Как писать чеки из QuickBooks 2021

Выписывать чеки в QuickBooks 2021 можно двумя способами: из окна Write Checks и из реестра. Если вы спали в заднем ряду класса, вот краткая версия инструкций по написанию чеков.

Вы можете записывать транзакции по дебетовым картам и банкоматам так же, как вы записываете чеки, которые выписываете.

Как выписывать чеки из окна Write Checks

Вы можете записывать рукописные чеки и другие чеки, которые хотите распечатать с помощью QuickBooks, описывая чеки в окне «Запись чеков».

Чтобы выписать чек из окна Write Checks, выполните следующие действия:

1. Выберите Банковское дело → Написать чеки.

Вы также можете щелкнуть значок «Написать чеки», расположенный в разделе «Банковские операции» на главном экране. QuickBooks отображает окно проверки записи, как показано.

Окно проверки записи

2. Щелкните раскрывающееся меню «Банковский счет» в верхней части окна и выберите счет, с которого вы хотите выписать этот чек.

Этот шаг действительно важен, и вы всегда должны помнить о его выполнении, прежде чем выписывать чек, если у вас несколько банковских счетов.

3. Введите номер чека или отметьте чек для печати.

Установите флажок «Распечатать позже», если вы планируете распечатать чек с помощью QuickBooks, используя свой принтер и заранее распечатанные формы чеков, которые вы приобрели. Если вы записываете чек, выписанный от руки, введите номер чека, который вы использовали для чека, в текстовом поле №.

4. Заполните чек.

Если вы выписали чек этому лицу или стороне раньше, функция автозаполнения заполняет имя получателя платежа в строке «Оплатить в порядке выдачи» после того, как вы начнете вводить имя. То, как QuickBooks справляется с этой задачей, может показаться сродни волшебству, но на самом деле это не так уж сложно. QuickBooks просто сравнивает то, что вы набрали до сих пор, с именами в ваших списках клиентов, сотрудников и других. Как только QuickBooks сможет сопоставить введенные вами буквы с именем в одном из этих списков, он захватит имя.

Если вы раньше не выписывали чек этому лицу или группе, QuickBooks попросит вас добавить имя получателя платежа. Сделай это.

Введите сумму чека рядом со знаком доллара и нажмите Tab. QuickBooks записывает для вас сумму в строке «Доллары». Он также записывает адрес, если он был заполнен в основном файле получателя.

5. При необходимости заполните вкладки «Расходы» и «Товары».

6. Нажмите кнопку «Сохранить и закрыть» или кнопку «Сохранить и создать», чтобы завершить оформление чека.

Вот и все. Ваш чек выписан и занесен в реестр, готов к распечатке и отправке по почте.

Как выписывать чеки из реестра

Люди, которые привыкли к Quicken, двоюродному брату QuickBooks, могут захотеть использовать окно реестра для выписки чеков. (Думаю, пользователям Quicken больше нравится метафора регистров.)

Чтобы выписать чек из реестра, выполните следующие действия:

1. Откройте реестр.

Выберите «Банковские операции» → «Использовать регистр» или щелкните значок «Регистрация» в области «Банковские операции» на главном экране. Если у вас есть несколько банковских счетов, QuickBooks отображает диалоговое окно «Использовать регистр», чтобы вы могли выбрать нужную учетную запись.

В раскрывающемся меню выберите текущий счет, на который вы хотите выписать чек, и нажмите OK. Вы видите окно реестра (показано). Курсор находится в конце регистра, и вы можете ввести контрольную информацию. (QuickBooks автоматически подставляет сегодняшнюю дату.)

Окно реестра

QuickBooks использует имя учетной записи в заголовке окна. Поэтому цифра относится к Большому национальному банку . Big National - это имя фиктивного банковского счета, который я открыл.

2. Заполните информацию для вашего чека.

