Экспорт списков SharePoint в файл Excel или CSV

В этом блоге мы обсудим, как экспортировать списки SharePoint двумя способами: в файл Excel и в файл CSV . Это эффективный способ отправить список или данные другому лицу за пределами вашей организации.

Изучение разницы между экспортом в файл Excel или CSV поможет вам решить, какой метод экспорта является идеальным в различных ситуациях.

Оглавление

• Как экспортировать списки SharePoint в Excel
• Как экспортировать списки SharePoint в CSV
• Разница между экспортом в Excel и CSV
• Заключение

Как экспортировать списки SharePoint в Excel

Сначала нажмите Экспорт .

Вы увидите два варианта: Экспорт в Excel и Экспорт в файл CSV.

Если вы учитываете время, файл CSV намного быстрее экспортируется, потому что он статичен. Однако, если вы рассматриваете динамический формат, лучше всего подойдет файл Excel .

Но сейчас мы выберем Экспорт в Excel .

Это фактически загрузит файл запроса , в основном файл Power Query в Excel . Перед экспортом войдите в свою учетную запись SharePoint или учетную запись 365 в Excel . Вы также можете войти в систему, когда открываете загруженный файл Power Query .

Затем откройте загруженный файл запроса в Excel , чтобы просмотреть экспортированные данные.

Столбец «Тег» является столбцом с множественным выбором, поэтому варианты разделяются точкой с запятой и хэштегом (;#) .

Вы также можете просмотреть параметры, нажав кнопку раскрывающегося списка столбца . В данном примере это столбец Теги .

Затем вы увидите доступные варианты.

Если вы хотите отфильтровать данные, которые просматривает ваш Excel , вы можете щелкнуть столбцы, которые хотите использовать для фильтрации. В этом примере мы щелкнем столбец Office .

Затем отметьте Даллас в диалоговом окне.

После этого нажмите ОК .

В результате ваш Excel отобразит элементы, у которых есть офис в Далласе .

Имейте в виду, что для файлов Power Query вам следует сначала скопировать данные, если вы планируете отправить их человеку за пределами вашей организации или компании. Скопированный файл будет тем, который вы должны отправить.

Как экспортировать списки SharePoint в CSV

Сначала нажмите «Экспорт» , а затем «Экспорт в CSV» .

Это загрузит файл CSV . Самое приятное в этом то, что вам больше не нужно входить в систему.

И вы увидите статическую версию списка.

Имейте в виду, что когда вы выбираете экспорт в CSV , вы загружаете самую последнюю обновленную версию своего списка. Поскольку он статичен, при обновлении списка SharePoint вам необходимо повторно загрузить его.

В то время как в файле Power Query каждый раз, когда вы обновляете свой список SharePoint, он автоматически делает то же самое с файлом, поскольку это файл Power Query .

Разница между экспортом в Excel и CSV

Вот основные различия между ними:

• Файл Power Query подобен расширению вашего списка SharePoint, что означает, что любые изменения, внесенные в ваш список SharePoint, будут отражаться в файле Power Query .
• Если вы отправите файл Power Query человеку за пределами вашей организации, вам необходимо скопировать и вставить файл на другой лист и отправить скопированный файл.
• CSV - файл является статическим. Если вы отправите его другому лицу за пределами вашей организации, вам не нужно делать его копию. Вы можете отправить его непосредственно человеку.
• Вам не нужно входить в систему, чтобы получить доступ к экспортированному CSV- файлу.
• Если после экспорта списка в CSV- файл были внесены изменения, они не отразятся на CSV- файле, пока не будут загружены повторно.

Настройка предупреждений списков SharePoint
Списки SharePoint: обзор
История версий в списках SharePoint

Заключение

Подводя итог, вы узнали, как экспортировать список SharePoint в Excel и CSV . Если вы хотите отправить данные за пределы вашей организации, вы можете выбрать один из двух вариантов. Однако, если вы стремитесь к быстрому, экспорт списка в CSV — лучший выбор.

Изучив разницу между ними, вы сможете легко решить, какой метод экспорта является идеальным в различных ситуациях. Если вы хотите узнать больше об этой теме и другом связанном контенте, вы, безусловно, можете просмотреть список соответствующих ссылок ниже.

Всего наилучшего,

Генри