Cum să reduceți dimensiunea fișierului Excel

Există până la 1.048.576 de rânduri și 16.384 de coloane în Excel - asta înseamnă o mulțime de celule de completat.

Problema este că, cu cât puneți mai multe date în foaia de calcul, cu atât fișierul este mai mare. Dacă fișierul dvs. Excel devine prea mare, poate fi imposibil să trimiteți cu ușurință e-mailuri către colegi sau clienți. De asemenea, poate încetini în Excel și nu mai funcționează corect.

Dacă vă confruntați cu această problemă, iată câteva sfaturi eficiente despre cum să reduceți dimensiunea fișierului Excel.

Cum să reduceți dimensiunea fișierului în Excel ștergând foile de lucru

Utilizarea mai multor foi de lucru în Excel facilitează structurarea foilor de calcul, dar cu cât folosiți mai multe foi de lucru, cu atât dimensiunea fișierului dvs. va fi mai mare. Eliminarea foilor de lucru care nu sunt necesare poate ajuta la reducerea dimensiunii fișierului.

Pentru a șterge foile de lucru în Excel:

1. Asigurați-vă că foaia pe care intenționați să o ștergeți nu conține date necesare sau la care se referă alte foi.
2. Faceți clic dreapta pe fila foaie din partea de jos a ecranului.
   
3. Selectați Ștergeți .
   

Foaia va fi ștearsă — repetați pașii pentru orice alte foi pe care doriți să le ștergeți.

Ștergeți memoria cache a tabelului pivot

Tabelele pivot din Excel sunt o modalitate excelentă de a vă analiza datele, dar pot avea un impact semnificativ asupra dimensiunii fișierelor Excel. Asta pentru că, în mod implicit, Excel va salva memoria cache a datelor sursă din tabelul pivot împreună cu fișierul. Cu toate acestea, este posibil să schimbați această setare și să reîmprospătați memoria cache a datelor atunci când foaia de calcul este deschisă.

Pentru a opri salvarea cache-ului pivot în Excel:

1. Selectați orice celulă din tabelul pivot.
2. Deschideți meniul Analiză tabel pivot .
   
3. Selectați Opțiuni .
   
4. Selectați fila Date .
   
5. Asigurați-vă că Salvarea datelor sursă cu fișier este debifată.
   
6. Faceți clic pe OK pentru a confirma.

Salvați formulele ca valori

Formulele Excel vă permit să faceți aproape orice doriți în Excel folosind funcțiile încorporate. Cu toate acestea, formulele ocupă mai mult spațiu decât valorile, așa că dacă aveți în foaia de calcul o mulțime de formule care au fost deja calculate, vă recomandăm să luați în considerare conversia acestor formule în valori.

Pentru a salva o formulă ca valoare în Excel:

1. Selectați formula care vă conține.
2. Utilizați comanda rapidă de la tastatură Ctrl+C pe Windows sau Cmd+C pe Mac pentru a copia celula. Alternativ, puteți să faceți clic dreapta pe el și să selectați Copiere .
   
3. Faceți clic dreapta pe celulă și selectați Paste Special >  Values ​​.
   

Formula dvs. va fi înlocuită cu valoarea rezultatului acesteia.

Eliminați sau comprimați imagini

Imaginile nu sunt folosite în mod obișnuit în foile de calcul Excel, dar dacă ați folosit unele în documentul dvs., atunci acestea vor crește dimensiunea fișierului. Puteți fie să eliminați aceste imagini, fie să le comprimați.

Pentru a comprima o imagine în Excel:

1. Selectați imaginea din foaia de calcul.
2. Fila Format imagine va apărea în panglică - selectați acest meniu.
   
3. Apăsați pictograma Comprimați imagini .
   
4. Selectați o rezoluție - cu cât rezoluția este mai mică, cu atât dimensiunea fișierului dvs. Excel va fi mai mică.
   
5. Asigurați-vă că este selectată opțiunea Delete Cropped Areas of Pictures .
   
6. Dacă doriți să aplicați aceeași compresie tuturor imaginilor dvs., asigurați-vă că caseta de validare Aplicați numai la această imagine nu este bifată.
   
7. Faceți clic pe OK pentru a comprima imaginile.

Reduceți dimensiunea fișierului Excel salvând în format XLSB

O altă modalitate de a reduce dimensiunea fișierului Excel este să-l salvați în format binar. Formatul implicit este XML, care funcționează mai bine cu alte aplicații, dar dacă intenționați să utilizați doar fișierul în Excel, salvarea acestuia ca fișier .XLSB poate ajuta la reducerea dimensiunii fișierului.

Pentru a salva un fișier Excel în format .XLSB:

1. Apăsați Fișier > Salvare ca.
2. Selectați o locație pentru a salva fișierul.
3. Din lista de formate de fișiere, selectați Excel Binary Workbook .
   
4. Apăsați Salvare pentru a confirma.

Rezolvarea problemelor Excel

Dacă vă întrebați cum să reduceți dimensiunea fișierului Excel, de obicei puteți rezolva problema urmând pașii de mai sus.

Excel este o aplicație puternică, dar atunci când lucrurile merg prost, poate fi frustrant să remediezi. Dacă întâmpinați probleme, poate doriți să încercați să opriți ca Excel să nu se prăbușească . Dacă primiți notificări despre erori de referință circulară , Excel vă poate ajuta să le urmăriți.