Cum să partajați un fișier de la Microsoft Teams în e-mailurile și întâlnirile Outlook?

Iată o întrebare de la Stephie:

Recent, am fost însărcinat să preiau întreținerea mai multor echipe Microsoft de la un coleg care a părăsit compania. O provocare pe care am întâlnit-o în ultima vreme este cum să partajez fișiere Word, PDF și Excel stocate în Microsoft Teams cu utilizatori interni și externi folosind Outlook 365. Orice indicații/cele mai bune practici pe care le puteți recomanda?

Vă mulțumesc pentru întrebarea dvs. În răspunsul nostru, am dori să oferim un proces simplu, pas cu pas, pe care îl puteți utiliza pentru a facilita partajarea fișierelor prin Outlook. Dacă sunteți interesat să partajați mai multe fișiere, vă recomandăm să consultați tutorialul nostru de partajare a folderelor Teams .

Partajarea fișierelor din Teams în Outlook

Copiați linkul fișierului Teams

Cel mai simplu mod de a partaja accesul la un fișier stocat în Teams cu părți interne și externe este să încorporați pur și simplu linkul către acesta în e-mailul Outlook.

• Pe computerul Windows sau MacOS, deschideți Microsoft Teams și navigați la canalul dvs.
• Accesați fila Fișiere și navigați la fișierul la care sunteți interesat pentru a permite accesul.
• Atingeți bifa din partea stângă a numelui fișierului dvs. (pasul 1).
• Acum apăsați meniul Afișare acțiuni (…) din partea dreaptă a numelui fișierului. (pasul 2)
• Selectați meniul Copy Link (pasul 3).

• Veți vedea acum un dialog care arată calea către fișierul dvs. Fișierul se află într-o bibliotecă SharePoint care găzduiește fișierele de canal Teams.
• Acum, continuați și setați permisiunile de acces la fișierul dvs. Teams. În partea de jos a casetei de dialog, veți vedea permisiunile de acces implicite la fișier (marcate mai jos).

Setați permisiunile pentru fișierele Teams

• Dacă sunteți interesat, puteți modifica permisiunea de acces după cum aveți nevoie, utilizând dialogul Setări link.
• Teams vă permite să alegeți între diferite opțiuni de permisiuni de partajare. Rețineți că setările de partajare sunt guvernate de politica dvs. de administrare Teams și, prin urmare, este posibil să nu vă fie disponibile.
  1. Permiteți oricui are linkul să acceseze / să editeze fișierul.
  2. Oamenii din organizația dvs
  3. Persoane care au acces la canalul tău (acestea pot fi interne sau externe organizației tale).
  4. Anumite persoane. Va trebui să furnizați adresele de e-mail ale acelor persoane.

• Bifați opțiunea Permite editare după cum este necesar.
• După ce ați terminat - apăsați Aplicare .
• Teams va genera acum un link către fișierul dvs. Teams în funcție de permisiunile de acces pe care tocmai le-ați setat.
• Acum apăsați Copiere .

Notă importantă: permisiunea de partajare implicită este de obicei setată de echipa IT. Poate doriți să discutați cu ei dacă acestea nu se potrivesc nevoilor dvs. de afaceri.

Adăugați linkul la un e-mail sau o întâlnire Outlook

• Ultimul pas este să deschideți desktopul Microsoft Outlook sau Office 365 Outlook.
• Creați o nouă solicitare de e-mail sau întâlnire.
• Definiți destinatarii de e-mail și textul de e-mail/întâlnire.
• Lipiți linkul în fișierul Teams pe care l-ați generat în pasul anterior.
• Trimiteți e-mailul sau întâlnirea dvs.

Notă: puteți aplica același proces cu orice client de e-mail terță parte, cum ar fi GMail.

Partajarea linkului către fișierele Teams cu membrii canalului

O modalitate alternativă de a partaja fișiere din echipe cu membrii canalului (părți interne sau externe) este prin fila Postări.

• Deschide Teams și navighează la canalul tău.
• Deschide fila Postări pentru a iniția o nouă conversație.
• Apăsați fișierul atașat și selectați Răsfoiți din echipe și canale .
• Răsfoiți fișierele canalului și selectați-l pe cel pe care doriți să îl partajați.
• Apăsați Partajați un link .
• Linkul va fi postat în fila Postări pe canal.
• Treceți cu mouse-ul în zona din dreapta sus a postării și apăsați butonul Afișați acțiuni (…).
• Apăsați Partajare în Outlook . Aceasta va partaja conversația ca e-mail din Outlook 365.

Partajarea fișierelor în Outlook nu funcționează

Partajarea fișierelor în Teams este destul de simplă. După cum s-a menționat mai sus, opțiunile de partajare a permisiunii fișierelor sunt guvernate de departamentele IT sau de administratorii echipelor. În cazul în care părțile externe nu pot deschide sau edita fișierele dvs., este posibil să doriți să aflați dacă setările organizației/canalului dvs. Teams permit părților externe să interacționeze cu fișierele pe care le partajați.