichetați în SharePoint
Etichetele sunt cuvinte cheie pe care le alocați conținutului. Etichetarea paginilor pentru a le partaja altora este marcarea socială și este foarte populară pe web și este ușoară în SharePoint. Dacă ați folosit vreodată un site precum Delicious , știți deja cum funcționează marcajele sociale.
Pe măsură ce mai mulți oameni atribuie aceleași etichete, etichetele devin o modalitate de a naviga la conținut similar. Grupul Etichete și note din Panglică vă permite să introduceți propriile cuvinte cheie de etichetă, astfel încât să puteți marca conținutul cu termeni care sunt semnificativi pentru dvs. Acest buton vă permite, de asemenea, să accesați Note Board , pe care îl puteți utiliza pentru a lăsa comentarii vizibile public pe un document sau pe pagină.
Accentul este pus pe cuvântul cheie în etichetare. SharePoint nu vă împiedică să introduceți etichete mai lungi, dar cel mai bine este să utilizați cuvinte simple sau expresii foarte scurte ca etichete. În caz contrar, învingeți scopul utilizând etichetarea ca o modalitate rapidă și concisă de a clasifica informațiile. Dacă trebuie să faceți observații mai lungi, utilizați Note Board.
Pentru a eticheta conținut în SharePoint, urmați acești pași:
Navigați la pagina pe care doriți să o etichetați.
Pentru a eticheta articole sau documente individuale, trebuie să navigați la aplicație și să faceți clic pe rândul pe care doriți să îl etichetați. Etichetele și Notele pentru articole sau documente individuale se află în fila Articole din Panglică.
Găsiți grupul Etichete și note din fila Listă sau Bibliotecă a Panglicii pentru a vedea opțiunile de etichetare.
Faceți clic pe butonul Etichete și note.
Fereastra Etichete și tablou de note apare populată cu etichete recente pe care le-ați aplicat.
În zona de text Etichetele mele, faceți clic pe o etichetă existentă și/sau introduceți etichetele pe care doriți să le aplicați conținutului.
Utilizați punct și virgulă pentru a separa etichetele.
(Opțional) Pentru a marca etichetele dvs. ca private, astfel încât ceilalți să nu le poată vedea, bifați caseta de selectare Privat.
Faceți clic pe butonul Salvare pentru a vă salva etichetele.
Când salvați etichetele, acestea apar în secțiunea Etichete sugerate a paginii. Puteți face clic pe oricare dintre etichetele din această secțiune pentru a vedea pagina Profilul etichetelor.
Pentru a adăuga o notă la un articol, urmați acești pași:
Faceți clic pe fila Note Board și introduceți nota în caseta de text.
Spre deosebire de etichete, notele introduse cu Note Board nu pot fi marcate ca private și, prin urmare, pot fi vizualizate de oricine altcineva cu același acces. Alege-ți cu grijă cuvintele.
Faceți clic pe butonul Postați pentru a posta nota.
Nota apare în fereastră, împreună cu orice alte note care au fost introduse. Puteți parcurge toate postările introduse pentru acest conținut folosind butoanele Următorul și Anterior.
Pentru a închide fereastra, faceți clic pe X din colțul din dreapta sus al ferestrei.
Beneficiile etichetării active
Etichetarea activă îmbunătățește semnificativ viteza și acuratețea căutării, ceea ce o face excelentă și pentru sistemul de gestionare a documentelor.
