Cum se creează liste drop-down utilizând validarea datelor în Microsoft Excel

Validarea datelor vă permite să faceți lucruri care implică setări personalizate complicate, cum ar fi solicitarea utilizatorilor să aleagă o opțiune dintr-o listă sau restricționarea celulelor la anumite tipuri de date. Este benefic atunci când trebuie să păstrați datele Microsoft Excel consistente și standardizate.

Astăzi vă voi arăta cum să creați o listă derulantă într-o celulă folosind validarea datelor. Deși fac capturile de ecran folosind Excel 2016, pașii sunt aceiași dacă utilizați versiuni mai vechi. Pașii sunt aceiași și în versiunile moderne de Excel din suita Microsoft 365 (fostă O365) .

Creați un tabel de date și o listă de opțiuni

Mai întâi, configurați un tabel de date de bază. Puteți fie să introduceți datele manual, fie să le copiați și să le lipiți din altă sursă.

În continuare, vom introduce o listă de opțiuni pentru lista derulantă. Puteți face asta atunci când definiți validarea datelor sau definiți o listă într-o altă locație pe aceeași foaie de lucru sau pe altă foaie de lucru.

Pentru acest exemplu, vom enumera opțiunile pentru lista derulantă pe o altă foaie de lucru, așa că faceți clic pe una dintre filele foii de lucru din partea de jos a ferestrei Excel.

Introduceți fiecare opțiune într-o coloană (sau rând), o opțiune pentru o celulă. Apoi, reveniți la foaia de lucru cu datele dvs.

Activați validarea datelor pentru celulele selectate

Pentru acest exemplu, dorim să adăugăm liste derulante la coloana Evaluare sau coloana B . Selectați celulele la care doriți să adăugați listele derulante. În cazul nostru, am selectat de la B2 la B10 .

Apoi, faceți clic pe fila Date .

În secțiunea Instrumente de date , faceți clic pe butonul Validare date .

Adăugați o listă drop-down la celulele selectate

Se afișează caseta de dialog Data Validation . În fila Setări , puteți solicita Excel să restricționeze intrările din celulele selectate la date, numere, zecimale, ore sau o anumită lungime.

Pentru exemplul nostru, selectați Listă din lista derulantă Permite pentru a crea o listă derulantă în fiecare dintre celulele selectate.

Selectați sursa pentru opțiunile listei derulante

Acum, trebuie să specificăm sursa opțiunilor din fiecare listă derulantă. Există două moduri în care puteți face acest lucru. Prima metodă presupune introducerea manuală a opțiunilor din caseta Sursă , separate prin virgule. Acest lucru poate consuma mult timp dacă aveți o listă lungă de articole.

Mai devreme în acest articol, am creat o listă de articole pe o foaie de lucru separată. Acum vom folosi acea listă pentru a popula lista derulantă în fiecare dintre celulele selectate. Această a doua metodă este ușor de gestionat. De asemenea, puteți ascunde foaia de lucru care conține opțiunile (faceți clic dreapta pe fila foii de lucru și selectați Ascunde ) atunci când distribuiți registrul de lucru utilizatorilor dvs.

Pentru a adăuga lista din foaia de lucru separată la lista dvs. derulantă, faceți clic pe săgeata sus din partea dreaptă a casetei Sursă .

Caseta de dialog Validarea datelor se micșorează doar la caseta Sursă și vă puteți accesa registrul de lucru sub caseta de dialog. Faceți clic pe fila pentru foaia de lucru care conține opțiunile listei derulante.

Apoi, selectați celulele care conțin opțiunile. Numele foii de lucru și intervalul de celule cu opțiunile sunt adăugate la caseta Sursă din caseta de dialog Validare date .

Faceți clic pe săgeata în jos din partea dreaptă a casetei Sursă pentru a accepta intrarea și a extinde caseta de dialog.

Adăugați un mesaj de intrare

Puteți adăuga un mesaj opțional la lista derulantă. Poate doriți să afișați un mesaj de ajutor sau un sfat. Este o idee bună să păstrați mesajul scurt.

Pentru a adăuga un mesaj care se afișează atunci când este selectată o celulă care conține lista derulantă, faceți clic pe fila Mesaj de intrare . Apoi, introduceți un titlu și mesajul de intrare în casete.

Adăugați o alertă de eroare

Un alt element de opțiune din lista derulantă este un mesaj de eroare, care ar fi afișat atunci când un utilizator ar încerca să introducă date care nu se potrivesc cu setările de validare. În exemplul nostru, mesajul de eroare se afișează atunci când cineva introduce o opțiune în celulă care nu se potrivește cu niciuna dintre opțiunile prestabilite.

Pentru a adăuga un mesaj de eroare, faceți clic pe fila Alertă de eroare . Opțiunea implicită pentru stilul alertei de eroare este Stop . De asemenea, puteți selecta Avertisment sau Informații . Pentru acest exemplu, acceptați opțiunea implicită Stop din lista derulantă Stil .

Introduceți titlul și mesajul de eroare pentru Alerta de eroare . Cel mai bine este să păstrați mesajul de eroare scurt și informativ. Faceți clic pe OK .

Utilizați noua listă drop-down

Acum, când faceți clic pe o celulă la care ați adăugat o listă de validare a datelor, se va afișa o listă derulantă și puteți selecta o opțiune.

Dacă ați adăugat un mesaj de intrare la lista derulantă, acesta se afișează atunci când selectați o celulă care conține lista derulantă.

Dacă încercați să introduceți o opțiune care nu se potrivește cu niciuna dintre opțiunile prestabilite, alerta de eroare pe care ați configurat-o se afișează într-o casetă de dialog.

Cum ați folosit listele derulante în Excel? Spune-ne în comentarii. De asemenea, consultați celelalte sfaturi Microsoft Office  și tutorialul nostru pentru crearea listelor drop-down în Foi de calcul Google .