Un simplu instrument de urmărire a salarizării, bi-săptămânal, ar trebui să vă ajute să răspundeți rapid la trei întrebări: cine este plătit, ce ore sau sume de plată aprobate aparțin perioadei curente și dacă totalurile corespund rezultatului salarizării pe care intenționați să îl aprobați. Pentru o echipă mică, Excel poate gestiona bine această sarcină atunci când registrul de lucru este menținut în domeniul de aplicare restrâns și revizuit în mod constant.
„La două săptămâni” înseamnă la fiecare două săptămâni. Nu este același lucru cu „bi-lunar”, care înseamnă de două ori pe lună. Departamentul Muncii din SUA descrie o perioadă de plată bilunară ca având loc la fiecare două săptămâni, producând în mod normal 26 de perioade de plată într-un an. Alinierea calendarului poate produce ocazional 27 de date de plată în anumite programe, așadar evitați să creați un registru de lucru care presupune că fiecare an calendaristic conține întotdeauna exact 26 de plăți. Consultați definiția „la două săptămâni” a Departamentului Muncii și explicația Biroului de Management al Personalului pentru 26 sau 27 de date de plată .
Registrul de lucru descris mai jos este un instrument de urmărire și reconciliere , nu un motor complet de salarizare. Poate organiza orele, datele perioadelor de plată, componentele salariului brut, deducerile deja calculate în altă parte și poate revizui totalurile. Nu ar trebui tratat ca autoritate pentru reținerea la sursă a impozitelor, eligibilitatea pentru ore suplimentare, popriri, beneficii sau cerințe de depunere, cu excepția cazului în care aceste calcule au fost validate separat pentru afacerea dvs.
Înainte de a construi orice, definește rezultatul dorit. Un registru de lucru util ar trebui să permită unui recenzent să confirme fiecare perioadă de plată fără a căuta prin mai multe fișiere neconectate. Cel puțin, ar trebui să poți verifica:
Dacă aceste verificări durează doar câteva minute și totalurile corespund cu raportul de salarizare aprobat, instrumentul de urmărire își face treaba. Dacă petreceți mult timp reparând formule, rezolvând copii contradictorii sau interpretând manual reguli complexe de salarizare, probabil că registrul de lucru și-a depășit rolul prevăzut.
Începeți cu datele sursă, nu cu formule. Pentru fiecare angajat, colectați un ID intern de angajat, numele, statutul de angajare, tipul de plată și orice rată autorizată sau salariu de bază aprobat pe care sistemul de urmărire are permisiunea să îl stocheze. Pentru fiecare perioadă de plată, colectați înregistrarea timpului aprobată, datele perioadei de plată, ajustările salariale și raportul final de salarizare pe care îl veți utiliza pentru reconciliere.
Nu introduceți identificatori sensibili într-un sistem de urmărire partajat ocazional doar pentru că înregistrările salariale ar putea fi necesare în altă parte. Pentru angajatorii din SUA care intră sub incidența Legii privind standardele echitabile de muncă, Departamentul Muncii listează înregistrările necesare care pot include informații de identificare, orele lucrate, baza salarială, adăugirile sau deducerile și salariile plătite. Păstrați înregistrările de identitate și fiscale obligatorii din punct de vedere legal într-un sistem securizat corespunzător și utilizați un ID intern de angajat în sistemul de urmărire a datelor de lucru, atunci când este posibil. Consultați fișa informativă privind păstrarea evidențelor salariale a Departamentului Muncii .
Pentru înregistrările fiscale privind salariile din SUA, IRS recomandă în prezent angajatorilor să păstreze înregistrările fiscale privind salariile timp de cel puțin patru ani. Perioada exactă de păstrare pentru alte documente privind salariile poate depinde de înregistrare și jurisdicție, așadar politica dvs. de păstrare a registrului de lucru ar trebui să respecte cerințele legale și contabile, mai degrabă decât o regulă generică de tip șablon. Consultați îndrumările IRS privind păstrarea evidențelor fiscale privind salariile .
Un registru de lucru ușor de utilizat pentru începători funcționează cel mai bine atunci când datele principale, setările perioadei, tranzacțiile și totalurile de revizuire sunt separate. Creați aceste patru foi:
| Foaie | Scop | Câmpuri tipice |
|---|---|---|
| Setări | Un singur loc pentru perioada de plată curentă | Început perioadă, sfârșit perioadă, dată plată, pregătit de, stare revizuire |
| Angajați | Listă principală mică | ID-ul angajatului, numele, tipul de plată, rata autorizată sau suma de referință, statutul |
| Salarizare | Un rând per angajat per perioadă de plată | Date, ID angajat, ore, componente salariale, salariu brut, deduceri, salariu net, statut, note |
| Rezumat | Verificări prealabile | Număr de angajați, total ore, salariu brut, totaluri deduceri, salariu net, excepții |
Utilizarea datelor în locul unei structuri codificate fix „Perioada 1 până la Perioada 26” face registrul de lucru mai sigur în cazul limitelor anuale și al calendarelor de salarizare neobișnuite. Dacă firma dvs. are un program fix, puteți reutiliza perioada anterioară și puteți avansa datele de început și de sfârșit cu 14 zile, dar confirmați datele de plată reale, deoarece sărbătorile legale sau politica companiei le pot modifica.