Aici sunt câțiva dintre ei:
| Categorie | Beneficiu | Descriere |
| Căutare și regăsire îmbunătățite | Căutări mai rapide | Etichetarea activă îmbunătățește considerabil viteza și acuratețea rezultatelor căutării. |
| Precizie în rezultatele căutării | Etichetele acționează ca indicatoare specifice, conducând utilizatorii direct la conținutul de care au nevoie, reducând timpul de căutare. | |
| Management îmbunătățit al conținutului | Organizare mai ușoară | Etichetarea activă face organizarea conținutului mai ușor de gestionat prin clasificarea articolelor. |
| Preluare simplificată a documentelor | Documentele etichetate corect sunt ușor de preluat pentru referință, raportare sau auditare. | |
| Colaborare îmbunătățită | Facilitează munca în echipă | Etichetele îi ajută pe membrii echipei să găsească rapid documente pentru proiecte de colaborare, în special în echipele mari. |
| Consecvență în fluxurile de lucru | Etichetarea activă asigură o clasificare consecventă a conținutului, simplificând fluxurile de lucru. | |
| O mai bună conformitate și guvernare | Ajută la conformitate | Etichetele clasifică documentele în conformitate cu cerințele legale și de reglementare pentru o mai bună gestionare. |
| Guvernare îmbunătățită | Etichetarea activă impune politicile de guvernare a conținutului și standardizează accesul la conținutul clasificat. | |
| Experiență de utilizator personalizată | Vizualizări personalizate | Utilizatorii pot crea vizualizări personalizate pe baza etichetelor pentru acces rapid la conținut relevant. |
| Adaptabilitate la nevoile utilizatorului | Etichetarea activă se adaptează nevoilor organizaționale în schimbare, permițând crearea de noi etichete după cum este necesar. |
Convențiile de denumire
Convențiile de denumire eficiente sunt importante pentru etichetarea ușor de utilizat și eficientă în SharePoint.
Convențiile de denumire adecvate îmbunătățesc capacitatea de găsire a conținutului și contribuie la organizarea generală a sistemului.
Iată câteva îndrumări esențiale de luat în considerare atunci când creați convenții de denumire:
- Fii descriptiv, dar concis: numele trebuie să se explice de la sine, oferind suficiente informații pentru a înțelege fișierul sau elementul dintr-o privire. Cu toate acestea, evitați numele prea lungi, care ar putea fi greu de citit sau de gestionat.
- Utilizați formate standardizate: stabiliți un format standard pentru nume, cum ar fi începând cu data (într-un format consecvent, cum ar fi AAAA-LL-ZZ pentru fișierele care necesită sortare prin dată), urmată de o descriere clară. Consecvența facilitează sortarea și localizarea fișierelor.
- Incorporați elemente de categorizare: includeți elemente în numele care clasifică fișierul sau elementul, cum ar fi numele proiectelor, numerele de versiune sau codurile departamentelor. Această practică este utilă în special în mediile de colaborare.
- Evitați caracterele speciale și spațiile: utilizați litere de subliniere (_) sau cratime (-) în loc de spații în numele fișierelor, deoarece unele sisteme pot să nu gestioneze bine spațiile. Evitați utilizarea caracterelor speciale precum /, , ?, %, *, :, |, „, <, > și ., care pot cauza probleme în multe sisteme de operare.
- Folosiți CamelCase sau Snake_case: pentru codare și materiale digitale, CamelCase (unde prima literă a fiecărui cuvânt este scrisă cu majuscule, de exemplu, ProjectReport) sau snake_case (cuvinte separate prin liniuțe, de ex. , project_report) poate fi folosit pentru lizibilitate și compatibilitate cu sistemul.
- Păstrați-l scalabil și flexibil: convenția de denumire ar trebui să fie suficient de scalabilă și flexibilă pentru a se adapta adăugărilor sau modificărilor viitoare fără a deveni învechită.
- Documentează și comunică convenția: documentează clar convenția de denumire și asigură-te că este comunicată tuturor membrilor echipei. Aplicarea consecventă este cheia eficienței sale.
- Examinați și revizuiți după cum este necesar: revizuiți periodic convenția de denumire pentru a vă asigura că încă îndeplinește nevoile echipei sau ale proiectului dvs. Fiți deschis să faceți ajustări pe măsură ce organizația sau proiectul dvs. evoluează.
Greșeli frecvente de etichetare
Atunci când implementați și gestionați un sistem de etichetare în SharePoint, greșelile obișnuite pot împiedica eficacitatea acestuia.
Identificarea și înțelegerea acestor greșeli este importantă pentru pentru a menține o strategie de etichetare funcțională și eficientă.
