Cum să utilizați Combinarea corespondenței în Microsoft Word 2016 pentru Mac

Dacă trebuie să trimiteți documente în lot unui grup de persoane, de exemplu, o invitație la un eveniment sau o întâlnire, caracteristica Microsoft Mail Merge este o modalitate rapidă și ușoară de a face acest lucru. V-am arătat anterior cum să pregătiți documente folosind funcția de îmbinare prin corespondență în Word 2016 pentru Windows , dar procesul este puțin diferit pentru utilizatorii Word 2016 pentru Mac. În acest articol, vă arătăm cum funcționează.

Utilizarea funcției de îmbinare a corespondenței în Microsoft Word 2016 pentru Mac

Îmbinarea corespondenței nu este doar pentru documente; îl puteți folosi pentru broșuri, buletine informative sau materiale pentru corespondență în masă. Configurarea unui document pentru îmbinarea corespondenței este un proces în două părți, care include documentul principal și sursa de date constând din numele și adresele persoanelor pentru fiecare document. Word folosește informațiile stocate în sursa de date pentru a combina apoi a genera documente pentru fiecare.

Să începem prin a aduna informații pentru fiecare destinatar numite Nume câmp. Un nume de câmp conține informații precum numele, adresa și salutul. O altă parte importantă a creării unui document de îmbinare prin corespondență este Formularul, care include informațiile livrate destinatarului. Exemplul de scrisoare de mai jos conține o listă de câmpuri pe care le voi include în fiecare document.

Creați liste de destinatari

Lansați Microsoft Word, apoi selectați fila Mailings > Select Recipients > Create a New List .

Pe ecran va apărea fereastra sursei de date. După cum puteți vedea, câmpurile Listă sunt deja populate cu nume pe care le puteți utiliza. Pentru a fi în siguranță, le-aș elimina pe toate și le-aș folosi pe ale tale pentru a evita orice confuzie. Selectați fiecare câmp, apoi faceți clic pe butonul minus pentru a-l elimina. După ce ștergeți fiecare câmp, continuați să introduceți al dvs. Puteți organiza fiecare câmp folosind săgeata sus și jos. Când ați terminat, faceți clic pe Creare.

Dați un nume sursei de date, apoi faceți clic pe Salvare.

Completați câmpurile cu numele și adresele fiecărui destinatar; când ați terminat, faceți clic pe OK. Rețineți că pentru a adăuga sau a elimina o înregistrare, faceți clic pe semnul plus sau minus din colțul din stânga jos al ferestrei.

Inserați câmpurile de îmbinare și finalizați documentul de îmbinare

Acum vine partea ușoară, inserarea câmpurilor de îmbinare. Selectați fila Mailings, apoi faceți clic pe Inserare câmp de îmbinare, apoi alegeți câmpul de îmbinare. Repetați pașii pentru a completa documentul cu câmpurile de îmbinare adecvate.

Salvați scrisoarea-formular, selectați fila Trimiteri, apoi faceți clic pe butonul Finish & Merge, apoi faceți clic pe Editare documente individuale.

Apoi vă puteți revizui documentele sau le puteți imprima.

Utilizatorii Word 2016 pentru Windows vor observa că există mici diferențe între ambele versiuni. Word 2016 pentru Mac amintește în mod ironic de Word 97 pentru Windows. Indiferent, ambele produc aceleași rezultate.

Pentru mai multe sfaturi și trucuri pentru utilizarea Microsoft Office , răsfoiți arhiva noastră completă de articole Office .