Foaia Angajați ar trebui să conțină valori care se modifică mai rar decât tranzacțiile de salarizare. Folosiți un ID intern ca și cheie principală. Numele se pot schimba, iar doi angajați pot avea același nume, astfel încât formulele și căutările sunt mai fiabile atunci când depind de ID-ul angajatului.
Pentru o echipă care lucrează exclusiv cu orar, o configurație minimă poate include ID-ul angajatului , Numele angajatului , Tariful orar și Statutul . Dacă aveți și angajați salariați, adăugați o coloană Tip de plată și stocați suma autorizată pe care o utilizează efectiv procesul de salarizare. Evitați împărțirea orbește a salariului anual la 26, deoarece unele programe pot produce o dată de plată de 27 și deoarece tratamentul salarial poate depinde de regulile de salarizare ale angajatorului.
Dacă mai multe persoane editează registrul de lucru, utilizați validarea datelor Excel pentru câmpuri precum Status sau Tip de plată, astfel încât intrările să rămână consecvente. Microsoft documentează validarea datelor ca o modalitate de a restricționa tipul sau valoarea pe care utilizatorii o pot introduce. Consultați instrucțiunile Microsoft privind validarea datelor Excel .
În foaia Salarizare, introduceți anteturile și convertiți intervalul într-un tabel Excel. În versiunile desktop actuale de Excel, selectați o celulă din interval și utilizați Acasă > Formatare ca tabel , alegeți un stil, confirmați intervalul și indicați dacă tabelul are anteturi. Microsoft documentează același flux de lucru pentru Microsoft 365 și versiunile perpetue recente. Consultați Crearea și formatarea tabelelor în Excel .
Un set practic de coloane este:
Tabelele sunt utile deoarece formulele pot utiliza referințe structurate , adică formulele se referă la nume de coloane în loc de coordonate fragile ale celulelor. Microsoft notează că referințele structurate se ajustează pe măsură ce rândurile din tabel sunt adăugate sau eliminate. Consultați ghidul de referințe structurate de la Microsoft .
Pentru o urmărire simplă a salarizării orare, câteva formule pot reduce aritmetica manuală. Să presupunem că tabelul dvs. Excel se numește Salarizare . O coloană Total Ore poate utiliza:
=SUM([@[Regular Hours]],[@[Overtime Hours]])
Dacă tarifele orare și cele pentru ore suplimentare din registrul de lucru sunt intrări autorizate, Plata regulată și Plata pentru ore suplimentare pot fi calculate astfel:
=[@[Regular Hours]]*[@[Hourly Rate]]
=[@[Overtime Hours]]*[@[Overtime Rate]]
Salariul brut poate apoi utiliza:
=SUM([@[Regular Pay]],[@[Overtime Pay]],[@[Other Earnings]])
Documentația funcției SUM de la Microsoft confirmă faptul că SUM poate aduna valori individuale, referințe sau intervale. Într-un tabel, aceeași funcție funcționează cu referințe structurate.
Nu utilizați acest șablon pentru a inventa reguli pentru orele suplimentare. Instrumentul de urmărire ar trebui să primească rata corectă pentru orele suplimentare din politica de salarizare aprobată sau din sistemul de salarizare aprobat. În mod similar, o formulă simplă de reconciliere a salariului net, cum ar fi, =[@[Gross Pay]]-SUM([@[Pre-Tax Deductions]],[@[Taxes Withheld]],[@[Other Deductions]])este doar aritmetică. Nu calculează impozitele și nu stabilește dacă o deducere este permisă legal.
Dacă furnizorul dvs. de servicii de salarizare calculează deja salariul brut și net, fluxul de lucru mai sigur este adesea să importați sau să tastați rezultatele aprobate și să utilizați doar Excel pentru a le compara cu orele, ajustările și totalurile așteptate.
Foaia de sumarizare ar trebui să fie suficient de scurtă pentru a fi revizuită pe un singur ecran. Totalurile utile includ numărul de angajați activi, totalul orelor regulate, totalul orelor suplimentare, salariul brut total, deducerile totale și salariul net total. De exemplu:
=SUM(Payroll[Regular Hours])
=SUM(Payroll[Overtime Hours])
=SUM(Payroll[Gross Pay])
Adăugați cel puțin o verificare a excepțiilor pentru duplicate. Dacă fiecare angajat ar trebui să apară o singură dată pe perioadă de plată, o coloană auxiliară poate utiliza:
=COUNTIFS(Payroll[Pay Period End],[@[Pay Period End]],Payroll[Employee ID],[@[Employee ID]])>1
Un rezultat ADEVĂRAT înseamnă că același ID de angajat apare de mai multe ori pentru data de încheiere a perioadei respective și necesită revizuire. De asemenea, puteți utiliza formatarea condiționată pentru a evidenția ID-urile de angajat goale, orele negative sau stările de revizuire care nu sunt Completat. Microsoft explică în ghidul său de formatare condiționată că formatarea condiționată aplică reguli bazate pe valorile celulelor pentru a face excepțiile mai ușor de văzut .