Обратите внимание, что записи, которые вы делаете в этом регистре, такие же, как и в окне «Проверки записи». Если вам удобнее вводить чеки в этом окне, вы можете нажать кнопку «Изменить транзакцию», которая находится на ленте в верхней части окна реестра, чтобы увидеть окно «Запись чеков» во всей его красе и выписать чек там. Фактически, если вы хотите ввести расходы или перечислить то, за что вы платите чеком, вам нужно нажать кнопку «Изменить транзакцию» и перейти в окно «Записать чеки».

В противном случае просто переходите от поля к полю и вносите информацию в реестр. Еще раз используйте раскрывающиеся меню, чтобы ввести имена получателя платежа и счета. Если вы введете имя получателя платежа или имя учетной записи, которое QuickBooks не распознает, программа попросит вас предоставить дополнительную информацию.

Вот вопрос с подвохом: что, если выписанный вами чек покрывает более одной категории расходов? Предположим, вы платите арендодателю и арендную плату, и долю за коммунальные услуги. Вы ограничены одним счетом расходов? Вы стоите перед матерью всех бухгалтерских дилемм: выбирать между двумя правильными счетами? Ну нет, не знаешь. Вы можете просто нажать кнопку «Разделить». QuickBooks отображает область разделения, которую можно использовать для разделения чека на несколько учетных записей. Чек на 1500 долларов, по которому выплачивается арендная плата на 1200 долларов и коммунальные услуги на 300 долларов, например, может быть разделен на две отдельные строки: в одну записываются расходы на аренду в размере 1200 долларов, а в другую - 300 долларов расходов на коммунальные услуги.

3. Когда вы закончите заполнение контрольной информации, нажмите кнопку «Запись».

Вы также можете нажать кнопку «Восстановить», если решите вернуться, чтобы начать заново. Нажатие кнопки «Восстановить» очищает то, что вы только что ввели.

Если вы выписываете чеки вручную, а не печатаете их с помощью QuickBooks, убедитесь, что номера чеков в реестре и номера чеков в вашей чековой книжке совпадают. Возможно, вам придется зайти в реестр QuickBooks и изменить числа в столбце Number. Когда приходит выписка по счету, сверка выписки по счету и чековой книжки будет намного проще, если вы правильно введете номера чеков.

Как изменить выписанный чек

Что делать, если вам нужно изменить чек после того, как вы его уже ввели? Возможно, вы совершили ужасную ошибку, например, записали чек на 52,50 доллара как 25,20 доллара. Ты можешь починить это? Конечно. Просто войдите в реестр и найдите чек, который хотите поменять. Перейдите в поле Платеж или Депозит и внесите изменения.

Если вам нужно внести более обширные изменения (например, если чек является разделенной транзакцией), поместите курсор в то место, где находится чек, и нажмите «Изменить транзакцию». QuickBooks отображает окно проверки записи с исходной проверкой в ​​нем. Внесите изменения. (Не забудьте также при необходимости внести изменения на вкладках «Предметы» и «Расходы».)

Когда вы закончите, нажмите «Сохранить и закрыть». Вы возвращаетесь в реестр, где видите изменения в чеке.

Если у вас отображается окно «Запись чеков», вы также можете использовать кнопки «Далее» и «Назад», чтобы пролистывать чеки и вносить любые изменения.

Упакуйте больше чеков в кассу

Обычно QuickBooks отображает две строки информации о каждом введенном вами чеке. Он также отображает две строки информации о каждом типе вводимой вами транзакции. Если вы хотите упаковать больше чеков в видимую часть реестра, установите флажок «1 строка» в нижней части окна реестра. Когда вы устанавливаете этот флажок, QuickBooks использует однострочный формат для отображения всей информации в реестре, кроме поля Memo.

Окно регистра на однострочном дисплее

Сравните два предыдущих рисунка, чтобы увидеть, как выглядит однострочный дисплей. Регистры могут быть очень длинными, и однострочный дисплей полезен, когда вы просматриваете длинный регистр в поисках чека или транзакции.