Cum să partajați și să urmăriți site-urile SharePoint

Este ușor să urmăriți un site SharePoint și să primiți actualizări despre ceea ce se întâmplă pe acel site. Cu cea mai recentă ediție a SharePoint, opțiunea este la fel de simplă ca să faceți clic pe o pictogramă stea pe pagina principală a unui site web SharePoint, așa cum se arată.

Faceți clic pe steaua de pe un site SharePoint pentru a urmări site-ul.

Dacă utilizați aplicația SharePoint Mobile, steaua este la doar o atingere distanță, așa cum se arată în figura următoare.

Atingeți steaua din aplicația SharePoint Mobile pentru a urmări un site.

Odată ce urmăriți un site SharePoint, acesta va apărea în tabloul de bord principal SharePoint - tabloul de bord principal pe care îl vedeți când vă conectați la Microsoft Office 365 și faceți clic pe aplicația SharePoint. Puteți reveni oricând la tabloul de bord făcând clic pe meniul aplicației (pictograma waffle din colțul din stânga sus al ecranului) și făcând clic pe SharePoint.

Când urmăriți un site, veți primi toate știrile, actualizările și activitatea pe tabloul de bord principal SharePoint. În figura următoare, puteți vedea că urmărim site-ul SharePoint pentru LuckyTemplates, iar sub „Știri de pe site-uri”, vedem că a fost postat un nou articol de știri.

Știrile și activitatea de pe site-urile pe care le urmăriți apar pe tabloul de bord SharePoint.

Dacă utilizați aplicația SharePoint Mobile, veți vedea o filă Știri pe ecranul principal. Această filă arată toate știrile și activitatea de pe site-urile pe care le urmăriți. Fila Știri este afișată aici.

Știrile și activitatea de pe site-urile pe care le urmăriți apar în fila Știri din aplicația SharePoint Mobile.

Același articol de știri care a fost afișat anterior în browserul web este afișat și aici în aplicația SharePoint Mobile. Aceasta este o temă recurentă. Aplicația SharePoint Mobile afișează același conținut pe care îl veți găsi atunci când utilizați SharePoint în browserul dvs. web. Este doar o versiune mobilă concepută pentru a fi mai ușor de utilizat pe dispozitive mici.

Tabloul de bord Office 365 SharePoint va fi disponibil numai dacă utilizați SharePoint ca parte a Office 365. Dacă utilizați SharePoint On-Premises, consultați departamentul IT pentru a afla dacă există un site consolidat pe care îl au pentru notificări și activitate.

Cum să configurați alerte pentru SharePoint

Pe lângă urmărirea unui site, puteți configura și alerte pentru alte zone ale SharePoint. De exemplu, documentele sunt stocate într-o aplicație specială pentru containere SharePoint numită Bibliotecă. Aplicația Documente care apare în navigarea din stânga a site-ului implicit al echipei este un exemplu. Alertele sunt o modalitate excelentă de a ține evidența modificărilor pe care le fac colegii tăi documentelor și articolelor.

Trebuie să aveți o adresă de e-mail configurată în profilul SharePoint pentru a primi alerte. Dacă serverul SharePoint este localizat în rețea, de obicei nu este o problemă. Cu toate acestea, este posibil ca Office 365 să nu fie integrat cu informațiile de rețea și de e-mail. În aceste situații, administratorul dvs. vă poate configura manual adresa de e-mail sau vă poate acorda permisiunea de a face acest lucru.

Pentru a configura o alertă pentru conținut în aplicația Documente, urmați acești pași:

Deschideți browserul web și navigați la site-ul web Microsoft Office .

Conectați-vă dacă vi se solicită.

Selectați site-ul SharePoint pentru a deschide site-ul.

Selectați aplicația Documente care apare în panoul de navigare din stânga.

În partea de sus a aplicației Documente, faceți clic pe punctele de suspensie, apoi faceți clic pe Alertă-mă, după cum se arată.
Se deschide caseta de dialog Alert Me When Items Change.

Selectarea opțiunii Alertă-mă într-o aplicație SharePoint Documents.

Dacă utilizați SharePoint On-Premises și nu vedeți butonul Alertă-mă, este posibil ca administratorul să nu fi configurat setările de e-mail de ieșire. Dacă setările de e-mail de ieșire nu sunt configurate în Administrația centrală, butonul Alert Me pur și simplu nu va apărea utilizatorilor. Dacă utilizați SharePoint Online, totuși, atunci e-mailul de ieșire a fost deja configurat de Microsoft și sunteți gata.

În caseta de text Titlu alertă, introduceți un nume pentru alertă.
Vă sugerăm să faceți numele ceva semnificativ pentru dvs. în căsuța de e-mail, cum ar fi Documente modificate astăzi – Site-ul echipei de buget. În caz contrar, nu aveți nicio modalitate semnificativă de a distinge o alertă de alta.

În caseta de text Trimiteți alerte către, introduceți numele persoanelor, în plus față de dvs., care ar trebui să primească alerta.
Așa este, puteți abona alte persoane la o alertă! Trebuie să aveți permisiunea de Gestionare alerte, care este acordată în mod implicit proprietarilor site-urilor.

