Cum să faci e-mailuri importante să iasă în evidență în Outlook

Aproape fiecare angajat al biroului trebuie să se confrunte cu o căsuță de e-mail greoaie la un moment dat. Din fericire, utilizatorii Microsoft Outlook pot profita de diverse funcții concepute pentru a scoate în evidență e-mailurile importante.

Acestea includ formatare condiționată și categorii de culori pentru a adăuga fonturi și culori diferite la e-mailurile dvs. Iată cum să utilizați aceste funcții în Outlook.

Utilizarea formatării condiționate în Outlook

Formatarea condiționată vă permite să setați reguli de formatare pentru e-mailurile Outlook. Puteți seta diferite culori, fonturi și stiluri pentru mesajele dvs. de e-mail, așa cum apar în căsuța dvs. de e-mail. Pentru a începe, va trebui să creați o nouă regulă de formatare condiționată.

În Outlook, faceți clic pe  Vizualizare > Setări de vizualizare în categoria Vizualizare curentă . În  fereastra Setări avansate de vizualizare , faceți clic pe Formatare condiționată .

Crearea unei noi reguli de formatare condiționată

Outlook folosește deja reguli de formatare condiționată pentru scenarii specifice, așa cum veți vedea din fereastra de setări de formatare condiționată . E-mailurile necitite, de exemplu, vor apărea cu text albastru folosind fontul Segoe UI.

Pentru a adăuga propria regulă de formatare condiționată, faceți clic pe butonul Adăugați .

Dați un nume adecvat regulii, apoi faceți clic pe  Font pentru a seta opțiunile de formatare, cum ar fi fontul, culoarea și dimensiunea.

Faceți clic pe  OK  pentru a confirma setările fontului.

Odată setat stilul de formatare pentru regula dvs., faceți clic pe  butonul Condiție .

De aici, puteți seta regula să se aplice automat e-mailurilor care conțin anumite cuvinte cheie sau e-mailurilor trimise către sau de la anumite adrese de e-mail.

Formatarea după adresa de e-mail

Pentru a adăuga o regulă care se aplică e-mailurilor de la un anumit expeditor, tastați adresa de e-mail în caseta De la , separând mai multe adrese de e-mail cu punct și virgulă. Puteți aplica acest lucru tuturor e-mailurilor trimise de pe un singur site introducând @domain.com , înlocuind domain.com cu numele de domeniu corect.

Puteți face acest lucru și pentru e-mailurile pe care le trimiteți, în loc să le primiți, introducând adresa de e-mail în caseta Trimiteți către .

Formatarea după căutarea cuvintelor cheie

Pentru a aplica regula de formatare condiționată e-mailurilor care conțin cuvinte, introduceți cuvântul cheie (sau cuvintele cheie) în caseta Căutați cuvintele .

Selectați opțiunea Numai câmpul Subiect din meniul derulant de mai jos pentru a căuta numai în câmpul de subiect cuvintele cheie alese sau opțiunea Câmp Subiect și corpul mesajului pentru a căuta în întregul e-mail.

Reguli avansate de formatare condiționată

Puteți crea alte reguli complexe de formatare în filele Mai multe opțiuni și Avansat . De aici, puteți aplica noua regulă e-mail-urilor în funcție de starea de citire, importanță, semnalizare de urmărire, dimensiune și multe altele.

De exemplu, pentru a seta regula să se aplice numai e-mailurilor necitite, faceți clic pe caseta de selectare Numai elementele care sunt din fila Mai multe opțiuni , apoi selectați opțiunea Necitite din meniul derulant.

În  fila Avansat , puteți crea căutări specifice pentru regula dvs. folosind aproape toate datele Outlook disponibile. Făcând clic pe opțiunea Câmpuri , vă oferă sute de opțiuni din care să alegeți. Cele mai comune câmpuri sunt listate în categoria Câmpuri utilizate frecvent .

Faceți clic pe  Adăugare la listă pentru a adăuga acest criteriu de căutare avansată la regula dvs. de formatare. Exemplul de mai jos arată o căutare avansată pentru toate e-mailurile care conțin „Ben” în  câmpul Subiect .

Odată ce sunteți mulțumit de regula dvs., faceți clic pe  OK pentru a confirma, apoi  pe OK pentru a închide  fereastra de setări de formatare condiționată .