Un instrument de urmărire poate susține reconcilierea, dar este posibil să nu conțină toate înregistrările necesare în scopuri de salarizare, forță de muncă, impozite sau audit. Păstrați documentația oficială privind timpul, impozitele și salarizarea în sistemele și locațiile de păstrare necesare pentru afacerea dvs.
Eligibilitatea pentru orele suplimentare, ratele pentru orele suplimentare, reținerea la sursă a impozitului, tratamentul pre-impozitare, concediul plătit, comisioanele, bonusurile și popririle pot implica reguli pe care un șablon generic nu le poate determina în siguranță. Păstrați aceste calcule într-un proces de salarizare autorizat și lăsați Excel să reconcilieze sumele rezultate.
Numele sunt ușor de citit, dar cheile unice sunt slabe. Folosiți ID-ul angajatului pentru căutări și verificări duplicate, apoi afișați numele pentru o mai bună lizibilitate.
O singură foaie care combină datele principale ale angajaților, intrările din perioada curentă, perioadele anterioare, ipotezele și totalurile devine dificil de auditat. Separați registrul de lucru în funcție de scop și arhivați perioadele închise în mod consecvent.
Programele bilunare sunt asociate în mod normal cu 26 de perioade, dar unele calendare produc 27 de date de plată. Urmărirea perioadei de bază se face pe baza datelor reale și a calendarului de salarizare aprobat, în loc să se presupună același număr în fiecare an.
Această abordare funcționează cel mai bine atunci când echipa este suficient de mică încât o singură persoană poate revizui tabelul de salarizare rând cu rând, regulile de salarizare sunt simple și există un proces de salarizare autorizat în afara foii de calcul pentru taxe și conformitate. Excel este util în special ca o listă de verificare ușoară, o foaie de stagii pre-salarizare sau un fișier de reconciliere post-salarizare.
Luați în considerare trecerea la un sistem dedicat de salarizare sau pontaj atunci când aveți mai multe jurisdicții de plată, rate multiple per angajat, ajustări retroactive frecvente, comisioane complexe, bacșișuri, popriri, beneficii, acumulări de concedii, mulți editori simultani sau o nevoie tot mai mare de acces bazat pe roluri și istoric de audit. Nu există o limită universală pentru numărul de angajați; complexitatea și cerințele de control contează mai mult decât numărul de angajați.
Pentru o echipă mică, cel mai bun instrument de urmărire a salarizării nu este registrul de lucru cu cele mai multe formule. Ci registrul de lucru este cel care face perioada de plată ușor de înțeles, ușor de reconciliat și dificil de citit greșit.
Creați un sistem simplu de urmărire a salarizării, bi-săptămânal, în Excel pentru o echipă mică, cu foi clare, formule, cecuri și limite practice pentru reconcilierea sigură a salariilor.
Aflați cum să exportați contactele Salesforce într-un fișier Excel curat, să păstrați ID-urile și câmpurile de text, să eliminați duplicatele în siguranță și să evitați greșelile comune din fișierele CSV.
Build a printable construction job estimate in Excel with practical cost categories, formulas, markup fields, print settings, and a contractor-ready checklist.
Utilizați această listă de verificare imprimabilă pentru planificarea evenimentelor și șablonul de buget în Word pentru a urmări responsabilii, termenele, costurile, furnizorii și pregătirea pentru ziua evenimentului, cu verificări clare de calitate.
Repară formulele Excel care nu se calculează automat în trei pași: restaurează modul de calcul, forțează o recalculare și repară formulele formatate ca text.
Utilizați acest program săptămânal de curățenie imprimabil pentru găzduirea Airbnb pentru a organiza schimbările de oaspeți, curățenia recurentă, realimentarea stocurilor, inspecțiile și transferurile din Word în PDF.
Creați un jurnal practic de întreținere a echipamentelor în Excel pentru managerii de atelier, cu ID-uri de active, istoric de service, termene limită, controale de status, urmărire timp de oprire și o listă de verificare finală pentru audit.
Creează un pitch deck minimalist pentru investitori în PowerPoint cu o structură practică de 12 slide-uri pentru startup-uri tech, plus ghidaj privind dovezile, metricile, afirmațiile de finanțare și șabloanele .potx reutilizabile.
Creați o prezentare modernă a ofertei imobiliare în PowerPoint cu un șablon de diapozitive gratuit, sfaturi verificate pentru șabloane, atenționări privind CMA, verificări ale drepturilor asupra fotografiilor și garanții Fair Housing.
Compară HubSpot Free CRM și Zoho CRM pentru agenții imobiliari independenți, incluzând contacte, pipeline-uri, automatizări, personalizare, programări, limite și declanșatoare de upgrade.
