Повысьте эффективность рабочего процесса Outlook с помощью этих советов

Для новичка или профессионала Microsoft Outlook включает множество функций, которые вы можете использовать для повышения своей производительности. Вот несколько важных советов по улучшению рабочего процесса и повышению производительности с помощью Outlook для Mac, Office 365 или веб-версий.

Правила установки

Правила могут помочь вам автоматизировать управление вашими сообщениями, будь то блокировка нежелательной почты или перемещение определенных сообщений в папку. Например, вы можете переместить все сообщения от своего начальника в определенную папку, чтобы никогда их не пропустить. В полной версии Outlook вы можете создавать довольно сложные правила.

Вот простое правило, когда я перемещаю сообщения из папки получателя. Выберите сообщение от получателя, перейдите на вкладку « Главная » и нажмите « Правила» > «Создать правило» .

Установите флажок От получателя, затем установите флажок Переместить элемент в папку». Выберите существующую папку или создайте новую. Выберите его и нажмите ОК. Вы можете запустить правило сразу или позже. Вы можете настроить правила для получения предупреждений, когда вы получаете электронное письмо от определенного получателя  или сообщения с определенными словами. Узнайте, как переместить новые сообщения в определенную папку .

Кроме того, пару лет назад в Outlook.com были добавлены расширенные правила .

Используйте цветовые категории и флаги

Используйте функцию «Цвет и категории», чтобы расставить приоритеты и сосредоточиться на том, что важно. Выберите сообщение и щелкните меню «Категория», затем выберите соответствующий цвет. Вы можете настроить эти цвета для определенного значения. Нажмите « Категории» > «Все категории » > выберите цвет, а затем «Переименовать». Команды клавиатуры также могут быть назначены, чтобы вы могли быстро пометить сообщение.

Флажок Follow Up также может помочь вам запомнить сообщения, которые вам нужно просмотреть, когда у вас есть время. Когда вы помечаете сообщение электронной почты, оно появляется в вашем списке дел и списках задач, чтобы вы могли помнить о его выполнении.

Расписание с использованием отложенной доставки

Outlook позволяет отложить доставку электронной почты до определенного времени суток. Эта функция удобна, если вы знаете, что получатель не получит ваше сообщение до определенного времени. Если вы знаете, что пользователь проверяет электронную почту около 3 часов ночи, создайте новое сообщение, затем нажмите кнопку « Отложить доставку » в разделе « Параметры » . Внесите соответствующие изменения в параметры доставки, например Не доставлять раньше даты и времени.

Создать папку поиска

Папка поиска — это мощный способ сортировать ваши сообщения и навести порядок в папке «Входящие». Например, вы можете создать папку поиска для почты, за которой хотите следить, или пометить сообщения от определенных людей, групп или списков.

Перейдите на вкладку « Папка », нажмите « Новая папка поиска» и выберите тип папки поиска, которую вы хотите создать, в одной из групп. Выберите почтовую папку и нажмите OK. В области навигации создается папка поиска. Любые сообщения, которые я решу отслеживать, будут доступны там, когда они мне понадобятся.

Установить уровень фильтрации нежелательной почты

Нежелательная почта может снизить количество продуктивных электронных писем, которые вы можете получить в течение дня. Используя фильтр нежелательной почты Outlook, вы можете свести к минимуму его влияние. Перейдите на вкладку «Главная», щелкните меню «Нежелательная почта» в группе «Удалить» и нажмите «Параметры нежелательной почты».

Я рекомендую сначала начать с настройки Low и посмотреть, как она работает для вас. Если нежелательные сообщения слишком агрессивны, вы можете перейти к более высокому варианту. На случай, если фильтр по ошибке помечает важное сообщение, я бы не устанавливал флажок «Удалить навсегда».

Создание резервных копий файла PST

Outlook — это система, и она тоже может дать сбой. Сохранение работоспособной резервной копии вашей личной папки может обеспечить плавное восстановление в случае повреждения, сбоя системы или любой другой непредвиденной проблемы.

Файлы данных Outlook (.pst), созданные с помощью Outlook 2013 или Outlook 2016 (или более поздней версии), сохраняются на вашем компьютере в папке Documents\Outlook Files . Если вы выполнили обновление до Outlook на ПК или Mac, на котором уже были файлы данных, созданные в Outlook 2007 или более ранней версии, эти файлы сохраняются в другом месте в скрытой папке C:\Users\user\AppData\Local\Microsoft\Outlook .

Автономный файл данных Outlook (.ost) также сохраняется в папке C:\Users\user\AppData\Local\Microsoft\Outlook . Большая часть данных остается на сервере; однако любые элементы, сохраненные локально, должны быть скопированы. Например, «Календарь», «Контакты», «Задачи» и любые папки с пометкой «Только локальные». Дополнительные сведения о создании и резервном копировании папок PST см. в следующих статьях:

• Как создать папку PST в Outlook
• Создайте папку PST в Outlook 2013
• Что такое папки Outlook PST и как их использовать
• Восстановить поврежденную папку PST в Outlook

Вас также может заинтересовать , как найти временную папку OLK в Outlook .

Настройка ответов об отсутствии на работе

Если вы будете отсутствовать на работе большую часть дня или в отпуске в течение месяца, настройка ответа «Нет на месте» может сообщить вашим контактам, что вы недоступны. Использование Out of Office Assistant  уменьшит шум в вашем почтовом ящике, когда они пытаются связаться с вами без немедленного ответа. Это также уменьшит работу по очистке вашего почтового ящика, когда вы вернетесь. Нажмите «Файл» > «Информация» > «Автоматические ответы» .

Выберите переключатель «Отправлять автоматические ответы», затем укажите период, когда вы хотите, чтобы это конкретное сообщение было отправлено. Вы также можете отправить это сообщение коллегам внутри или за пределами организации.

Если вы используете Outlook для iOS, коснитесь «Настройки», коснитесь своего сервера Exchange, затем коснитесь « Автоматические ответы » . Включите автоматические ответы и введите персонализированное сообщение.

Управление уведомлениями

Уведомления Outlook на рабочем столе могут утомлять и отвлекать вас. Один из вариантов, который у вас есть, — отключить их. Чтобы отключить их, щелкните правой кнопкой мыши значок Outlook в области уведомлений на панели задач, а затем выберите «Показать оповещение о новой почте на рабочем столе». Для более старых версий Outlook ознакомьтесь с нашей статьей о том, как отключить оповещения Outlook на рабочем столе .

Советы по Outlook для мобильных устройств

Если вы используете мобильную версию Outlook, вот несколько советов, которые помогут вам продуктивно работать в пути.

Переключение между личным и рабочим календарями.

Коснитесь вкладки «Календарь», затем коснитесь меню-гамбургера, затем коснитесь рабочего или личного календаря.

Планирование звонка Skype с помощью Outlook для iOS

Коснитесь «Календарь», создайте новое мероприятие, затем введите название для мероприятия. Коснитесь «Люди», затем добавьте людей, которых хотите пригласить. Смахните вниз и включите Skype Call, затем коснитесь ссылки Skype Call, введите описание и нажмите « Готово » . Нажмите «Сохранить», чтобы завершить.

Отправить доступность

Создайте новое сообщение и коснитесь события календаря.

Нажмите «Доступность отправки», выберите подходящее время, а затем «Готово».

Отправьте свое сообщение.

Недавние обновления Outlook для Windows или Mac добавили несколько новых функций. Ознакомьтесь с нашей статьей для получения дополнительной информации о том, как вы можете использовать эти новые функции. Кроме того, ознакомьтесь с нашей статьей со  списком клавиатурных команд Outlook для пользователей Mac.