Utilizarea categoriilor de e-mail

Deși este posibil să clasificați e-mailurile Outlook utilizând foldere de căutare , o altă modalitate de a vă sublinia e-mailurile importante este să aplicați o categorie. Categoriile au un nume și o etichetă de culoare separate, permițându-vă să le vizualizați separat.

Un sistem de culoare verde-galben-roșu vă poate ajuta să prioritizați cele mai importante e-mailuri, de exemplu. În mod implicit, Outlook oferă categorii în albastru, verde, portocaliu, violet, roșu și galben. Puteți să le editați sau să le creați proprii, folosind culori și nume alternative.

Crearea sau editarea categoriilor

Pentru a crea o categorie nouă sau pentru a edita una existentă, faceți clic pe Acasă > Categorizare > Toate categoriile .

Faceți clic pe  Nou pentru a crea o categorie nouă. Selectați culoarea categoriei dvs. din meniul derulant, dându-i un nume în caseta Nume de mai sus.

Faceți clic pe  OK pentru a vă salva categoria.

Aplicarea manuală a unei categorii la e-mailurile Outlook

Pentru a aplica manual o categorie unui e-mail Outlook, selectați-o în vizualizarea folderului Outlook. Faceți clic pe Acasă > Clasificare , apoi faceți clic pe categoria dvs.

Categoria dvs. va apărea ca un pătrat colorat în vizualizarea implicită a folderului Outlook, deasupra orei și datei de primire. Numele categoriei dvs. va apărea sub subiectul e-mailului în vizualizarea e-mailului.

Pentru a vedea e-mailurile după categorie, faceți clic pe  Vizualizare > Categorii și derulați la secțiunea corespunzătoare categoriei dvs.

Aplicarea automată a categoriilor Outlook

De asemenea, puteți utiliza regulile Outlook pentru a aplica automat categorii anumitor e-mailuri. Pentru a face acest lucru, faceți clic pe Fișier > Informații > Gestionați regulile și alertele .

În  fila Reguli de e-mail din meniul Reguli și alerte  , faceți clic pe butonul Regulă nouă .

Selectați  Aplicați regula la mesajele pe care le primesc înainte de a face clic pe  Următorul .

Selectați criteriile de căutare pentru regula dvs. de categorie de culoare. De exemplu, pentru a aplica regula e-mailurilor de la o anumită adresă de e-mail sau nume de domeniu, faceți clic pe caseta de selectare De la persoane sau grup public .

În zona  Pasul 2 de mai jos, faceți clic din nou pe criterii (subliniat cu albastru). Lângă  opțiunea De la din partea de jos, introduceți adresa de e-mail sau numele domeniului.

Dacă Outlook poate găsi adresa de e-mail în căsuța poștală existentă, selectați-o din lista care apare, apoi faceți clic pe  OK . Dacă nu se poate, dați clic pe  Anulare . Regula va fi creată indiferent. Faceți clic pe  Următorul pentru a continua.

Puteți seta acțiunea pentru regula dvs. în etapa următoare. Faceți clic pentru a activa opțiunea „ Atribuire categoriei categoriei ” în secțiunea Pasul 1 .

Selectați categoria de atribuit acestei reguli făcând clic pe o categorie din secțiunea  Pasul 2 de mai jos, înainte de a face clic pe OK , apoi  pe Următorul.

Următoarea etapă vă permite să selectați orice excepție de la această regulă. Selectați-le, ca mai sus, sau faceți clic pe  Următorul pentru a continua.

În etapa finală, dați un nume regulii categoriei de culori, apoi bifați caseta de selectare  Executați această regulă acum pe mesajele aflate deja în „Inbox” pentru a o aplica retroactiv tuturor e-mailurilor existente.

Faceți  clic pe Terminare pentru a crea și a rula regula. Categoria de culoare va fi aplicată e-mailurilor dvs., conform criteriilor pe care le-ați selectat.

Nu ratați e-mailurile importante din Outlook

Utilizarea categoriilor de culori și a regulilor de formatare condiționată este o modalitate excelentă de a scoate în evidență e-mailurile importante pe care le trimiteți și le primiți în Outlook. Nu uitați să vă creșteți productivitatea Outlook și mai mult utilizând reguli suplimentare Outlook și semnalizatoare de urmărire pentru a urmări lanțurile de e-mail și sarcinile importante.

De asemenea, puteți utiliza Quick Parts în Outlook pentru a adăuga rapid declarații comune la răspunsurile dvs. la e-mail.