Как подготовить кредит-ноту в QuickBooks 2021

Кредитовые авизо могут быть удобным способом исправить ошибки при вводе данных, которые вы не обнаружили или не исправили ранее. Кредитовые авизо - также удобный способ справиться с такими вещами, как возврат покупателем и возврат денег. Если вы подготовили счет-фактуру или два за свое время, вы обнаружите, что подготовить кредит- ноту QuickBooks намного проще, чем использовать старомодные методы.

Следующие шаги описывают, как создать наиболее сложный и запутанный вид кредитового авизо: кредитовое авизо продукта. Однако создание служебного или профессионального кредитового авизо работает в основном так же. Вы просто заполняете меньше полей.

Чтобы создать кредит-ноту продукта, выполните следующие действия:

1. Выберите «Клиенты» → «Создать кредитовые авизо / возмещения» или щелкните значок «Возвраты и кредиты» в разделе «Клиент» на главной странице, чтобы открыть окно «Создание кредитовых авизо / возмещений» (как показано).

Окно создания кредитовых авизо / возвратов

2. Определите клиента и, при необходимости, задание в раскрывающемся меню Заказчик: Задание.

Вы можете выбрать клиента или работу из списка, щелкнув по нему.

3. (Необязательно) Укажите класс для кредитового авизо.

Если вы используете классы для классификации транзакций, активируйте раскрывающееся меню «Класс» и выберите соответствующий класс для кредитового авизо.

4. Поставьте дату в кредитовом авизо (хотя постоянное выполнение не является обязательным).

Нажмите Tab, чтобы переместить курсор в текстовое поле Дата. Затем введите правильную дату в формате ММ / ДД / ГГГГ.

5. (Необязательно) Введите номер кредитового авизо.

QuickBooks предлагает номер кредитового авизо, добавляя 1 к последнему использованному номеру кредитового авизо. Вы можете принять номер или табуляцию в текстовое поле Credit No., чтобы изменить число на любое, какое захотите.

6. При необходимости зафиксируйте адрес покупателя.

QuickBooks берет платежный адрес из списка клиентов. Вы можете изменить адрес кредитового авизо, заменив некоторую часть обычного платежного адреса. Как правило, для кредитового авизо следует использовать тот же адрес, что и для исходного счета-фактуры или счетов-фактур.

7. (Необязательно ... вроде) Укажите номер заказа на поставку.

Если кредитовое авизо корректирует общий остаток по заказу на покупку для клиента, вам, вероятно, следует ввести номер заказа на покупку в текстовом поле Номер заказа.

Вот моя логика в отношении этого предложения для тех читателей, которым небезразлично: если вы выставили счет своему клиенту на 1000 долларов по ЗП № 1984, который разрешает покупку на 1000 долларов, вы израсходовали весь ЗП - по крайней мере, по словам клерка по кредиторской задолженности клиента, который обрабатывает ваши счета. Однако, если вы убедитесь, что кредитовое авизо на 1000 долларов связано с заказом на покупку № 1984, вы по существу освобождаете покупной баланс в размере 1000 долларов, что может означать, что вы можете снова использовать или выставить счет на покупку.

8. Если покупатель возвращает товары, опишите каждую позицию.

Переместите курсор в первую строку текстового поля Элемент / Описание / Кол-во / Ставка / Сумма / Налог. В первой пустой строке поля активируйте раскрывающееся меню Элемент, а затем выберите элемент. QuickBooks заполняет текстовые поля «Описание» и «Оценка» любым описанием продажи и продажной ценой, которые вы указали в списке «Товар». (Вы можете изменить эту информацию, если хотите, но в этом нет необходимости.) Введите количество товаров, которые покупатель возвращает (или не платит) в текстовом поле «Кол-во». (После того, как вы введете это число, QuickBooks рассчитает сумму, умножив количество на ставку.) Введите каждый элемент, возвращаемый клиентом, заполнив пустые строки в списке.