Organizațiile și proprietarii de site-uri pot dori să aboneze mai mulți utilizatori la o alertă pentru a se asigura că primesc actualizări importante, precum și pentru a-i încuraja să contribuie la un forum de discuții, blog sau wiki. Utilizatorii pot renunța în continuare modificând setările din setările lor de alertă.

În secțiunea Metodă de livrare, selectați dacă doriți să primiți alerte prin e-mail sau mesaj text pe telefonul mobil.
Mesajele text necesită ca administratorul SharePoint să configureze acest serviciu printr-o terță parte, astfel încât este posibil să nu puteți trimite alerte pe telefon.

În secțiunea Tip de modificare, selectați opțiunea care se potrivește cu tipul de notificări pe care doriți să le primiți - Toate modificările, Elementele noi sunt adăugate, Elementele existente sunt modificate sau Elementele sunt șterse.
Dacă sunteți responsabil pentru gestionarea unei aplicații, vă recomandăm să primiți o alertă de fiecare dată când elementele sunt șterse.

În secțiunea Trimiteți alerte pentru aceste modificări, alegeți când să primiți alerte.
Opțiunile pe care le vedeți aici variază în funcție de tipul de aplicație cu care lucrați. De exemplu, o aplicație Tasks vă permite să primiți o alertă atunci când o sarcină este marcată finalizată sau oricând se schimbă starea unei sarcini cu prioritate înaltă.

În secțiunea Când să trimiteți alerte, alegeți frecvența de livrare a alertelor.
Le puteți primi imediat, o dată pe zi sau o dată pe săptămână. Ne place să primim un rezumat zilnic; altfel, primim prea multe e-mailuri.

Faceți clic pe OK pentru a vă crea alerta, așa cum se arată.

Crearea unei noi alerte pentru o aplicație SharePoint Documents.

Aveți nevoie de permisiunea Creare alerte pentru a crea alerte. Această permisiune este acordată, de obicei, cu configurația ieșită din cutie a grupului SharePoint Membri site.

De fiecare dată când utilizatorii spun că au nevoie de un flux de lucru pentru a primi notificări cu privire la modificările aduse fișierelor de proiect, încercați mai întâi o alertă. Veți fi surprins de cât de des alertele oferă opțiunile necesare.

Dacă aplicația dvs. are o vizualizare personală sau publică care include un filtru, vă puteți abona la modificările doar pentru acea vizualizare. De exemplu, să presupunem că doriți să fiți notificat prin mesaj text atunci când un element dintr-o aplicație de urmărire a problemelor are prioritate setată la Mare. Veți crea o vizualizare care filtrează aplicația pentru probleme cu prioritate ridicată. Selectați vizualizarea filtrată în secțiunea Trimiteți alerte pentru aceste modificări atunci când creați alerta și veți primi alerte atunci când articolele îndeplinesc criteriile de filtrare.

Cum să gestionați alertele pentru site-urile SharePoint

Puteți oricând să vă întoarceți și să ajustați alertele. Când faceți clic pe punctele de suspensie (prezentate mai devreme în Figura 10-5), puteți alege Gestionați alertele și editați toate alertele pe care le-ați creat deja. Acest buton vă duce la o singură pagină în loc să navigați la fiecare aplicație în care ați setat o alertă. Figura următoare arată pagina Alertele mele.

Gestionarea alertelor pentru un întreg site SharePoint.

Pentru a gestiona toate alertele pe care le aveți pe un anumit site și a le modifica sau șterge, urmați acești pași:

Navigați la o aplicație în care vă abonați în prezent la o alertă.

În meniul drop-down cu puncte de suspensie, alegeți Gestionați alertele mele.
Apare pagina Alertele mele de pe acest site.

Selectați linkul corect pentru numele alertei.
Pagina Editați alerta de pe acest site apare cu toate opțiunile pe care le-ați vizualizat când ați creat prima alertă. Modificați setările după cum doriți.
Nu ați setat alerta pentru început? Puteți în continuare să citiți setările și să modificați opțiunile (consultați pașii precedenți). Modificările dvs. nu afectează setările de alertă pentru alții dacă alerta a fost creată pentru mai mulți utilizatori în același timp.

Faceți clic pe OK pentru a modifica alerta cu noile setări sau Ștergeți pentru a șterge alerta.
Ștergerea unei alerte care a fost creată pentru dvs. nu șterge alerta de la alți utilizatori care fac parte din grupul pentru care a fost creată alerta.

Dacă sunteți administratorul site-ului, puteți gestiona alertele tuturor de pe site făcând clic pe linkul Alerte utilizator din secțiunea Administrare site din pagina Setări site.

Când are loc un eveniment care se potrivește cu alerta dvs. - de exemplu, ora sau locația unui eveniment din calendar se schimbă - primiți un e-mail în căsuța dvs. de e-mail. Notificarea pe e-mail pe care o primiți se bazează pe un șablon. Aceste șabloane pot fi modificate de administrator, astfel încât să poată oferi mai multe detalii.