Iată câteva dintre cele mai frecvente greșeli de etichetare și sfaturi despre cum să le evitați:
| Greşeală | Emisiune | Strategie |
| Supraetichetare | Adăugarea prea multor etichete, provocând dezordine și confuzie. | Stabiliți linii directoare pentru numărul optim de etichete și instruiți utilizatorii să fie selectivi. |
| Etichetare inconsecventă | Lipsa uniformității în utilizarea etichetelor, ceea ce duce la ineficiență. | Dezvoltați și aplicați un protocol de etichetare standardizat la nivelul întregii organizații. Instruirea și auditurile regulate ajută la menținerea coerenței. |
| Utilizarea etichetelor nedescriptive sau ambigue | Etichete vagi sau generice care nu adaugă valoare în clasificarea sau găsirea conținutului. | Încurajați etichetele clare, specifice și descriptive. Furnizați exemple de etichete eficiente la antrenament. |
| Neglijarea structurii ierarhice | Nu folosirea unei abordări structurate în etichetare, care este crucială pentru seturile de informații complexe. | Implementați etichetarea ierarhică și educați utilizatorii cu privire la beneficiile acesteia. |
| Ignorarea feedback-ului și a participării utilizatorilor | Neimplicarea utilizatorilor în dezvoltarea și perfecționarea sistemului de etichetare. | Stabiliți canale de feedback și implicați utilizatorii în dezvoltarea continuă a sistemului de etichetare. |
| Nerespectarea și actualizarea regulată a etichetelor | Etichete învechite sau irelevante în timp, ceea ce duce la ineficiență. | Programați revizuiri regulate ale sistemului de etichetare și actualizați etichetele pentru a se alinia nevoilor actuale. |
| Lipsa integrării cu alte caracteristici SharePoint | Nu se utilizează capabilitățile complete ale SharePoint, cum ar fi tipurile de conținut și fluxurile de lucru. | Educați utilizatorii despre modul în care etichetarea interacționează cu alte caracteristici SharePoint și despre beneficiile acestora. |
SharePoint
SharePoint este un sistem de colaborare bazat pe web care utilizează o varietate de aplicații pentru fluxul de lucru, baze de date „liste” și alte componente web, precum și caracteristici de securitate pentru a oferi control grupurilor de afaceri care lucrează împreună.
Calendar perpetuu 1.0.38/1.0.36
Calendarul Van Nien este o aplicație de vizualizare a calendarului pe telefonul dvs., care vă ajută să vedeți rapid data lunisolară pe telefon, aranjandu-vă astfel munca importantă.
Microsoft Outlook 2021
Microsoft Outlook este o aplicație de afaceri și productivitate dezvoltată de Microsoft Corporation.
ClickUp
ClickUp este una dintre cele mai bine cotate platforme de productivitate pentru orice afacere. Companiile mari precum Google, Booking.com, San Diego Padres și Uber folosesc toate ClickUp pentru a crește productivitatea la locul de muncă.
PDF-XChange Viewer 2.5.322.10
PDF a devenit un format folosit în mod obișnuit pentru citirea, crearea și trimiterea documentelor text. La rândul său, s-a înregistrat o creștere a numărului de programe utilizate pentru acest tip de documentație. PDF-XChange Viewer se numără printre un număr tot mai mare de vizualizatoare PDF.
Apache OpenOffice
Apache OpenOffice oferă o suită completă de aplicații Office care rivalizează cu Microsoft 365, în special în Excel, PowerPoint și Word. Vă permite să vă gestionați proiectele mai eficient și acceptă mai multe formate de fișiere.
Descărcați iTaxviewer 1.8.7
Software-ul iTaxViewer este cel mai popular software de citire a fișierelor XML în prezent. Acest software este o aplicație de citire a declarațiilor fiscale electronice în format XML ale Direcției Generale de Fiscalitate.
Nitro PDF Reader
Nitro PDF Reader este un editor PDF la îndemână care acoperă toate sarcinile de bază pe care majoritatea oamenilor le efectuează în fiecare zi cu documente PDF.
Foxit Reader 12
Foxit Reader este în primul rând un cititor PDF și vă permite, de asemenea, să creați fișiere PDF, să le semnați, să le editați și să adăugați adnotări. Functioneaza pe sisteme de operare, exista plugin-uri pentru diverse programe din pachetul Microsoft Office.