В случае предметов инвентаря QuickBooks предполагает, что предметы, которые вы показываете в кредитовом авизо, возвращаются в инвентарь. Вы хотите скорректировать физический подсчет инвентаря, если возвращаются непроданные товары.

Как и в случае со счетами, вы можете поместить в кредит-ноту столько позиций, сколько хотите. Если у вас недостаточно места на одной странице, QuickBooks будет добавлять страницы в кредит-ноту, пока вы не закончите. Вся информация, конечно же, идет на последней странице.

9. Опишите все особые элементы, которые должны быть включены в кредитовое авизо.

Если вы хотите оформить кредитовое авизо для других позиций, которые появляются в исходной накладной - фрахта, скидок, других сборов и т. Д. - добавьте описания каждой позиции в список позиций.

Чтобы добавить описания этих элементов, активируйте раскрывающееся меню «Элемент» в следующей пустой строке, а затем выберите специальный элемент. (Вы активируете список, щелкнув поле, чтобы превратить его в раскрывающееся меню, а затем щелкнув стрелку поля вниз для доступа к меню.) После того, как QuickBooks заполнит текстовые поля Описание и Оценка, отредактируйте эту информацию (при необходимости). Введите каждую особую позицию - промежуточную сумму, скидку, фрахт и т. Д. - которую вы учитываете в кредитовом авизо.

Если вы хотите включить товар со скидкой, вам нужно прикрепить элемент промежуточного итога в кредит-ноте после инвентаря или других товаров, на которые вы сделали скидку. Затем вставьте элемент «Скидка» сразу после элемента «Промежуточный итог». Когда вы это сделаете, QuickBooks рассчитает скидку как процент от промежуточной суммы.

10. (Необязательно) Добавьте сообщение покупателю.

Активируйте раскрывающееся меню «Сообщение покупателю» и выберите продуманное сообщение для покупателя.

11. Укажите налог с продаж.

Переместите курсор в поле «Список налогов», активируйте раскрывающееся меню и выберите правильный налог с продаж.

12. (Необязательно, но действительно хорошая идея) Добавьте памятку.

Вы можете использовать текстовое поле «Памятка», чтобы добавить описание авизо к кредитовому авизо. Вы можете использовать это описание для объяснения причин выдачи кредитового авизо и, например, для перекрестной ссылки на исходный счет или счета-фактуры. Обратите внимание, что поле Memo печатается в заявлении клиента.

13. Если вы хотите отложить печать этого кредитового авизо, установите флажок «Печатать позже».

Я хочу отложить обсуждение того, что делает установка флажка «Печатать позже», пока я не закончу обсуждение создания кредитового авизо. Информация о печати счетов-фактур и кредитовых авизо будет рассмотрена в следующем разделе.

14. Сохраните кредитовое авизо.

Чтобы сохранить заполненное кредитовое авизо, нажмите кнопку «Сохранить и создать» или «Сохранить и закрыть». QuickBooks отображает диалоговое окно, в котором спрашивается, что вы хотите сделать с кредитовым авизо: удержать кредит, вернуть деньги или применить кредит к счету. Сделайте свой выбор, нажав кнопку, соответствующую тому, что вы хотите сделать. Если вы выберете «Применить к счету», QuickBooks запросит дополнительную информацию. QuickBooks сохраняет кредитовое авизо, которое отображается на экране, и, если вы щелкнули «Сохранить и создать», отображает пустое окно «Создать кредитовые авизо / возврат средств», чтобы вы могли создать еще одно кредитовое авизо. (Обратите внимание, что вы можете листать вперед и назад кредитовые авизо, которые вы создали ранее, нажимая кнопки «Далее» и «Назад».) Когда вы закончите создание кредитовых авизо, вы можете нажать кнопку «Закрыть» формы кредитового авизо.

Если вы укажете, что хотите распечатать чек на возврат, QuickBooks отобразит окно «Записать чеки» и автоматически заполнит чек, привязав его к заметке.