Как создать сводную таблицу в Microsoft Excel

Если вам нужно проанализировать набор данных, Microsoft Excel — идеальный инструмент для этой работы. Вы уже знаете, что Excel хранит информацию в таблицах, но сила приложения заключается в инструментах, которые вы можете использовать для использования информации, скрытой в этих ячейках. Одним из таких инструментов является сводная таблица. Мы рассмотрели эту функцию еще в Excel 2010 , а в Excel 2016 и более поздних версиях мы продолжаем изучать, как вы можете использовать ее для манипулирования и поиска тенденций данных.

Создайте сводную таблицу в Excel

Что такое сводная таблица?

Сводная таблица — это причудливое название для сортировки информации. Он идеально подходит для расчета и обобщения информации, которую можно использовать для разбиения больших таблиц на нужное количество информации. Вы можете использовать Excel для создания рекомендуемой сводной таблицы или создать ее вручную. Смотрим на оба.

Рекомендуемая сводная таблица

Рекомендованная сводная таблица, представленная в Excel 2013, представляет собой предварительно разработанную сводку ваших данных, которую Excel рекомендует вам. В зависимости от набора данных вы можете не получить необходимую информацию, но она может пригодиться для быстрого анализа. Чтобы создать его, выделите источник данных (диапазон ячеек в книге, содержащий данные, которые вы хотите проанализировать). Затем выберите вкладку «Вставка», а затем «Рекомендуемые сводные таблицы».

Когда появится диалоговое окно «Выберите источник данных», нажмите «ОК».

Появится галерея рекомендуемых стилей сводной таблицы, в которой представлены предложения о том, как вы можете анализировать выбранные данные. В следующем примере я воспользуюсь подсчетом имени сотрудника по количеству отработанных часов в январе. Ваш будет варьироваться в зависимости от типа данных, которые вы сортируете. Нажмите «ОК».

Как видно из приведенной ниже таблицы, я могу получить представление о том, сколько человек отработало определенное количество часов в январе. В таком сценарии было бы здорово увидеть, кто работает больше всего, работает сверхурочно и из какого отдела внутри компании.

копать

Чтобы было интереснее, давайте копнем дальше и выясним, кто из сотрудников работает больше всего. Как видите, панель задач сводной таблицы отображается справа и отображает дополнительные инструменты, которые я могу использовать для сортировки и фильтрации. В следующем примере я добавлю количество отработанных часов в январе в область «Фильтры» и добавлю имя сотрудника в область «Строка». После этого вы заметите, что на лист добавлено новое поле под названием « Часы, отработанные в январе » .

Когда я нажимаю в поле фильтра, я вижу самый низкий и самый высокий. Выберем самый высокий, который равен 205, нажимаем ОК. Итак, больше всего часов в январе отработал сотрудник по имени Филипп . Это не становится легче, чем это.

Создание сводной таблицы с нуля

Если вам нужен больший контроль над дизайном сводной таблицы, вы можете сделать это самостоятельно, используя стандартный инструмент сводной таблицы. Снова выберите источник данных или диапазон, в котором данные хранятся в книге, и выберите « Вставка» > «Сводная таблица».

Появится диалоговое окно « Создать сводную таблицу » с несколькими параметрами. Поскольку я работаю с источником данных из самого рабочего листа, я оставлю значение по умолчанию. Вы можете добавить сводную таблицу на существующий рабочий лист или на новый. В этом случае я вставлю его на новый лист.

Вы заметите, что появится новый лист с предложениями о том, что вы можете сделать. В этом конкретном сценарии я хочу знать, сколько часов работают сотрудники отдела продаж. Для этого я использую отдел для фильтрации списка и добавления других таблиц в строки, таких как имя сотрудника и количество отработанных часов.

Нажмите на фильтр отдела и нажмите Продажи, а затем ОК.

Сразу видно, кто больше работал. Я добавил дополнительное поле для сверхурочной работы для дальнейшего анализа предоставленной информации.

Теперь у вас должно быть хорошее представление о том, насколько мощными являются сводные таблицы. И как они экономят время, находя точную информацию, которая вам нужна, с минимальными усилиями. Для небольшого объема данных это может быть излишним. Но для больших и сложных наборов данных это значительно упрощает вашу работу.